ажд

Министерство образования Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Воронежская государственная лесотехническая академия»

Е.А.МАКЛАКОВА, А.А.ИЛУНИНА, Ю.А.ЛИТВИНОВА

THE BASICS OF BUSINESS INTERCULTURAL

COMMUNICATION

(Основы деловой межкультурной коммуникации)

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

ВОРОНЕЖ

2011

1

ажд

ББК 81.432. 1

Печатается по решению учебно-методического совета ГОУ ВПО «ВГЛТА» (протокол № от ).

Рецензенты:

Маклакова Е.А.

The Basics of Business Intercultural Communication (Основы деловой межкультурной коммуникации) [Текст]: учебное пособие / E.А. Маклакова, А.А. Илунина, Ю.А. Литвинова; Фед. агенство по образованию, ГОУ ВПО

«ВГЛТА». – Воронеж, 2011. – 168 с.

Настоящее пособие представляет собой современный подход к бизнес-коммуникации как отдельному курсу в системе высшего экономического образования. Необходимость в появлении такого пособия диктуется современным состоянием рынка труда: на нем существенно изменилось поведение и работников и работодателей, возникла острая конкуренция за право получения престижной и высокооплачиваемой работы. Данное пособие может служить руководством для начинающих специалистов в совершенствовании умений и навыков практики делового профессионального общения.

Содержание пособия охватывает различные сферы делового общения на английском языке: деловую переписку в письмах, устройство на работу, презентации и выступления на деловых встречах, телефонные разговоры и переговоры, а также реальные ситуации, возникающие в процессе делового общения, с помощью которых формируются навыки, необходимые для достижения успеха в профессиональной деятельности. Пособие состоит из 8 разделов. Каждый раздел снабжен текстовым и лексическим материалом, речевыми упражнениями для выработки навыков делового общения и аргументации своих убеждений. Наряду с учебными текстами, диалогами и упражнениями по формированию навыков делового общения на английском языке пособие содержит широкий диапазон практических и справочных материалов в виде выражений, ситуативно-обусловленных фраз и рекомендаций, которые необходимо иметь под рукой при составлении деловых документов для зарубежной фирмы или международной организации, при ведении переговоров с иностранными партнерами или обсуждении различного рода проблем, связанных с деловой коммуникацией. Каждая из глав содержит упражнения, направленные на повторение грамматического материала, наиболее необходимого в ситуациях делового общения. Содержит тексты для дополнительного чтения

По своему назначению пособие является учебно-практическим. Оно адресовано как студентам при изучении курса делового английского языка, так и всем тем, кто по роду своей деятельности имеет деловые контакты с зарубежными партнерами.

Табл.: 10 Библиогр.: 12 назв.

ББК 81.432. 1

© МаклаковаЕ. А., 2011

© Воронежская государственная лесотехническая академия, 2011

2

ажд

Preface (Предисловие)

Данное пособие предназначено для студентов, изучающих деловой английский язык, так и для тех, кто работает с иностранными партнерами. Пособие позволят совершенствовать владения деловым английским и способствует расширению систематизации знаний, касающихся международных коммерческих операций.

Пособие состоит из 8 глав и текстов для индивидуального чтения. Данные 8 глав помогают овладеть навыками общения по телефону, написания делового письма, организации деловой поездки, составлению идеальной презентации, составлению контрактов и т.д. В начале каждой главы дается текст на английском языке, который содержит вводную информацию по той или иной теме. После текстов приводятся выражения, необходимые для овладения определенных навыков. Каждая глава также содержит тренировочные упражнения, которые отражают различные ситуации делового общения. Данные упражнения помогают закрепить и правильно употребить языковой материал, отраженный в каждой главе.

Грамматический материал приводится после тренировочных упражнений и снабжен информацией необходимой для данной главы. В нем освещены основные грамматические явления, встречающиеся в деловой разговорной и письменной речи. Тренировочные грамматические упражнения позволяют учащимся самостоятельно ознакомиться с грамматическим материалом и проверить его понимание.

Вконце учебного пособия прилагаются дополнительные тексты, взятые в сети Internet. Тематика текстов охватывает экономику США, бухгалтерский учет и аудит и международную экономику. Данные тексты предназначены для самостоятельной работы студентов и тренируют навыки аннотирования и реферирования.

Кучебному пособию также прилагается CD для прослушивания диалогов.

Впособии обобщен опыт коммерческой работы и преподавания делового английского языка. Оно отвечает требованиям сегодняшнего дня. Первое издание пособия было выпущено в 2004 году. Данное, второе, издание дополнено главами о написании деловых писем, о составлении контрактов, устройстве на работу, а также грамматическим справочником с упражнениями и тренировочными языковыми упражнениями.

