Excel__работа с книгами_2
.pdfЛЕКЦИЯ 2 РАБОТА С КНИГАМИ EXCEL
1. О файлах Microsoft Office Excel 2007
В Microsoft Office 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Excel 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса "x" или "m" к привычному расширению xls. Суффикс "x" указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс "m" – что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Excel 2007 имеют расширение xlsx, а не xls. Также книга может иметь расширение xltx (книгашаблон) и xltm (книга-шаблон с макросами).
XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ – не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций. Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Excel.
Новый формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).
Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением xlsx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением xlsm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие
макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.
Следует отметить, что файлы новых форматов недоступны для работы в предыдущих версиях Excel. Для того чтобы можно было открывать и изменять файлы Excel 2007 в более ранних версиях, в них следует загрузить необходимые конвертеры файлов.
2. Создание новой книги
При запуске программы автоматически создается новая пустая книга. Для создания новой книги также предназначен пункт Создать кнопки Office. При его выборе появляется окно Создание книги. В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создана книга. По умолчанию используется вариант Пустые и последние, но может быть выбран необходимый шаблон из имеющихся (Установленные шаблоны) или созданных пользователем (Мои шаблоны, Из существующего документа) заготовок. Для завершения создания нового файла необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать.
Замечание. Чтобы создать шаблон для последующего использования из существующего документа, необходимо сохранить ее через команду Office→ Сохранить как… и в списке Тип файла указать шаблон.
3. Открытие документа
Для открытия документа Excel выполните следующие действия.
1.Нажмите кнопку Office и выберите команду Открыть.
2.В диалоговом окне Открытие документа перейдите к папке, содержащей нужный файл, и щелкните два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости
можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Выделите требуемые файлы и нажмите кнопку Открыть.
Для открытия недавно открывавшегося файла можно выбрать его в списке Последние документы меню Office. Кроме того, можно воспользоваться списком Недавние документы Главного меню Windows.
Excel позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие документа отображаются только файлы Excel. Для открытия файла другого формата щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (по умолчанию эта кнопка называется Все файлы Excel) и выберите необходимый формат или режим Все файлы.
Таким образом, например, можно открывать базы данных Access, текстовые файлы и др. При открытии файлов других форматов может появиться запрос на преобразование файла.
При открытии в Excel 2007 документа, созданного в Excel 2003, Excel 2002 или Excel 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим совместимости. Включение режима совместимости не гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Excel 2007, однако при попытке сохранения такого файла выйдет окно предупреждения со списком несовместимых элементов.
4. Сохранение документа
Сохранение изменений в существующем файле
Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа.
Сохранение изменений в виде нового файла
Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.
1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Сохранить как.
2.В окне Сохранение документа перейдите к нужной папке.
3.В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует) и нажмите кнопку Сохранить.
Сохранение файлов в других форматах
По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Excel 2007 сохраняются в формате Документ Excel, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ
Excel 97-2003.
При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый формат.
Особенности сохранения документов Excel 2007 в формате предыдущих версий Excel
Многие возможности Excel 2007 не поддерживаются в более ранних версиях. При сохранении документа, созданного в Excel 2007, в формате Документ Excel 97-2003 в нем будут произведены изменения.
Для проверки совместимости текущего документа с предыдущими версиями Excel нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить и в появившемся подчиненном меню – команду Проверка совместимости. В окне результатов проверки совместимости будет отображен список несовместимых элементов.
Такое же окно появляется и при попытке сохранения файла формата
Excel 2007 в формате Excel 97-2003.
Необходимо внести изменения в книгу или для сохранения с потерями функциональности нажать кнопку Продолжить.
Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2007. При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Excel, в файл Excel 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл
формата Excel 2007 заменил старый файл. Для этого выполните следующие действия.
1.Нажмите кнопку Office и выберите команду Преобразовать.
2.В окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о преобразовании документов.
5. Закрытие документа и завершение работы с Excel
Для закрытия активного открытого документа без завершения работы с Excel 2007 нажмите кнопку Office и выберите команду Закрыть или нажмите кнопку Закрыть, расположенную в области кнопок для работы с окном рабочей книги (на ленте инструментов справа от названий вкладок ленты).
При этом если в книге были произведены какие-либо изменения и не сохранены, то Excel перед закрытием предложит сохранить документ.
При закрытии файла, созданного в старых версиях Microsoft Excel, даже если в нем не производилось никаких действий, выходит предупреждение о пересчете формул. Для сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да. Формат файла при этом не изменяется.
