№103.10.Карпов
.pdf
|
91 |
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
А.Г. Цицин |
Члены комиссии |
Личная подпись |
Т.П. Ярославцева |
|
Личная подпись |
К.В. Воробьев |
|
Личная подпись |
Е.Н. Ярославцева |
Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.
Рис. 3. Расположение реквизита "Подпись"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа
_________________
1ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22.
2Там же. – Пункт 3.22.
3Там же. – Пункт 3.22.
4Там же. – Пункт 3.22.
5Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная
92
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
6Там же.
7ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
8Там же. – Пункт 3.22.
9Там же. – Пункт 3.22.
93
РЕКВИЗИТ "23 – ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА"
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.1
Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.2
Например: СОГЛАСОВАНО коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:3
СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО "Термика"
от 05.06.2005 № 430
или
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания собрания
акционеров ЗАО "Термика"
от 05.06.2005 № 10
94
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф согласования"
Схема расположения реквизита "Гриф согласования" приведена на рисунке 2.
Рис. 2. Расположение реквизита "Гриф согласования документа"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа
95
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.4
Лист согласования может оформляться следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
Генеральный директор |
Генеральный директор |
ЗАО "Термика" |
ЗАО Торговый дом "Амур" |
Личная подпись |
Личная подпись |
А.Г. Цицин |
В.Е. Афанасьев |
Дата |
Дата |
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
Президент Интер-Траст |
Председатель Правления |
Лтд. |
Банка "Прогресс" |
Личная подпись |
Личная подпись |
Н.М.Титов |
А.С. Лунев |
Дата |
Дата |
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.
При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.5
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
•с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
•с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
•с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.6
96
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.7
_____________
1ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
–Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 52.
2ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.23.
3Там же. – Пункт 3.23.
4Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.
М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5Там же.
6Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
7Там же.
97
РЕКВИЗИТ "24 – ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА"
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.1
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.2
Например:
Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:3
Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.4
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.5
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.6
98
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.7 Лист согласования может иметь различную форму.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.8
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.9
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.10
Схема расположения реквизита "Визы согласования документа" приведена на рисунке 1.
Рис. 1. Расположение реквизита "Визы согласования документа"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 -
99
отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа
__________
1ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
–Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 56.
2ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.24.
3Там же. – Пункт 3.24.
4Там же. – Пункт 3.24.
5Там же. – Пункт 3.24.
6Там же. – Пункт 3.24.
7Там же. – Пункт 3.24.
8Там же. – Пункт 3.24.
9Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
10Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.
М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.
100
РЕКВИЗИТ "25 – ОТТИСК ПЕЧАТИ"
Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.1
Оттиск - изображение клише печати на бумаге.2 Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи долж-
ностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.3
Документы заверяют печатью организации.4 Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск
проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"
Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.5
Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.6