3

ажд

4

ажд

Chapter 1/ Fearless Telephone Talk

Глава 1/ He боимся говорить пo телефону

Standard formulas in language invade many aspects of our lives, including the telephone, which seems to be one of the most challenging skills for the foreign speaker to master.

Have you ever been in a situation in which – despite years of English study – you are terrified at the idea of making a simple phone call to an English-speaking person? You don't know what to say. Perhaps you even dial a few times and hang up before getting up the nerve to complete the call.

The reason foreign language speakers dread the telephone is that they are afraid they will not understand, or that they will not be understood. They also fear saying something stupid. Nobody wants to appear foolish. Speaking a foreign language is often an experience in humility because we are forced to be creative in expressing ourselves when our vocabulary is limited. Making mistakes in public becomes a way of life.

You need help, and this chapter is for you. Sooner or later you are going to have to solve this problem, or disconnect your phone and go into hiding. A helpful bit of practical advice is to creatively express your lack of understanding. Saying «Yes» when you do not understand will certainly not work. «Yes» in English means «I agree». It also means that you have understood what you are agreeing to. You are much better off saying «Oh?» or «Really?», because at least you will avoid the problem of agreeing to something without understanding.

Fortunately, making phone calls is a learnable skill. Once you have mastered the formulas used for speaking on the telephone, a call will no longer be a frightening experience, but rather an enjoyable one. This chapter should help you overcome your fears. Basic business phone language, very much like small talk, consists of constantly repeated expressions with little variations. This chapter presents situations you are most likely to encounter, and how to handle each one.

Calling a Business / Деловой звонок

5

ажд

Формула, котораяиспользуется, когдавы делаете деловой звонок, выглядит так:

your name and company + the person you are calling + why you are calling

Если вы что-то пропускаете, есть шанс, что вас об этом спросят, поэтому легче выдать вышеприведенную информацию сразу. Например, если вы не называете своего имени, оператор спросит его; то же самое произойдет, если вы не назовете компанию или причину звонка. Выдавая же всю информацию сразу, вы избегаете ненужных разговоров и проволочек. Но даже если вы все назвали, вам могут задать какие-то вопросы, как показано в следующем низке диалоге между позвонившим и секретарем:

Как видите, на просьбу назвать по буквам свое имя, мистер Канстлер использует только название букв. Возможно, также пояснить написание примерами, то есть k как в Kansas, u как в united, d как в David, l как в little и т.д., выбирая при этом хорошо известные и легко узнаваемые слова. В телефонных разговорах для понимания написания часто используют разнообразные примеры: имена людей, названия фруктов, государств, городов или стран.

6

ажд

Holding the line / He вешайте трубки

Иногда альтернативой повторному звонку или сообщению становится просто ожидание на линии – holding. Человек, которому вы звоните, на рабочем месте, но он занят. Есть вероятность, что он сможет ответить через какое-то время. Оператор может попросить вас не вешать трубки.

Обратите внимание, что в приведенном выше диалоге позвонивший не называет ни имени, ни места работы, ни причины звонка. Он говорит только, что звонок личный. Иногда этого оказывается достаточно – в зависимости от компании.

Однако обычно секретарь выясняет, кто звонит, и решает, стоит ли соединять или принимать звонок. Делается это для того, чтобы не давать посторонним коммерсантам возможности продавать свои товары или услуги в рабочее время. Едва ли вы сможете позвонить высокопоставленному сотруднику, врачу или адвокату в рабочее время, не объяснив, кто вы и зачем звоните.

Не только не обижайтесь, когда секретарь спрашивает: What is this call regarding?, но и будьте готовы, что вас обо всем расспросят. Именно поэтому лучше выдать всю информацию в начале звонка, чем ждать, когда вам будут задавать вопросы.

8

ажд

Leaving a Message at a Home / Оставляем сообщение на домашнем телефоне

Оставленные вами сообщения будут различаться в зависимости от того, звоните вы в офис или домой.

В офисе или на предприятии лучше оставить ограниченное сообщение: свое имя, номер телефона и название компании (если адресат не знает вас лично). Звонки же не на предприятие менее формальны. Если вы звоните домой своему сотруднику, вам ответят неформально.

You may note that the phrase «Nice to meet you» may be used over the phone without a physical meeting.

It is always nice to end a conversation with a polite «Thank you». Saying «I appreciate it» is also very polite.

Voice Mail / Автоответчик. Звуковое письмо

Почти у всех сегодня есть автоответчик или устройство для звуковых писем. Будьте готовы услышать стандартную запись, звучащую примерно так:

9

Могут быть небольшие вариации в подобного рода записях, но везде вас будут спрашивать одно и то оке: имя, номер телефона, причину звонка. Подходящий ответ на это может быть следующим:

Ваше подробное сообщение о себе нужно в том случае, если тот, кому вы звоните, не является вашим близким другом или знакомым и захочет узнать причину вашего звонка.