Для завершения работы с Excel необходимо щелкнуть по кнопке Закрыть, расположенной в строке заголовка окна приложения. Также можно воспользоваться меню кнопки Office, щелкнув в нем по кнопке Выход из Excel. При этом автоматически будут закрыты все открытые книги. Если в какой-то книге были произведены какие-либо изменения и не сохранены, то Excel предложит сохранить документ.
6. Работа с несколькими открытыми документами
Просмотр двух книг
Можно одновременно просматривать две открытых книги. Для этого выполните следующие действия.
1. В группе Окно вкладки Вид нажмите кнопку Рядом.
2. В открывшемся диалоговом окне Сравнить рядом выберите книгу, которая будет отображаться одновременно с текущей, и нажмите кнопку ОК.
Вокне Excel две книги будут расположены одна над другой. Если книги не отобразились рядом или отображаемые книги занимают не все пространство окна Microsoft Excel, следует в группе Окно вкладки Вид нажать кнопку Восстановить расположение окна.
Вотображенных книгах можно выбрать любые листы для просмотра. Для каждого листа можно установить любой режим просмотра (Обычный или Разметка страницы) и любой масштаб отображения.
Одновременно активным может быть только лист одной из книг. Заголовок окна активной книги выделен более ярким цветом, в нем имеются кнопки управления окном. Для перехода к окну другой книги следует щелкнуть
влюбом месте этого окна.
По умолчанию кнопка Синхронная прокрутка группы Окно вкладки Вид уже нажата, что позволяет при прокрутке листа одной книги одновременно прокручивать отображаемый лист другой книги. Если такой режим не требуется, кнопку следует нажать кнопку еще раз.
Для окончания одновременного просмотра двух книг кнопку в группе Окно вкладки Вид следует нажать кнопку Рядом.
Просмотр нескольких книг
Одновременно можно отобразить все одновременно открытые книги. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
1.В группе Окно вкладки Вид нажать кнопку Упорядочить все.
2.В диалоговом окне Расположение окон выбрать способ упорядочивания листов в окне.
Обычно используют расположение листов сверху вниз или слева направо. Одновременно активным может быть только лист одной из книг.
Заголовок окна активной книги выделен более ярким цветом, в нем имеются кнопки управления окном. Для перехода к окну другой книги следует щелкнуть
в любом месте этого окна. Для каждого листа можно установить любой режим просмотра и любой масштаб отображения.
Сохранение режима отображения нескольких книг
В некоторых случаях приходится часто обращаться к режиму отображения нескольких книг или нескольких листов одной книги. Для того чтобы можно было возобновить работу с теми же размерами и положениями окон, масштабом и другими параметрами следует сохранить информацию о параметрах отображения. Для этого выполните следующие действия.
1.В группе Окно вкладки Вид следует нажмите кнопку Сохранить рабочую область.
2.В окне Сохранить рабочую область сохранить эту информацию как
файл.
Файл рабочей области не содержит включенные в нее книги, а является своего рода ярлыком, открывающим все книги, сохраненные в рабочей области. Файл имеет расширение .xlw и значок, отличный от обычного значка файла Microsoft Excel. Имя файла и место его сохранения никак не связаны с именами
иместами расположения открываемых им книг.
7.Защита книг и совместное использование
Для случаев, когда книгу нужно защитить от копирования и модификаций, в Excel 2007 существуют способы защиты файлов книг.
Защита может быть задана:
–паролем для открытия книги;
–запретом манипулирования с ее листами;
–запретом изменения положения и размера окна рабочей книги. Пароль на открытие книги можно задать командой Office→
Подготовить→ Зашифровать документ, либо при сохранении файла выбрать Office→ Сохранить как и в диалоговом окне сохранения файла выбрать Сервис→ Общие параметры→ Пароль для открытия.
Запретить производить какие-либо действия с листами книги можно через команду Рецензирование→ Изменения→ Защитить книгу→ Структуру.
Чтобы не изменялось положение и размер окон книги, можно применить команду Рецензирование→ Изменения→ Защитить книгу→ Окно.
Также для защиты от изменений книге может быть присвоен статус «окончательная» рабочая книга (Office→ Подготовить→ Пометить как окончательный), тогда книга сможет быть открыта только для чтения без возможности внесения изменений и сохранения под новым именем.
