из электронной библиотеки / 406077781692147.pdf

Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды. Принципы организации контроля. Сроки исполнения: типовой, индивидуальный. Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждении.

Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных карточек.

Должностные липа, осуществляющие регистрацию и контроль исполнения, их функции и права.

Тема 9. Организация оперативного хранения документов

Номенклатура дел: понятие. Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки. Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел. Порядок формирования дел.

Организация хранения исполненных документов. Основные требования нормативных документов, регламентирующих данный этап документооборота. Ответственность за сохранность документов.

Тема 10. Порядок передачи документов в архив или на уничтожение

Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение: подготовительный (обоснование выбора способа сохранения или уничтожения путем проведения экспертизы ценности документов), основной (подготовка дел для передачи в архив), завершающий (передача в архив или уничтожение).

Экспертиза ценности документов: понятие, назначение. Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов. Экспертные комиссии, их функции, права. Этапы проведения экспертизы. Оформление результатов экспертизы. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения. Порядок передачи дел в архив пли уничтожения документов.

Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Правила оформления и составления описи дел. Порядок передачи дел в архив.

Архив: понятие, назначение. Виды архивов: государственные, ведомственные, объединенные ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу.

Архивные фонды: документальный, государственный.

Раздел III. Документы по личному составу. Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

Тема 11. Документы по личному составу

Общие сведения о документации по личному составу (кадрам, персоналу); совокупность документов, их назначение. Виды документов по личному составу: трудовые контракты (договоры), приказы (о приеме, увольнении, переводе), трудовые книжки, личные карточки и др.; основные требования к оформлению; обеспечение сохранности и соблюдение конфиденциальности. Правила хранения. Порядок составления документов: о приеме на постоянную работу; об увольнении; при переводе на другую должность в рамках предприятия (фирмы). Контракты (договоры); характеристика документа. Порядок составления и заключения конкретного контракта.

Понятие о правовой грамотности текста; требования к тексту контракта. Составные части контракта; основные и дополнительные условия контракта. Категории работников, на которые распространяется контрактная форма найма, организации и оплаты труда. Перечень условий, не устанавливаемых по согласованию сторон.

Порядок оформления контракта; форма контракта.

Приказы по личному составу. Правила оформления; составление текста приказа по личному составу.

11

Формализованный вид приказа; бланк; его применение.

Индексы приказов. Правила формирования приказов в самостоятельное дело. Трудовые книжки. Правила первоначального заполнения трудовой книжки; необхо-

димость документального подтверждения записей; перечень обязательных документов для оформления трудовой книжки. Правила ведения и оформления последующих записей в трудовой книжке: сведений о работе, о награждениях и поощрениях, об открытиях. Правила внесения исправлений (изменений) в трудовую книжку. Порядок ознакомления владельца с записями. Вкладыш в трудовую книжку. Правила выдачи трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки; правила оформления и выдачи. Учет трудовых книжек.

Личные карточки как основной документ по учету персонала предприятия (фирмы); форма карточки. Правила заполнения и оформления личной карточки.

Обязательность документальных сведений. Требования к записям по каждому разделу карточки.

Личные дела (досье). Состав документов личного дела. Содержание документов; правила составления, оформления. Правила оформления папки личных дел; оформление обложки, порядок подшивания документов и внесения в них изменений.

Виды и назначение личных документов. Общие требования к тексту. Правила хранения. Заявление; формы заявлений; бланки; основные реквизиты; правила заполнения, оформления. Резюме; его применение. Реквизиты. Основные разделы текста; требования к составлению и оформлению.

Автобиография; реквизиты; правила составления текста. Расписка; применение. Форма личной расписки; реквизиты. Требования к составлению текста; правила оформления.

Доверенности; характеристика документа; назначение. Виды доверенностей; правила оформления; требования к составлению текста. Сроки действия доверенностей. Личная доверенность; основные реквизиты. Основные реквизиты официальной доверенности (форма доверенности); перечень текстовых данных.

Расписка: характеристика документа; назначение. Основные реквизиты расписки.

Тема 12. Автоматизация документационного обеспечения управления.

Электронный документ: преимущества и недостатки. Электронная почта. Цели автоматизации процессов делопроизводства. Классификация систем автоматизации делопроизводства. Электронные системы управления документооборотом: понятие, задачи. Структура и состав электронной системы управления документооборотом.

Обзор систем электронного делопроизводства и документооборота. Функциональные характеристики систем автоматизации.

Компьютерные технологии в делопроизводстве. Создание бланков для учреждения. Создание документа. Печать, регистрация, поиск, хранение документов, контроль за исполнением документов, формирование номенклатуры дел. Информационно-справочная работа по документам.

Технологии электронного управления документами: классификация, общая характеристика. Организация системы электронного документооборота в информационнобиблиотечном учреждении: особенности реализации операций ввода, обработки, хранения, поиска управленческих документов в условиях автоматизации в информационнобиблиотечных учреждениях.

5.2 Разделы дисциплины и междисциплинарные связи с обеспечиваемыми (последующи-

ми) дисциплинами

12

a. Разделы дисциплин и виды занятий

Очная форма обучения

13

14

2 семестр

Занятие 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.

1.Предмет, содержание и задачи документационного обеспечения управления.

2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3.История развития системы государственного документирования. - Делопроизводство в Древней Руси.

-Приказное делопроизводство 15-17 вв.

-Коллежское делопроизводство.

-Министерское делопроизводство 19 – начала 20 вв.

-История делопроизводства в 20 вв.

4.Классификация документов.

5.Основные понятия: документ, документоведение, документационное обеспечение управления (ДОУ).

6.Нормативно-правовая база ДОУ.

7.Назначение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ): типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Занятие 2-4. Документы и способы документирования

1.Функции документов: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, историческая и другие, их характеристика.

2.Документирование: понятие, назначение, основные способы.

3.Материальные носители информации.

4.Классификация документов по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию и другим признакам.

5.Виды документов: текстовые, графические, машиночитаемые, фотодокументы.

6.Влияние научно-технического прогресса на документ и документирование. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи".

7.Общероссийские классификаторы (ОКУД, ОКНО), их краткая характеристика.

Задание:

1.Изучите функции документов и дайте их характеристику.

2.Укажите основные способы документирования и материальные носители информации.

3.Разработайте схему классификации документов по разным признакам.

4.Сравните разные виды документов по назначению, содержанию и оформлению.

5.Дайте краткую характеристику общероссийских классификаторов

Рекомендуемая литература

Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов. - М: Изд. РИОР, 2005 Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. - М.:

Омега-Л, 2005

15

Чукавенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: «ТК Велби», изд. «Проспект», 2004

Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред, проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: ИЦ «Академия», 2008

Занятие 5-7. Унификация и стандартизация документов. Системы документации

1.Унификация и стандартизация документации: понятие.

2.Системы документации: понятие, признаки.

3.Функциональные и отраслевые системы документации. Межотраслевые системы документации.

4.Унифицированная система документации: понятие.

5.Состав унифицированных систем документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, первичная, учетная, финансовая и др.

6.Национальные стандарты, входящие в состав унифицированных систем документации.

Задание

1.Дайте определение понятий «унификация» и «стандартизация документации».

2.Изучите системы документации и их признаки. Разработайте схему их классификации.

3.Дайте понятие «унифицированная система документации».

4.Разработайте схему состава унифицированных систем документации.

5.Составьте перечень национальных стандартов, входящих в состав унифицированных систем документации

Рекомендуемая литература

1.ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные поло-

жения. - М., 1988. -12 с.

2.ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. -М., 1987. - 12 с.

3.ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организа- ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 1997.

-19 с.

4.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003. – 17 с.

5.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

-М., 1998. -8 с.

6.Кузнецова, Т.В, Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова: - 5-е изд. испр. и доп.-М.: ООО «Журнал «Управление персоналом»,

2007.- 528с.

7.Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И.Ю. Крылова. – СПб: «Бизнес-пресса», 2005.- 230 с.

8.Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. / А.В. Пшенко.- 4-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2006.-176 с.

9.Организация работы с документами: учебник. 2-е изд., перераб. и доп. / под ред. В.А. Кудряева и др. - М., 2002.-592 с.

10.Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. – 4-е изд. – М. – Новосибирск: ИНФРА-М, 2005. – 311 с.

11.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. - 6-е изд., испр. и доп. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М. - Новосибирск, 2006. -363 с.

16

12. Андреева, В.И. Образцы документов по делопроизводству / В.И. Андреева. -

М., 1998. - 144 с.

Занятие 8-10. Реквизиты и бланки документов

1.Реквизит, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм документов, альбом форм унифицированных документов: понятие, характеристика.

2.Правила оформления реквизитов бланка и их расположения на стандартном формате бумаги, размеры полей.

3.Формуляр-образец группы документов, принадлежащих к одной системе.

4.Проектирование бланков документов организации. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.

5.Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма).

6.Состав, оформление реквизитов бланка.

Задание

Разработать (спроектировать) бланки организации: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Рекомендуемая литература

1.Интернет ресурсы. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Уни-

фицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 2003

Занятие 11-13. Организационно-распорядительная и справочно-информационная документация

1.Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды (организационные, распорядительные, справочные).

2.Организационные документы: устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, должностная инструкция, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению, порядок утверждения.

3.Распорядительные документы: постановление, приказ (по основной деятельности и по личному составу), распоряжение, совместный распорядительный документ, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению.

4.Справочно-информационные документы: служебные письма, справки, докладные-записки, протоколы, акты, заявления, их характеристика и состав, требования к оформлению.

5.Типы документов: подлинник, копия, дубликат, выписка, их назначение. Порядок оформления и выдачи копий и дубликатов, выписок из них.

Задание

1.Дайте определение понятия «организационно-распорядительные документы». Охарактеризуйте их назначение и виды.

2.Составьте в виде таблицы характеристику организационных документов по назначению, содержанию, составу, требованиям к оформлению, порядку утверждения.

3.Составьте в виде таблицы характеристику распорядительных документов по назначению, содержанию, составу, требованиям к оформлению, порядку утверждения.

4.Составьте в виде таблицы характеристику разных видов справочно-информационных документов по составу и требованиям к оформлению.

17

5.Укажите типы документов и их назначение.

6.Изучите порядок оформления документов разных типов.

Рекомендуемая литература

1.Кузнецова, Т.В, Делопроизводство: - документационное обеспечение управления / Т.В.Кузнецова: - 5-е изд. испр. и доп. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.-

528с.

2.Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И.Ю. Крылова. – СПб: «Бизнес-пресса», 2005.- 230 с.

3.Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. / А.В. Пшенко.- 4- е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2006. - 176 с.

4.Организация работы с документами: учебник. 2-е изд., перераб. и доп. / под ред. В.А. Кудря-

ева и др. - М., 2002.-592 с.

5.Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. – 4-е изд.

– М. – Новосибирск: ИНФРА-М, 2005. – 311 с.

6.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. - 6-е изд., испр. и доп. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М. - Новосибирск, 2006. -

363 с.

7.Зайцева, Т.А. Современные методики делопроизводства в библиотеке: учеб. - метод. пособие / Т.Д. Зайцева. - М.: Либерия, 2004. - 128 с.

8.Государственная система документационного обеспече¬ния управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - 69 с.

9.Общероссийский классификатор управленческой доку¬ментации. - М.: Изд-во стандартов,

1994, - 77 с.

10.Типовая инструкция по делопроизводству в министерст¬вах и ведомствах Российской Федерации: утв. 24.06.92 г. // Сб. нормат. актов. - М., 2001. - С. 3 - 46

11.Клюев, В.К. Правовое регулирование и стимулирование груда персонала библиотеки: научно - практ. пособ. / В.К. Клюев, А.Б.Бакулова. - М.: ЦНСХБ. 2007. - 156с.

3 семестр

Занятие 1-2. Общие основы деловой корреспонденции

1.Служебная переписка на предприятии.

2.Логическое построение документов.

3.Классификация деловых писем.

4.Коммерческие и деловые письма.

5.Обычные и циркулярные письма.

6.Деловое письмо в условиях унификации.

7.Реквизиты делового письма.

8.Варианты адресования писем.

9.Языковой стандарт делового письма.

10.Фактор цели, фактор адресата и коммуникативные роли при составлении письма.

11.Стандартный аспект композиции деловых писем.

12.Использование языковых формул и характеристика писем.

13.Речевой этикет делового письма. Формулы обращения.

Задание

Письменная проверочная работа по пройденным темам Самостоятельно оформить следующие виды служебных писем: письмо-просьба письмо-запрос гарантийное письмо

18

письмо-подтверждение сопроводительное письмо письмо-приглашение.

Занятие 3. Организация документооборота

1.Служба ДОУ в организациях: цели, задачи, назначение, функции, типовые структуры, должностной состав.

2.Регламентация работы СДОУ.

3.Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота.

4.Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.

Рекомендуемая литература

1.Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов. - М: Изд. РИОР, 2005

2.Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. - М.: Омега-

Л, 2005

3.Чукавенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: «ТК Велби», изд. «Проспект», 2004

4.Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред, проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: ИЦ «Академия», 2008

Занятие 4-6. Организация регистрации документов и контроль исполнения документов

1.Регистрация документов: понятие, цели, задачи, места регистрации различных категорий документов.

2.Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки.

3.Показатели, вводимые в регистрационные формы.

4.Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

5.Состав выполняемых работ при отправке исходящих документов: проверка правильности оформления, наличия приложений, адресата, сортировка по адресатам и видам отправлений: составление описи рассылки.

6.Традиционный способ отправки документов (почтой). Отправка документов с помощью телефона, факса.

7.Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды.

8.Принципы организации контроля.

9.Сроки исполнения: типовой, индивидуальный.

10.Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждении.

11.Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы.

12.Организация работы с помощью справочных карточек.

13.Должностные липа, осуществляющие регистрацию и контроль исполнения, их функции и права.

Задание

1.Изучите понятие, цели, задачи регистрации документов.

2.Укажите места регистрации документов.

3.Сравните системы и разные формы регистрации документов по их достоинствам и недостаткам.

4.Перечислите показатели, вводимые в регистрационные формы. Укажите особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

19

5.Определите в форме схемы последовательность работ, выполняемых при отправке исходящих документов.

6.Изучите понятие, назначение и виды контроля исполнения документов, принципы его организации.

7.Рассмотрите технологию ведения контроля, анализ исполнения документов.

8.Выявите взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы.

9.Перечислите должностных лиц, осуществляющих регистрацию и контроль исполнения, их функции и права.

Рекомендуемая литература

1.Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов. - М: Изд. РИОР, 2005

2.Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. - М.: Омега-

Л, 2005

3.Чукавенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: «ТК Велби», изд. «Проспект», 2004

4.Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред, проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: ИЦ «Академия», 2008

Занятие 7-9. Организация оперативного хранения документов

1.Номенклатура дел: понятие.

2.Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки.

3.Виды номенклатур дел.

4.Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел.

5.Порядок формирования дел.

6.Организация хранения исполненных документов.

7.Основные требования нормативных документов, регламентирующих данный этап документооборота.

8.Ответственность за сохранность документов.

Задание

1.Дайте определение понятия «номенклатура дел» и определите ее значение.

2.Изучите порядок состояния, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел. а также порядок формирования дел.

3.Установите последовательность действий по организации хранения исполненных доку-

ментов.

4.Рассмотрите основные требования нормативных документов, регламентирующих организацию хранения исполненных документов.

5.Изучите ответственность за сохранность документов.

Рекомендуемая литература

Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, 2003 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организа-

ций с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положе-

ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 2003 Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов. - М: Изд. РИОР, 2005 Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. - М.: Омега-

Л, 2005

20