Подготовка анализа деятельности за отчетный период
Введение Общая информация
Соберите результирующие показатели BSC.
Для подготовки анализа деятельности за отчетный период важно знать показатели работы ресторана, отслеживая ежедневные и еженедельные результаты.
Для определения правильности информации, собранной за дневной, недельный или месячный период, сравните ее с результирующими сбалансированными показателями и отчетом о прибылях и убытках. Впоследствии эта информация может быть использована для подготовки итогового отчета о результатах деятельности за отчетный период работы ресторана.
Стандарты
Соберите результирующие показатели BSC.
Гости.
- Результаты CHAMPSCHECK проверок.
- Оценка уровня соответствия стандартам C.H.A.M.P.S.(CER).
- Самоконтроль (CER самоаудит) уровня соответствия стандартам
C.H.A.M.P.S..
- Отзывы Гостей. Сотрудников. - Текучесть рабочей силы.
- Удержание сотрудников. - Обучение.
- Укомплектованность персоналом. - Безопасность.
- Чистая выручка по плану.
- Сравнение с объемом продаж за прошлый год. Прибыль.
-Контролируемая прибыль ресторана (RCP) по плану.
-Сравнение плановой контролируемой прибыли ресторана (RCP) с текущей прибылью.
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
Page 15 |
|
|
эффективности ресторана |
|
Проведение анализа деятельности за отчетный период
Введение Общая информация
После завершения подготовки анализа деятельности за отчетный период генеральный директор ресторана способен провести анализ деятельности за отчетный период вместе с ТУ.
Стандарты Представьте результаты деятельности за отчетный период
•Представьте ТУ региона результаты по всем направлениям BSC.
Представьте достижения.
•Представьте все направления, в которых ресторан достиг хороших результатов.
Представьте будущие цели
•Представьте области для улучшений и мероприятия, которые необходимо предпринять для достижения цели.
Page 16 |
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
|
|
|
эффективности ресторана |
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
Введение Общая информация
В конце отчетного периода/месяца каждый ресторан должен получить финансовый отчет из центра обслуживания ресторанов/от франшизополучателя под названием «Отчет о прибылях и убытках».
Отчет о прибыли и убытках обычно подразделяется на различные разделы, включая краткую и подробную информацию о продажах и затратах.
После получения рестораном отчета о прибыли и убытках можно выполнить анализ деятельности.
Стандарты Соберите данные
Способ проверки правильности информации в отчете о прибыли и убытках:
Проверяйте точность
•Перед тем как потратить много времени на проверку цифр, убедитесь
вих правильности.
•Правильность может быть проверена путем сравнения отчета о прибылях и убытках с отчетами других систем, используемых ежедневно или еженедельно.
-К примеру, информация о себестоимости реализованной продукции
вотчете о прибылях и убытках может быть неправильной в случае, если один или несколько счетов не были указаны, или были введены дважды по ошибке.
•Проверяйте счета.
-Проверяйте оплаченные счета для сравнения сумм по счетам, присутствующих в отчете о прибылях и убытках или других выпущенных отчетах.
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
Page 17 |
|
|
эффективности ресторана |
|
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
Проверяйте наличие общих проблем.
Ниже перечислены общие проблемы и упущения, которые могут создавать неточности.
•Счета не указаны или содержат неправильную сумму.
•Ошибочно оплаченные счета за возвращенные или поврежденные товары.
-Поставщик не выдал накладную.
•Инвентаризация товарных запасов выполнена неправильно, либо данные занесены некорректно.
-В этой статье преувеличена или занижена себестоимость реализованной продукции.
•Затраты на оплату труда.
-Неправильное отслеживание отработанного времени для повременных сотрудников.
-Обычные рабочие часы указаны в качестве сверхурочного времени.
-Сотрудники не регистрируются при приходе на работу или уходе с работы.
-Некорректно учитываются ставки и надбавки сотрудников.
•Переменные затраты.
-Статьи затрат отнесены на неправильный счет.
-Счета в отчет о прибылях и убытках попадают не в соответственный временной промежуток.
-Счета не выставлены.
Счета являются одним из наиболее важных аспектов при проверке правильности отчета о прибылях и убытках.
При первом получении отчета о прибылях и убытках проверьте суммы счетов и убедитесь, что они соответствуют поставленным товарам.
Убедитесь, что ресторану не выставляли один и тот же счет дважды или что счет не остался неоплаченным. Например, если ресторан получает 2
партии товаров каждую неделю, в докладе за отчетный период (месяц) должно присутствовать не менее 8 счетов-фактур.
Оцените полученные сведения
Необычные действия и события могут искажать результаты как в благоприятную, так и в неблагоприятную сторону. Такие действия включают в себя:
Маркетинговые мероприятия в местном ресторане. Рекламные акции.
Специальные мероприятия. Крупные одноразовые расходы. Повышение цен.
