1008-1

91

Проект таблицы

Свойства поля

Рис. 67. Окно Конструктора таблиц

Рис. 68. Выбор типа данных поля

4. Поле Код типа мероприятия следует объявить ключевым, для этого выделите его и нажмите на вкладке Конструктор в группе Сервис кнопку Клю-

чевое поле.

92

5. В области Свойства поля на вкладке Общие установите следующие значения свойств поля Код типа мероприятия (рис. 69):

Размер поля: Целое Подпись: Код типа Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются) Другие свойства оставьте без изменения.

Рис. 69. Значения свойств поля Код типа мероприятия

6.Создайте следующее поле таблицы, у которого Имя поля – Тип меро-

приятия, Тип данных – Текстовый.

7.В области Свойства поля на вкладке Общие установите следующие значения свойств поля Тип мероприятия:

Размер поля: 50 Подпись: Тип мероприятия Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

8.Сохраните созданную структуру таблицы, нажав на панели быстрого

доступа на кнопку Сохранить . Появится окно (рис. 70), в которое введите Типы мероприятий и нажмите ОК. Таблица будет сохранена и ее название появится в области переходов. Закройте окно таблицы Типы мероприятий.

93

Рис. 70. Окно сохранения таблицы

9. Вновь откройте таблицу Типы мероприятий в режиме Конструктора, щелкнув правой кнопкой мыши на ее имени в области переходов и выбрав в контекстном меню Конструктор. Закройте окно таблицы Типы мероприятий.

Упражнение 3

В режиме конструктора создайте таблицу Мероприятия в соответствии с данными, представленными в табл. 6.

Таблица 6

Поля таблицы Мероприятия

Упражнение 4

В режиме конструктора создайте таблицу Сотрудники в соответствии с данными, представленными в табл. 7.

Таблица 7

Поля таблицы Сотрудники

Обратите внимание, что для поля Телефон таблицы Сотрудники задается свойство Маска ввода, которое значительно упрощает процесс ввода данных.

Маску ввода используют в том случае, когда данные таблицы должны содержать определенные символы в некоторых позициях строки, вводимой пользователем с клавиатуры. Самым распространенным примером таких данных являются номера телефонов. Маска ввода должна обеспечить возможность вводить только цифр номера, а остальные символы (скобки вокруг кода города, дефис между цифрами номера) будут добавляться маской автоматически.

Маска ввода состоит из трех частей, которые разделяются точкой с запятой. Первая часть является обязательной, а две остальные – необязательными. Маска ввода для поля Телефон таблицы Сотрудники выглядит следующим образом:

(999)000-00-00;0;-

96

первая часть – определяет строку маски и состоит из местозаполнителей и текстовых констант. В примере пользователь должен обязательно заполнить семизначный номер городского телефона (цифра 0), а трехзначный код города можно не заполнять (цифра 9);

вторая часть – указывает, следует ли сохранять знаки маски вместе с данными: используется 0, если в базе данных необходимо сохранить маску и данные, 1 – если надо сохранить только данные;

третья часть – определяет местозаполнитель, который служит для обозначения позиции данных. По умолчанию в масках ввода используется знак подчеркивания.

Упражнение 5

В режиме конструктора создайте таблицу Участники мероприятий в соответствии с данными, представленными в табл. 8.

Таблица 8

Поля таблицы Участники мероприятий

Обратите внимание, что таблица Участники мероприятий не имеет ключевого поля. При ее сохранении появится окно с сообщением (рис. 71), в котором нажмите Нет.

Рис. 71. Предупреждение, что ключевые поля не заданы

97

Связи между таблицами

Для установки связей между таблицами в Access существует окно Схема

данных, которое открывается нажатием кнопки на вкладке Работа с базами данных. Как правило, связывается ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называется полем внешнего ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.

При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в запросах, отчетах и формах.