Сообщайте ваш номер каждый раз, когда звоните, так как это будет удобно вашему собеседнику, и даст возможность ему или ей быстро перезвонить вам.

Answering the Phone / Отвечаем на телефонный звонок

Ниже приведены примеры ответов на телефонный звонок – в зависимости от большей или меньшей степени формальности, которую вы хотите выразить.

Как ответить неформально:

When You Need More Information / Когда нужна дополнительная информация

Returning a Call / Вас попросили перезвонить

Перезванивать кому-то всегда легче, чем звонить самому. Вы просто говорите, что вас просили перезвонить, давая возможность другому человеку вести разговор.

Ending a Conversation / Как закончить разговор

Если вы уже говорите по телефону какое-то время, и в разговоре образовалась пауза, она дает вам отличную возможность завершить беседу. Наконец вы заканчиваете разговор. Когда вы научитесь делать это, можете считать, что вы овладели искусством беседы по телефону.

Можно сказать:

14

В этих фразах слова well или listen позволяют вашему собеседнику понять, что вы собираетесь закончить разговор.

Иногда вам хочется объяснить, почему необходимо срочно закончить беседу. Вот так можно «быстро оборвать разговор» (cutting a conversation short):

Разговаривая с друзьями, вам обычно не нужно ничего объяснять, потому что отношения уже установлены.

Неформальные способы закончить разговор:

ажд

Суммируя наиболее важные составляющие делового телефонного звонка, можно подвести итог: когда вы звоните, давайте всю необходимую информацию, а именно:

1.Your name

2.Your title

3.Your company 4.Whom you are calling

5.The department (if known)

6.The reason for your call

Не забывайте, что, заканчивая разговор, всегда неплохо поблагодарить собеседника за время, предоставленную информацию. Если кто-нибудь позвонил вам, можете поблагодарить за звонок. Здесь уместно простое выражение Thank you far calling.

He забудьте также использовать вежливые выражения типа: please, thank you, I'm sorry, may I и I was wondering.

Отвечая на вопрос по какому поводу вы звоните, вы можете сказать:

16

ажд

Grammar revision. English tenses (Active Voice)

Табл.1.Времена английского глагола в активном (действительном ) залоге

Ex.1. Complete the sentences

1.I … about six times last night.

a.ring

b.rang

c.have rung

d.is ringing

2.How much … to make a local call in your country?

a.do it cost

b.does it cost

18

ажд

3.I … trying to contact Mr Peterson.

a.am

b.is

c.are

d.have

4.I … the phone to my brother for about an hour and then someone rang me about the meeting.

a.is trying

b.tried

c.was trying

d.were trying

5.OK, I …you a ring tomorrow.

a.was giving

b.gives

c.give

d.‘ll give

6.“Yes. Who …, please?”

a.is calling

b.am calling

c.are calling

d.have called

7.He … his wife every day.

a.phoned

b.‘ll phone

c.phones

d.was phoning

8.He … you twice.

a.has called

b.have called

c.called

d.was calling

9.They …already … their meeting when he called.

a.have begun

b.has begun

c.had began

d.began

10.I ... to contact you the whole day yesterday.

a.is trying

b.was trying

c.try

d.tried

11.“I …you some facts and figures. Ready? – OK . Go ahead”.

a.gave

b.was giving

c.‘ll give

19

Можно закончить разговор фразой: Thanks for your help.

Dialogue: Buying Airline Tickets

Airline: Rapid Air, may I help you?

You: Yes, please. I'd like a non-stop flight from New York to Paris leaving April 15th. Can you tell me what's available?

Airline: Would this be for one person?

You: Yes, myself and I would prefer a morning flight.

Airline: On April 15th we have a flight that leaves from JFK (John F. Kennedy Airport) at 8:00 in the morning. Will you be flying coach?

You: I'd prefer business class, an aisle seat and non-smoking. What type of aircraft is that?

Airline: Hmm... let me check. That flight is a Boeing 747. You: How much is that round-trip?

Airline: That depends on how long you're staying, and the day you fly back. Do you have your return date yet?

You: I'm afraid not I'd better call back tomorrow when I have all

the information.

Airline: Okay. Thank you for calling and choosing Rapid Air. Goodbye.

25

A Taxi / Такси

Dialogue: Renting a Car

ажд

Grammar revision. Passive Voice

Времена английского глагола в страдательном залоге

В английском языке могут быть 2 залога (Active и Passive). Глаголы в действительном залоге показывают, что действие совершается лицом или предметом, обозначающим подлежащее. Глагол в страдательном залоге показывает, что лицо или предмет, обозначаемый подлежащим, подвергается действию другого лица или предмета.

