Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

file_12265

.pdf
Скачиваний:
9
Добавлен:
13.02.2015
Размер:
331.3 Кб
Скачать

2.1 Основные понятия и определения: функция и бизнес-процесс

При проектировании организации приходится сталкиваться с такими объектами как бизнес-процессы и функции. Давайте рассмотрим эти понятия подробнее.

Классическое определение функции выглядит следующим образом.

Функция – устойчивая совокупность однородных специализированных работ (действий, операций), способность реализации которых поддерживается в компании.

Что касается процессов, то в настоящее время различными специалистами по организационному проектированию сформулированы несколько различающихся определения бизнес-процессов. Давайте рассмотрим основные из них.

Основная идея бизнес-процессов это переход от узкого разделения труда по операциям, функциям к производственным процессам в целом. Существует множество определений или интерпретаций базовой категории процессного подхода. К сожалению, не только мнения авторов по этому вопросу не сходятся, но число этих мнений превышает количество авторов. Приведем основные из определений. Бизнес-процесс это:

совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя;

серия операций (видов деятельности), которые осуществляются над исходными материалами (вход процесса), увеличивают его ценности и приводят к определенному результату (выходу процесса). Ценность исходного материала увеличивается за счет применения квалифицированного руда и знаний;

система последовательно-параллельных действий (шагов, работ),

направленная на создание стоимости в компании путем производства

материального или нематериального продукта для внутреннего или внешнего

1

потребителя – клиента бизнес-процесса;

это поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для больших процессов, вероятно, от одного отделения к другому;

логичный последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий,

который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат

потребителю;

это устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя;

цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта

(физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения .

Из приведенных определений и смысла вкладываемого консультантами практиками в данные понятия, бизнес-процессы и функции можно охарактеризовать следующим образом:

бизнес-процессы и функции состоят из работ;

различие между бизнес-процессами и функциями заключается в различии способов объединения работ и используемых элементов для их описания;

Таблица 2.1 – Характеристики работ составляющих бизнес-процессы

и функции

 

Функция

 

Бизнес-процесс

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разнородные (различные);

 

 

 

 

 

 

 

 

В совокупности представляют

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Однородные (одинаковые);

 

широкопрофильный вид деятельности на выходе

 

 

 

 

 

 

которого

получается

результат,

обладающий

 

 

Специализированные (узкие).

 

ценностью для потребителя;

 

 

 

 

 

 

 

Содержат описание «входов» и «выходов».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Функция

является

частью бизнес-процесса

и при

этом может

2

входить в различные бизнес-процессы (рисунок 2.1).

Работа

Функция

Бизнес-процесс

Рисунок 2.1 – Бизнес-процессы и функции

Анализируя указанные определения можно отметить, что в зависимости от задач внимание авторов акцентируется лишь на одном или нескольких свойствах бизнес-процесса. Тем не менее, при всем многообразии определений этого понятия, существует ряд элементов, которые входят в состав каждого бизнес-процесса. Как отмечают Хаммер М. и Чампи Д., можно говорить о типичных характеристиках, присущих бизнес-процессам вне зависимости от того, какая организация рассматривается.

Во-первых, общую схему бизнес-процесса любой организации можно представить так, как показано на рисунке 2.2.

Так же если говорить о составе бизнес-процесса, то каждый бизнес-

процесс состоит из следующих основных элементов: владельца процесса;

внешнюю среду процесса; технологии процесса; системы показателей процесса; управление процессом; ресурсы процесса.

3

На входе

 

На выходе

 

 

 

ПРОЦЕСС

 

 

 

 

ПОСТАВЩИК

КЛИЕНТ

Обратная связь

Рисунок 2.2 – Общая схема бизнес-процесса

При описании окружения бизнес-процесса приходится его входы и выходы делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.

Это делается для того, что бы не нарушать принцип Парето 20 на 80.

Дело в том, что когда описывается окружение бизнес-процесса количество различных входов и выходов оказывается очень большим, в результате чего описанное окружение получается чрезвычайно большим и насыщенным. На это уходит много времени и сил и при этом малосущественная для анализа и принятия решения информация будет сильно мешать, что в дальнейшем может привести к не успешности проекта по оптимизации деятельности компании.

