Dokumentirovanie

Морозова Валентина Владимировна – Только по понедельникам в университете.

Курс посвящен оформлению документов.

Введение в документоведение.

Предмет документоведения – документационное обеспечение всех сфер деятельности общества. Объект документоведения – средство реализации документа. Под документом понимается зафиксированная и размещенная по определенным правилам на материальном носителе информация.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая в историческом развитии закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации и систем документирования.

В документоведении широко используются общенаучные методы исследования: системный, функциональный, моделирование, формализация, а также специальные методы: методы унификации и стандартизации документов, методы оптимизации и минимизации путей и процедур документооборота, однократности делопроизводственных операций документирования, выявление и отбор документов, экспертиза их ценности.

Нормативно-методическую базу документоведения составляют законодательные акты РФ, указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства, правовые акты федеральных органов исполнительной власти общеотраслевого и ведомственного характера, правовые акты информативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству и учреждению организаций и предприятий, государственные стандарты на документацию, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Документоведение тесно связано с архивоведеньем, информатикой, источниковеденьем, теорией управления, правовыми дисциплинами и т. д.

Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информации, оптимизация документных потоков и систем документации и документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления и знание подобного рода необходимо для организации управленческого труда в учреждениях.

В настоящее время не выработано единое определение информации. Существуют 2 основных подхода к определению информации:

1. Философско-методологический, утверждающий, что, поскольку в неорганической природе также присуще универсальное свойство отражения, а отражение связано с передачей информации, то информация существует во всех материальных системах, как неотъемлемый атрибут материи. Отражение – философская категория, обозначающее одно из всеобщих свойств материи, на ряду с развитием, движение, пространством, временем и т. д., заключающаяся в способности адекватно отображать одни реальные объекты другими.

2. Кибернетический – информация свойственна лишь обществу, живым существам и кибернетическим системам.

Основополагающие свойства информации:

1. Связанность с определенной самоорганизующейся системой.

2. Структурированность

3. Осмысленность

4. Запоминаемость

5. Иерархичность

6. Ценность

Выделяют 3 крупных класса информационных структур:

1. Естественно возникшие информационные структуры неорганической природы.

2. Естественно возникшие информационные структуры органической природы.

3. Искусственные информационные структуры, созданные целенаправленной деятельностью человека.

Любому сообщению присущи свойства:

1. Свойство сохранности – обеспечивает сохранение сообщения в ходе его взаимодействия со средой, а также от возможных ошибок при передаче, допущенных источником или приемником сообщения.

2. Наличие материального носителя.

3. Свойство взаимодействия – обуславливает наличие соответствующих средств, позволяющих его осуществить, а именно источника или приемника сообщения, а также среды, в которой осуществляется передача.

4. Свойство преобразования сведений в сообщение и обратно – предполагает наличие соответствующих языков преобразования элементов, содержащихся в информационной модели субъекта сведений в набор знаков сообщения и наоборот, соответствующих алгоритмов декодирования поступившего набора знаков в смысловые элементы, образующие сведения.

Носитель информации – физическое лицо или объект, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов. Таким образом существующее на сегодняшний день определение информации применительно к человеческому обществу выражается в виде:

1. Сведений (запечатленных в организмах результатах отражения движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации).

2. Сообщения образуемые организмами, представляющая собой другую форму представления информации.

Информационные ресурсы – вся, накопленная человечеством информация, зафиксированная на материальных носителях, обеспечивающих ее хранение и передачу во времени и пространстве между различными потребителями, для удовлетворения их потребностей. Информационный ресурс не уменьшается при потреблении, а накапливается со временем и, в зависимости от потребителя информационные ресурсы могут быть государственными, принадлежать предприятию или организации или принадлежать конкретному индивидууму.

Информация, как объект правовых отношений классифицируется следующим образом:

1. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации, либо иные требования к порядку ее предоставления и распространения.

2. Информация, в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

3. Информация, в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на:

   1. Свободного распространения;

   2. Предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих соглашениях;

   3. Подлежащую предоставлению или распространению, в соответствии с федеральными законами;

   4. Запрещенную к распространению в РФ, или распространение которой ограничено.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать (где реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Сообщение – совокупность знаков, отображающих ту или иную информацию.

В настоящее время существуют два принципиально отличных, относительно системы восприятия человека, вида носителей сообщения и документов. Предмет и процесс. Следовательно – два направления защиты: традиционная защита носителя сообщения или документа и новое направление – защита информационных технологий как процессов обработки электронных сообщений (документов).