Страдательный залог образуется при помощи вспомогательного глагола to be в соответствующей форме и Participle II (III форма) смыслового глагола.

English tenses (Passive Voice)

Табл.2.Времена английского глагола в пассивном (страдательном) залоге

ажд

На русский язык глаголы в страдательном залоге переводятся несколькими способами:

1)глаголами, оканчивающимися на –ся, -сь: Many trade centers are being built in Voronezh.

Много торговых центров строятся в Воронеже.

2)глаголом быть в сочетании с краткой формой причастия: Nestle was founded in 1905 in Switzerland.

Нестле была основана в 1905 году в Швейцарии.

3)неопределенно-личными предложениями с глаголами в действительном залоге в 3-м лице множественного лица:

He was fired last year.

Его уволили в прошлом году.

Ex.1. Make the sentences Passive.

1.The production of mobile phones (increase) since 2000.

2.The phone (invent) by Bell.

3.The product (design) by the R&D department.

4.The model (test) first in 2009.

5.The product (sell) all over the world.

6.The manual (translate) into 3 languages.

7.The production (decrease) dramatically by 2015.

8.Unfortunately smoking (not/allow) here.

9.English (speak) all over the world.

10.Renault cars (make) in France.

11.Diet Coke (make) since 1982.

12.My car (service) regularly.

13.We (please) to accept your invitation.

14.The design of the product (improve) constantly.

15.We assure you that the problem (resolve) promptly to your satisfaction.

16.(at the hotel) “breakfast (include)?”

17.(at the hotel) “you fully (book) next week?”

18.(at the hotel) “I am sorry but every single room (book)”.

32

ажд

Ex.2. Make the sentences Passive with the same meaning.

1.They open the new trade center in 2015.

2.The secretary will type your contract soon.

3.His boss pays him 200$ a week.

4.We sent you a contract yesterday.

5.The directors are still considering you application.

6.They offered me a new job.

7.They make computers in China.

8.He has already told Mary about the reservations.

9.We speak English here.

10.I put off the meeting.

11.The bill includes service.

12.They cancelled all flights because of fog.

13.They are building a new trade center.

14.They have changed the date of the meeting.

Ex.3. Rewrite the sentences using passive voice

1.People should send their complaints to the head office. Complaints ….

2.They have to postpone the meeting because of illness. The meeting …

3.They are going to hold next year’s congress in London. Next year’s congress …

4.They should leave all the papers on the reception on your name. All the papers …

5.The storm could have caused the delay of the flight.

The delay of the flight …

33

ажд

Making Restaurant Reservations / Бронирование столика

Если вы являетесь устроителем бизнес-ланча, первое, что необходимо сделать, это заказать столики в ресторане (to make restaurant reservations), пример звонка с этой целью вы можете прочитать ниже:

Dialogue

Hosting the Business Lunch / Как проводить бизнес-ланч

You may exchange (business) cards with anyone you have not met before, and introduce those people who are new to the group with name and title. The handshake is first, then the business cards.

Don't be surprised if you do not always receive a card; in the United States it is important in some situations, considered optional in others. People do not always carry their cards, nor place as much importance on them as in other cultures.

Depending on where your business lunch takes place, you may wait anywhere from ten minutes to an hour before engaging in business conversation.

36

ажд

Making the Transition Between Small Talk and Business / Как перейти от общей беседы к делу

Какие выражения вам понадобятся, чтобы начать деловую встречу? Вопервых, необходим переход от общего разговора к деловому. Общая беседа может продолжаться с момента подачи налитков до окончания основного блюда; деловой разговор лучше начать незадолго до подачи кофе я десерта. Приведем некоторые предшествующие деловому разговору выражения:

Closing the Business Lunch / Как завершить бизнес-ланч

After lunch, you will need to close the meeting. After the goal of the meeting has been met, any business transacted, or decisions made, conversation may become informal again, or there may be a silence allowing the host or hostess to easily close the meeting.

Ниже приведены некоторые возможные способы:

37

ажд

Interrogative sentences. Question types.

Вопросительные предложения. Типы вопросов

В английском языке, задавая вопрос, недостаточно просто сделать интонацию вопросительной, как в русском языке,- для этого следует изменить порядок слов. Сперва следует найти в предложении подлежащее и сказуемое. Английское утвердительное предложение имеет следующую схему:

Подлежащее + сказуемое + дополнение + обстоятельство

С точки зрения построения вопроса все глаголы делятся на две группы:

Табл . 3.

1. Глаголы, образующие вопрос путем простого изменения порядка слов, – выдвижения глагола на место перед подлежащим.

•Глагол have в значении иметь, вынужден, придется и в составе устойчивых сочетаний типа have dinner, have a rest и т. д. oбразует вопрос с помощью вспомогательных глаголов do, does, did.

