file_12265
.pdf2.1 Основные понятия и определения: функция и бизнес-процесс
При проектировании организации приходится сталкиваться с такими объектами как бизнес-процессы и функции. Давайте рассмотрим эти понятия подробнее.
Классическое определение функции выглядит следующим образом.
Функция – устойчивая совокупность однородных специализированных работ (действий, операций), способность реализации которых поддерживается в компании.
Что касается процессов, то в настоящее время различными специалистами по организационному проектированию сформулированы несколько различающихся определения бизнес-процессов. Давайте рассмотрим основные из них.
Основная идея бизнес-процессов это переход от узкого разделения труда по операциям, функциям к производственным процессам в целом. Существует множество определений или интерпретаций базовой категории процессного подхода. К сожалению, не только мнения авторов по этому вопросу не сходятся, но число этих мнений превышает количество авторов. Приведем основные из определений. Бизнес-процесс это:
совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя;
серия операций (видов деятельности), которые осуществляются над исходными материалами (вход процесса), увеличивают его ценности и приводят к определенному результату (выходу процесса). Ценность исходного материала увеличивается за счет применения квалифицированного руда и знаний;
система последовательно-параллельных действий (шагов, работ),
направленная на создание стоимости в компании путем производства
материального или нематериального продукта для внутреннего или внешнего
1
потребителя – клиента бизнес-процесса;
это поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для больших процессов, вероятно, от одного отделения к другому;
логичный последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий,
который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат
потребителю;
это устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя;
цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта
(физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения .
Из приведенных определений и смысла вкладываемого консультантами практиками в данные понятия, бизнес-процессы и функции можно охарактеризовать следующим образом:
бизнес-процессы и функции состоят из работ;
различие между бизнес-процессами и функциями заключается в различии способов объединения работ и используемых элементов для их описания;
Таблица 2.1 – Характеристики работ составляющих бизнес-процессы
и функции
|
Функция |
|
Бизнес-процесс |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
Разнородные (различные); |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В совокупности представляют |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
Однородные (одинаковые); |
|
широкопрофильный вид деятельности на выходе |
|
|||||
|
|
|
|
|
которого |
получается |
результат, |
обладающий |
|
|
Специализированные (узкие). |
|
ценностью для потребителя; |
|
|
||||
|
|
|
|
|
Содержат описание «входов» и «выходов». |
|
|||
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
Функция |
является |
частью бизнес-процесса |
и при |
этом может |
2
входить в различные бизнес-процессы (рисунок 2.1).
Работа
Функция
Бизнес-процесс
Рисунок 2.1 – Бизнес-процессы и функции
Анализируя указанные определения можно отметить, что в зависимости от задач внимание авторов акцентируется лишь на одном или нескольких свойствах бизнес-процесса. Тем не менее, при всем многообразии определений этого понятия, существует ряд элементов, которые входят в состав каждого бизнес-процесса. Как отмечают Хаммер М. и Чампи Д., можно говорить о типичных характеристиках, присущих бизнес-процессам вне зависимости от того, какая организация рассматривается.
Во-первых, общую схему бизнес-процесса любой организации можно представить так, как показано на рисунке 2.2.
Так же если говорить о составе бизнес-процесса, то каждый бизнес-
процесс состоит из следующих основных элементов: владельца процесса;
внешнюю среду процесса; технологии процесса; системы показателей процесса; управление процессом; ресурсы процесса.
3
На входе |
|
На выходе |
|
|
|
|
ПРОЦЕСС |
|
|
|
|
ПОСТАВЩИК |
КЛИЕНТ |
Обратная связь
Рисунок 2.2 – Общая схема бизнес-процесса
При описании окружения бизнес-процесса приходится его входы и выходы делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.
Это делается для того, что бы не нарушать принцип Парето 20 на 80.
Дело в том, что когда описывается окружение бизнес-процесса количество различных входов и выходов оказывается очень большим, в результате чего описанное окружение получается чрезвычайно большим и насыщенным. На это уходит много времени и сил и при этом малосущественная для анализа и принятия решения информация будет сильно мешать, что в дальнейшем может привести к не успешности проекта по оптимизации деятельности компании.
Для того, что отделить существенное от несущественного используется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные. Для этого что бы провести такое разделение нужно воспользоваться следующими определениями, приведенными в таблице 2.2 и примерами.