Page 18 |
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
|
|
|
эффективности ресторана |
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
При возникновении одного из этих событий будьте готовы нейтрализовать влияние, которое оно окажет на итоговые показатели. В некоторых случаях возникают разовые события, не требующие обязательного действия по исправлению. Например:
•Рекламная акция может стимулировать продажи только некоторых продуктов или повышает продажи продуктов только в определенные часы. Результатом является искаженная картина наполненности чека, среднего чека, или измененные расходы на оплату труда и процентные доли между почасовыми сотрудниками и сотрудниками с окладным методом оплаты труда.
•Повышение цен в меню посреди месяца может увеличить продажи, но не изменит существенным образом объем операций. Результатом могут стать необычные проценты себестоимости реализованной продукции.
•Крупный расход или существенное повышение цен поставщиком может увеличить переменные затраты. Себестоимость реализованной продукции может вырасти резко и неожиданно.
Уделите время выявлению необычных событий. Этот шаг гарантирует, что анализ будет основан на всеобъемлющей картине деятельности ресторана за отчетный период.
Определяйте тенденции и выявляйте основные возможности для улучшения результатов.
Отчет о прибылях и убытках создается один раз за каждый отчетный период, поэтому не полагайтесь на него при выявлении проблем, которые влекут за собой повседневные расхождения.
Если расход произошел в течение первой недели отчетного периода, он будет указан в отчете о прибылях и убытках не менее чем через 4 недели.
Для выявления и устранения немедленных проблем используйте ежедневные и еженедельные отчеты. Затем выполните действия по их устранению.
Отчет о прибылях и убытках намного более полезен в качестве инструмента для выявления возможностей улучшения.
Один из лучших способов сделать это состоит в том, чтобы сравнить различные фрагменты информации, а затем ответить на несколько вопросов. Большинство ответов на вопросы будет поступать из ежедневных или еженедельных отчетов.
Некоторые вопросы могут требовать дополнительного исследования. Ответы на вопросы позволят выявить положительные или отрицательные тенденции, которые являются основными возможностями для улучшения финансовых результатов.
При попытке выявления возможностей или тенденций очень важно сравнить каждую строку отчета о прибылях и убытках с предыдущими отчетными периодами, предыдущими годами и отчетами ресторанов-лидеров.
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
Page 19 |
|
|
эффективности ресторана |
|
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
Отчет о прибылях |
Сравнить |
Вопросы, которые |
и убытках |
|
следует задать |
|
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
|
- Объем продаж |
- Процент продаж |
- Меняется ли процентное |
|
продуктов в ресторане, на |
соотношение? |
|
вынос и с использованием |
- Какое влияние окажут |
|
службы доставки за |
|
|
текущий период с |
на стоимость какие- |
|
процентом за последний |
либо изменения? |
|
период и процентом от |
|
|
начала года до текущей |
|
|
даты (% с начала года) |
|
|
- Процент продаж за 1 |
|
|
часть суток в сравнении |
|
|
с процентом продаж |
|
|
за другую часть суток |
|
|
(рестораны одного |
|
|
направления) |
|
|
|
|
- Себестоимость |
- Процент продаж каждого |
- Существуют ли |
реализованной |
ингредиента за текущий |
какие-либо крупные |
продукции |
период с процентом |
изменения? |
|
за прошедший период |
- Если процентная |
|
и процентом с начала |
|
|
года по текущую дату |
доля ингредиента |
|
|
резко возросла, то |
|
|
по какой причине? |
|
|
- Увеличение растрат? |
|
|
- Неправильный |
|
|
запас материалов? |
|
|
- Изменение цены? |
|
|
|
- Стоимость |
- Стоимость трудозатрат |
- Соответствуют |
трудозатрат |
в текущем периоде со |
ли они друг другу? |
|
стоимостью трудозатрат |
- Если нет, то почему? |
|
в еженедельных отчетах |
|
|
за отчетный период |
- Какое влияние |
|
|
|
|
|
оказывают праздники? |
|
|
- Увеличение |
|
|
часов торговли? |
|
|
|
Page 20 |
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
|
|
|
эффективности ресторана |
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
1 |
2 |
3 |
|
|
|
- Условно- |
- Расходы за текущий |
- Если продажи выше, чем |
переменные затраты |
период и процент для |
за прошлый период или за |
|
каждого элемента по |
прошлый год, некоторые |
|
сравнению с расходами и |
статьи затрат могут |
|
процентом за последний |
также увеличиваться |
|
период и с начала года |
в стоимости. |
|
|
- Если продажи ниже, |
|
|
те же самые продукты |
|
|
могут стоить дешевле. |
|
|
- В некоторых случаях |
|
|
расходы относительно |
|
|
постоянные, но процент |
|
|
может изменяться в |
|
|
зависимости от продаж. |
|
|
- Как отразится |
|
|
повышение объема |
|
|
продаж на расходах? |
|
|
- Увеличатся |
|
|
ли расходы? |
|
|
- Увеличится или |
|
|
уменьшится процент для |
|
|
каждого элемента? |
|
|
|
Если общие суммы отчета о прибылях и убытках были проверены и они приближены к бюджету, баланс может выглядеть хорошо.