Do you have any questions?

Does he have a business?

Did you have any meetings yesterday?

2.Все остальные глаголы для образования вопроса требуют вспомогательный глагол.

ажд

Типы вопросов

1. Общий вопрос требует ответа да или нет.

Is he studying at the Academy? – Yes, he is./ No, he is not. Do you work for Nestle? – Yes, I do.

2.Альтернативный вопрос образуется из 2-х частей, соединенных союзом or, первая часть образуется точно так же, как общий вопрос, после or дается выбор.

Is he studying at the Academy or in the Institute? Do you work for Nestle or Johnson& Johnson ?

Альтернативный вопрос = Общий вопрос +or…?

3.Специальный вопрос образуется путем постановки на 1-е место вопросительного слова, которое показывает к какому члену предложения относится вопрос.

Специальный вопрос = Вопросительное слово +Общий вопрос?

Вопросительные слова:

Where-где

When- когда Why-почему

How-как

How many-сколько(исчисл.) How much-сколько(неисчисл.)

What for - за что

What - что и т. д.

Where is he studying?

What company do you work for?

4.Разделительный вопрос(хвостовой) состоит из 2-х частей, разделенных запятой. 1-я часть представляет собой повествовательное предложение, во 2-й части ставится краткий вопрос( подлежащее, выраженное существительным, заменяется соответствующим по смыслу личным местоимением ) Если 1-я часть утвердительная, то 2-я отрицательная и наоборот.

He is studying at the Academy, isn’t he?

You work for Nestle, don’t you?

5.Вопрос к подлежащему является исключением: для его образования не нужно изменять порядок слов в предложении, следует лишь заменить подлежащее Who?(Кто?) What? ( Что?)

Who is studying at the Academy?

Who works for Nestle?

40

ажд

Ex.1. Ask question to the words underlined

1.Janita is from Finland.

2.She was born 150 kilometres north of Helsinki.

3.She studied in Helsinki University from 2001 to 2004.

4.She is an accountant.

5.He works for Nokia.

6.Nokia produces and sells mobile phones all over the world.

7.Janita has been working for Nokia for 5 years already.

8.Her boss told her that she can be promoted soon.

9.Janita hopes that her salary would be increased.

Ex.2. Choose the right variant

1.What … at now?

a)you are working

b)are you working

2.“When … this file?” – “Yesterday”.

a)you have read

b)have you read

3.What … tomorrow?

a)will you do

b)you will do

4.“ … the documents already?”

a)Have you seen

b)You have seen

5.…your bill ?

a)Have you paid

b)Have you pay

6.… at the hotel two hours ago?

a)Did you arrive

b)Did you arrived

7.… a single room?

a)Could I book

b)Could I booked

8.(at the hotel) “Excuse me. ….?”

a)Service is included

b)Is service included

9.(at the restaurant) “Right, madam. … to order?”

a)Are you ready

b)You are ready

10.… checked in the reception when you arrived at the hotel?

a)Has he already

b)Had he already

c)He has already

d)You had already

41

ажд

Ex. 3. Ask your friend who has a job if these statements true for him (her) at work. (=Make sentences interrogative)

1.You work at a computer a lot of time.

2.You use e-mail a lot.

3.You have to do a lot of paperwork.

4.You arrange meetings.

5.You attend quite a lot of meetings.

6.You show people around your workplace.

7.You send invoices.

8.You deal with customer complaints.

9.You are responsible for promotion.

10.Your manager is pleased with your work.

11.Your manager works a lot.

12.You have been promoted from the time you started my job.

13.You can finish work early on Fridays.

14.You have to take the minutes during the meetings.

15.You got paid holiday last year.

16.You are satisfied with your salary.

17.You have been on training courses.

18.You will be promoted soon.

Ex.4. Write the questions (general, special) to these answers.

1.Sales rose by 10% last year

2.The stock market value fell from 240 to 225 in two days.

3.There was a rise of 5% in the value of the shares.

4.The shares were 2.5$ last week.

5.The value of the shares has just gone up 1$ to 3.5$

6.There has been a steady increase in the profit.

7.We had to pay over 5000$ in interest.

Ex.5. Define the type of question

1.What is the inflation rate in your country?

2.Is the economy of your country in the state of recession?

3.How much money did you borrow from the bank last year?

4.Sales dropped by 5% last year, didn’t they?

5.Did the sales rise by 10 or 15% last year?

Ex.6. Choose the right question tags

1.They used to work here, …?

a)don’t they

b)didn’t they

c)did they

2.Let’s see what we have, …?