Таблица 2.2 – Характеристики первичных и вторичных входов и
выходов бизнес-процесс.
|
|
|
|
Элемент |
Определение и характеристики |
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Первичный выход |
• |
Основной результат, ради которого существует |
бизнес-процесс |
. |
|
|||||||||
|
|
• |
Определяется целью, назначением |
бизнес-процесса |
. |
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Вторичный выход |
• |
Побочный продукт |
бизнес-процесса |
, который может быть |
|
|||||||||
|
|
востребован вторичными клиентами. |
|
||||||||||||
|
|
• Не является основной целью |
бизнес-процесса |
. |
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Первичный вход |
• |
Поток объектов, инициирующий «запуск» |
бизнес-процесса |
- |
|
|||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||
|
|
заказ клиента, план закупок и т.д. |
|
||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Вторичный вход |
• |
Потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание |
|
|||||||||||
|
|
бизнес-процесса |
-стандарты, правила, механизмы выполнения |
|
|||||||||||
|
|
действий, оборудование и пр. |
|
||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Каждое последующее звено макропроцесса может выступать в роли
заказчика или клиента для предшествующего звена процесса (рисунок 2.3).
Требование |
Интерфейс |
Требование |
|
|
|
|
|
|
|
Вход |
|
Выход |
||
БИЗНЕС-ПРОЦЕСС |
|||||
|
|
|
|
||
Поставщик |
|
|
Клиент |
||
|
|
|
|
|
|
(Исходный |
|
(Продукт/ |
|||
материал) |
|
услуга) |
Владелец процесса
Рисунок 2.3 – Интерфейс бизнес-процесса с помощью требования
Всхеме взаимодействия бизнес-процессов «клиент-исполнитель»
цепочка создания добавленной стоимости организуется не на основе
5
директивных заданий, а на основе договорных отношений, в которых оговариваются условия поставок (вид продукции/услуг, внутренние цены,
особые условия).
На однородных предприятиях схема множества двухсторонних договорных отношений «клиент и исполнитель» может быть заменена на схему
«1 владелец процесса - N владельцев ресурсов». Клиент процесса в этом случае становится единоличным владельцем некоторого макропроцесса,
координирующим выполнение отдельных бизнес-процессов, а владельцы отдельных процессов превращаются, по сути, во владельцев ресурсов или,
точнее, в поставщиков необходимых ресурсов (рисунок 2.4).
Владелец процесса (ИНТЕРФЕЙС – план-график)
Функция 1 |
|
Функция 2 |
|
Функция N |
|
|
|
|
|
Ресурс 1 |
Ресурс 2 |
Ресурс N |
|
Владельцы ресурсов |
|||
|
|
Рисунок 2.4 – Интерфейс бизнес-процесса с помощью плана-графика
Использование планов-графиков, устанавливающих четкие временные рамки и ответственность владельцев ресурсов, устраняет процесс согласования работ между взаимодействующими бизнес-процессами, но добавляет вспомогательный процесс создания и корректировки единых регламентирующих плановых документов.
В обоих случаях организации интерфейсов между бизнес-процессами происходит существенное изменение организационной структуры предприятия.
6
При этом наиболее целесообразной организационной формой становится матричная структура, которая разделяет структурные подразделения на основные (процессные) и обеспечивающие (ресурсные) подразделения и вводит между ними обязательность договорных отношений.
Матричная структура управления строится на основе принципа двойного подчинения исполнителей. С одной стороны, исполнители процессов подчиняются в долговременном аспекте непосредственному руководителю ресурсного подразделения, который предоставляет персонал и другие ресурсы менеджеру процесса (руководителю проекта). С другой стороны, исполнитель в оперативном плане подчиняется менеджеру процесса, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и затраты на выполнение бизнес-процесса.
Координация бизнес-процессов процессных и ресурсных подразделений,
как правило, в оперативном плане осуществляется на основе календарных планов-графиков или заказов, а в долговременном плане - на основе договоров,
которые регламентируют условия взаимодействия между структурными подразделениями.
Введение матричной организационной структуры наряду с существующей функциональной структурой обуславливает развитие экономических отношений внутри организации. Как правило, развитие экономических отношений внутри предприятия на основе сочетания принципов бюджетирования и самоокупаемости потенциально способствует повышению эффективности всех его основных и обеспечивающих бизнес-процессов.
