met_excel_2013

•Раскрывающийся список выбора группы команд. Общее количество команд в Excel 2013 огромно, и поиск команды в общем списке затруднен. Данный список позволяет при поиске команд ограничиться некоторой функциональной группой, уменьшив их количество на порядок. Нужно выбрать вначале группу, а затем уже команду в расположенном ниже списке. Особо нужно обратить на команды, объединенные в группу Команды на ленте, поскольку этих команд на ленте нет.

Рис 1.4. Окно «Параметры Excel 2013»

•Раскрывающийся список выбора области сохранения и действия данной настройки (можно задать такой режим, при котором данная конфигурация будет сохранена для программы Excel в целом или только для данного документа).

•Список команд, кнопки которых помещены на панель быстрого доступа.

•Список выбираемых команд.

•Кнопка Добавить позволяет переместить инструмент из списка доступных на панель быстрого доступа. Кнопка Удалить возвращает инструмент, выбранный в списке панели быстрого доступа, в список доступных инструментов.

•Кнопки изменения порядка следования инструментов в списке панели быстрого доступа. Нужно выделить инструмент, расположение которого изменяется, и затем щелкнуть на кнопке Вверх или Вниз.

•Кнопка Сброс позволяет вернуть панель быстрого доступа в исходное состояние.

•Установка флажка Разместить панель быстрого доступа под лентой перемещает панель быстрого доступа ближе к верхней границе документа.

Если команда находится на ленте, то добавить ее на панель быстрого доступа можно, не вызывая дополнительное окно настройки. Просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на

10

нужном инструменте и в контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого

доступа.

Если щелкнуть на ленте правой кнопкой мыши, то в контекстном меню можно увидеть команду Свернуть ленту. Эта команда позволяет в неактивном режиме видеть только наименования вкладок ленты, освобождая пространство, занятое наборами инструментов ленты. При выборе ярлычка вкладки указателем мыши содержимое ленты инструментов открывается, автоматически скрываясь после щелчка в любой ячейке таблицы Excel 2013.

1.2.3 Лента инструментов

Команды Excel 2013 собраны в виде инструментов на ленте инструментов и объединены по функциям на вкладках. Рассмотрим, какая вкладка за какой набор команд отвечает.

Главная – основные операции редактирования (вставка, удаление, вырезание, копирование), основные операции форматирования текста и задания формата ячеек, а также задание и вставка простых формул.

Вставка – название говорит само за себя. Эта вкладка отвечает за создание и вставку в текущий лист самых разных объектов: рисунков, диаграмм, сводных таблиц, ссылок на другие документы.

Разметка страницы – все, связанное с размерами листа, областью печати, ориентацией страницы, а также некоторые параметры оформления, влияющие на всю таблицу.

Формулы – все связанное с вычислениями в таблице Excel: вставка формул, установление связи между объектами, именование фрагментов таблицы и объектов, задание параметров вычислений.

Данные – задание параметров подключения к внешнему источнику данных (будь то другой документ или источник данных в Интернете), управление процессом получения данных, задание способа размещения полученных данных в таблице и, наконец, задание способа отображения этих данных.

Рецензирование – отвечает за подготовку таблицы к тому, чтобы показать ее другим людям, и за совместную работу над этой таблицей. Включает в себя как инструменты для совместной работы над документом, в том числе инструменты для вставки примечаний и сохранения правки, так и инструменты «хорошего тона», например для проверки орфографии.

Вид – отвечает за то, как выглядит программа внешне, видны или скрыты те или иные из ее инструментов, размещает на экране несколько одновременно открытых окон Excel, позволяет задавать масштаб отображения как для листа в целом, так и для выделенной его области.

Разработчик – позволяет создавать макросы, элементы управления и т.д.

1.2.4 Масштабирование в Excel 2013

Палитра Масштаб вкладки Вид предназначена для изменения масштаба отображения таблицы или выделенного фрагмента (рис. 1.5). При этом изменения масштаба касаются только вида таблицы на экране и никак не влияют на вывод таблицы на печать.