Для удаления из книги личных данных, сведений об организации и проч. при демонстрации другим пользователям нужно применить команду Office→ Подготовить→ Инспектор документов и удалить лишние сведения.
При необходимости работы с одной книгой нескольких пользователей можно определить совместный доступ к «общей» книге через команду Рецензирование→ Изменения→ Доступ к книге и установку необходимых параметров. Для отслеживания внесенных исправлений можно применять команду Рецензирование → Изменения→ Исправления.
8. Перемещение по рабочей книге и рабочему листу
Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих листов. Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка.
На экране отображается активный лист рабочей книги. Чтобы сделать активным любой другой рабочий лист рабочей книги (перейти на него) необходимо щелкнуть на соответствующем ярлыке в нижней части окна.
Перейдя на другой лист, можно независимо от других листов сделать активной любую ячейку этого листа.
Переместить курсор с одного места в другое на рабочем листе можно с помощью клавиш управления курсором или щелкнув мышью на необходимой ячейке.
Для перемещения курсора можно также воспользоваться вертикальной и
горизонтальной полосами прокрутки. Щелканье мышью на кнопке c, расположенной на вертикальной полосе прокрутки приводит к перемещению на
одну строку вверх, а щелканье на кнопке d – на одну строку вниз. Щелчок мышью на вертикальной полосе прокрутки, выше ползунка, приводит к перемещению таблицы на экранную страницу вверх, а ниже – на экранную страницу вниз. Аналогично осуществляется перемещение в горизонтальном направлении. При этом курсор не перемещается. Для его установки на нужную ячейку надо, после того как ячейка станет видна, щелкнуть на ней мышью.
8. Диапазоны ячеек. Операции с диапазонами ячеек и листами
Диапазоном называется совокупность двух или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными. Диапазоны, состоящие только из смежных ячеек, представляют собой прямоугольные блоки. Ссылки на диапазон задаются указанием левой верхней ячейки (первой ячейки диапазона) и имени правой нижней ячейки (последней ячейки диапазона), между которыми ставиться двоеточие. Так, ссылкой на диапазон, ячейки которого закрашены желтым цветом, является В2:Е3. Ссылка на диапазон ячеек, окрашенных розовым цветом – В5:В9; ссылка на диапазон ячеек, окрашенных зеленым цветом – D5:F8.
Microsoft Excel позволяет производить с диапазонами и листами операции вставки, удаления, перемещения и копирования.
Для указанных действий с группой ячеек пользователь может выделить в окне рабочей книги ее элементы и диапазоны ячеек.
Щелчок на заголовке (номере) строки выделяет эту строку. Щелчок на заголовке (имени) столбца выделяет этот столбец. Различные комбинации столбцов и строк выделяются щелчком мыши на их заголовках в сочетании с нажатыми клавишами Ctrl и Shift. Также смежные столбцы или строки выделяются протаскиванием мыши по нужным заголовкам.
Чтобы выделить весь рабочий лист надо щелкнуть на кнопке Выделить все, которая расположена в верхнем левом углу в месте пересечения заголовков строк и столбцов.
Чтобы снять выделение достаточно щелкнуть любую ячейку листа. Чтобы выделить диапазон смежных ячеек надо щелкнуть ячейку, которая
расположена в одном из углов диапазона и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель мыши до противоположного угла диапазона. В выделенный диапазон входит и активная ячейка, отмеченная белым цветом.
Для выделения диапазона из несмежных ячеек, следует выделить первую ячейку или группу смежных ячеек и, удерживая клавишу Ctrl, выделить остальные ячейки или группы смежных ячеек.
Чтобы выделить последовательный ряд листов (смежные листы) необходимо щелкнуть на ярлыке первого листа ряда и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкнуть на ярлыке последнего листа ряда.
Для выделения несмежных листов надо выделить один из ярлыков листов и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкать на каждом листе, который нужно выделить.
При необходимости можно добавлять и удалять листы в книге. При этом необходимо помнить:
-место вставки нового листа определяется положением активного листа (новый лист вставляются перед активным листом, а ярлыки активного и следующих на ним листов смещаются вправо);
-программа Excel использует для нумерации листов последовательные числа (при вставке нового листа ему по умолчанию присваивается номер, следующий за самым большим номером листа, который использовался в данном сеансе работы с Excel);
-чтобы вставить сразу несколько листов, надо выделить нужное количество смежных листов.
Чтобы вставить новый пустой лист необходимо выполнить следующие действия: