1008-1

101

2. Заполните таблицу в соответствии с данными табл. 9, при этом ввод данных осуществляйте построчно. После начала ввода данных пустая запись (с маркером звездочки) сместится в конец таблицы. Для обозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.

На нижней границе окна открытой таблицы будет расположена панель навигации (рис. 76). Заполнив таблицу, изучите ее кнопки перемещения по записям таблицы.

Рис. 76. Панель навигации

Упражнение 8

Заполните таблицу Типы мероприятий в соответствии с табл. 10.

Таблица 10

Данные таблицы Типы мероприятий

Упражнение 9

Заполните таблицу Мероприятия в соответствии с табл. 11, учитывая, что поле Код сотрудника, имеющее тип Счетчик, заполняется автоматически. Access самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваи-

102

вая каждой записи новый номер. Поэтому запись заполняйте, начиная с поля

Код типа мероприятия.

Упражнение 10

Заполните таблицу Участники мероприятий в соответствии с табл. 12. Таблица 12

Данные таблицы Участники мероприятий

Упражнение 11

1. Откройте таблицу Сотрудники, которая связана с таблицей Участники мероприятий связью типа один ко многим и является главной в этой связи. Слева от списка записей появится столбец, в котором будут стоять знаки ,

103

указывающие на наличие связанных записей из другой таблицы. Для их просмотра нажмите на значок , он заменится на , и откроется список подчиненных записей.

2. Просмотрите другие таблицы. Проанализируйте их данные.

Контрольные вопросы

1.Дайте определения базе данных и системе управления базами данных.

2.Расскажите основные принципы построения реляционной базы данных.

3.Перечислите основные объекты, входящие в состав базы данных

Access.

4.Какие объекты и связи между ними выделены при построении базы данных «Проведение лесохозяйственных мероприятий»?

5.Какими способами можно создать таблицу в Access?

6.Какие типы данных можно задать полям таблицы в Access?

7.Как установить связь между таблицами?

8.Как выполнить просмотр записей существующих таблиц в базе данных

Access?

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 7

Тема работы: Формирование запросов и отчетов в Microsoft Access

Сортировка и фильтрация данных

Операция сортировки данных относится к простейшей задаче обработки данных. В различных ситуациях пользователю необходимо отсортировать записи по разным столбцам таблицы (например, по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению числовых значений).

В Access по умолчанию при открытии таблица упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, то записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Для сортировки таблицы по произвольному столбцу надо щелкнуть любую ячейку этого столбца и воспользоваться средствами контекстного меню или соответствующей кнопкой в группе Сортировка и фильтр (рис. 77) на вкладке Главная ленты инструментов.

104

Рис. 77. Инструменты сортировки и фильтрации на вкладке Главная

Фильтрация данных в таблице – это выбор данных по заданному критерию (условию). В Access предусмотрены следующие способы отбора записей с помощью фильтров:

фильтр по выделению – это самый простой вид фильтра, который позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенное значение в выбранном поле;

простой фильтр – используется для отбора записей по значениям нескольких полей;

расширенный фильтр – служит для создания сложных запросов.

Упражнение 1

1.Откройте в Access базу данных, созданную в предыдущей лабораторной работе.

2.В области переходов дважды щелкните мышью на таблице Сотрудни-

ки.

3.Для сортировки записей в алфавитном порядке по фамилии сотрудника поместите курсор в любую ячейку поля Фамилия. На вкладке Главная в группе

Сортировка и фильтр нажмите кнопку По возрастанию .

4. Для сортировки данных поля Фамилия в порядке, обратном алфавитному, нажмите кнопку По убыванию . Для отмены сортировки записей таб-

лицы нажмите кнопку Очистить все сортировки .

5.Выполните сортировку записей таблицы в алфавитном порядке должности. Отмените сортировку.

6.Найдите всех инженеров, воспользовавшись фильтром по выделению. Для этого выделите в первой строке столбца Должность содержимое ячейки. На вкладке Главная ленты инструментов в группе Сортировка и фильтр нажмите стрелку рядом с кнопкой Выделение. На экране раскроется меню

(рис. 78).

3.Нажмите на пункте Равно «Инженер». В результате в таблице будут видны только те строки, у которых в поле Должность введено значение Инже-

нер (рис. 79).

105

Рис. 78. Установка фильтра по выделению

Рис. 79. Результат фильтра Равно «Инженер» для поля Должность

4. Нажмите на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр кнопку

Дополнительно Расширенный фильтр. Отобразится окно конструктора фильтров (рис. 80), в котором дважды щелкните по полю Фамилия таблицы Сотрудники. Оно добавится в нижнюю таблицу, в которой для поля Фамилия в строке Сортировка установите По возрастанию. На вкладке Главная нажмите кнопку Применить фильтр. Будут отображены инженеры в алфавитном порядке их фамилии.