• Масштаб — выводит на экран диалоговое окно, в котором можно задать масштаб в виде числа (проценты к реальному виду таблицы). Инструмент масштабирования в правом нижнем углу окна позволяет быстро менять масштаб либо щелчками на кнопках «+» (плюс) и «–» (минус), либо

11

перетаскиванием ползунка.

Рис. 1.5. Палитра Масштаб вкладки Вид

•100% — возвращает исходный масштаб таблицы, принятый по умолчанию.

•Масштаб по выделенному — изменяет масштаб таблицы так, чтобы выделенный фрагмент целиком занимал всю рабочую зону таблицы.

1.3Операции с рабочей книгой

1.3.1 Создание новой рабочей книги

После запуска Excel автоматически создает новую рабочую книгу с именем Книга 1. Перед созданием новой рабочей книги рекомендуется определить количество листов в новой книге, выбрав ФАЙЛ/ПАРАМЕТРЫ вкладка ОБЩИЕ и в поле При создании новой книги задать нужное число листов.

Для создания новой рабочей книги нажать команду ФАЙЛ/СОЗДАТЬ и выбрать шаблон

Пустая книга.

1.3.2 Открытие существующей рабочей книги

Открыть существующую и хранящуюся в файле рабочую книгу можно следующими способами:

•Если данный файл является одним из последних корректированных или создаваемых ранее, то вызов можно по команде ФАЙЛ/ОТКРЫТЬ/ПОСЛЕДНИЕ КНИГИ.

•В общем случае любой файл может быть вызван на экран по команде ФАЙЛ/ОТКРЫТЬ, далее необходимо выбрать вкладку Компьютер и нажать на кнопку Обзор. Далее необходимо открыть нужную папку или диск, используя кнопки перехода, выбрать его имя в поле ФАЙЛ или выбрать это имя из списка (при необходимости перейти в другую папку или на другой диск).

Если при записи файла на диск он был защищен паролем, то по запросу системы ввести пароль.

1.3.3 Сохранение рабочей книги

При первом сохранении нового документа следует задать команду ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ, далее необходимо выбрать вкладку Компьютер и нажать на кнопку Обзор. При необходимости можно переопределить имена папки и диска. Переход в другую папку осуществляется двойным щелчком мыши по ее имени, переход к другому диску производится выбором соответствующего имени диска из списка устройств и папок. Если к файлу предъявляются особые требования по секретности, то необходимо выбрать команду ФАЙЛ/ПАРАМЕТРЫ и указать соответствующий пароль. При вводе пароль не отображается на экране. Ввод его производится дважды.

12

Для перезаписи на диск уже существующего файла задать команду ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ или нажать кнопку СОХРАНИТЬ из панели быстрого доступа Excel_2013. При этом перезапись документа производится автоматически на тот же диск и в ту же папку, где он находился, без появления диалогового окна.

При необходимости создания копии существующего на диске табличного документа на другом диске, в другой папке или под другим именем следует задать команду ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ КАК далее необходимо выбрать вкладку Компьютер и нажать на кнопку Обзор и изменив соответствующие атрибуты указать путь (папка, диск).

Для выхода из режима создания или корректировки таблицы нажать клавиши <Ctrl><F4> или задать команду ФАЙЛ/ЗАКРЫТЬ. Если закрываемый документ не был записан предварительно на диск, то на экране появится соответствующий запрос.

1.3.4 Удаление файла рабочей книги

Чтобы удалить файл рабочей книги непосредственно в Excel нужно выполнить действия:

•выполнить команду открытия файла одним из перечисленных выше способов;

•в диалоговом окне Открытие документа найти имя удаляемого файла и щелкнуть на его значке правой кнопкой мыши;

•выполнить команду УДАЛИТЬ раскрывающегося контекстного меню.

Удалить файл можно и другими способами (используя программу Проводник или используя окно папки, которая содержит удаляемый файл).

1.4 Операции над рабочими листами

Взаимосвязанные таблицы удобно размещать на отдельных листах одной рабочей книги. При этом устраняется потребность запоминания имен многочисленных файлов, более упорядоченными и упрощенными становятся операции над таблицами.

Каждая создаваемая рабочая книга состоит из определенного числа рабочих листов (максимум - 255). Количество листов для новой рабочей книги задается по команде ФАЙЛ/ПАРАМЕТРЫ далее выбрать вкладку ОБЩИЕ и в поле При создании новых книг задать нужное количество листов.

Рабочие листы в книге можно удалять, добавлять или просто не заполнять.

При работе с листами обычно используют их ярлыки, расположенные внизу в левой части горизонтальной линейки прокрутки.

Для перехода от одного рабочего листа к другому применяются следующие действия:

•для перехода к определенному листущелчок мыши по его ярлычку;

•для перехода к определенному листу – щелчок правой кнопкой мыши по линейке прокрутки (находится левее названий листов) и из появившегося окна Переход к листу текущей книги выбрать нужный лист и нажать кнопку ОК;

•для перехода к первому листу - нажатие кнопки «…» находящейся правее линейки прокрутки;

•для перехода к последнему листу - нажатие кнопки «…» находящейся правее названий листов;

•для перехода к следующему листу - нажатие 1-ей кнопки линейки прокрутки;

•для перехода к предыдущему листу - нажатие 2-ой кнопки линейки прокрутки.

13

Для присвоения нового имени рабочему листу (его переименованию) следует выполнить щелчок правой кнопкой мыши по ярлычку нужного рабочего листа, задать команду ПЕРЕИМЕНОВАТЬ и ввести новое имя, либо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку и ввести новое имя.

Для удаления рабочего листа выполнить щелчок правой кнопкой мыши по его ярлычку, задать команду УДАЛИТЬ и нажатием кнопки УДАЛИТЬ подтвердить согласие на удаление.

Для вставки нового рабочего листа щелкнуть правой кнопкой по ярлычку того листа, перед которым будет вставляться новый, и задать команду ВСТАВИТЬ. Выбрать параметр ЛИСТ во вкладке ОБЩИЕ и нажать ОК.

Для перемещения рабочего листа в другую позицию в этой же рабочей книге щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку перемещаемого листа, задать команду ПЕРЕМЕСТИТЬ/СКОПИРОВАТЬ и указать, перед каким листом он должен быть помещен. По этой же команде рабочий лист может быть помещен в другую рабочую книгу (если она в данный момент открыта). Аналогичным образом выполняется операция копирования рабочих листов.

В ряде случаев требуется ввести одни и те же данные в несколько рабочих листов или одинаково отформатировать определенные диапазоны ячеек. При этом эффективным оказывается предварительное выделение этих рабочих листов.

•Для выделения всех листов рабочей книги поместить указатель мыши на ярлычок любого листа, щелкнуть правой кнопкой и задать команду ВЫДЕЛИТЬ ВСЕ ЛИСТЫ.

•Для выделения нескольких смежных листов щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку первого выделяемого листа, а затем, удерживая в нажатом состоянии клавишу <Shift>, щелкнуть левой кнопкой по ярлычку последнего выделяемого листа.

•Для выделения нескольких несмежных листов выполнять щелчки по ярлычкам соответствующих листов, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.

Для отмены выделения листов щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку одного из них и задать команду РАЗГРУППИРОВАТЬ ЛИСТЫ либо щелкнуть левой кнопкой по любому листу.

После выделения группы листов можно приступить к вводу данных в ячейки активного листа. Все вводимые данные появятся в таких же ячейках выделенных листов. Аналогичным же образом будут действовать операции по форматированию ячеек.

1.4.1Связывание рабочих листов таблицы

ВExcel существует возможность связывания рабочих листов. С ее помощью можно, например, свести воедино значения разных таблиц на одном рабочем листе.

1.4.2Прямое связывание

Для ссылки из таблицы, расположенной на Листе 1, на данные таблицы, расположенной на Листе 2, надо в ячейке таблицы Листа 1 указать абсолютный адрес ячеек с данными Листа 2 в

виде: Лист 2!$A$1.

Если нужно сослаться на данные, расположенные в незагруженном файле (другой рабочей книге), то нужно задать полный путь местонахождения файла с названием листа в одинарных кавычках, при этом имя рабочей книги указывается в квадратных скобках:

=D:\ EXCEL\[PRIMER] 'ЛИСТ 2'!$N$20

14

В этом случае также можно использовать все существующие в книге имена ячеек или диапазонов ячеек.

