Основные приемы работы в EXCEL

1. Вставка текста на рабочий лист

Текст на рабочем листе может располагаться или в ячейке (текстовые данные) или в объекте «Надпись».

В случае расположения текста в ячейках, в каждой ячейке должен располагаться логически завершенный блок текста.

Чтобы поместить на рабочий лист большой объема текста удобней воспользоваться объектом «Надпись».

Чтобы поместить объект «Надпись» на рабочий лист надо выполнить следующие действия:

- нажать кнопку «Рисование» на панели инструментов «Стандартная»

- на открывшейся внизу панели инструментов «Рисование» нажать кнопку «Надпись»

- курсором мыши (тонкий черный крест) обрисовать прямоугольник, в который затем будет помещен текст. Работа с текстом аналогична работе в редакторе WORD.

2. Вставка формулы

Для вставки и составления формулы используется редактор «Microsoft Equations 3.0».

Редактор «Microsoft Equations 3.0» запускается командой «ВставкаОбъект… Microsoft Equations 3.0».

В редакторе формул формула набирается в прямоугольной рамке с заштрихованными границами. Ввод символов осуществляется с помощью клавиатуры или с использованием панели инструментов «Формула».

После того как формула набрана - щелкнуть левой кнопкой мыши в любом месте документа.

Для редактирования формулы – щелкнуть по ней два раз левой кнопкой мыши. После этого откроется редактор «Microsoft Equations 3.0» с этой формулой.

3. Переименование листа

Для изменение названия листа:

- щелкнуть по вкладке листа правой кнопкой мыши и выбрать команду «Переименовать».

- на клавиатуры набрать новое имя и нажать клавишу «Enter».

4. Построение таблицы

При построении таблиц используются следующие правила:

- не допускается вставка пустых строк и столбцов (допускается вставка пустой строки для отделения итоговых данных от остальной таблицы).

- не допускается разрывать текстовые данные на несколько ячеек;

- текстовые и числовые данные располагаются в разных ячейках;

- коэффициенты, которые могут изменяться по условию задачи (например: курс доллара), размещать в отдельных ячейках, а не в формуле;

- при вводе данных обязательно соблюдать формат данных;

- желательно отделять таблицу пустыми строчками и столбцами от остальных данных расположенных на листе

5. Вставка формул в ячейки

Вставлять формулы в ячейки можно как вручную с помощью клавиатуры, так с помощью мастера формул. В формулы вместо чисел помещаются ссылки на ячейки, в которых эти числа находятся. Если в формуле встречается ссылка на коэффициенты, то эта ссылка должна быть абсолютной.

При вставке формул вручную надо выполнять следующие требования:

- формула всегда начинается со знака «=»;

- количество открывающих скобок «(» и закрывающих «)» должно быть одинаковое.

5.1. Мастер функций

Для ввода сложных формул используется мастер функций.

Последовательность работы следующая:

1. Поставить курсор в ячейку, в которой производятся вычисления.

2. Запустить «Мастер функций», нажав на кнопку «Вставка функции» на панели инструментов «Стандартная».

3. В открывшемся окне выбрать Категорию функции и саму функцию.

4. Откроется окно, в левом верхнем углу которого будет записана выбранная функция.

5. В строки ввода аргументов вставить аргументы

7. Если в качестве аргумента используется другая функция (вложенная), в этом случае надо поставить курсор в нужную строку и повторно запустить мастер функций, который будет располагаться в левом углу строки «Формул».

8. Выбрать нужную функцию, если в списке нет нужной функции – «Другие функции…». В этом случае откроется окно «Мастер функций».

6. Построение диаграмм

Для построения диаграмм используется мастер построения диаграмм.

