1.2 Организационная структура организации

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Организационной структурой управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.

С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.

Процессы управления предприятием ООО «Ремонтная Компания» в их совокупности обеспечивают единство действий и целенаправленность работы коллективов всех основных, вспомогательных и обслуживающих подразделений организации для успешного выполнения работы организации на основе эффективного использования наличных трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Для данной структуры характерно:

- снижение риска для организации, такого как утечка информации;

- увеличение доходов за счет профессионального подхода к производимой продукции;

- уменьшение штата персонала;

Концепция построения данной организации основана на четко определенной иерархии, жестком разделении функций и четко определенными правами и обязанностями.

ООО «Ремонтная Компания» возглавляет Генеральный директор, назначенный на должность советом директоров, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед учредителями (собственниками предприятия) и трудовым коллективом. Ген. директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

При существующей структуре управления ген. директору организации непосредственно подчиняются: руководитель службы продаж, главный бухгалтер, руководитель службы маркетинга, руководитель службы финансов, руководитель службы логистики.

Руководитель службы продаж выполняет следующие должностные обязанности: организует комплекс мероприятий для увеличения объема продаж; участвует в разработке стратегии продаж организации; участвует в процедуре стратегического планирования; анализирует продажи и т.п.

Задачи службы продаж:

- изучение спроса и установление тесных контактов с потребителями;

- обеспечение доставки продукции потребителю в нужное время;

- выбор форм реализации продукции;

- снижение коммерческих издержек.

Отдел продаж организует свою работу поэтапно: сначала изучаются внешние и внутренние условия функционирования организации, выявляются имеющиеся проблемы и устанавливаются цели, главной является получение максимального дохода путем выхода на международный рынок при условии высокого качества продукции. С учетом этого и разрабатывается план деятельности службы продаж.

Сбыт продукции может осуществляться тремя основными способами:

- через собственную сбытовую сеть;

- через независимых посредников;

- через финансово-зависимых посредников.

Бухгалтерия ведет бухгалтерский и налоговый учет имущества и обязательств организации, занимается составлением бухгалтерской и налоговой отчетности предприятия и предоставлением этой отчетности в вышестоящие органы в сроки соответствующие законодательству РФ.

Служба маркетинга разрабатывает и внедряет стратегию продажи продукции; готовит информацию для руководства о ситуации на рынке для принятия решений; координирует действия всех основных подразделений предприятия для воплощения решений; оказывает поддержку отделу продаж по продвижению продукции.

Служба финансов решает несколько основных задач: управление доходностью, рационирование денежных ресурсов (бюджетирование), анализ ликвидности (соотнесение платежей во времени) – решаемые как в оперативном, так и в стратегическом разрезе. Однако, одной из самых важных задач, является задача управления денежными потоками в реальном времени (до окончания расчетного периода) с учетом всех нюансов, проявляющихся после окончания расчетного периода при формировании бухгалтерской отчетности, которая, в свою очередь, позволяет решать не все задачи финансового контроля, но без данных бухгалтерской отчетности, в том числе информации по налогам, нельзя решить задачи финансового и налогового планирования, управления временно свободными денежными средствами, учета финансовых рисков, доходов и расходов с разбивкой по срокам, целевому назначению, а также прошлых и будущих платежей принимая во внимание обязательства предприятия и вероятные пассивы.

Основными задачами службы логистики является: планирование материального обеспечения производственных заказов, управление запасами, управление распределением продукции, транспортировка сырья, подготовка бюджета закупок. К логистическим функциям могут быть отнесены прогнозирование, контроль, регулирование.

Деятельность компании регламентируется различными документами (должностными инструкциями, положениями об отделах и др.). Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации и составляют кадровое делопроизводство предприятия.

Основные внутренние документы. По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов.

Внутренними (локальными) документами ООО «Ремонтная Компания» являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:

• Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

• Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);

Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки.

ООО «Ремонтная Компания» начала вести продажу стройматериалов с 2008г.

Миссию организации можно сформулировать следующим образом: деятельность направлена на завоевание прочного и ведущего положения на рынке строительных материалов.

Главная ключевая цель нашей организации – получение как можно больше прибыли от реализации товаров. Для достижение этой цели необходимо увеличение объема продаж продукции за счет повышения конкурентоспособности и поиска новых рынков сбыта, увеличение производительности работы персонала организации, это можно достичь за счет мотивации к труду (премии и другие поощрения), а также за счет создания принципиально новых отношений между подчиненными и руководителями, удовлетворение потребностей потребителя качественной и полезной продукцией. Предлагаемый ассортимент продукции постоянно должен расширяться в соответствии с требованиями рынка. Современная организация не может игнорировать и инновационные процессы, она должна постоянно работать с научно-техническими организациями, следить за изменениями на рынке новых технологий.

Стратегия – направление развития организации в соответствии с поставленной целью. Стратегия развития ООО «Ремонтная Компания» направлена на:

- привлечение инвестиций для дальнейшего развития;

- увеличение продаж строительных материалов высокого качества, расширение ассортимента;

- повышение конкурентоспособности товаров за счет улучшения качества;

- налаживание партнерских отношений с поставщиками;

- увеличение числа новых потребителей.

По степени важности решаемых в прогнозируемом периоде задач развития организации такие как:

• расширение ассортимента реализуемых товаров для удовлетворения большего количества потребителей;

• снижение затрат на реализацию продукции;

• реализация мероприятий программы качества;

• создание устойчивого имиджа организации как высоконадежного партнера.