Упражнение 6

Установите связи между созданными таблицами, выполнив следующие действия:

1. На ленте инструментов на вкладке Работа с базами данных нажмите на кнопку Схема данных, появится окно Схема данных. Если до этого момента, связи между таблицами не были заданы, то дополнительно будет открыто окно Добавление таблицы (рис. 72), в котором перечислены все имеющиеся в базе данных таблицы. Из них необходимо выбрать те таблицы, которые необходимы для включения в структуру межтабличных связей. В рассматриваемом примере нужно выбрать все таблицы. Для этого следует поочередно выделять название таблицы и нажимать кнопку Добавить. Можно выделить сразу несколько имен таблиц, удерживая при этом клавишу <Ctrl> и затем нажать кнопку Добавить.

Рис. 72. Окно Добавление таблицы

98

После добавления всех таблиц в окне Добавление таблицы нажмите кнопку Закрыть.

Примечание. Если связи уже были заданы, то для дополнения в схему данных новой таблицы нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в поле окна Схема данных и в появившемся дополнительном контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу. Для удаления уже имеющейся связи или редактирования ее свойств, необходимо в окне Схема данных установить курсор мыши на линию связи и нажать правую кнопку для вызова соответствующего контекстного меню.

2. Связь между таблицами устанавливается путем простого перетаскивания мышью имени поля (которое необходимо связать) одной таблицы к соответствующему полю (с которым следует создать связь) другой.

Для установления связей между таблицами Типы мероприятий и Мероприятия подведите курсор мыши к полю Код типа мероприятия в таблице Типы мероприятий, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на поле Код типа мероприятия в таблицу Мероприятия, а затем отпустите кнопку мыши. В данном случае таблица Типы мероприятий является главной, а таблица Мероприятия – подчиненной.

Сразу после отпускания кнопки мыши на экране появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 73), в котором установите флажок в поле Обеспечение целостности данных. В нижней части окна должен отображаться Тип от-

ношения: один-ко-многим.

Рис. 73. Установка свойств связи

Термин целостность используется для описания корректности и непротиворечивости хранимых данных. Поддержка целостности базы данных реали-

99

зуется посредством ряда ограничений, накладываемых на данные. Первый тип ограничений определяется тем, что для каждого поля задается тип данных или множество значений, которые могут принимать данные этого поля. Другой тип ограничений накладывается при использовании внешних ключей: нельзя вводить запись, если значению внешнего ключа в подчиненной таблице не соответствует ни одно значение ключевого поля в главной таблице; запрещено удалять записи в главной таблице, если в подчиненной таблице имеется хотя бы одна запись, содержащая ссылку на удаляемую запись и т.д.

Для завершения нажмите кнопку Создать. В окне Схема данных созданная связь между таблицами Типы мероприятий и Мероприятия отобразится графически.

В заключение нажмите кнопку Создать, в окне Схема данных созданная связь отобразится графически.

3. Аналогично установите связи:

между полями Код мероприятия таблиц Мероприятия и Участники мероприятий;

между полями Код сотрудника таблиц Сотрудники и Участники мероприятий.

В результате все созданные связи отобразятся графически в окне Схема данных (рис. 74). Если таблицы или линии связи накладываются друг на друга, то нажав кнопку мыши на заголовке изображения таблицы, ее можно переместить на свободное место.

Рис. 74. Схема базы данных с установленными связями

100

4. Закройте окно Схема данных и сохраните установленные связи в базе данных.

Ввод данных

Заполнение таблицы базы данных Access требуемыми данными практически не отличается от ввода данных в электронную таблицу.

Для ввода данных в таблицу базы данных Access необходимо в области переходов дважды щелкнуть по ее названию, или щелкнуть правой кнопкой мыши на названии таблицы и в контекстном меню выбрать Открыть. Если таблица открыта в режиме конструктора, то для перехода на лист данных, нужно на вкладке Конструктор в группе Режимы нажать на кнопку Режим Режим таблицы.

Упражнение 7

Заполните данными таблицу Сотрудники, выполнив следующие дейст-

вия:

1. В области переходов дважды щелкните по таблице Сотрудники. Выбранная таблица будет открыта в режиме таблицы. Таблица Сотрудники состоит из одной пустой записи (рис. 75).

Рис. 75. Пустая таблица Сотрудники