вопрос 71

«МЕТОДИКА АНАЛИЗА И ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РАБОТ»

Цель занятия. Познакомиться с основными методами исследо­вания управленческого труда, изучить приемы обработки данных о затратах рабочего времени руководителей и их классификацию, проанализировать полученные сведения.

Условия и исходные материалы. Используя рекомендованную литературу, ознакомиться с методами анализа труда и затрат рабо­чего времени на выполнение отдельных управленческих работ.

Задания выполняют на основе данных кафедры или материалов хозяйства, в котором студенты проходили практику, положений и должностных инструкций работников аппарата управления, при­казов руководителя хозяйства о распределении обязанностей меж­ду работниками и личных наблюдений студентов.

Порядок и методика выполнения задания. Рационализация уп­равленческого труда осуществляется поэтапно.

Первый этап — изучение содержания труда. Определяются виды работ, которые выполняет работник управления, и затраты времени на них. Способы изучения содержания управленческого труда — фотография рабочего дня, хронометраж, метод момент-ных наблюдений, анкетирование, интервью и др.

Второй этап — расчет структуры затрат рабочего времени и ее анализ. Анализируются состав работ, их продолжительность, соот­ветствие должностной инструкции.

Третий этап — планирование рабочего времени работника. Цель данного этапа — разработка плана рабочего дня и рабочей недели по материалам, полученным в результате изучения и ана­лиза структуры затрат рабочего времени.

В табл. 27 приведены виды работ, выполняемых на сельскохо­зяйственном предприятии главными специалистами (агроном, зоотехник) при различных структурах управления, и затраты вре­мени на их выполнение.

Задание выполняют поэтапно. Сначала распределяют виды ра­бот по функциям управления. Затем рассчитывают структуру зат­рат рабочего времени и проводят количественную оценку уровня организации труда. В заключение анализируют структуру затрат рабочего времени, выявляют недостатки в организации рабочего дня руководителей и специалистов и дают предложения по его ра­ционализации.

1. Распределить приведенный перечень работ и время на их вы­полнение по функциям управления. Полученные данные внести во вспомогательную табл. 28 для расчета структуры затрат рабоче­го времени. В гр. «Шифр» табл. 28 вписывают шифры работ из табл. 27 напротив той функции управления, к которой они отно­сятся.

Например, в табл. 27 первый элемент «Участие в работе произ­водственных совещаний, собраний, организация их проведения» относится к общему руководству производством. Следовательно, в табл. 28 против функции «Общее руководство производством» ставим шифр 01. Таким образом необходимо распределить все виды работ. Распределение выполняется каждым студентом инди­видуально, после окончания работы все вместе обсуждают пра­вильность решения.

2. Рассчитать структуру затрат рабочего времени. Если зада- ние выполняется по материалам кафедры, то студенты работают с 6 вариантами из табл. 27 (гр. 1—6). Задания можно выполнять и по материалам личного наблюдения. Расчет производится пу- тем суммирования времени на проведение работ по шифрам со- ответствующих функций управления. Например, функция «Об- щее руководство производством» включает в себя шифры 01; 10; 24; 05 и т. д. Задание выполняется по варианту 3. В гр. 3 таб- лицы находят соответствующие шифрам затраты времени на выполнение данных работ и суммируют их: 20 + 20 + 40 + 10 = 90 мин.

Полученные результаты записывают в табл. 28. Аналогично рассчитывают затраты времени по другим функциям управления. Далее подсчитывают структуру затрат рабочего времени на выпол­нение функций управления.

3. Проанализировать структуру затрат рабочего времени руко- водителей и специалистов.

Данные о затратах рабочего времени работниками управле­ния позволяют установить последовательность и состав работ и операций, а также затраты времени на них, выявить потери вре­мени.

При анализе структуры затрат рабочего времени следует выде­лить:

1. работы, продолжительность которых сократить невозможно (время их выполнения не зависит от данного работника);

2. необходимые работы, продолжительность которых можно сократить путем проведения организационно-технических меро­приятий;

3. работы, которые могут быть выполнены другими, менее ква­лифицированными работниками;

4. работы, не свойственные данной категории работников;

5. работы, которые дублируются другими работниками;

6. потери времени, связанные с ожиданием руководителя, ли­ний связи, транспорта и др.

