mu_lab_207-12(2-МУ_Лаб раб бакалавры)
.pdf
41
В результате анализа предметной области «Кадровая служба» выявлены документы — источники данных для создания БД, структура которых представлена в табл. 2.1–2.3.
Типы данных в MS Access описаны в Приложении 4.
Таблица 2.1
Структура документа «Справочник сотрудников» (Сотрудники)
Табельный номер |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Дата рождения |
Семейное положение |
Образование |
Дата найма |
Номер отдела |
Код должности |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Т(5) |
Т(15) |
|
|
Дата/ |
Лог |
Т(10) |
Дата/ |
Т(5) |
Т(5) |
|
|
время |
время |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат реквизита Т(5) означает, что тип Текстовый и содержит максимум пять символов.
|
|
Таблица 2.2 |
Структура документа «Справочник должностей» (Должности) |
||
|
|
|
Код должности |
Название должности |
Оклад |
Байт |
Т(25) |
Денежный |
|
|
Таблица 2.3 |
|
Структура документа «Справочник отделов» (Отделы) |
|
||
|
|
|
|
Номер отдела |
Наименование отдела |
Дата создания |
Штат |
Т(5) |
Т(25) |
Дата/время |
Байт |
На основе анализа документов выделяются информационные объекты (табл. 2.4). Для каждого объекта определяется ключевой реквизит. Ключевой реквизит однозначно идентифицирует экземпляры объекта. В таблице ключевые реквизиты/поля выделены полужирным шрифтом.
42
|
|
|
Таблица 2.4 |
|
Информационные объекты предметной области |
||
|
|
|
|
Информационный |
Наименование реквизита |
Имя поля |
|
объект |
|
||
|
|
|
|
Сотрудники |
|
Табельный номер |
ТабельныйНомер |
|
|
Фамилия |
Фамилия |
|
|
Имя |
Имя |
|
|
Отчество |
Отчество |
|
|
Дата рождения |
ДатаРождения |
|
|
Семейное положение |
СемейноеПоложение |
|
|
Дата найма |
ДатаНайма |
|
|
Номер отдела |
НомерОтдела |
|
|
Код должности |
КодДолжности |
|
|
Код темы |
КодТемы |
Отделы |
|
Номер отдела |
НомерОтдела |
|
|
Наименование отдела |
НаименованиеОтдела |
|
|
Дата создания |
ДатаСоздания |
|
|
Штат |
Штат |
Должности |
|
Код должности |
КодДолжности |
|
|
Название должности |
НазваниеДолжности |
|
|
Оклад |
Оклад |
Затем определяются связи между информационными объектами (табл. 2.5). Связь устанавливается между двумя информационными объектами БД. Различают следующие типы связи: один к одному (1:1), один ко многим (1:М), многие ко многим (М:М).
|
|
|
Таблица 2.5 |
Типы связей между информационными объектами БД |
|||
|
|
|
|
Связь |
Ключ связи |
Тип связи |
Пояснения |
Отделы — Сотрудники |
НомерОтдела |
1:М |
В одном отделе работает |
|
|
|
несколько сотрудников |
Должности — Сотрудники |
КодДолжности |
1:М |
Несколько сотрудников могут |
|
|
|
занимать одинаковые долж- |
|
|
|
ности |
Спроектированная БД является нормализованной, так как ее таблицы-отношения соответствуют требованиям нормализации.
43
Задание 2.2
Создайте файл БД с именем Кадровая служба на сетевом диске
впапке вашей группы.
Выполнение в MS Access
Запустите MS Access 2010.
Для задания имени файла щелкните по кнопке 
, расположенной в правом нижнем углу стартового окна MS Access справа от поля Имя файла.
В окне Файл новой базы данных выберите папку сохранения базы данных, в поле Имя файла введите имя создаваемой БД Кадровая служба, затем щелкните по кнопке ОК.
Щелкните по кнопке Создать, расположенной ниже, — откроется окно MS Access в режиме Работа с таблицами с двумя вкладками
Поля и Таблица (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Создание новой базы данных
Задание 2.3
Создайте структуру таблицы БД Сотрудники в режиме Конструктора.
Выполнение в MS Access
Перейдите в режим Коструктор таблицы, нажав на кнопку раскрытия списка на вкладке Режимы (рис. 2.1).
В открывшемся окне Сохранение введите имя создаваемой таблицы Сотрудники.
В каждой строке верхней половины окна Конструктора таблицы Сотрудники в соответствии с данными, приведенными в табл. 2.6,
введите:
44
а) имя поля (в имени не допускается точка, восклицательный знак и квадратные скобки);
б) тип хранимых данных, соответствующий имени поля, указывайте с помощью кнопки раскрытия списка 
в столбце Тип данных.
Графа Описание поля не является обязательной для заполнения. Для перехода из столбца в столбец используйте клавишу Tab
или Enter.
|
|
|
|
|
Таблица 2.6 |
|
Описание полей таблицы Сотрудники |
|
|||
|
|
|
|
|
|
Имя поля |
|
Тип |
Свойство поля, подле- |
|
Устанавливаемое |
|
данных |
жащее изменению |
|
значение поля |
|
|
|
|
|||
ТабельныйНомер |
|
Счетчик |
Размер поля |
|
Длинное целое |
Фамилия |
|
Текстовый |
Размер поля |
|
25 |
Имя |
|
Текстовый |
Размер поля |
|
10 |
Отчество |
|
Текстовый |
Размер поля |
|
10 |
ДатаРождения |
|
Дата/время |
|
|
|
СемейноеПоложение |
|
Логический |
|
|
|
Образование |
|
Текстовый |
Размер поля |
|
10 |
ДатаНайма |
|
Дата/время |
|
|
|
НомерОтдела |
|
Текстовый |
Размер поля |
|
5 |
КодДолжности |
|
Текстовый |
Размер поля |
|
5 |
В нижней половине окна для каждого поля укажите его свой ства, используя информацию из табл. 2.6, предварительно щелкнув клавишей мыши на имени поля. Строки в окне Свойства поля, для которых в табл. 2.6 нет указаний на заполнение, не изменяйте.