1.5 Операции с элементами рабочего листа

Пересечение строк и столбцов образует ячейки таблицы. Ячейки представляют собой основные элементы рабочего листа. Они являются объектами интерфейса, с помощью которых устанавливаются связи с определенными областями памяти компьютера. Эти связи устанавливаются посредством адресов. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца и номера строки. В Excel возможны два формата адресации: A1 и R1C1. Здесь R обозначает Rows (строки), а С – Columns (колонки).

Изменить формат адресации можно, выполнив команду ФАЙЛ/ПАРАМЕТРЫ и в вкладке ФОРМУЛЫ в разделе Работа с формулами установив (сняв) соответствующий флажок с Стиль ссылок R1C1.

Каждая ячейка имеет свой адрес, которому соответствует адрес памяти. Таким образом, ячейка визуально отображает содержимое памяти компьютера. В ячейки, а, следовательно, в области памяти, связанные с ними, можно записывать данные или выражения, предписывающие выполнение каких-либо действий. Результаты расчетов также отображаются в ячейках.

Группа смежных ячеек образует диапазон, который также адресуем.

Частным случаем диапазона является одна ячейка.

Все действия, связанные с вводом данных, их удалением или редактированием и другие действия могут быть применены только к активной ячейке или выделенному диапазону. Активная ячейка выделяется жирным контуром. Именно в активную ячейку осуществляется ввод данных или формул.

Активизировать ячейку можно одним из следующих способов:

• клавишей Tab, которая последовательно активизирует ячейки одной строки;

•клавишей Enter, которая последовательно активизирует ячейки одной колонки;

•клавишами управления курсором, последовательно активизирующими ячейки в направлении стрелок, изображенных на них;

•комбинацией клавиш <Ctrl> + <Home> активизируется первая ячейка рабочего листа;

или последняя ячейка рабочего листа в текущей строке или столбце;

• щелчком мыши на выбранной ячейке.

Выделить диапазон можно следующими способами:

•выделить одну из угловых ячеек диапазона и, удерживая клавишу мыши, перевести указатель до противоположного угла;

•выделить одну из угловых ячеек диапазона и, удерживая клавишу <Shift>, клавишами управления курсором указать область диапазона.

15

1.6 Ввод данных и формул в ячейки рабочего листа 1.6.1 Выражения и операции Excel

Excel является универсальным вычислителем, выполняющим операции над данными и использующим принцип программного управления. Для записи программы вычислений служат выражения.

Выражение – это указание на выполнение какого-либо действия. Выражения в Excel служат для записи формул, для записи условий фильтрации. Выражение включает хотя бы один из таких элементов, как оператор, литерал, адресную ссылку, идентификатор или функцию. Литералы, идентификаторы, адресные ссылки и функции, соединенные операторами, называются операндами.

Оператор в выражении указывает, какое действие должно быть выполнено над операндами. Различают арифметические операторы, операторы сравнения, операторы фильтрации, операторы конкатенации, операторы идентификации и адресные операторы. Перечень операторов и их назначение приведен в следующей таблице.

16

Операторы фильтрации

Литералы – это вводимые пользователем значения констант в явном представлении.

Примеры литералов: числовой литерал -256, текстовый литерал - “Кредит”.

Идентификаторы – имена объектов Excel (ячеек, диапазонов, рабочих листов, функций). Идентификаторы могут включать любые латинские символы, символы кириллицы и цифры. Идентификатор должен начинаться с буквы, либо с символа подчеркивания. Внутри идентификатора не должно быть разделительных символов (точки, восклицательного знака, пробела и др.). Идентификатор, создаваемый пользователем, должен быть уникальным в пределах объектов одного класса. Например, нельзя двум рабочим листам в одной рабочей книге присваивать одинаковое имя, также нельзя присвоить одинаковые имена двум различным диапазонам ячеек.

