9

Рис. 9.6. Элементыэлектронногодокумента

Кнедостаткамэлектронныхдокументовжноотнестинеполнуююридическуюпроработку процессаихутвержденияилиподписания.

Технологияобработкиэлектронныхдокументребуетовиспользованияспециализированного программногообеспечения—программуправлениядокументообор, отомрыезачастую встраиваютсякорпоративныеИС.

Проектированиеформэлектронныхдокументов , т.е. созданиешаблонаформыс помощьюпрограммногообеспеченияпроектированияформ, обычновключаетсебя выполнениесл дующихшагов:

способомихранимаявпамятивычислительнойсистемыввидефайлов, спомощьюкоторых удовлетворяютсяинформационныепотребностиуправленческихпроцессовирешаемыхзадач.

ВсефайлыИБможноклассифицироватьпоследующимпризнакам:

• по этапам обработки(входные, базовые, результатные);

•по типу носителя(напромежуточныхносителях—гибкихмагнитныхдисках магнитныхлентахинаосновныхносителях—жесткихмагнитныхдисках, магнитооптическихдискахдр.);

•по составу информации(файлысоперативнойинформациейфайлыспостоянной информацией);

прямымспособомдоступа).

Входные файлысоздаютсяпервичныхдокументовдлявводаданныхилиобновления базовыхфайлов.

Рабочиефайлы создаютсядлярешенияконкретныхзадачнабазеосновныхфайловпутем выборкичастинформацииизнесколькихосновныхфайловсцельюсокращениявремени обработкиданных.

Промежуточныефайлы отличаютсярабочихфайловтем, чтоониобразуютсяв результатерешенияэкономическихзадач, подвергаютсяхранениюсцельюдальнейшего использованиядлярешениядругихзадач. Этифайлы, такжекакирабочиефайлы, при высокойчастотеобращениймогутбытьтакжепереведеныкатегориюосновныхфайлов.

Служебныефайлы предназначаютсядляускоренияпоискаинформациивосновныхфайлах ивключаютсебясправочн,икиндексныефайлыикаталоги.

Существуютследующие способыорганизацииИБ :совокупностьлокальныхфайлов, поддерживаемыхфункциональнымипакетамиприкладныхпрограмм, иинтегрированнаябаза данных, основывающаянаисяпользовауниверсальныхпрограммныхсредствзагрузки, хранения, поискаведенияданных, т.е. системыуправлениябазамиданных(СУБД).

Локальныефайлывследствиесп циализацииструктурыданныхподзадачиобеспечивают, как правило, болеебыстроевремяобработкиданных. Однаконедостаткиорганизациилокальных файлов, связанныебольшимдублированиемданныхвинформационнойсистеме, как следствие, н согласованностьюданныхразныхприложениях, атакженегибкостьюдоступак информации, перекрываютуказанныепреимущества. Поэтомуорганизациялокальныхфайлов можетприменятьсятольковспециализированныхприложениях, требующихоченьвысокой скоростиреакцииприимпортен обходимыхданных.

ИнтегрированнаяИБ , т.е. базаданных(БД) —этосовокупностьвзаимосвязанных, хранящихсявместеданныхпритакойминимальнойизбыточности, котораядопускаетих использованиеоптимальнымобразомдлямножестваприложений.

ЦентрализацияуправленияданнымиспомощьюСУБДобеспечиваетсовместимостьэтих данных, уменьшенсинтаксическойсемантическойизбыточности, соответствиеданных реальномусостояниюобъекта, разделениехраненияданныхмеждупользователями возможностьподключеновыхияпользователей. Ноцентрализацияуправлениинтеграция данныхприводяткпроблемамдругогохарактера:необходимоусилениятиконтроля вводимыхданных, необходимобеспечениястисоглашениямеждупользователямиповоду составаиструктурыданных, разграничениядоступаисекретностиданных.

ОсновнымиспособамиорганизацииБДявляютсясозданиец нтрализованных распределенныхБД. ОсновнымкритериемвыбораспособаорганизацииИБявляется достиженмиенимальныхтрудовыхистоимостныхзатратнапроектированиеструктурыИБ, программногообеспеченсистемыяведенияфайлов, такженаперепроектированиеИБпри возникновенииновыхзадач.