Для того, что отделить существенное от несущественного используется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные. Для этого что бы провести такое разделение нужно воспользоваться следующими определениями, приведенными в таблице 2.2 и примерами.

Таблица 2.2 – Характеристики первичных и вторичных входов и

выходов бизнес-процесс.

 

 

 

 

Элемент

Определение и характеристики

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Первичный выход

Основной результат, ради которого существует

бизнес-процесс

.

 

 

 

Определяется целью, назначением

бизнес-процесса

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вторичный выход

Побочный продукт

бизнес-процесса

, который может быть

 

 

 

востребован вторичными клиентами.

 

 

 

• Не является основной целью

бизнес-процесса

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Первичный вход

Поток объектов, инициирующий «запуск»

бизнес-процесса

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

заказ клиента, план закупок и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вторичный вход

Потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание

 

 

 

бизнес-процесса

-стандарты, правила, механизмы выполнения

 

 

 

действий, оборудование и пр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Каждое последующее звено макропроцесса может выступать в роли

заказчика или клиента для предшествующего звена процесса (рисунок 2.3).

Требование

Интерфейс

Требование

 

 

 

 

 

 

 

Вход

 

Выход

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС

 

 

 

 

Поставщик

 

 

Клиент

 

 

 

 

 

(Исходный

 

(Продукт/

материал)

 

услуга)

Владелец процесса

Рисунок 2.3 – Интерфейс бизнес-процесса с помощью требования

Всхеме взаимодействия бизнес-процессов «клиент-исполнитель»

цепочка создания добавленной стоимости организуется не на основе

5

директивных заданий, а на основе договорных отношений, в которых оговариваются условия поставок (вид продукции/услуг, внутренние цены,

особые условия).

На однородных предприятиях схема множества двухсторонних договорных отношений «клиент и исполнитель» может быть заменена на схему

«1 владелец процесса - N владельцев ресурсов». Клиент процесса в этом случае становится единоличным владельцем некоторого макропроцесса,

координирующим выполнение отдельных бизнес-процессов, а владельцы отдельных процессов превращаются, по сути, во владельцев ресурсов или,

точнее, в поставщиков необходимых ресурсов (рисунок 2.4).

Владелец процесса (ИНТЕРФЕЙС – план-график)

Функция 1

 

Функция 2

 

Функция N

 

 

 

 

 

Ресурс 1

Ресурс 2

Ресурс N

Владельцы ресурсов

 

 

Рисунок 2.4 – Интерфейс бизнес-процесса с помощью плана-графика

Использование планов-графиков, устанавливающих четкие временные рамки и ответственность владельцев ресурсов, устраняет процесс согласования работ между взаимодействующими бизнес-процессами, но добавляет вспомогательный процесс создания и корректировки единых регламентирующих плановых документов.

В обоих случаях организации интерфейсов между бизнес-процессами происходит существенное изменение организационной структуры предприятия.

6

При этом наиболее целесообразной организационной формой становится матричная структура, которая разделяет структурные подразделения на основные (процессные) и обеспечивающие (ресурсные) подразделения и вводит между ними обязательность договорных отношений.

Матричная структура управления строится на основе принципа двойного подчинения исполнителей. С одной стороны, исполнители процессов подчиняются в долговременном аспекте непосредственному руководителю ресурсного подразделения, который предоставляет персонал и другие ресурсы менеджеру процесса (руководителю проекта). С другой стороны, исполнитель в оперативном плане подчиняется менеджеру процесса, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и затраты на выполнение бизнес-процесса.

Координация бизнес-процессов процессных и ресурсных подразделений,

как правило, в оперативном плане осуществляется на основе календарных планов-графиков или заказов, а в долговременном плане - на основе договоров,

которые регламентируют условия взаимодействия между структурными подразделениями.

Введение матричной организационной структуры наряду с существующей функциональной структурой обуславливает развитие экономических отношений внутри организации. Как правило, развитие экономических отношений внутри предприятия на основе сочетания принципов бюджетирования и самоокупаемости потенциально способствует повышению эффективности всех его основных и обеспечивающих бизнес-процессов.