Следует отметить, что абсолютизация идеи рыночного функционирования подразделений предприятия способна нанести урон его системной целостности и послужить тормозом его стратегическому развитию.
Это может произойти в том случае, когда ресурсным подразделениям будет выгоднее обслуживать сторонние организации, чем процессные подразделения самого предприятия. Поэтому функционирование процессных и ресурсных подразделений предприятия должно быть скоординировано и должно
7
осуществляться в русле его стратегических и тактических целей, закрепленных в коллективном договоре, устанавливающем рамки хозяйственной самостоятельности подразделений предприятия.
Без тщательной проработки проекта реструктуризации предприятия на принципах процессного управления в результате его внедрения могут произойти усложнение организационной структуры предприятия и утрата общей управляемости. Поэтому очень важно провести экономическое обоснование выполняемого проекта на базе рационального выбора метода реструктуризации предприятия и применения формализованных методик выделения, моделирования и структуризации бизнес-процессов.
Пример проектирования деятельности компании «Эврика»
Давайте рассмотрим пример проектирования деятельности компании
«Эврика».
На первом этапе нужно разработать стратегию для компании «Эврика».
Одним из основных элементов стратегии является ее продуктово-рыночной срез, который содержит описание продуктов и рынков на которых компания планирует работать в перспективе горизонта стратегического планирования.
Согласно разработанной стратегии компания «Эврика» в долгосрочной перспективе решила реализовывать три бизнес-направления:
Торговля чаем,
Торговля одеждой,
Торговля мебелью.
После определения бизнес-направлений нужно перейти к проектированию работ, функций и бизнес-процессов. Для того чтобы реализовывать свои бизнес-направления, компании «Эврика» нужно осуществлять следующие основные группы работ (таблица 2.3)
8
Таблица 2.3 – Группы работ компании «Эврика»
|
|
Закупка |
|
Хранение |
|
Продажа |
|
|
|
|
|||
|
Торговля |
закупка чая |
|
хранение чая |
|
продажа чая |
|
|
|
||||
|
чаем |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
Торговля |
закупка одежды |
|
хранение одежды |
|
продажа одежды |
|
|
|
||||
|
одеждой |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
Торговля |
закупка мебели |
|
хранение мебели |
|
продажа мебели |
|
|
|
||||
|
мебелью |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
На примере спроектированных работ компании «Эврика» давайте рассмотрим, что такое функция и что такое бизнес-процесс.
Бизнес-процессы компании «Эврика» представляет собой горизонтальную нарезку спроектированных работ:
Процесс 1. «Торговля чаем» состоит из работ:
закупка чая,
хранение чая,
продажа чая.
Процесс 2. «Торговля одеждой» состоит из работ:
закупка одежды,
хранение одежды,
продажа одежды.
Процесс 3. «Торговля мебелью» состоит из работ:
закупка мебели,
хранение мебели,
продажа мебели.
Функция компании «Эврика» представляет собой совокупность работ,
нарезанных по вертикали:
Функция 1. «Закупка» состоит из работ:
закупка чая,
закупка одежды,
закупка мебели.
Функция 2. «Хранение» состоит из работ:
хранение чая,
9
хранение одежды,
хранение мебели.
Функция 3. «Продажа» состоит из работ:
продажа чая,
продажа одежды,
продажа мебели.
Бизнес-направление(бизнес-процесс)1. «Торговлячаем»
Функция |
Функция |
Функция |
«Закупка» |
«Хранение» |
«Продажа» |
Начало |
Закупка |
Хранение |
Продажа |
Окончание |
|
чая |
чая |
чая |
|
Бизнес-направление(бизнес-процесс)2. |
«Торговляодеждой» |
|
|
|
Начало |
Закупка |
Хранение |
Продажа |
Окончание |
|
одежды |
одежды |
одежды |
|
Бизнес-направление(бизнес-процесс)3. |
«Торговлямебелью» |
|
|
Начало |
Закупка |
Хранение |
Продажа |
Окончание |
|
мебели |
мебели |
мебели |
|
Рисунок 2.5 – Бизнес-процессы и функции компании «Эврика»
В настоящее время существуют три основных способа описания (рисунок
2.6). Первый способ – есть не что иное как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Примером текстового описания фрагмента бизнес-
процесса является следующий текст: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с Юридическим отделом».
10