Примеры правильных идентификаторов:

ДатаВыдачи, Дата_выдачи1, _1Список, РабочийЛист1

Примеры неверных идентификаторов:

1Список, Дата.Выдачи, Дата выдачи, 1Рабочий Лист

1.6.2 Типы данных Excel

Тип данных определяет формат данных хранимых в памяти и способ их отображения в ячейках рабочего листа. Тип данных для активной ячейки или выделенного фрагмента устанавливается следующим образом:

• щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке или выделенном диапазоне ячеек и из контекстного меню выбрать команду Формат ячеек и далее во вкладке Число выбрать нужный тип.

Типы данных Excel приведены в следующей таблице.

17

Таблица 1.2.

1.6.3 Ввод данных

Любая ячейка таблицы может быть заполнена данными. Для ввода данных в ячейку надо активизировать эту ячейку (ячейка выделяется жирным контуром) и начать ввод. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и в строке формул.

По окончании ввода данных в текущую ячейку может быть выполнено одно из следующих действий:

нажата клавиша <Enter> - данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится на одну ячейку вниз;

нажата кнопка с «галочкой» на строке формул - данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение останется в этой же ячейке;

нажата любая клавиша со стрелкой - данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой;

нажата кнопка с крестиком на строке формул или нажата клавиша <Esc> -ввод данных

будет отменен.

Для ввода одинаковых данных в диапазон ячеек, следует сначала выделить нужный диапазон ячеек, затем ввести необходимые данные и завершить ввод нажатием комбинации клавиш

<Ctrl><Shift><Enter>.

По умолчанию по окончании ввода текстовые данные выравниваются по левому краю

ячейки, числовые - по правому. Если выравнивание требуется изменить, нужно воспользоваться

18

командой ГЛАВНАЯ/ВЫРАВНИВАНИЕ, или щелкнуть правой кнопкой мыши на активную ячейку или выделенный диапазон ячеек и из контекстного меню выбрать команду Формат ячеек и далее во вкладке Выравнивание выбрать нужный тип выравнивания.

Пример 1.1. В ячейку А6 введите свое имя. В ячейку В6 введите свой рост. Объясните, почему в разных ячейках данные выровнены по-разному.

Пример 1.2. Выделите любые подряд расположенные ячейки и введите в них слово «Пример», завершив ввод комбинацией клавиш <Ctrl><Shift><Enter>.

1.6.4 Ввод формул

Ввод формулы обязательно должен начинаться со знака равенства (=).

В составе формул могут быть числа, функции, ссылки на адреса или имена ячеек, операторы (см. Таблицу 1.1), круглые скобки для задания приоритетности операций, логические функции, а также текст, заключенный в кавычки. Например, =В12+А2*4 или =А1&” “&В1 (результатом выполнения этой формулы будет объединение значений ячеек А1 и В1, разделенных пробелом. Допустим, в А1 содержится имя, а в В1 – фамилия. Результатом вычисления формулы будет текст, содержащий имя и фамилию).

Формулу, также как и данные можно вводить сразу в несколько ячеек. Для этого следует сначала выделить нужный диапазон ячеек, затем ввести необходимое выражение и завершить ввод нажатием комбинации клавиш <Ctrl><Shift><Enter>.

После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе выверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно формулы расчета, а не результаты, то следует задать команду

ЗАВИСИМОСТИ ФОРМУЛ/ПОКАЗАТЬ ФОРМУЛЫ.

Если результат вычисления формулы или преобразования формата окажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы #######. Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца.

Пример 1.3. В ячейку А2 введите любое число. В ячейке В2 вычислите куб числа, находящегося в А2 по следующей формуле: =А2^3. Введите в ячейку А2 другое число. Проследите изменение значения в ячейке В2.

Пример 1.4. Выделите ячейки Е3:Е6 и введите в них выражение: =(473-287)/24, завершив ввод комбинацией клавиш <Ctrl><Shift><Enter>. Не снимая выделение ячеек, измените знаменатель в формуле на 16, завершите ввод этой же комбинацией клавиш.

1.6.5 Организация ссылок

Адреса ячеек в формулы могут быть помещены с помощью указания мышью на соответствующую ячейку (диапазон ячеек). Вид адресной ссылки на ячейку, содержащую значение операнда, зависит от выбранного формата адресации.

При перемещении или копировании формулы адрес в указанной ссылке изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название

относительных ссылок (см. рис. 1.6).

19