В понятии «документ» проявляется, прежде всего, управленческая и социально-регулятивная функции правоотношений, а в понятии «сообщение» преобладает функция коммуникативная, именно как средство обеспечения, в первую очередь, информационного обмена и взаимодействия.

Информационная технология – заданная сектором действенности (государством, ведомством и т.д.) определенная последовательность применения процессов, методов поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способов осуществления таких процессов и методов. К характеристикам сообщений относится:

1. Целевая направленность сведений

2. Содержание сообщения

3. Сведения о местонахождении в определенный момент времени

4. Языки (алфавиты, правила, алгоритмы, программы) преобразования информации в том числе при изменении носителя

5. Устройства, обеспечивающие взаимодействие источника и приемника при приемопередаче сообщения, а также их обработку

6. Способы сохранения информации

7. Носители информации

Отличительные свойства документа

Отличительной характеристикой документа является возможность использования его (как сообщения о юридическом факте) в качестве инструмента, регулирующего отношения в социальной среде, что обеспечивается обществом в лице государства.

Выделяют 2 взаимосвязанных аспекта, характеризующие особые свойства документа, отличающие его от сообщения в широком смысле:

1. Правовой аспект, определяющий юридическую и управленческую силу документа.

2. Технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа, путем формирования и последующей проверки необходимых документообразующих признаков. Данный аспект определяет требования к структуре документа, выделяя в ней переменную и постоянную части документа: атрибута и содержания.

Документ, как изделие характеризуется двумя группами параметров: основными, отражающими содержание (условно-переменными) и вспомогательными, эталонными (условно-постоянными). Вспомогательную группу параметров будем называть атрибутами документа, включая в их состав и реквизиты документа, как частный случай эталонных констант реализации документа в виде предмета или процесса. Задаваемые сектором действенности эталонные параметры должны быть не только считываемы с предъявляемого документа, но и сравнимы с параметрами эталона.Если отличие всех измеренных параметров от параметров эталона лежит в допустимых пределах, то изделию присваивается статус документа. В противном случае изделие бракуется.

Дополнительные свойства, которыми должно обладать сообщение, чтобы стать документом:

1. Доступность

2. Подлинность

3. Легитимность

Таким образом, если сообщение содержит документообразующие признаки, называемые реквизитами, то оно признается документом после положительного результата проведения процедуры проверки подлинности.

Функции сообщений и документов

Функция сообщения (документа) отражает его целевую направленность, независимо от того, осознана она автором или нет. Изучение функций позволяет определить подлинную ель создания документа, правильно понять роль и ценность информации, сформулировать требования к содержанию и форме документов и сообщений и т.д

В любом сообщении или документе всегда присутствуют несколько различных функций с различной степенью проявления. Основные функции документов:

1. Социальная функция (любой документ содержит информацию о процессах, происходящих в обществе)

2. Культурная функция (документы выступают в качестве средства закрепления, сохранения и передачи культурной традиции)

3. Правовая функция (функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе, отражающая и законодательно закрепляющая принятую в нем, на определенном этапе его развития, систему ценностей). Все документы делятся на две категории:

   1. Долговременного проявления правовой функции

   2. Кратковременного проявления правовой функции

4. Управленческая функция (при этом документ выступает как средство управленческой деятельности)

5. Коммуникативная функция (функция организации и поддержания информационного взаимодействия между членами общества и между различными частями общественной и государственной организации). Документы могут быть либо двухстороннего действия, либо ориентированные в одном определенном направлении (сверху вниз или снизу вверх)

6. Функция защиты информации

7. Архивная функция (обеспечивается хранение наиболее ценных документов в течение продолжительного времени)

8. Функция исторического источника

9. Функция учета (функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении сведений, связанных с различными видами деятельности)

Основные признаки документа.

Признак документа – показатель, по которому возможно определить тот или иной предмет, как документ. Внешние признаки документа – признаки, отображающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

К внутренним признакам документа относятся его язык, стиль, юридическая и управленческая сила.

Конкретный набор реквизитов определяется его разновидностью, однако существуют определенные группы элементов, присущих любому документу, поскольку определяют его юридическую силу, то есть позволяют его идентифицировать именно как документ, а не сообщение. К их числу относятся:

1. Авторство.

2. Наименование вида документа.

3. Датирование.

4. Удостоверение.

Которые в совокупности с формой и размером документа, способом документирования и используемым носителем составляют документообразующие признаки. Авторами (создателями документа) могут быть юридические и физические лица. Авторы могут быть индивидуальны и коллективны.

