Практикум_ Excel_2003

11

заголовка окна, в которой выводятся имя приложения и имя открытой книги. Справа в строке заголовка отображаются кнопки управления размерами окна , позволяющие свернуть, развернуть и закрыть окно.

За строкой заголовка окна следует строка меню, в которой представлены девять различных меню, содержащих группы команд. Просмотреть команды меню можно, раскрыв соответствующее меню, щелчком левой кнопки мыши.

После открытия меню в нем представлены только некоторые наиболее часто используемые команды. По прошествии нескольких секунд меню автоматически раскрывается и отображает все команды меню.

Пользователю доступны команды, отображаемые черным цветом. Если в меню рядом с командой отображается треугольная стрелка, то

для данной команды имеется список дополнительных команд, называемый

подчиненным меню или подменю.

Некоторые команды меню заканчиваются многоточием, указывающим на необходимость ввода в специальном диалоговом окне дополнительной информации, требуемой для выполнения данной команды.

Для некоторых команд в меню приведены эквивалентные комбинации клавиш.

Доступ к командам меню может осуществляться с клавиатуры. При нажатии клавиши <Alt> или </> активизируется строка меню. Клавиши < > или <> позволяют выделить нужное меню. Клавиши < > или < > позволяют выбирать нужные команды в открытом меню. Нажатие клавиши <Enter> приводит к выполнению выбранной команды.

При первом запуске Microsoft Excel 2003 по умолчанию на экране отображаются в одной строке панели инструментов Стандартная и Форматирование, каждая из которых содержит неполный набор

12

командных кнопок, соответствующих наиболее часто используемым операциям. В этом случае отсутствует прямой доступ к некоторым кнопкам. Для того чтобы получить доступ к ним, в конце каждой из

панелей имеется кнопка , отображающая дополнительную панель. При выборе кнопки на дополнительной панели Microsoft Excel 2003 перемещает кнопку на видимую часть панели инструментов.

За панелями инструментов следует строка формул, правая часть которой предназначена для ввода, отображения, редактирования и удаления информации. При вводе информации в строке формул появляются следующие кнопки:

− используется для отмены введенной информации (эквивалентная клавиша – < Esc>);

− используется для подтверждения ввода информации (эквивалентная клавиша – < Enter>).

Врабочей области окна приложения Microsoft Excel 2003

отображается рабочий лист (далее по тексту лист) – электронная таблица, состоящая из 256 столбцов и 65536 строк, выделяемых линиями сетки для удобства перемещения по листу (на экране видна только часть рабочего листа). Отменить вывод сетки на экран можно в диалоговом окне «Параметры», вызываемом командой меню Сервис Параметры, где на вкладке Вид в группе Параметры окна следует снять флажок Сетка (можно там же определить цвет сетки, выбрав нужный в палитре Цвет).

По умолчанию сетка на печать не выводится. Если возникает необходимость вывода сетки на печать, то следует выполнить команду меню Файл Параметры страницы, в диалоговом окне «Параметры страницы» на вкладке Лист в группе Печать установить флажок Сетка.

Столбцы именуются одной или двумя буквами латинского алфавита (от А до Z и от AA до IV); строки нумеруются (от 1 до 65536).

13

Обозначения столбцов и строк приведены в верхней строке и левом столбце рабочей области.

На пересечении столбца и строки находится ячейка, которая идентифицируется именем (адресом), состоящим из заголовка столбца и номера строки, например, А4, АВ9999.

Активной является ячейка, на которой установлен табличный курсор (в виде черного прямоугольника). Активная ячейка доступна пользователю для ввода, просмотра и редактирования данных. Сделать нужную ячейку активной можно, переместив на нее табличный курсор с помощью управляющих клавиш или щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

Поле Имя строки формул предоставляет пользователю различную информацию: об имени (адресе) активной ячейки (например, В2); о размере выделяемой области (например, 3R x 2C – три строки в двух столбцах); об имени, присвоенном ячейке или диапазону ячеек.

Диапазон ячеек – совокупность ячеек, образующих область прямоугольной формы, которая задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек (в качестве разделителя адресов используется двоеточие например, Е9:G11 или F1:Е8).

Строка состояния предназначена для вывода сведений о состоянии рабочей области. Например, в строке состояния выводится информация о текущем режиме работы:

−Готово, если лист готов для ввода новой информации;

−Ввод, если производится ввод информации;

−Правка, если активизировать строку формул или дважды щелкнуть

по ячейке, содержащей данные.

Кроме того, строка состояния используется для вывода итогов. В случае, если выделено несколько ячеек, и, по крайней мере, одна из них содержит данные, то в правой части строки состояния отображается автоматически вычисляемое итоговое значение для выделенных ячеек

14

(обычно – сумма значений). Если щелкнуть по этой области правой кнопкой мыши, то в контекстном меню можно выбрать функцию для определения в выделенном диапазоне: количества непустых ячеек; из них

– количества ячеек, содержащих числовые значения; минимального, максимального или среднего значения.

