3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)

В Инструкции по делопроизводству целесообразно определить:

виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протоколов для исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов приведен в приложении N 16.

3.3.5.5. Служебная переписка

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;

процедуру согласования служебных писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.

При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; 2008, N 23, ст. 2715; 2009, N 12, ст. 1429);

Постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 21, ст. 2030; 2005, N 27, ст. 2768; 2006, N 2, ст. 195; 2007, N 7, ст. 898; 2007, N 31, ст. 4094; 2008, N 8, ст. 749; 2009, N 12, ст. 1429);

Постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст. 1540).

3.3.5.6. Записка (аналитическая, докладная,

служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронном виде);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;

реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дату документа;

регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресатов (должностных лиц федерального органа исполнительной власти);

подпись.