Выделите поля, которые должны стать ключевыми. В рассмат риваемом примере это поле ТабельныйНомер. В группе Сервис
щелкните по кнопке 
.
Сохраните структуру таблицы, нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна Конструктора таблицы Сотрудники (рис. 2.2), и на вопрос: «Сохранить изменения макета или структуры таблицы?» ответьте: «Да».
45
Рис. 2.2. Окно Конструктора таблицы Сотрудники
Задание 2.4
Заполните таблицу Сотрудники, используя данные, представленные в Приложении 2.
Выполнение в MS Access
Чтобы начать ввод данных, активизируйте в области переходов соответствующую таблицу БД двойным щелчком мыши. Выбранная таблица будет открыта в режиме Режим таблицы.
Щелкните мышью ту ячейку, в которую необходимо ввести данные. При вводе значений в последнюю строку таблицы новая строка добавляется автоматически.
Наберите на клавиатуре содержимое ячейки таблицы, при вводе возможно использование стандартных операций копирования
ивставки.
Повторяйте названные действия до тех пор, пока не введете в таблицу все требуемые данные.
Для изменения устаревших или ошибочных данных в какойлибо ячейке таблицы щелкните эту ячейку и введите новое значение.
Щелкните по кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа,
чтобы сохранить сделанные изменения.
Примечание. Для перехода по полям таблицы используются клавиши Tab, Enter и клавиши со стрелками на клавиатуре. Для перемещения по записям используется Панель навигации (рис. 2.3), расположенная на нижней границе окна.
46
Рис. 2.3. Панель навигации
Задание 2.5
Создайте таблицу СправочникДолжностей, импортируя данные в MS Access из рабочего листа MS Excel.
Выполнение в Access
Щелкните по вкладке Внешние данные. В группе Импорт и связи щелкните по кнопке Excel (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Создание таблицы БД с использованием импорта данных
В окне Внешние данные укажите источник данных, щелкнув по кнопке Обзор. В окне Открытие файла выберите место хранения электронной таблицы с данными, щелкните по кнопке Открыть (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Выбор источника внешних данных
47
В окне Импорт электронной таблицы выберите лист с импортируемыми данными (рис. 2.6) и щелкните по кнопке Далее.
Рис. 2.6. Выбор листа или диапазона с данными
Установите флажок опции Первая строка содержит заголовки столбцов и щелкните по кнопке Далее.
Отредактируйте поля импортируемой таблицы (рис. 2.7) в соответствии со структурой документа и щелкните по кнопке Далее.
Рис. 2.7. Корректировка описания импортируемых данных
48
Определите ключевое поле (рис. 2.8) и щелкните по кнопке
Далее.
Укажите имя таблицы, в которую будет произведен импорт. Нажмите кнопку Готово.
Рис. 2.8. Описание ключевого поля
Откройте импортированную таблицу, перейдите в режим Конст руктор и отредактируйте поля и их описание (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Таблица СправочникДолжностей в режиме Конструктора
49
Задание 2.6
Аналогичным образом создайте таблицу БД СправочникОтделов, импортируя данные из MS Excel.
Выполнение в MS Access
Откройте импортированную таблицу, перейдите в режим Конст руктор и отредактируйте поля и их описание (рис. 2.10).
Рис. 2.10. Таблица СправочникОтделов в режиме Конструктора
2.2.2. Установление связи между таблицами
После создания таблиц необходимо установить, как таблицы связаны друг с другом, поскольку эти связи используются в запросах, формах и отчетах.
Соединение таблиц БД — создание логической связи между таблицами на основе полей, которые имеют общие значения.
Как правило, в каждом соединении участвует, по крайней мере, одно поле первичного ключа.
50
Связанные поля могут иметь разные имена, но у них должны быть
одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.
Задание 2.7
Установите связи между таблицами СправочникОтделов, СправочникДолжностей, Сотрудники с обеспечением целостности данных в соответствии с логической моделью БД.
Выполнение в MS Access
Закройте (если не закрыты) таблицы, между которыми устанавливаются связи и выполните команды Работа с базами данных
→ Отношения → Схема данных. Откроется окно Схема данных
(пока пустое), а на Ленте появится вкладка Работа со связями → Конструктор (рис. 2.11).
Рис. 2.11. Контекстная вкладка Работа со связями → Конструктор
В окне Добавление таблицы щелкните по вкладке Таблицы, по очереди выберите таблицы, между которыми будет установлена связь (СправочникОтделов, СправочникДолжностей, Сотрудники). Каждый раз нажимайте кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
Для установления связи между таблицами СправочникОтделов
иСотрудники перетащите поле НомерОтдела из списка полей СправочникОтделов в список полей Сотрудники на поле НомерОтдела.
В окне Изменение связей установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей (рис. 2.12).