Следует отметить, что абсолютизация идеи рыночного функционирования подразделений предприятия способна нанести урон его системной целостности и послужить тормозом его стратегическому развитию.

Это может произойти в том случае, когда ресурсным подразделениям будет выгоднее обслуживать сторонние организации, чем процессные подразделения самого предприятия. Поэтому функционирование процессных и ресурсных подразделений предприятия должно быть скоординировано и должно

7

осуществляться в русле его стратегических и тактических целей, закрепленных в коллективном договоре, устанавливающем рамки хозяйственной самостоятельности подразделений предприятия.

Без тщательной проработки проекта реструктуризации предприятия на принципах процессного управления в результате его внедрения могут произойти усложнение организационной структуры предприятия и утрата общей управляемости. Поэтому очень важно провести экономическое обоснование выполняемого проекта на базе рационального выбора метода реструктуризации предприятия и применения формализованных методик выделения, моделирования и структуризации бизнес-процессов.

Пример проектирования деятельности компании «Эврика»

Давайте рассмотрим пример проектирования деятельности компании

«Эврика».

На первом этапе нужно разработать стратегию для компании «Эврика».

Одним из основных элементов стратегии является ее продуктово-рыночной срез, который содержит описание продуктов и рынков на которых компания планирует работать в перспективе горизонта стратегического планирования.

Согласно разработанной стратегии компания «Эврика» в долгосрочной перспективе решила реализовывать три бизнес-направления:

Торговля чаем,

Торговля одеждой,

Торговля мебелью.

После определения бизнес-направлений нужно перейти к проектированию работ, функций и бизнес-процессов. Для того чтобы реализовывать свои бизнес-направления, компании «Эврика» нужно осуществлять следующие основные группы работ (таблица 2.3)

8

Таблица 2.3 – Группы работ компании «Эврика»

 

 

Закупка

 

Хранение

 

Продажа

 

 

 

 

 

Торговля

закупка чая

 

хранение чая

 

продажа чая

 

 

 

 

чаем

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Торговля

закупка одежды

 

хранение одежды

 

продажа одежды

 

 

 

 

одеждой

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Торговля

закупка мебели

 

хранение мебели

 

продажа мебели

 

 

 

 

мебелью

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На примере спроектированных работ компании «Эврика» давайте рассмотрим, что такое функция и что такое бизнес-процесс.

Бизнес-процессы компании «Эврика» представляет собой горизонтальную нарезку спроектированных работ:

Процесс 1. «Торговля чаем» состоит из работ:

закупка чая,

хранение чая,

продажа чая.

Процесс 2. «Торговля одеждой» состоит из работ:

закупка одежды,

хранение одежды,

продажа одежды.

Процесс 3. «Торговля мебелью» состоит из работ:

закупка мебели,

хранение мебели,

продажа мебели.

Функция компании «Эврика» представляет собой совокупность работ,

нарезанных по вертикали:

Функция 1. «Закупка» состоит из работ:

закупка чая,

закупка одежды,

закупка мебели.

Функция 2. «Хранение» состоит из работ:

хранение чая,

9

хранение одежды,

хранение мебели.

Функция 3. «Продажа» состоит из работ:

продажа чая,

продажа одежды,

продажа мебели.

Бизнес-направление(бизнес-процесс)1. «Торговлячаем»

Функция

Функция

Функция

«Закупка»

«Хранение»

«Продажа»

Начало

Закупка

Хранение

Продажа

Окончание

 

чая

чая

чая

 

Бизнес-направление(бизнес-процесс)2.

«Торговляодеждой»

 

 

Начало

Закупка

Хранение

Продажа

Окончание

 

одежды

одежды

одежды

 

Бизнес-направление(бизнес-процесс)3.

«Торговлямебелью»

 

 

Начало

Закупка

Хранение

Продажа

Окончание

 

мебели

мебели

мебели

 

Рисунок 2.5 – Бизнес-процессы и функции компании «Эврика»

В настоящее время существуют три основных способа описания (рисунок

2.6). Первый способ – есть не что иное как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Примером текстового описания фрагмента бизнес-

процесса является следующий текст: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с Юридическим отделом».

10

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]