Для просмотра содержимого листа используются полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон рабочей области окна. Стрелки на концах полос прокрутки позволяют перемещаться на одну строку или один столбец в направлении стрелки (при этом положение табличного курсора не меняется). Можно перемещаться по листу, перетаскивая бегунок по полосе прокрутки. Щелчок по свободной области полосы прокрутки выше (ниже) или левее (правее) бегунка позволяет перемещаться на один полный экран в соответствующем направлении.

С целью одновременного просмотра различных частей одной и той же таблицы может быть выполнено разделение окна на области (вертикально, горизонтально или в обоих направлениях).

Для разделения (снятия разделения) окна на области необходимо:

∙установить указатель мыши на маркер разделения окна по горизонтали или вертикали (рисунок 1), при этом указатель мыши примет вид черной двунаправленной стрелки;

∙нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить маркер разделения окна в нужном направлении.

Каждая область окна будет иметь свою вертикальную или горизонтальную полосы прокрутки. Перемещаться между областями окна можно при помощи мыши или клавиши <F6>.

Разделить окно или снять разделение можно двойным щелчком левой кнопки мыши по маркеру разделения или соответствующими командами меню Окно Разделить и Окно Снять разделение.

15

1.4.2. Работа с группой листов

Рабочая книга может содержать до 255 листов (по умолчанию каждая вновь созданная книга включает 3 листа, имеющих имена Лист1,

Лист2, Лист3).

Каждому листу соответствует ярлык (рисунок 1). Если на экране не видны ярлыки листов, следует выполнить команду меню

Сервис Параметры и активизировать Ярлычки листов на вкладке Вид в группе Параметры окна.

Ярлык текущего листа всегда выделяется белым цветом, а его имя отображается полужирным шрифтом.

Для изменения цвета ярлыка необходимо произвести следующие действия:

∙выполнить команду меню Формат Лист Цвет ярлычка или щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку и в контекстном меню выбрать команду Цвет ярлычка;

∙в появившемся диалоговом окне «Выбор цвета ярлычка» подобрать цвет из палитры предлагаемых цветов. Цвет ярлыка будет виден

только при работе с другим листом (если данный рабочий лист является текущим, то его ярлык будет иметь белый цвет, а имя подчеркнуто линией выбранного цвета).

Если на экране отображаются не все ярлыки, то для вывода на экран скрытых ярлыков используются кнопки прокрутки ярлыков (рисунок 1). Щелчок левой кнопкой мыши по первой и четвертой кнопкам прокрутки приводит к прокрутке соответственно к ярлыкам первого и последнего рабочих листов книги. Вторая и третья кнопки служат для прокрутки к предыдущему и последующему ярлыкам.

Переименовать лист можно следующим образом:

∙ предварительно выделить имя командой меню Формат

16

Лист Переименовать, двойным щелчком левой кнопки мыши по ярлыку или командой Переименовать контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по ярлыку;

∙ввести новое имя, нажать клавишу <Enter> или щелкнуть мышью в любом месте вне ярлыка.

Для переключения между листами можно использовать следующие способы:

∙щелкнуть левой кнопки мыши по ярлыку нужного листа;

∙щелкнуть правой кнопкой мыши по кнопкам прокрутки ярлыков и в появившемся списке выбрать имя листа;

∙нажать комбинацию клавиш <Ctrl><Page Up> для перемещения на лист, расположенный слева от текущего листа; <Ctrl><Page Down>

– для перемещения на лист, расположенный справа от текущего листа).

Для добавления нового листа в текущую книгу следует выполнить команду меню Вставка Лист или щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку любого листа, в контекстном меню выбрать команду Добавить и в появившемся диалоговом окне «Вставка» на вкладке Общие выбрать Лист (новый лист будет добавлен перед текущим).

Для изменения порядка следования рабочих листов в книге можно просто перетащить ярлык листа с помощью мыши в нужное место (при перемещении рядом с указателем мыши появится черная стрелка, которая укажет, куда именно будет помещен ярлык). Если перетаскивание осуществляется при нажатой клавише <Ctrl>, то в указанное место будет помещена копия листа.

Скопировать лист можно также следующим способом:

∙выполнить команду меню Правка Переместить/скопировать лист или щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выбрать команду Переместить/скопировать;

17

∙в появившемся диалоговом окне «Переместить или скопировать» установить флажок Создавать копию и выбрать из списка лист,

перед которым следует вставить копию.

Если необходимо скопировать лист из одной книги в другую, то предварительно следует открыть обе книги, а в диалоговом окне «Переместить или скопировать» дополнительно в списке В книгу выбрать целевую книгу (если выбрать вариант Новая книга, то будет вставлена копия листа в пустую книгу, при этом других листов в новой книге не будет создано).

Для удаления текущего листа необходимо выполнить команду меню Правка Удалить лист или щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку и в появившемся контекстном меню выбрать команду Удалить.

Несколько листов могут быть сгруппированы щелчком левой кнопки мыши по ярлыкам при нажатой клавише <Ctrl> (если листы следуют друг за другом, то можно сначала выделить первый лист, затем, удерживая клавишу <Shift>, выделить последний, при этом все промежуточные листы будут выделены автоматически). Ярлыки листов, объединенных в группу будут выделены белым цветом.