Последовательность построения диаграмм следующая:

- выделить требуемые столбцы для построения диаграмм; если требуется выделить столбцы расположенные в произвольном порядке, надо выделить первый столбец, нажать кнопку «Ctrl» и, не отпуская ее, выделить требуемые столбцы;

- запустить мастер построения диаграмм (нажать кнопку «Мастер диаграмм» на панели инструментов «Стандартная» или выполнив команду «ВставкаДиаграмма»;

- в окне «Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы»

выбрать «Тип» и «Вид» диаграммы и нажать кнопку «Далее»;

- окне «Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы»

указать как строится диаграмм по строкам или по столбцам (в данном случае по столбцам);

- открыть вкладку «Ряд» и поставить курсор и строку «Подписи оси Х:»

и выделить числовые значения в таблице столбец «Х», после этого нажать кнопку далее;

- в окне «Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы» заполнить строки «Название диаграммы», «Ось Х (категории)», «Ось Y (значения)» и нажать кнопку «Далее»;

- в окне «Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы»

указать где будет располагаться диаграмма: на отдельном листе или на имеющемся, после этого нажать кнопку готово. В данном случае диаграмма будет помещена на имеющийся лист, т.е. на лист, на котором расположена лабораторная работа.

Если требуется изменить вид диаграммы, параметры или исходные данные и т.д. надо:

- выделить диаграмму (щелкнуть по ней один раз левой кнопкой мыши);

- войти в меню «Диаграмма» и выбрать нужную команду;

- в открывшемся окне выполнить необходимые настройки.

Если требуется изменить формат отдельных элементов диаграммы надо выделить этот элемент и выполнить команду «Формат «Выделенная (название выделенного элемента)…»;

- в открывшемся окне выполнить требуемые настройки.

7. Копирование рабочего листа

Для копирования рабочего листа надо:

- поставить курсор мыши на вкладку листа;

- нажать левую кнопку мыши и кнопку «Ctrl»;

- не отпуская кнопки переместить курсор вправо;

- отпустить сначала кнопку мыши, затем кнопку «Ctrl»;

- появится копия листа с названием «Лист 1(2)»;

- переименовать лист.

8. Создание листа в режиме формул

Листы в режиме формул получают следующим образом:

- полностью выполнить работу на одном из рабочих листов в режиме значений;

- создать копию этого листа;

- переименовать лист как лист с формулами;

- удалить с листа формул все объекты: математический текст, диаграммы, надписи и т.п.;

- включить на листе режим формул командой «Сервис ПараметрыВидФормулы».

9. Подготовка листов к печати

Подготовка листов к печати осуществляется в режиме «Предварительный просмотр». Для включения режима «Предварительный просмотр» надо нажать кнопку «Предварительный просмотр» на панели инструментов «Стандартная».

В режиме просмотра регулируются размеры полей и столбцов, так чтобы названия столбцов и содержимое ячеек были видны и желательно, чтобы вся таблица размещалась на одной странице. Регулировка осуществляются с помощью маркеров, которые появляются после нажатия на кнопку «Поля».

Настройка параметров страницы осуществляется в окне диалогов «Параметры страницы», которое открывается нажатием кнопки «Страница».

В режиме формул обязательно включить печать сетки и заголовков строк и столбцов.

Включение вывода на печать заголовков строк и колонок и вспомогательной сетки осуществляется на вкладке «Лист» окна диалогов «Параметры страницы» установкой флажков в соответствующих параметрах.

10. Экспорт рабочих листов из Ехсеl в Word

Для вставки содержимого рабочего листа ЕХСЕL в WORD надо выполнить следующее:

- выделить на рабочем листе ЕХСЕL область ячеек, включающую в себя таблицы, а также ячейки под объектами - математическим текстом из редактора формул, диаграммами;

- выполнить команду «Правка Копировать»;

- в WORD открыть макет отчета;

- в нужном месте создать пустой абзац (поставить курсор в конец строки, после которой вставляется лист EXCEL, нажать кнопку «Enter»;

- выполнить команду «ПравкаСпециальная вставка Рисунок».

Таблица из ЕХСЕL преобразуется в рисунок и будет вставлена как объект. Для преобразования рисунка в абзац надо щелкнуть по рисунку правой кнопкой мыши и выбрать «Формат рисунка» и в открывшемся окне на вкладке «Положение» выбрать установку «в тексте»;

11. Вставки копии экрана в ЕХСЕL и WORD.

Для вставки копии экрана надо создать на экране необходимую среду и нажать на клавиатуре кнопку «Print Screen» для копирования в буфер обмена всего экрана или нажать одновременно кнопки «Alt» и «Print Screen» для копирования только активного объекта. Затем в макет отчета или на лист EXCEL из буфера обмена вставить копию экрана, выполнив команду «ВставкаПравка». Копия экрана вставится сразу как абзац.