Ассортимент товаров должен обновляться, привлекать внимание потребителей, соответствовать сегодняшним требованиям рынка, тем более, что строительные материалы – это товары периодического спроса, которые представляют собой великолепное средство для привлечения крупных потребителей, поэтому следует по мере возможности чаще обновлять ассортимент продукции.

При этом необходимо учитывать конкуренцию на рынке строительных материалов. На основе изучения деятельности конкурентов, дана сравнительная характеристика конкурентных преимуществ и недостатков ООО «Ремонтная Компания» приведена в табл.2.

Таблица 2 – Сравнительная характеристика ассортиментной политики основных конкурентов

Критерии оценки	ООО «Ремонтная Компания»	ООО «Строй-НН»	ООО «Homes»
Широта ассортимента	Недостаточно широкий	Широкий	Средний по широте
Глубина ассортимента	Недостаточно глубокий	Глубокий	Не во всех товарных группах глубокий ассортимент
Устойчивость ассортимента	Недостаточно устойчивый	Устойчивый ассортимент	Достаточно устойчивый
Наличие товаров на складе	Не всегда товары имеются на складе	Почти всегда необходимые товары в наличии	Всегда в наличии
Дополнительные услуги	Минимальное предложение дополнительных услуг	Широкий ассортимент дополнительный услуг	Собственное производство трубной продукции

Для анализируемого предприятия коэффициент рациональности составляет 0,434. Это говорит о том, что чуть меньше половины потребителей удовлетворены представленным ассортиментом продукции. Руководству предприятия необходимо пересмотреть выбранную ассортиментную стратегию для удовлетворения разнообразных потребностей своих клиентов, а, следовательно, и для увеличения прибыли.

Для оценки деятельности конкурентов все рассчитанные показатели сведем в общую таблицу 3:

Таблица 3- Сравнение показателей ассортимента основных конкурентов

Наименование показателя	ООО «Ремонтная Компания»	ООО «Cаstorama»	ООО «Obi»
Кш	0,375	0,9	0,55
Кп	0,5	0,8	0,65
Ку	0,7	0,8	0,7
Кн	0,06	0,25	0,2
Кр	0,434	0,758	0,555

Таким образом, формирование ассортимента товаров и услуг в ООО «Ремонтная Компания» осуществляется менее успешно. Чем у фирм-конкурентов, а, следовательно, возможность управления и совершенствования товарного ассортимента на предприятии достаточно высокие.

4. Изучение внешних связей с другими организациями.

Основанием для поставки товаров является контракт на поставку товаров, по которому поставщик (исполнитель) обязуется передать товары заказчику, а заказчик – исполнить оплату поставленных товаров. Основаниями для заключения контракта являются заказ предприятия, принятый к исполнению поставщиком, либо победа поставщика (исполнителя) в конкурсе.

Выбор поставщика на предприятии осуществляется различными способами:

1) Процедура запроса ценовых предложений, при которой извещение о проведении этой процедуры размещается предприятием путем открытой публикации, либо направляется непосредственно потенциальным поставщикам, а победителем признается поставщик (подрядчик, исполнитель), предложивший лучшие условия по цене, либо лучшие условия по установленным критериям оценки ценовых предложений.

2) Процедура оформления конкурентного листа, при которой предприятие осуществляет выбор поставщика посредством сбора информации о цене за единицу товара не менее чем у двух поставщиков.

3) Процедура закупки из одного источника.

После проведения основополагающего этапа, составляется перечень потенциальных поставщиков, удовлетворяющих первичным требованиям. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании следующих основных критериев:

- цена продукции;

- качество продукции;

- качество обслуживания покупателей;

- надежность поставок, в том числе соблюдение графика поставок;

- географическое расположение поставщика;

- финансовая стабильность и финансовые условия;

- конкурентные преимущества, а также лидерство на рынке конкретной продукции;

- соответствие поставок логистической стратегии компании;

- уровень затрат на доставку и хранение товара;

- возможность длительного партнерства в бизнесе;

- информационная готовность;

- дополнительные услуги;

- порядок удовлетворения рекламаций и др.

Затем, когда поставщик материала (товара) выбран, следует стадия обработки заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы:

- оформление и отправка заказа;

- выполнение обязательств по оплате заказа.

На стадии оформления и отправки заказа производятся следующие операции:

- подготовка заказа;

- проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;

- оформление или продление договора с поставщиком;

- оформление заказа;

- отправка заказа выбранному поставщику;

- регистрация отправки заказа.

При подготовке заказа на материал (товар), в его позициях должны быть указаны: управление закупка поставщик логистика

- наименование материала;

- дата отправления заказа;

- выбранные условия поставки.

Так же проводится проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком. На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиком. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

- традиционная почта;

- факсимильная связь;

- электронная почта;

- личной доставкой представителем.

Выполнение обязательств по оплате заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы:

- выполнение обязательств по оплате заказа;

- отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате;

- получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.

Как только обязательства по оплате выполнены, предприятие с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении предприятием обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала или товара), согласно условиям поставки по договору.

На стадии контроля выполнения условий договора по поставке материала производится отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки.

Поступление товара или материала. На данной стадии производятся следующие процедуры:

- организация приёма груза в установленном месте;

- сопоставление характеристик полученного материала с заявленными предприятием.

- выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Контроль счетов. На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

Таким образом, можно определить основные критерии выбора поставщиков и установить их значимость.