из электронной библиотеки / 140913394512608.pdf

12.Бланки документов и требования к ним.

13.Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003.

14.Система организационной документации.

15.Система распорядительной документации.

16.Система информационно-справочной документации.

17.Служебная переписка на предприятии.

18.Специфические особенности локальных нормативных актов.

19.Деловая речь и ее грамматические особенности.

20.Логическое построение документов.

21.Понятие и принципы организации документооборота.

22.Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

23.Прохождение исходящих и внутренних документов.

24.Регистрация документов.

25.Контроль исполнения документов.

26.Работа с конфиденциальными документами.

27.Работа с письмами и обращениями граждан.

28.Составление номенклатуры дел.

29.Формирование и оформление дел.

30.Подготовка и передача документов на архивное хранение.

10.1.Самостоятельная работа

10.2. Задания к темам, вынесенным на самостоятельное изучение Вопросы для контроля самостоятельной работы

1.Дать определение понятий: унификация и стандартизация документов, унифицированные системы документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации и ее состав.

2.Составление распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов.

3.Система справочно-информационной документации. Виды служебных писем, порядок их оформления и адресования. Особенности написания текста служебных писем.

4.Формуляр-образец документа. Понятие реквизитов документа. Состав реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

5.Делопроизводство по личному составу. Перечень используемых документов и правила их оформления.

6.Основные виды информационно-справочных документов, требования к их содержанию и оформлению. Приведите примеры.

7.Система организационно-правовой документации, ее назначение и состав. Пример оформления организационно-правовых документов.

8.Распорядительные документы в условиях коллегиального принятия решений, их формуляры-образцы. Способ фиксации хода обсуждения решений, принимаемых коллегиально.

9.Порядок обработки исходящих документов организации.

10.Отметки на документе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Их назначение и расположение на формуляре-образце документа.

11.Порядок оформления Приложений к документу. Оформление реквизита «Подпись». Перечислите реквизиты документа, которые требуют оформления подписи.

12.Проанализируйте возможные варианты проставления дат на документе при оформлении различных реквизитов. Укажите способы оформления даты.

13.Порядок адресования документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Приведите примеры.

14.Утверждение и согласование документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Размещение соответствующих реквизитов на бланке документа и их оформление.

15.Протокол как разновидность информационно-справочных документов. Виды протокола. Формуляр-образец протокола.

16.Понятие «делопроизводство», «документационное обеспечение управления».

17.Происхождение термина «делопроизводство». Делопроизводство как система работы с документами.

18.Регистрация документов как составная часть технологии делопроизводства. Принципы регистрации документов. Регистрационный номер документа. Пример журналов регистрации.

19.Расположение реквизитов на бланке документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Продольный и угловой вариант бланков, предпочтительные сферы применения каждого из них.

20.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов: форматы используемой бумаги, виды бланков, порядок их оформления.

11. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины (модуля):

Основная литература

1.Бардаев, Э.А. Документоведение [Текст] : учебник для студентов вузов / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко; рец.: В.С. Симанков, Г.А. Шевцова. - М. : Академия, 2008. - 304 с. - (Высшее профессиональное образование. Информационная безопасность). -

Глоссарий: с. 256-262.- Прил.: с. 263-291.- Библиогр.: с. 292-296. - ISBN 978-5-7695- 4706-5: 530-00.

2.Куняев, Н.Н. Документоведение [Текст] : учебник для студентов вузов, обучающихся по спец. "Документоведение и документационное обеспечение управления" / Н. Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. Н.Н. Куняева; рец.: А.Г. Забелин, М.В. Ларин, В.П. Царев. - М. : Логос, 2008. - 352 с. - (Новая Университетская Библиотека). - Библиогр.: с. 299-316.- Прил.: с. 317-348. - ISBN 978-5-98704-329-8: 425-00.

3.Охотников А.В, Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. И доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005

Дополнительная литература:

1.Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция (в вопросах и ответах). Учебное пособие. – М.: Ростов-на-Дону: Феникс, 2003.

2.Басаков М.И. Делопроизводство (100 экзаменационных ответов). Экспресссправочник для студентов вузов. – М.: ИКЦ «Март», Ростов-на-Дону, 2004.

3.ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации (УС ОРД). Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

4.Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

5.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Учебник/ под ред. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

6.Документационное обеспечение управления предприятий туриндустрии / И.А.Фрейнкина. – Челябинск: Изд-во ЮУрГУ, 2012. – 194 с.

7.Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М., 2000.

8.Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. М.: РИОР, 2007.

9.Паневчик В.В. Деловое письмо.- Минск: Амалфея, 2000.

10.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000 в ред. от

27.10.2003)

11.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практ. пособие. – М.: Проспект, 2008.

12.Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2005.

13.Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2004.

14.Справочник по деловой переписке. – М.: Межрегионсервис, 1996.

15.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: А-Приор, 2007

16.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Изд-во ПРИОР, 2000.

17.Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Требования к оформлению текстов документов

//Секретарское дело. - 2000.- №1.- С.6-10.

