Автоматизированные информационные системы в делопроизводстве
Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.
Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.
Классификация АИС
В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам: Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами. Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия. Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.
Системы (подсистемы) класса A - системы (подсистемы) контроля и управления технологическими объектами и/или процессами. Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:
· достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;
· наличием явно выраженной функции контроля над текущим состоянием объекта управления;
· наличием контура обратной связи; (feedback loop)
В качестве классических примеров систем класса A можно считать:
· SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);
· DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);
· Batch Control - системы последовательного управления;
· АСУ ТП - Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.
Системы класса B предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия оперативных решений, оказывающих влияние на ограниченный круг видов деятельности или небольшой период работы предприятия. В некотором смысле к таким системам принято относить те, которые находятся на уровне технологического процесса, но с технологией напрямую не связаны. В перечень основных функций систем (подсистем) данного класса можно включить:
· выполнение учетных задач, возникающих в деятельности предприятия;
· сбор, предварительную подготовку данных, поступающих в КИС из систем класса A, и их передачу в системы класса C;
· подготовку данных и заданий для автоматического исполнения задач системами класса A.
· управление производственными и человеческими ресурсами в рамках принятого технологического процесса;
· планирование и контроль последовательности операций единого технологического процесса;
· управление качеством продукции;
· управление хранением исходных материалов и произведенной продукции по технологическим подразделениям;
Классическими примерами систем класса B можно считать:
· MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);
· MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);
· CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);
· SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами);
и т.д.
Одна из причин возникновения подобных систем - необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.
Системы класса C предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия стратегических решений, оказывающих влияние на деятельность предприятия в целом. В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:
· анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;
· планирование деятельности предприятия;
· регулирование глобальных параметров работы предприятия;
· планирование и распределение ресурсов предприятия;
· подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.
· наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;
· интерактивность обработки информации;
· повышенной длительностью обработки данных, колеблющейся от нескольких минут до несколько часов или суток;
· длительным периодом принятия управляющего решения;
Классическими названиями системы класса B можно считать:
· ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);
· IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);
· АСУП (Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) — комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и действий квалифицированного персонала, предназначенный для решения задач планирования и управления различными видами деятельности предприятия) и др.
Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении. Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Основные участники мирового рынка сэд
Action Technologies
Компания Action Technologies занимается разработкой ПО коллективной работы более 12 лет. В 1996 г. она выпустила Web-ориентированное ПО организации документооборота Action Metro. Это типичное приложение для Интернет: сервер управления процессами располагается "cзади" Web-сервера, функционирующего в качестве внутреннего шлюза.
Для определения документооборота они используют выделенный клиент или инструментальное средство проектирования Process Builder, обращающееся непосредственно к серверу Action Metro. Process Builder позволяет создавать визуальную диаграмму последовательности прохождения документа с использованием маркированной рамки для обозначения каждого этапа и стрелок для определения отношений между ними.
Documentum
Известна на мировом рынке и СЭД Documentum (разработки компании с одноименным названиемDocumentum, созданной в 1990 г., головной офис расположен в г. Pleasantion, штат Калифорния, доходы в первом квартале 2002 г. составили $50.6 млн., что на 12% больше, чем в первом квартале 2001 г.), предназначенная для средних и крупных предприятий (особенно со сложной гетерогенной ИТ-средой). В число клиентов и партнеров Documentum входят такие компании, как Delta Airlines, JC Penney, Origin, BEA Systems, BroadVision, Hewlett Packard, Macromedia и др.
В основе СЭД Documentum лежит объектно-ориентированный подход. Система базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из 4-х частей: содержимого документа, его атрибутов, связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности, маршрутов его прохождения. Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них.
Единый корпоративный репозитарий DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД.
Hyland Software
Компания Hyland Software (город Кливленд, штат Огайо, 160 сотрудников по всему миру, www.onbase. com) предлагает интегрированную СЭД OnBase, которая достаточно популярна в мире (в настоящее время ее используют более 2500 предприятий и организаций). В ней реализованы: обработка образов; управление документами, потоками работ, генерацией отчетов/выводом, электронной почтой; поддержка электронных форм и электронной подписи и др.
Siemens Nixdorf
СЭД DocuLive разработана норвежским отделением компании Siemens Nixdorf и предназначена для средних и крупных предприятий с числом участников делопроизводства до нескольких тысяч человек. Ообенностью DocuLive является ее поставка в исходных кодах (что позволяет достаточно просто настраивать систему, разрабатывать собственные приложения и даже изменять логику работы системы). DocuLive работает в 2-уровневой клиент-серверной архитектуре. Карточки документов и папок хранятся на SQL-сервере (Oracle, Microsoft, Sybase, Informix), а документы — на файл-сервере. Доступ к содержимому документов может осуществляться не только с помощью сетевой файловой системы, но и через FTP. Кроме того, документы могут храниться в базе SQL-сервера в виде двоичных объектов.
Компания Saperion предлагает СЭД Saperion, в которой реализованы управление документами, классификация, управление записями, управление отчетами, захват, архивация, поиск, цифровые подписи и другие возможности.