42

ажд

a) shall we b) will you c) shan’t we

3.You haven’t got this information, …?

a)don’t you

b)haven’t you

c)have you

4.This is my pen, …?

a)isn’t this

b)isn’t it

c)is it

5.The printer is broken, …?

a)isn’t it

b)is it

c)did it

6.The hotel has got a pool, …?

a)isn’t it

b)has it

c)hasn’t it

7.It stopped working, …?

a)didn’t it

b)isn’t it

c)hasn’t it

8.You know Henry, …?

a)didn’t you

b)don’t you

c)aren’t you

9.You can give me the information, …?

a)can you

b)can’t you

c)don’t you

10.You can’t speak German, …?

a)can’t you

b)can you

c)are you

d)don’t you

11.They are on holiday, …?

a)are they

b)aren’t they

c)don’t they

12.He was not at home, …?

a)was he

b)wasn’t he

c)not was he

13.You’ve been to Paris, …?

43

ажд

a)don’t you

b)haven’t you

c)have you

14.You speak English, …?

a)aren’t you

b)didn’t you

c)don’t you

15.Mr Drayton won’t come back tomorrow, …?

a)won’t he

b)willn’t he

c)will he

16.Martin works very hard, …?

a)doesn’t he

b)does he

c)isn’t he

17.Ms Black will be here soon, …?

a)will he

b)is he

c)isn’t he

d)won’t he

18.You are ready, …?

a)aren’t you

b)do you

c)don’t you

d)are you

19.You are staying in the same hotel, …?

a)are you

b)aren’t you

c)do you

d)don’t you

20.The service is included, …?

a)is it

b)isn’t it

c)does it

d)doesn’t it

44

ажд

Chapter 4 / Formal Meetings

Глава4 / Формальныевстречи

Whereas many people enjoy a business lunch, combining work and pleasure, the more formal meetings are 100 percent business. Business people have strong feelings for or against meetings. Often meetings take up much of the workday, and sometimes accomplish very little.

However, meetings are essential for international business. They are necessary in establishing relationships for future business, and in negotiating deals. You need to meet and get to know the people you will be doing business with, especially to observe foreign customs and attitudes.

If you are in sales, meetings are often the most productive way to make those sales, or at least to make some progress. Finally, no matter what kind of business you transact, meetings allow you to observe the behavior of others.

Since we never really know how a meeting will evolve, how can we prepare for it? Will there be arguments? Discussion? Negotiations? Disagreement?

Even if we know the subject, can we control the flow of conversation? What vocabulary can we use in this situation?

There is language that deals with the purpose or function of what you want to say, such as disagreement, doubt, suggestions, negation, or acknowledgment. We call this functional language. By learning how to approach these situations functionally, you will be able to deal with the dynamics of any meeting.

Opening a Meeting / Как начать встречу

Ladies and gentlemen – хороший способ обращения к смешанной группе людей, хотя и звучит это слишком формально для небольшой встречи.

Если вы обращаетесь только к мужской аудитории, достаточно Gentlemen, если только к женской – Ladies.

Good afternoon ladies and gentlemen, and a special welcome to our guests today. We hope you have been enjoying your stay.

Ladies and gentlemen, I would like to introduce you to our guest speaker.

45

Если встреча небольшая и на нее отведено немного времени, можно неформально сразу приступать к делу следующим образом:

После введения встреча может проходить в неформальной, свободной для всех форме, когда любой её участник высказывает своё мнение или излагает свои идеи в свободном порядке, по желанию, без заранее согласованного регламента (иногда это называется brainstorming).

Также встреча может принимать более формальную форму, в ходе которой председатель вызывает каждого участника в определенное время по очереди, время сообщения или доклада, как и время, отведенное для дискуссий, строго регламентировано.

Порядок проведения встречи обычно определяется культурными традициями стран-участниц и количеством её участников.

47

Dialogue

We need to decide whether to take that business trip to Europe or not. Basically, it is a decision to expand our sales1 into the European market. I’d like to hear your ideas.

I’m in favor of it. It’s a great idea.

It will put us ahead of the competition.

Personally, I’m against it. I don’t think it’s cost-effective2.

It’s an interesting idea, but I’m undecided. I still don’t think we have fully analyzed all the risks involved3. I vote against it.

I agree with Carlos. I would like to suggest

that we look again at our total marketing budget for the year. Do we have the money to do a good job?

Okay, let’s look at our budget again. Personally, I am confident the benefits will outweigh the cocts4.

Sorry, Tom, I cannot agree with you. I don’t think it will work. How can we be sure of our future profitability?

All we can do is work up pro forma.

Excuse me, Michelle, would you mind repeating that?

Sure. What I’m saying is that I don’t know if we can really evaluate whether our profits will be greater than our costs5.

Okay. Let's stop here. I think we have a serious disagreement at this point. Let's all take another look at the budget over lunch, and continue our discussion this afternoon.