Базы данных, информационно-справочные и поисковые системы

http://www.gdm.ru – Официальный сайт Гильдии управляющих документацией http://www.gramma.ru - Культура письменной речи (раздел «Стиль документа») http://dogovor.helpery.ru – Электронный сборник «Образцы деловых документов» http://www.eos.ru – Официальный сайт компании «Электронные офисные системы» (раздел «О документообороте»)

http://www2.termika.ru/dou/enc - Энциклопедия делопроизводства http://www2.termika.ru/dou/progr/issao.html - Информационно-

справочная система архивной отрасли (ИССАО)

12. Материально-техническое обеспечение дисциплины:

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» проводится в аудитории оснащенной необходимым мультимедийным оборудованием (ноутбук, проектор, проекционный экран)

13. Методические рекомендации по организации изучения дисциплины:

Методические рекомендации по освоению дисциплины:

Рабочая программа дисциплины Б2.В.ДВ.1 «Документационное обеспечение управления» предназначена для студентов направления подготовки 071500.62 «Народная художественная культура» профиль подготовки «Теория и история народной художественной культуры»

Изучение современной технологии документационного обеспечения базируется на знании закономерностей развития делопроизводства в России. Студенты должны знать нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности; правила составления и оформления документов; особенности формирования структуры, функций служб документационного обеспечения управления; современную технологию обработки документов. По результатам изучения курса «Документационное обеспечение управления» студенты должны уметь: составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов; организовывать контроль за сроками исполнения документов и оперативное их хранение; готовить дела к передаче в архив организации, проводить экспертизу ценности

осуществлять со стороны преподавателя текущий контроль над успеваемостью обучающихся.

Приступая к подготовке темы практического занятия, студенты должны, прежде всего, внимательно ознакомиться с его планом Необходимо изучить соответствующие конспекты лекций и главы учебников, ознакомиться с дополнительной литературой и нормативными актами, рекомендованными к этому занятию. Предлагается к наиболее важным и сложным вопросам темы составлять конспекты ответов. Конспектирование некоторых нормативных актов и дополнительной литературы также способствует более плодотворному усвоению учебного материала. Студенты должны готовить все вопросы соответствующего занятия и, кроме того, обязаны уметь давать определения основным категориям и понятиям делопроизводства, предложенным для запоминания к каждой теме практических занятий.

Практические занятия могут проводиться в различных формах: выполнение письменных работ, выполнение индивидуальных заданий по карточкам, деловая игра.

Методические рекомендации по подготовке студентов к зачету

Важно при подготовке к зачетам понимать изучаемый материал, а не запоминать его механически. Механическая память относится к разряду кратковременных: если вы чего не поняли, вы можете это быстро забыть. Итак, установка должна быть не на запоминание, а на понимание, за исключением некоторых материалов, которые требуют механического запоминания (исторические даты, основные положения и т.п.)

Готовясь к экзамену, прочтите вопрос, вспомните и обязательно кратко запишите все, что вы знаете по этому вопросу, а затем проверьте себя по учебникам. Особое внимание обратите на подзаголовки главы или параграфы учебника, на правила и выделенный текст. Проверьте правильность дат, основных фактов. Только после этого внимательно, медленно прочитайте учебник, выделяя главные мысли - опорные пункты ответа. Составьте и как можно лучше выучите план ответа.

Ответы на наиболее трудные вопросы (а еще лучше на все) полностью, развернуто проговаривайте вслух, причем старайтесь это делать так, как требуется на экзаменах.

В конце подготовки обязательно составьте план ответа. Отведите для этого специальное время. При ответе на экзамене ваша речь, весь ваш вид должны выражать уверенность в себе и своих знаниях. Лучше ответить не все, но то, что вы знаете, изложите четко и логично, чем как бы сказать все, но делать это хаотично, начиная говорить об одном, потом, вдруг переходя к другому, внезапно возвращаться к тому, что забыли, и т.п.

Программа составлена в соответствии с требованиями ФГОС ВПО с учетом рекомендаций и ПрООП ВПО по направлению и профилю подготовки _________

_____________________________________________________________________ .

Программа одобрена на заседании кафедры ____________________________

_________________________________от «___»__________20___г., протокол №__

Заведующий кафедрой ___________________ (Ф.И.О.)

(подпись)

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

ЛЕКЦИИ

Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.

1.Роль документационного обеспечения управления.

2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.

Роль документационного обеспечения управления.

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает. Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к

архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Основные задачи документационного обеспечения в туризме

1.отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2.обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства:

централизованную

децентрализованную

смешанную

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Место и роль документов в управлении на современном этапе

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:

1.Она должна быть своевременной.

2.Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения ―информация‖ и ―документ‖.

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Тема 2. Документ и документирование. Классификация документов

1.Свойства документа

2.основные функции документа.

3.Способы документирования.

4.Классификация документов.

Документ имеет два основных свойства - информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа: 1. Информационные функции:

информационная (в документе фиксируются факты, события, явления.)социальная (документы отражают процессы, происходящие в обществе)

политическая (документы фиксируют и сохраняют информацию о политическом процессе)

коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия) 2. Функции, обеспечивающие процесс управления:

управленческая (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

правовая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов);

учетная (характеризует количественную сторону содержащейся в документе информации);

3. Функции, носящие культурно-исторический характер

культурная (документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия);

исторического источника (документ исследуется через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен

Способы документирования

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

1. Текстовое документирование.

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.