Не предполагайте, что все хорошо, смотрите не только на итоговые суммы и проверяйте детали, чтобы убедиться в том, что негативные тенденции не были упущены. Например:
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
Page 21 |
|
|
эффективности ресторана |
|
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
Категория |
Баланс соответствует – Детали |
|
не соответствуют |
|
|
1 |
2 |
|
|
- Объем продаж |
- Общая сумма продаж за отчетный |
|
период соответствует целевому |
|
показателю. При этом показатели за |
|
первые две недели продаж намного |
|
превышали заданные. Показатели за |
|
последние 2 недели были намного |
|
ниже. |
|
- В течение первых 2 недель проводилась |
|
рекламная акция. |
|
- Влияние рекламной акции может скрыть |
|
тот факт, что при обычных условиях |
|
ресторан не достигает целевого объема |
|
продаж. |
|
- Может присутствовать долгосрочное |
|
падение сбыта. |
|
|
- Себестоимость реализованной |
- Итоговая сумма себестоимости |
продукции |
реализованной продукции соответствует |
|
цели. При этом некоторые недорогие |
|
ингредиенты использовались слишком |
|
часто, в то время как один дорогой |
|
и часто используемый ингредиент |
|
использовался редко. |
|
- Это может отразиться на качестве |
|
пищи. |
|
- Эти 2 расхождения привели к тому, |
|
что итоговая сумма себестоимости |
|
реализованной продукции выглядит |
|
правильной, по крайней мере, на данный |
|
момент. |
|
- Сравните фактические потери с |
|
заданными. |
|
|
Page 22 |
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
|
|
|
эффективности ресторана |
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
- Стоимость трудозатрат |
- Итоговая стоимость трудозатрат |
|
|
|
незначительно ниже заданной. |
|
|
|
- При этом соотношение между затратами |
|
|
|
времени руководства и сотрудников не |
|
|
|
соответствует заданному показателю. |
|
|
|
- Излишние затраты времени руководства |
|
|
|
с фиксированной оплатой скрывают |
|
|
|
наличие слишком малых затрат времени |
|
|
|
сотрудников. Руководящий состав |
|
|
|
работает сверхурочно, при этом затраты |
|
|
|
времени сотрудников сохраняются |
|
|
|
на низком уровне, поэтому стоимость |
|
|
|
трудозатрат будет соответствовать |
|
|
|
требованиям. |
|
|
|
- Один набор показателей скрывает |
|
|
|
влияние другого набора. Эта ситуация не |
|
|
|
может продолжаться. |
|
|
|
- Отсутствие надлежащей |
|
|
|
укомплектованности сотрудниками может |
|
|
|
негативно отразиться на соблюдение |
|
|
|
стандартов C.H.A.M.P.S. |
|
|
|
|
|
|
- Условно-переменные затраты |
- Общая величина условно-переменных |
|
|
|
затрат с начала года по текущую дату |
|
|
|
соответствует заданному показателю. |
|
|
|
- Тем не менее, при рассмотрении отчета |
|
|
|
о прибылях и убытках за предыдущие |
|
|
|
периоды мы увидим крупные расходы на |
|
|
|
ремонт, указанные в отчете о прибылях и |
|
|
|
убытках 2 отчетных периода назад. |
|
|
|
- Для того чтобы компенсировать этот |
|
|
|
расход, в ресторане экономили на |
|
|
|
моющих средствах в течение последних 2 |
|
|
|
отчетных периодов. |
|
- Расходы с начала года по текущую дату выглядят правильными, но ресторан столкнется с дополнительными расходами на обслуживание в будущем при отсутствии регулярной уборки.
Изучение деталей помогает выявить негативные тенденции, прежде чем они повлияют на итоги отчета о прибылях и убытках. При заблаговременном выявлении эти тенденции могут быть исправлены до того, как они станут серьезными проблемами.
Определите возможные причины
Существует 2 основных вида возможностей улучшения – возможности повышения продаж и возможности сокращения расходов.
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
Page 23 |
|
|
эффективности ресторана |
|
Проверка и анализ отчета о прибылях и убытках
•Причины возможностей повышения продаж и их решения
-Несоблюдение стандартов C.H.A.M.P.S. – эту причину устраняет в основном генеральный директор ресторана.
-Ухудшение рыночной экономики.
-Рост акций конкурентов.
Разработка плана действий для устранения причины
После определения причины может быть разработан план действий для повышения продаж путем обеспечения неизменного соблюдения стандартов
C.H.A.M.P.S.
Генеральный директор ресторана также должен сотрудничать с командой ресторана в целях повышения продаж путем обучения сотрудников следующим навыкам:
•Использовать продажи с дополнительными предложениями для увеличения суммы, потраченной Гостем при каждой операции.
•Обращаться к Гостям по имени и приглашать их чаще возвращаться в ресторан.
•Эффективно проводить рекламные мероприятия.
•Разработка плана действий.
•Выполнение плана.
•Выполняйте последующий контроль для измерения результатов и закрепления положительного изменения.
Существует 2 основных способа повышения прибыли:
•Увеличение потока денежных средств в ресторан за счет повышения продаж.
•Уменьшение потока денежных средств из ресторана за счет регулирования затрат.
Page 24 |
2012-05-24 |
©2012 Yum Restaurant Services Group, Inc. |
Максимальное повышение |
|
|
|
эффективности ресторана |