Рис. 80. Настройка расширенного фильтра

106

5.Для отмены фильтра нажмите на вкладке Главная кнопку

или на панели навигации кнопку . Установленный фильтр будет снят, и в таблице отобразятся все записи.

6.Для исключения из таблицы инженеров вновь выделите в таблице Сотрудники в столбце Должность ячейку со значением Инженер. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите стрелку рядом с кнопкой Выделение и выберите команду Не равно «Инженер». Проанализируйте результат.

Снимите фильтр.

7.Вновь поместите курсор в любую ячейку столбца Должность и нажмите на вкладке Главная кнопку Фильтр. Появится меню (рис. 81), в котором

выберите Текстовые фильтры Равно. На экране отобразится окно Настраиваемый фильтр (рис. 82), в которое введите Вальщик. В результате в таблице будут видны только те строки, у которых в поле Должность введено значение

Вальщик.

Снимите фильтр.

Рис. 81. Установка фильтра

Рис. 82. Ввод параметра фильтра

8. Вновь поместите курсор в любую ячейку столбца Должность и нажмите на ленте инструментов кнопку Фильтр. В появившемся меню снимите галочку с поля Выделить все, а установите ее для значений Вальщик и Техник и нажмите кнопку ОК. На экране отобразятся фамилии вальщиков и техников.

107

Снимите фильтр. Закройте таблицу без сохранения.

9. Создайте фильтры, выбирающие из таблицы Мероприятия записи по следующим критериям:

участок с номером 9;

участки с номерами 9 и 10;

участки, номера которых больше 9;

дата начала мероприятия позже апреля 2012 г.; дата начала мероприятия между 1.03.12 и 15.03.12.

Запросы

Запросы используются для отбора, анализа и изменения данных из одной или нескольких таблиц базы данных Access. Например, можно использовать запрос для выбора данных из таблицы по определенному условию, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц или добавления, изменения или удаления данных в таблице.

Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изме-

нение.

Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

Для создания нового запроса надо на ленте инструментов на вкладке Создание в группе Другие нажать кнопку Мастер запросов. На экране появится окно Новый запрос (рис. 83), в котором можно выбрать один из четырех вариан-

тов: Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных.

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов, выполненных по данным из одного поля таблицы. При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.

108

Рис. 83. Окно выбора вариантов построения запросов

После закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование. При сохранении запроса остается только его структура – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

Создание простого запроса на выборку

Запросы на выборку данных являются самым распространенным типом запросов. Они предназначены для извлечения данных из одной или более таблиц и выводятся в определенном формате. Запросы на выборку допускают группирование записей, а также вычисление сумм, счетчиков, средних значений и применение обобщающих функций других типов.

Упражнение 2

На основе таблицы Сотрудники постройте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества сотрудников и их должность. Данные запроса отсортируйте по должностям. Для этого:

1. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Мастер запросов. В появившемся окне выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

109

2. В следующем окне Мастера (рис. 84) в раскрывающемся списке Таб-

лицы и запросы выберите таблицу Сотрудники.

В секции Доступные поля выделите Фамилия и щелкните по кнопке .

Поле Фамилия перейдет в секцию Выбранные поля.

Аналогично в секцию Выбранные поля переведите поля Имя, Отчество и Должность (порядок важен – в таком порядке данные будут выводиться в итоговой таблице).

Нажмите на кнопку Далее.

Рис. 84. Окно Мастера запросов для выбора полей

3.Появится окно (рис. 85), в котором в поле Задайте имя запроса: введи-

те Должности сотрудников, установите переключатель Открыть запрос для просмотра данных и нажмите Готово.

Отобразится таблица с заданным именем, содержащая выбранные данные, а в области переходов появится название только что созданного запроса.

4.Выполните сортировку записей в алфавитном порядке поля Фамилия.

5.Щелкните правой кнопкой мыши в области переходов на свободном

месте и выберите Категория Тип объекта. Таблицы и созданный запрос будут сгруппированы в разные блоки.

6. Сохраните и закройте запрос.

110

Рис. 85. Окно задания имени запроса

Запросы с параметром

Запрос с параметром – это запрос, при выполнении которого появляется диалоговое окно для ввода конкретного значения, используемого для отбора данных.

Упражнение 3

Создайте запрос, выводящий по заданной фамилии сотрудника номер телефона. Для этого:

1.Создайте простой запрос, выбрав из таблицы Сотрудники поля Фамилия, Имя, Отчество, Телефон. Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в упражнении 2.

2.Задайте имя запросу Телефоны сотрудников.

3.Щелкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с результатами запроса.

4.Перейдите в режим конструктора, щелкнув на вкладке Главная в груп-

пе Режимы по кнопке Конструктор .

5. В строке параметра Условия отбора для поля Фамилия задайте [Вве-

дите фамилию] и нажмите на кнопку Выполнить . Появится диалоговое ок-