Эти данные по элементам затрат времени заносят в сводную таблицу анализа использования рабочего времени руководителя­ми и специалистами (табл. 29).

Например, потери рабочего времени, выявленные при анализе, составили 90 мин. Фонд рабочего времени 480 мин. Подставив эти значения в формулу, получим:

Коэффициент показывает, что работник 18 % рабочего време­ни использует нерационально.

Далее следует сделать выводы по рационализации труда руко­водителей и специалистов. Эти предложения должны быть учтены при разработке следующих заданий по планированию работы ап­парата управления.

«РАЗРАБОТКА ГРАФИКА (РАСПОРЯДКА) РАБОЧЕГО ДНЯ И РАБОЧЕЙ НЕДЕЛИ»

Цель занятия. Разработать график (распорядок) рабочего дня и недели для одного из работников аппарата управления хозяй­ством.

Условия и исходные материалы. Изучить литературу по вопросу; освоить методику построения графиков рабочего дня и рабочей недели на основе личного плана на месяц. Проанализировать лич­ные наблюдения за работой аппарата управления, полученные в хозяйстве в период практики, а также данные о затратах рабочего времени управленцев, ознакомиться по имеющимся на кафедре данным с типовыми графиками рабочего дня и недели.

По указанию преподавателя разработать график рабочего дня и недели руководителя хозяйства или главного специалиста. Подго­товить проект приказа (распоряжения) по хозяйству о введении в действие этого графика.

Порядок и методика выполнения задания. Анализ деятельности руководящих работников показывает, что в течение рабочего дня и в более длительные интервалы времени отдельные операции они выполняют в определенное время: прием посетителей, совеща­ния, посещение производственных подразделений, оперативное планирование, доклады и встречи с подчиненными и др. Поэтому, несмотря на разнообразие видов управленческого труда, возможно сделать работу аппарата управления более ритмичной путем раз­работки и внедрения в практику рабочих графиков, которые часто называют распорядком дня.

Рабочий график (распорядок дня) представляет собой стандар­тный оперативный план, в котором в основные отрезки времени дня, недели, месяца фиксируются повторяющиеся виды работ. Наличие такого графика обеспечивает четкость деятельности, так как сотрудники аппарата управления заранее знают, когда и какие вопросы обсуждаются у руководителя, какие материалы следует подготовить и к какому сроку, когда и в какое время они могут встретиться с руководителем по личным и производственным вопросам и т. д.

Работа по графику позволяет руководителю выделять в уста­новленные сроки время на решение основных наиболее важных задач производства, поставить их в центр внимания всего аппарата управления.

Прежде чем приступить к составлению распорядка рабочего дня, недели и т. д., надо тщательно изучить периодичность тру­довых операций, совещаний, заседаний, посещений производ­ственных подразделений и служб, выезды в вышестоящие орга­низации и др. Наиболее распространенным методом для этого является самофотография рабочего дня за более или менее дли­тельные промежутки времени с последующим анализом полу­ченных данных, а также анализ записей в рабочем блокноте ос­новных мероприятий, выполняемых лично руководителем и со­трудниками и др.

Выявив однородные и постоянно повторяющиеся работы, уста­навливают определенное время дня, когда они более или менее регулярно выполняются.

Анализ фотографии рабочего дня руководителя показал, что в основном он начинается с оперативного планирования и кор­ректировки заданий, причем в силу особенностей производства этот процесс неизбежен и в нем участвуют по существу все ру­ководители служб хозяйства. Работники служб в это время, как правило, должны находиться на своих рабочих местах, с тем чтобы руководитель хозяйства мог немедленно поручить им вы­полнение той или иной работы или получить необходимую ин­формацию.

Опыт показывает, что многие руководители до начала рабочего дня стремятся получить информацию о событиях, происшедших ранее, знакомятся с корреспонденцией, состоянием дел. Иногда они обходят отдельные рабочие места, встречаются с работника­ми, что позволяет подготовиться к рабочему процессу, обеспечить четкое, своевременное начало работы всего коллектива.

Если работа началась в соответствии с плановым заданием, ру­ководитель далее обстоятельно знакомится с документами, кор­респонденцией и т. д. Следует учитывать, что в утренние часы все сведения лучше усваиваются. Тщательный анализ состояния дел позволяет целенаправленно влиять на процесс производства в те­чение рабочего дня.

Важно чередовать работу в конторе и выезды в производ­ственные подразделения, беседы с работниками и другие работы, выделять время для активного отдыха. Это позволяет сохранять работоспособность в течение длительного времени. Примерный график рабочего дня руководителя предприятия приведен в табл. 30.

При разработке графика необходимо исходить из конкретных условий процесса управления и производства. В первую очередь надо учитывать те работы, которые не могут изменяться руководи­телем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организаци­ях; сроки собраний, установленные ранее и ставшие привычны­ми; время обеда в столовой и т. д.). При необходимости графики уточняют и интервалы времени сокращают для введения других видов работ. Графики утверждает руководитель хозяйства. Их вы­вешивают в местах массового сбора работников для ознакомле­ния.

Руководители подразделений и специалисты разрабатывают графики с учетом режима рабочего дня руководителя предприя­тия. Так, управляющий отделением не может в отведенное для по­сещения руководителями подразделений время запланировать вы­езды и работы, выполнение которых сопряжено с его отсутствием на рабочем месте, и т. д.

Поскольку ряд работ выполняется в течение рабочей недели один-два раза, то есть его нельзя учесть в распорядке рабочего дня, а также в целях более планомерной организации работы сле­дует составлять распорядок рабочей недели. При этом сначала ус­танавливают работы, которые в продолжение недели повторяются и в значительной мере предопределяются деятельностью выше­стоящих органов и сложившимися на предприятии традициями: день проведения оперативных совещаний-планерок, заседаний в общественных органах, проведение заседаний в вышестоящих органах, в работе которых руководитель часто принимает участие, ит. д.

В графике рабочей недели предусматривают время для углуб­ленного анализа работы служб предприятия, что позволяет избе­жать стихийно возникающих дел и сделать деятельность аппарата управления целенаправленной. Например, в определенный день недели и в определенные часы руководитель назначает время об­стоятельных бесед с главными специалистами: каждый первый и третий вторник месяца — с главным агрономом, каждый второй и четвертый вторник месяца — с главным инженером и т. д.

Такой порядок требует от руководителей соответствующих служб заблаговременной подготовки необходимых материалов для беседы, а от руководителя хозяйства — предварительного знаком­ства с состоянием дел на соответствующих участках производства, с тем чтобы беседа была взаимно полезной и содержательной. Це­лесообразно выделить часы (по отдельным дням) для чтения спе­циальной литературы.

В свободные часы графика ежедневно следует заносить отдель­ные мероприятия, которые выполняются нерегулярно, но требуют предварительной подготовки: отчеты, заседания, доклады и т. д. При разработке планов и распорядка дня надо выделять резервы времени, которые сокращаются по мере отработки системы управления и деятельности всех работников аппарата управления (табл. 31).

Для лучшей координации и согласованности действий всех сту­пеней и звеньев управления целесообразно для каждого работника аппарата разработать график рабочего дня (недели) и увязать его с графиком руководителя предприятия. Графики составляют снача­ла руководитель предприятия, затем главные специалисты, руко­водители общественных служб, с которыми координируют планы управляющие, специалисты отделений. С ними увязывают планы и распорядок рабочего дня (недели) бригадиры, заведующие фермами. В графиках целесообразно делать пометки о том, какие мероприятия необходимо провести на следующей неделе, в сле­дующем месяце, что облегчит их составление на будущий пери­од. Графики надо сохранять в течение года. Это позволит проана­лизировать собственную работу, сделать необходимые выводы по улучшению использования рабочего времени.

Утверждает графики руководитель предприятия. Собственный график он посылает в вышестоящие организации, с тем чтобы там учли ритм его работы. Успех дела зависит как от требовательности руководителя к себе, так и от дисциплины подчиненных, отноше­ния вышестоящих руководителей к внедрению этого мероприятия в практику руководства.

Для правильного разделения труда и ответственности необхо­димо сотрудничество отдельных руководителей со службами и специалистами, чтобы каждый из них знал о мероприятиях друго­го и действовал согласованно.

Примерный график координации работы руководителей и главных специалистов сельскохозяйственного предприятия при­веден в табл. 32.