Вид документа употребляется для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единую структуру построения (протоколы, приказы, отчеты и т.д.). Разновидность документа уточняет характер деятельности, документируемый тем или иным видом документа, например Акт экспертизы, Акт приемки, Акт инвентаризации.

Одним из основных элементов оформления документа является датирование, которое обеспечивает ему юридическую и управленческую силу.

В документах выделяются:

1. Авторские даты (даты составления и подписания документа автором)

2. Даты визирования, опубликования и вступления его в силу.

3. Даты резолюций и служебных пометок.

Большое значение при оформлении документа имеет состав его удостоверения (подпись, печать, гриф утверждения).

Подпись на документе проставляется лицом, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подпись состоит из должности лица, его подписавшего, личной подписи, а также инициалов и фамилии. Право подписи на официальных документах имеют только уполномоченные должностные лица организации. Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц, то на нем ставится 2 подписи и более.

Утверждение – способ удостоверения документа после его подписания. Может производиться с помощью грифа утверждения, издания соответствующего распорядительного документа и т.д.

Несоблюдение при подготовке документа технологии изготовления и оформления принижает, а иногда и полностью лишает документ юридической и управленческой силы. Такие элементы оформления, как подпись, утверждение, печать являются юридически значимыми, кроме того к юридически значимым элементам оформления относятся:

1. Наименование организации – автора

2. Дата подписания и утверждения документа

3. Регистрационный номер документа и т.д.

Юридическая сила электронного документа удостоверяется в современном Российском законодательстве 2 способами:

1. С помощью удостоверяющего письма, составленного создателем документа на машинном носителе.

2. С помощью электронно-цифровой подписи.

Электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью признается равнозначным документу при соблюдении следующих условий:

1. Сертификат ключа-подписи, относящийся к этой ЭЦП действует на момент проверки или на момент подписания.

2. Подлинность ЭЦП подтверждена

3. ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа-подписи.

Конфиденциальность информации и документов

Информация, в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

Информация, в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на категории:

1. Свободно распространяемую.

2. Предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях.

3. Подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами.

4. Распространение которой ограничено или запрещено в РФ.

Информация, полученная гражданами при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности подлежит защите в тех случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации , а также ответственность за ее разглашение.

Ценная информация в зависимости от отнесении к одной из видов тайны (государственная и негосударственная, служебная, коммерческая, банковская и т.д.) – включается в соответствующие документы, секретные или конфиденциальные. Под конфиденциальным документом понимается соответствующим образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа, имеющие обладателя.

Конфиденциальность документов всегда имеет определенный срок ограничения свободного доступа к ним.

Документ, как объект нападения и защиты.

Автоматизация делопроизводства позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности по следующим основным показателям:

1. Оперативность и качество составления и оформления документов;

2. Время и трудозатраты на выполнение рутинных операций;

3. Сроки прохождения и исполнения документов.

Однако, при этом возникает целый ряд серьезных проблем в области обеспечения защиты обрабатываемой информации (документов) от несанкционированного доступа, следствием которого является утечка, искажение, уничтожение, блокирование доступа к информации, а также утрата, уничтожение или сбой функционирования ее носителя. Обрабатываемые в организациях документы, в том числе при использовании ЭВМ имеют 2 формы:

1. Традиционно-бумажную

2. Электронную

Это является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения образа документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную.

Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является удобство работы с ними.

При электронном документообороте для документов вообще не создается бумажных версий.

Если при использовании документов на традиционных носителях основным барьером при получении документа был языковой барьер и уровень профессиональной подготовки пользователя, то переход к машиночитаемым носителям существенно увеличивает количество таких барьеров (несовместимость технических средств, носителей информации, языков преобразования информации, методов и программ работы с информацией).

Основные законодательные предпосылки рассмотрения документа как объекта защиты и нападения

Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо) , юридическое лицо, РФ, Субъект РФ, муниципальное образование. Если иное не предусмотрено федеральными законами, вправе:

1. Разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа.

2. Использовать информацию, в том числе распространять ее по своему усмотрению.

3. Передавать информацию другим лицам по договору или на ином основании.

4. Защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации и т. д.

Обладатель информации обязан:

1. Соблюдать права и законные интересы других лиц.

2. Принимать меры по защите информации.

3. Ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

В отношении конфиденциальной информации ее обладателем должны предприниматься меры по ее защите. Например, для информации, составляющей коммерческую тайну, устанавливается соответствующий режим коммерческой тайны, после выполнения следующих мер:

1. Определение перечня информации, составляющего коммерческую тайну.

2. Ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка.

3. Учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну

4. Регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданских правовых договоров.

5. Нанесение на материальные носители (документы) содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну грифа «конфиденциально» с указанием обладателей этой информации:

   1. Для юридических лиц полное наименование и местонахождение

   2. Для ИП – ФИО и место жительства

Эффективность системы управления любым предприятием в значительной степени определяется внешним качеством циркулирующей в ней информации, то есть ее защищенностью и соответствием качеством обеспечения трех ее компонентов:

1. Конфиденциальности

2. Достоверности

3. Сохранности

Кроме того, показателями сообщений являются также помехоустойчивость, доступность, целостность и готовность.

Эти показатели применимы ко всем видам сообщений, для документа же

Конфиденциальная информация в процессе ее образования, использования и хранения, накапливается в т. н. источниках информации, которые могут быть классифицированы на группы следующим образом:

1. Обладатели информации

2. Общедоступные источники

3. Служебные источники

4. Физические источники

5. Частные источники

Источники информации, вступая во взаимодействие с внешней средой, образуют каналы распространения информации, а регламентированными каналами распространения информации являются входной, выходной и внутренний документопотоки в составе документооборота.

Любые информационные ресурсы организации постоянно подвергаются различным угрозам безопасности. Угрозы бывают:

1. Случайные (непреднамеренные) и Целенаправленные

2. Потенциальные и Реальные

3. Пассивные и Активные

4. Постоянные и Временные

5. Периодические и Эпизодические

6. Глобальные или Выборочные

7. Подготовленные или спонтанные

Организационные каналы несанкционированного доступа к документам основаны на установлении разнообразных, в том числе законных, взаимоотношений злоумышленника с организациями или их сотрудниками для последующего несанкционированного доступа к интересующей злоумышленника информации. Основные виды организационных каналов:

1. Поступление злоумышленника на работу в организацию.

2. Участие в работе организации в качестве партнера, посредника или клиента.

3. Поиск сообщника в организации.

4. Установление доверительных отношений с сотрудником организации.

5. Тайное или по фиктивным документам проникновение в здание организации.

Технические каналы несанкционированного доступа к документам возникают при использовании злоумышленником специальных технических средств разведки, позволяющих получать защищаемую информацию без непосредственного контакта с персоналом – документами, делами и базами данных. Технические каналы утечки информации формируются в процессе анализа злоумышленником физических полей и излучений, появляющихся в процессе работы вычислительной и другой офисной техники при перехвате информации, имеющей звуковую, зрительную или иную форму отображения. Основными техническими каналами являются:

1. Акустический

2. Визуально-оптический

3. Электромагнитный

4. Материальный

К основным видам несанкционированных воздействий на документы относятся:

1. Блокирование информации

2. Разглашение информации

3. Несанкционированное ознакомление с информацией

4. Несанкционированное копирование информации

5. Хищение документов и носителей информации

6. Искажение информации

Основными результатами несанкционированных воздействий на документы являются:

1. Утечка информации

2. Утрата информации и/или ее носителя

3. Лишение законных пользователей доступа к документам

4. Создание ложного (поддельного) документа

5. Сбой функционирования (повреждение) носителя информации

Основным виновником несанкционированного доступа к информации, является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Ошибочные и безответственные действия персонала могут быть либо спровоцированы злоумышленником, либо нет. Злоумышленник может сподвигнуть сотрудников на осознанное сотрудничество, либо использовать для неосознанного сотрудничества.

Способы и средства документирования.

Обладатель информации, оператор информационной системы, обязаны обеспечить:

1. Предотвращение несанкционированного доступа к информации

2. Своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации

3. Недопущение воздействия на технические средства обработки информации, нарушающие …

4. Возможность незамедлительного усвоения информации и постоянный контроль за обеспечением защищенности информации.

Федеральными законами могут быть установлены ограничения использования определенных средств защиты информации и осуществление отдельных видов деятельности в области защиты информации. По уровню доступности документы подразделяются на 2 категории:

1. Общедоступные – открытые документы

2. С ограниченным доступом

К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных лиц.

Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу деятельности открытого делопроизводства. Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства. Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайны. К документам, составляющим служебную тайну относятся документы с грифом «для служебного пользования» (ДСП). Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. Под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами, их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режимы хранения и обращения проверка наличия.

Характерные ошибки при документировании конфиденциальной информации:

1. Завышение или занижение грифа документов, в том числе проставление грифа на документах не содержащих конфиденциальных сведений.

2. Необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в конфиденциальные.

3. Неправильное адресование документов.

4. Не проставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию.