из электронной библиотеки / 140913394512608.pdf

2. Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3. Фотокино-видеодокументирование.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

2.Документы на машинных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

3.Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронновычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Классификация документов

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

по способу документирования

рукописные; электронные; графические; кино -, фотодокументы.

по сфере использования

организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические.

по содержанию

простые; сложные.

по месту составления

внутренние; внешние.

по степени гласности

открытые;

сгрифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

по происхождению

официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

по юридической силе

оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его

внешние признаки, не имеющие юридической силы); отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные

должностным лицом и печатью); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же

юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

по форме изложения (степени унификации)

индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а

другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явлениятиповые инструкции);

примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

по срокам исполнения

срочные (с указанием срока исполнения); несрочные.

по срокам хранения

временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.

ТЕМА 3. Законодательная и нормативно-методическая основа делопроизводства туристических организаций.

1.Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

2.Локальные нормативные документы туристической организации.

Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения управления.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством,

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативноправовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции,

1.законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2.постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3.государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4.правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5.правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6.государственные стандарты на документацию;

7.унифицированные системы документации;

8.общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9.нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10.нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов,

применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации "О техническом регулировании" от 10 июля 1993 г. № 5154- 1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист должен знать положения:

1.Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61); (последние изменения от 11.06.2011г.)

2.Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

3.других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

Виды локальных нормативных актов Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) требует, чтобы в

организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах его компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

К ЛНА, обязательным для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ, относятся:

1.штатное расписание (ст. 57);

2.правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190);

3.документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86, 87, 88);

4.график сменности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ), необходимый в тех организациях, где применяется сменная работа;

5.график отпусков (ст. 123ТКРФ);

6.правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда (ст. 212 ТК РФ). Эти кадровые документы относятся к тем документам, которые прежде всего проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Помимо перечисленных документов организация по своему усмотрению может создавать факультативные локальные нормативные документы, в частности:

положение о коммерческой тайне, положение об аттестации работников, положение о прохождении испытания, положение о работе с обращениями граждан, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих, инструкцию по делопроизводству, инструкцию по кадровому делопроизводству, положение о персонале, коллективный договор, альбом форм документов по учету кадров и др.

Законодательно определено общее требование, относящееся к содержанию ЛНА: их нормы не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Установлено, что локальная сфера регулирования трудовых отношений распространяется на работников, заключивших с данным работодателем трудовые договоры.

Таким образом, законодатель значительно расширил границы локального регулирования труда. При этом суть локального нормотворчества как элемента системы источников трудового права заключается в достижении оптимального согласования интересов работодателя и работников. Локальные нормы — проявление самоорганизации сторон трудового правоотношения. Разрабатывая и принимая локальные правила, работодатель и работники реализуют принцип «самопомощи» в форме локальных стандартов труда.

Рассмотрим наиболее важные признаки, характерные для ЛНА.

1.Волевое содержание. В содержании локальных актов, разрабатываемых на основе совместных или согласованных проектов локального нормотворчества, выражается воля не только разработчика (работодателя), но и работников, их представителей. При этом

вЛНА, предусмотренных трудовым законодательством, воплощение воли работников поставлено в зависимость от усмотрения работодателя, который может учесть или не учесть мнение представительного органа работников. Например, правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ч. 1 ст. 190 ТК РФ).

2.Официальный характер. Этот признак является продолжением первого признака. Для нормативных правовых актов установлены повышенные требования, связанные с процедурами их принятия, опубликования и доведения до сведения работников. Доведение ЛНА до сведения работников возможно двумя способами.

В о - первых, ст. 68 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя при приеме на работу (до подписания трудового договора) ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Вариант можно использовать в организации с небольшой численностью работников. Это так называемые ознакомительные листы, которые прикрепляются к самому локальному акту, причем эти листы должны быть прошиты и пронумерованы вместе с локальным актом.

Во-вторых, если ЛНА принимается или в него вносятся изменения в процессе трудовой деятельности, то работодатель также обязан ознакомить с ними работников. Так как порядок ознакомления и опубликования ЛНА в ТК РФ не определен, то работодатель сам должен его урегулировать. Может быть несколько вариантов.

Данный вариант предпочтителен в организациях с большой численностью персонала, а также при наличии нескольких ЛНА. В этом случае следует вести журналы ознакомления по каждому локальному акту, где будут проставляться подписи работников и даты ознакомления. Таким же образом можно знакомить работников с ЛНА в случае их изменения и дополнения.

Кроме того, факт ознакомления работника со всеми локальными актами может быть зафиксирован в тексте самого трудового договора. В этом случае в договоре предусматривается графа, где перечисляются все документы, представленные работнику для ознакомления, и работник своей рукой делает отметку о том, что ознакомлен с этими документами, и расписывается.

3. Всеобщий характер ЛНА проявляется в том, что они касаются неопределенного круга работников данного работодателя и рассчитаны на неоднократное применение. Эти нормативные акты действуют непрерывно и постоянно. Их «неисчерпаемость» проявляется в том, что они не прекращают своего действия и после совершения предписаний, заложенных в них.

4.Компетенция уполномоченных субъектов на принятие нормативного акта и процедура принятия установлены ТК РФ, иными федеральными законами и нормативными правовыми актами. При принятии ЛНА в случаях, не предусмотренных законодательством о труде, порядок разработки проекта локального документа, возможности его обсуждения с представительными органами работников определяются работодателем.

5.Документальное оформление. Локальный акт — это всегда письменный документ. Письменная форма способствует единообразному пониманию сути и содержания акта. Она необходима для применения возможных санкций в случаях

неисполнения локальных норм.

Требования к форме ЛНА, его языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.) регулируются в централизованном порядке. ТК РФ устанавливает требования как к форме акта (положения, инструкции, графика и т.д.), так и к структуре и содержанию некоторых локальных актов (правила внутреннего трудового распорядка). Искажение формы или выход за пределы круга вопросов, решение которых предписано в конкретном акте, видимо, будет означать нарушение компетенции правотворческого органа.

Специфические особенности ЛНА

Локальным нормативным актам присущ ряд специфических особенностей. Во-первых, ЛНА предназначены только для внутреннего использования у

конкретного работодателя. Локальные акты, регулируя трудовые и иные тесно связанные с ними отношения, отличаются наибольшей по сравнению с другими правовыми актами приближенностью к работнику. Это выражается в том, что с их помощью формируется содержание каждого трудового договора (ст. 57 ТК РФ),

устанавливаются виды информации о работнике (ст. 85 ТК РФ) и иные вопросы, связанные с его персональными данными (ст. 86—88 ТК РФ). Как правило, посредством реализации ЛНА работник получает вознаграждение за труд, дополнительные по сравнению с законодательством льготы и преимущества, выплачиваемые за счет средств работодателя. Реализация законодательных установлений, посвященных нормированию труда, в соответствии с ТК РФ полностью поставлена в зависимость от наличия ЛНА у работодателя. Иначе говоря, нормы труда (нормы выработки, времени, обслуживания и др.), на базе которых устанавливается вознаграждение за труд, как правило, выведены из сферы централизованного регулирования и являются предметом усмотрения работодателя.

Локальные акты закрепляют правила поведения участников совместного труда, характерные для данного работодателя. Помимо правовых норм, составляющих основное содержание ЛНА, в нем закрепляются деловые обычаи (например, обходные листы при увольнении работника), деловые обыкновения (проведение «планерок» или выдача работникам письменных заданий), корпоративные традиции (чествование передовиков производства), этические нормы (встреча клиента приветствием), эстетические нормы (ношение фирменной одежды).

Во-вторых, ЛНА отличает быстрота реагирования на изменения в общественной организации труда. Так, они могут оперативно удовлетворять производственные потребности при узаконивании различных интересов сторон и нередко принимаются в порядке эксперимента, чтобы проверить варианты их воздействия на работников, установить эффективность их практического применения. Выявленные упущения могут оперативно устраняться посредством внесения изменений и дополнений.

В-третьих, гибкость в применении трудового законодательства к конкретным условиям производства и разнообразие ЛНА позволяют установить преимущества одних работодателей перед другими. Это достигается установлением в ЛНА благоприятных условий труда и социального климата, привлекательных моральных и материальных стимулов. Тем самым закрепляются социальные ориентиры, присущие данному работодателю.

В-четвертых, нельзя не отметить социальную направ ленность ЛНА, поскольку их принятие нередко связано со смягчением негативных последствий рыночных отношений. В ЛНА закрепляются обязанности работодателя, связанные с предоставлением работникам материальных пособий, ссуд на жилищное строительство, на санаторнопрофилактическое лечение и т.д.

В-пятых, существенное назначение локальных норм — гармонизация интересов работников и работодателя путем фиксирования во внутренних актах «сдержек» и «противовесов» сторон. Уступки сторон друг другу, взаимные обязательства и взаимная ответственность способствуют формированию цивилизованных отношений в коллективах.

Локальные нормативные акты определяют правила поведения работников у того или иного работодателя. Везде, где есть совместная деятельность, производственный процесс, выполнение которого требует коллективных усилий, возникает потребность в принятии ЛНА, определяющих поведение работников в процессе совместного труда.

Наиболее значимым ЛНА являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Следующим по значимости ЛНА следует назвать должностные инструкции — локальные нормативные акты, принимаемые работодателем, которые закрепляют требования к деловым качествам работников, занимающих определенные должности (или претендующих на их занятие) и выполняющих конкретную работу.

Таким образом, основная цель локального нормотворчества — это регулирование процесса труда коллектива, работающего у данного работодателя.

Тема 4. Унифицировнные системы документации

1.Понятие «Система документации».

2.Требования к разработке унифицированных форм документов.

3.Классификация унифицированных форм документов.

Стандартизация и унификация системы документационного обеспечения управления

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности,

называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научноисследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Требования к разработке унифицированных форм документов

1.Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

2.Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и

последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.

4.Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

5.В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

6.Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

7.При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8.Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

9.Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

государственные (общероссийские);

отраслевые (ведомственные);

субъектов Российской Федерации;

формы документов объединений, предприятий, организаций.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

Всоответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

Вближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Тема 5. Организация документооборота учреждений сферы культуры.

1.Понятие и принципы организации документооборота.

2.Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

3.Прохождение исходящих и внутренних документов.

4.Оперативное хранение дел.

Понятие и принципы организации документооборота.

Документооборот - движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).