Отчёт,7

-учет материальных ценностей;

-данные по кадрам (отпуска, отсутствия на рабочем месте);

-информация о сделанном или заявленном ремонте тех или иных сооружений и оборудования;

-учет поврежденного оборудования;

-данные об установке и замене приборов учета.

Еще одной системой, используемой в данной организации, является Synergy Center. Данная система является системой электронного документооборота, оперативного управления деятельностью компании. Данная программа позволяет удаленно получать данные о решенных, поступивших задачах, предоставлять данные и документы для пользования другими сотрудниками. Также, она предусматривает постановку задачи, назначение участников и других атрибутов. Система делает рабочее место «мобильным», то есть связанным с другими сотрудниками, а также доступным для получения информации и данных по задачам для выполнения. Основными функциями Synergy Center являются:

-управление задачами и проектами;

-автоматизация документооборота;

-контроль выполнения поручений;

-оптимизация работы отдела продаж;

-организация базы знаний.

Для связи между сотрудниками, а также отправки документов или постановки задач для выполнения от руководителей, в организации используется программа Microsoft Office Communicator. Данная программа ориентирована на объединение людей, данных, процессов в режиме реального времени путем обмена мгновенными сообщениями, голосовыми и видеоданными, а также телефонной связи. Данная программа помогает сотрудникам не только отслеживать текущий статус своих коллег, но и перенаправлять свой звонок на телефоны других организаций, а также удаленно

32

искать сотрудников других предприятий и организаций для обмена информацией. К основным функциям системы относятся:

-управление контактами;

-управление присутствием и настройками присутствия;

-управление журналом бесед;

-создание конференций.

Так как Вяземский РЭС является районным подразделением Смоленскэнерго, то для клиентов предусмотрена функция подачи заявки на технологическое присоединение, установку или замену приборов учета через Интернет. Каждый клиент может удаленно воспользоваться всемирной сетью и подать заявку на прием к специалисту, указав дату и время, выбрав соответствующий район. Также, с помощью этой функции можно узнать о тарифах и ценах на те или иные услуги, предоставляемые организацией.

Говоря о том, какие программы используются для составления ведомостей и отчетов, следует отметить, что чаще всего это программы Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel. С помощью данных программ составляются сводные таблицы и ведомости по проведенным операциям, а также какие-либо данные о деятельности тех или иных отделов. Это достаточно удобно, потому что любой программный пакет имеет возможность передавать документы таких форматов быстро и с наименьшими потерями.

Безопасность информации и данных на каждом персональном компьютере сотрудника обеспечивается следующим образом. На каждом персональном компьютере установлена антивирусная программа «Касперский». Данная программа периодически обновляется сотрудниками IT-поддержки организации. Также, доступ ко всем программным продуктам и документации с персонального компьютера производится строго после ввода пароля, который закреплен за сотрудниками всех отделов и подразделений. При отсутствии на рабочем месте, сотрудник должен защитить свой компьютер от доступа посторонних к информации, хранящейся на нем, поэтому при включении и выключении также вводится пароль. Контроль над надлежащей безопасностью

33

и сохранностью данных, хранящихся на персональных компьютерах работников, производит служба безопасности организации, которая ведет удаленный надзор за каждым рабочим местом.

Следует также сказать и о разграничении прав доступа к данным организации. У лиц, занимающих руководящие должности, существует доступ ко всей информации, хранящейся в базе данных организации. Сотрудники же каждого из отделов могут использовать информацию и данных по своему узкому профилю, а также информацию, связанную с их заработной платой, отпуском или премией.

Таким образом, региональное подразделение «Смоленскэнерго» Вяземский РЭС играет значимую роль в обеспечении района электрической энергией, в частности, поставляя электроэнергию и осуществляя подключения жилых домов и предприятий к электрическим сетям. Занимая важное место в экономике района, Вяземский РЭС использует для своей работы автоматизированные системы, упрощая и делая более быстрым процесс как передачи энергии, так ее распределения и сбыта.

2.2 Анализ бизнес-процесса учета профилактических и ремонтных работ

Основной задачей ремонтной службы организации является обеспечение постоянной работоспособности оборудования, а также его модернизации, обеспечение организации запасными частями, необходимыми для ремонта и повышение уровня эксплуатации действующего оборудования, а также повышение качества обслуживания и ремонтов оборудования без увеличения затрат на их реализацию.

Отделом, который занимается проведением профилактических работ, технического обслуживания, а также ремонтных работ, является ремонтноэксплуатационный отдел. Этот отдел координирует и направляет работу всех отделов и служб по разработке месячных, квартальных и годовых планов

34

ремонта оборудования, разрабатывает мероприятия по их осуществлению и обеспечивает контроль за их выполнением.

К основным функциям ремонтно-эксплуатационного отдела следует отнести:

- бесперебойное обеспечение объектов энергоносителями, электроэнергией, бесперебойная работа систем отопления и вентиляции;

-планирование потребности в запасных частях;

-организация работ по монтажу, демонтажу и последующей утилизации оборудования;

-своевременная разработка проектно-технологической документации на проведение профилактических и ремонтных работ;

-организация и контроль качества проведения текущих и капитальных ремонтов;

-организация и контроль своевременного проведения профилактических

работ;

-организация и проведение аварийных работ;

-содержание и обеспечение технического обслуживания оборудования и сооружений.

Целью построения модели «AS-IS» является графическое представление состояния процесса осуществления учета профилактических и ремонтных работ филиала ПАО МРСК Центра Смоленскэнерго Вяземского РЭС. На рисунке 2.2 представлено дерево диаграмм, которое позволяет описать процесс осуществления ремонтных и профилактических работ в целом и понять общий смысл того, что происходит в данном процессе:

-имеющиеся входы;

-используемые механизмы для преобразования входов в выходы.

35

Рисунок 2.2 – Дерево диаграмм

На рисунке 2.3 изображена контекстная диаграмма системы учета профилактических и ремонтных работ энергетической организации. Данная диаграмма позволяет увидеть окружение системы, её взаимодействие с внешней средой, все её входы и выходы.

Рисунок 2.3 – Контекстная диаграмма

Из данной диаграммы видно, что процесс учета ремонтных и профилактических работ осуществляется на основании необходимости в его

36

проведении, то есть при фактическом обнаружении поломок или наступлении аварий. На рисунке 2.4 представлена дальнейшая декомпозиция данного процесса для более подробного описания, а также последующего анализа модели вида «AS-IS». Данная диаграмма позволяет проследить, что на данном этапе в организации существует при реализации бизнес-процесса и какие нововведения и усовершенствования необходимы на каждой его стадии для повышения эффективности.

Рисунок 2.4 – Декомпозиция уровня А0

Процесс подачи заявки на ремонт представлен на рисунке 2.5. На данном этапе специалист отдела ТО получает и регистрирует заявку и осуществляет назначение необходимых материалов и запчастей, ответственных за её выполнение.

37

Рисунок 2.5 – Декомпозиция уровня А1

На рисунке 2.6 изображен процесс осуществления ремонта и проведения профилактических работ оборудования. Данный процесс включает в себя получение необходимых материалов, проведение работ и предоставление результатов для формирования итоговой отчетности для проведения её последующего анализа специалистами отдела и руководством организации.

Рисунок 2.6 – Декомпозиция уровня А3

38

На рисунке 2.7 изображен процесс формирования итоговой отчетности по проведенным ремонтным и профилактическим работам в организации. На данном этапе создаются необходимые документы, сдается вышедшее из отдела ремонта функционирующее оборудование.

Рисунок 2.7 – Декомпозиция уровня А4

На основании проведенного моделирования существующего процесса осуществления учета профилактических и ремонтных работ в филиале ПАО МРСК Центра Смоленскэнерго Вяземском РЭС, можно сделать вывод о том, что данный процесс не является совершенным и нуждается в усовершенствовании и доработке. Осуществление профилактических и ремонтных работ осуществляется в данном филиале по факту наличия того или иного недочета, поломки или из-за аварии.

В таблице 2.2 представлен количественный анализ модели «AS-IS», проведенный с помощью использования формул, представленных в приложении Б.

Данный процесс не имеет информационной связи с отделом материальнотехнического обеспечения, который, в свою очередь, осуществляет мониторинг наличия необходимых запасных частей и деталей для проведения работ, также в системе не предусмотрено создание так называемого резерва, который мог бы

39

формироваться за счет отчислений при постановке оборудования на учет для дальнейшего проведения дорогостоящих ремонтов за счет его средств.

Таблица 2.2 – Количественный анализ модели

На основании выявленных недочетов следует осуществить построение модели «TO-BE», которая позволит графически изобразить предложенную систему, реализуемую в процессе разработки, контекстная диаграмма модели представлена на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Контекстная диаграмма

Данная контекстная диаграмма была декомпозирована, результат декомпозиции которой на уровне А0 представлен на рисунке 2.9. Из данного графического представления видно, что при внедрении разрабатываемой информационной системы процесс подачи заявки на осуществление работ будет осуществляться с помощью системы.

40

Рисунок 2.9 – Декомпозиция уровня А0

На рисунке 2.10 представлена декомпозиция процесса подачи заявки на ремонт, которая осуществляется в системе с помощью регистрации новой заявки в базе данных и связи данной системы с системой материальнотехнического обеспечения. Данная связь позволяет осуществлять составление создания дефектной ведомости, в которой формируется перечень всех необходимых запчастей и деталей для проведения ремонта и потребность в отсутствующих на складе материалах.

Рисунок 2.10 – Декомпозиция уровня А1

41