Группу листов можно перемещать, копировать, удалять.

Если несколько листов должны иметь сходное форматирование или содержание, то для экономии времени перед вводом или форматированием можно также объединить их в группу (после группировки выполняемые команды будут применяться ко всем листам группы).

Для удобства работы можно выделить цветом ярлыки сгруппированных листов, имеющих сходное назначение.

Если несколько листов сгруппированы, то разгруппировать их можно щелчком по ярлыку любого листа, не входящего в группу, или командой Разгруппировать листы контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по ярлыкам сгруппированных листов.

18

С помощью команды меню Окно Новое можно открыть лист текущей книги в дополнительном окне (например, для просмотра различных областей одного и того же листа), при этом дополнительное окно нумеруется (номер автоматически проставляется в имени файла после двоеточия). Для просмотра всех открытых окон листа на одном экране необходимо выполнить команду меню Окно Расположить и в диалоговом окне «Расположение окон» выбрать один из предлагаемых вариантов расположения окон на экране.

Если требуется одновременно расположить на экране окна листов разных книг, то в диалоговом окне «Расположение окон» не следует устанавливать флажок Только окна текущей книги.

Для закрытия дополнительно открытого окна листа следует нажать кнопку Закрыть в строке заголовка окна, для закрытия всех окон книги – выполнить команду меню Файл Закрыть в любом из окон.

1.4.3. Перемещение по листу

Перейти к нужной ячейке можно с помощью мыши, щелкнув по ней левой кнопкой.

Кроме того, для перемещения к ячейке можно выполнить команду меню Правка Перейти и в открывшемся диалоговом окне «Переход» указать в поле Ссылка адрес ячейки, на которую следует переместить табличный курсор (если адрес ячейки отображается в поле Перейти к, то можно сделать по ней двойной щелчок мышью для быстрого перехода).

Для перемещения по листу с помощью клавиатуры используются следующие способы:

∙управляющие клавиши со стрелками (< >, < >, <>, < >) – к соседней ячейке в направлении стрелки;

∙комбинации клавиш <Ctrl>< >, <Ctrl>< >, <Ctrl><>, <Ctrl>< > – к соседней содержащей данные ячейке в направлении

19

стрелки;

∙клавиша <Tab> – к соседней ячейке справа;

∙комбинация клавиш <Shift><Tab> – к соседней ячейке слева;

∙клавиша <Enter> – на одну ячейку вниз;

∙комбинация клавиш <Shift><Enter> – на одну ячейку вверх;

∙клавиша <Home> – в начало текущей строки;

∙комбинация клавиш <Ctrl><Home> – в начало листа (к ячейке A1);

∙комбинация клавиш <Ctrl><End> – к ячейке листа, которая находится на пересечении последней строки и последнего столбца, содержащих данные;

∙клавиши <Page Up> и <Page Down> – вверх или вниз на один экран;

∙комбинации клавиш <Alt><Page Up> и <Alt><Page Down> – влево или вправо на один экран;

∙клавиша <F5> или комбинация клавиш <Ctrl><G> – к ячейке листа, адрес которой будет указан в открывшемся диалоговом окне «Переход».

1.4.4. Выделение элементов листа

Для выделения ячейки достаточно просто установить на нее табличный курсор (она станет активной и ее адрес будет указан в поле

Имя).

Выделение различных областей листа производится следующим образом:

∙для выделения диапазона смежных ячеек с помощью мыши

поместить указатель мыши на первую ячейку диапазона, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить указатель мыши к последней ячейке диапазона, после чего отпустить кнопку мыши (при этом будет активна и выделена белым цветом первая ячейка диапазона);

20

∙для выделения диапазона смежных ячеек с помощью клавиатуры

поместить указатель мыши на первую ячейку диапазона, нажать клавишу <Shift> и, используя управляющие клавиши, выделить необходимую область;

∙для выделения столбца (строки) целиком щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца (строки);

∙для выделения столбца (строки) целиком установить курсор на любую ячейку столбца (строки) и нажать комбинацию клавиш

<Ctrl><Space> (<Shift><Space>) (<Space> – клавиша пробела);

∙для выделения нескольких смежных столбцов (строк) поместить указатель мыши на заголовок первого столбца (строки), нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к заголовку последнего столбца (строки);

∙для выделения нескольких смежных столбцов (строк) выделить диапазон, который включает ячейки из каждого столбца (каждой строки), и нажать комбинацию клавиш <Ctrl><Space> (<Shift><Space>);

∙для выделения нескольких несмежных ячеек или диапазонов

выделить первую ячейку или смежный диапазон, нажать клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, последовательно выделять следующие ячейки или смежные диапазоны (при этом будет активна и выделена белым цветом первая ячейка последнего выделенного диапазона или последняя выделенная ячейка);

∙для выделения нескольких несмежных ячеек или диапазонов нажать комбинацию клавиш <Shift><F8> для включения режима добавления (при этом в строке состояния появится индикатор добавления нового диапазона ДОБ) и последовательно выделять требуемые диапазоны с помощью мыши (для выключения режима добавления диапазонов нажать повторно комбинацию клавиш