В приведенном диалоге термин cost-effective означает, что планируемое окупит сопряженные затраты. Термин pro forma – бухгалтерский термин, означающий оценку будущего объема или кассовых поступлений (cashflows).

51

ажд

1expand our sales – продвинуть наш товар 2it’s cost-effective – прибыльно, с учетом затрат 3the risks involved – сопутствующие риски

4the benefits will outweigh the costs – выгоды перевесят затраты

5greater than our costs – выгоды будут больше затрат

Grammar revision. Participle

Причастие

Причастие (Participle) - это неличная форма глагола, в которой сочетаются признаки прилагательного, наречия и глагола.

В английском языке существуют два вида причастий: причастие настоящего времени(Participle I) и причастие прошедшего времени(Participle II), причем причастие I имеет простую и сложную формы, а причастие II – только простую форму. Простая форма причастия(Indefinite(Simple) указывает на то, что действие, выраженное им, совершается одновременно с действием, выраженным глаголом-сказуемым, например:speaking говорящий

(говоря)

Сложная форма причастия(Perfect Participle) указывает на предшествование действия по отношению к действию, выраженному сказуемым, и на русский язык переводится деепричастием, например: having written написав.

Причастия I и II выполняют функции определения и обстоятельства.

Табл. 5 Формы причастия

52

ажд

Ex.1. Underline Participle I and Participle II in the following sentences and translate the sentences into Russian.

1.Writing the report he looked through many reference books. Having written the report he presented it to his boss.

2.Translating the article he looked up into the dictionary. He was really exhausted. Having translated the article he put the dictionary on the shelf.

3.Having arranged everything Mr Jefferson went home.

4.She is doing research into the economy of developing countries.

5.My brother is writing report about the influence of recent economic crisis on the economy of developed countries.

6.The presentation was boring; I really got bored.

7.Ms Dixon was really excited about going to the conference.

8.The news was shocking. When we heard the news, we didn’t know what to do. We were shocked.

9.Most of the goods made in the factory are exported.

10.Having finished her work she went home. She was very tired.

11.Do you know woman talking to Tom?

12.Having spent nearly all the money we couldn’t stay in that hotel.

13.Having booked the tickets beforehand we weren’t nervous about the trip.

14.I enjoyed the journey. Visiting Prague was so exciting.

15.Feeling hungry we went to the restaurant.

16.The business lunch will always remain a favourite way to work with business associates in a more relaxed atmosphere

17.Whereas many people enjoy a business lunch, combining work and pleasure, the more formal meetings are 100 percent business

18.Culture shock produces a feeling of disorientation. This disorientation may be homesickness, imagined illness or even paranoia (unreasonable fear).

53

ажд

Chapter 5 / Perfect Presentations

Глава 5 / Как организовать идеальную презентацию

A presentation is a report one gives to others. Typically, it is an oral report given in a meeting or to an audience. It can be a short report, a long analysis, a narrative of any length, formal, or informal. Whether oral or written, the presentation format should be clear and organized.

In many countries, a business executive is expected to use sophisticated language, maybe even an elaborate style, but the American workplace prizes simplicity, clarity, and brevity. The most powerful language is clear and easy to remember.

It may be difficult for the non-native speaker of English to use a simple style and not feel that something is missing. Not true! A perfect presentation does not have to be complicated, as long as the words are well chosen. Do not try to find the complex word if a simple one is available.

If you wish to make a perfect presentation, organize your thoughts. At the end of your report, your listeners should be able to repeat it back to you because what you said and how you said it were so clear. Some simple English expressions will help you do this.

Opening a Presentation

Welcoming the audience

Good morning / afternoon, ladies and gentlemen. Hello / Hi, everyone.

First of all, let me thank you all for coming here today.

I’m happy / delighted that so many of you could make it today.

Saying what your topic is

As you can see on the screen, our topic today is… Today’s topic is…

What I’d like to present to you today is… The subject of my presentation is…

54

ажд

Explaining why your topic is relevant for your audience

My talk is particularly relevant to those of you / us who… Today’s topic is of particular interest to those of you / us who… My / The topic is very important for you because…

By the end of this talk you will be familiar with…

Introducing yourself

Let me introduce myself. I’m Dave Elwood from ...

For those of you who don’t know me, my name’s…

As you probably know, I’m a new branch manager.

I’m head of logistics here at Air Spares.

I’m here in my function as the Head of Controlling.

Structuring a Presentation

Most formal – and many informal – presentations have three main parts and follow this simple formula:

There are several ways you can tell the audience what you are going to say. would + infinitive

Today I’d like to tell you about our new plans.

This morning I’d like to bring you up to date on our department. will + infinitive

I’ll begin by explaining the function. I’ll start off by reviewing our progress. After that, I’ll move on to my next point.

be going to + infinitive

I’m going to talk to you today about new developments in the P & D Department. This afternoon I’m going to be reporting on the new division.

55

ажд

will be + verb -ing

I’ll be talking about our guidelines for Internet use.

During the next hour we’ll be looking at the advantages of this system.

The purpose of the introduction is not only to tell the audience who you are, what the talk is about, and why it is relevant to them. you also want to tell the audience (briefly) how the talk is structured. Here are some useful phrases to talk about the structure:

I’ve divided my presentation into three (main) parts: x, y, and z. In my presentation I’ll focus on three major issues.

First (of all), I’ll be looking at ..., second ..., and third… I’ll begin / start off by explaining…

Then / Next / After that, I go on to…

Finally, I’ll offer some solutions.

Organization

The final part of the introduction deals with the organization of the talk: how long it will last, whether there will be handouts, and how questions will be handled.

Timing

My presentation will take about 20 minutes.

It should take about 30 minutes to cover these issues.

Handouts

Does everybody have a handout / report? Please take one, and pass them on.

Don’t worry about taking notes. I’ve put all the important statistics on a handout for you.

I’ll be handing out copies of the PowerPoint slides at the end of my talk. I’ll e-mail the PowerPoint presentation to you.

Questions

There will be time for questions after my presentation.

If you have any questions, feel free to interrupt me at any time, Feel free to ask questions at any time during my talk.

56

ажд

Getting the Audience’s Attention

Experts say that the first few minutes of a presentation are the most important. If you are able to get the audience’s attention quickly, they will be interested in what you have to say. Here are a few techniques you can use to start your talk.

Ask a rhetorical question

Is market research important for brand development? Do we really need quality assurance?

Start with an interesting fact

According to an article I read recently, central banks are now buying euros instead of dollars.

Did you know that fast food consumption has increased by 6oo% in Europe since 2008?

Tell them a story or anecdote

I remember when I attended a meeting in Paris. …

At a conference in Madrid, I was once asked the following question:..

Give them a problem to think about

Suppose you wanted to set up a new call centre. How would you go about it?

Imagine you had to reorganize the sales department. What would your first step be?

Talking about difficult issues

I think we first need to identify the problem.

Of course we’ll have to clarify a few points before we start. We will have to deal with the problem of increasing prices. How shall we cope with unfair business practices?

The question is: why don’t we tackle the distribution problems?

If we don’t solve this problem now, we’ll get into serious trouble soon. We will have to take care of this problem now.

Referring to other points

I’d like to mention some critical points in connection with / concerning payment. There are a few problems regarding the quality.

With respect / regard to prices, we need more details.

57

ажд

According to the survey, our customers are unhappy with this product.

Adding ideas

In addition to this, I’d like to say that our IT business is going very well.

Moreover / Furthermore, there are other interesting facts we should take a look at.

As well as that, we can offer excellent conditions.

Apart from being too expensive, this model is also too big. To increase sales we need a new strategy plus more people.

Expressions with as

As you all know,…

As I’ve already explained,…

As I mentioned before / earlier,… As I pointed out in the first section,… As you can see,…

Saying numbers

Numbers, especially long ones, are often difficult for the audience to understand. Try to say numbers slowly and clearly, and point at them while

1.We use a comma in English to show thousands and a point to show the decimal place.

2.We say ‘2 million’ or ‘10 billion’ (not 2 millions / 10 billions)

3.We say ‘2 million dollars’, ‘170 pounds’ (not 2 million dollar /170 pound)

Emphasizing Important Points

Using verbs stress, emphasize, etc.

I’d like to stress the following point.

I’d like to draw your attention to the Latest figures.

58

ажд

I’d like to emphasize that our market position is excellent.

Using what

What is really important is how much we are prepared to invest. What we should do is talk about intercultural problems.

Rhetorical questions

So, just how good are the results? So, where do we go from here? Why do I say that? Because…

Adverb + adjective construction

It would be completely wrong to change our strategy at this point.

We compared the two offers and found the first one totally unacceptable. I think this fact is extremely important.

Talking about visuals

The first rule of preparing effective visuals is that they should be clear and easy for the audience to follow. However, sometimes it is necessary to explain a more complicated visual and it is always necessary to point out the most important information.

Explaining a visual

Let’s now look at the next slide which shows… First, let me quickly explain the graph.

You can see that different colours have been used to indicate… The key in the bottom left-hand corner shows you…

Highlighting information

I’d like to start by drawing your attention to… What I’d like to point out here is…

I think you’ll be surprised to see…

I’d like you to focus your attention on… Let’s look more closely at…

59

ажд

Talking about trends (Past Simple and Present Perfect)

We use the Past Simple to talk about a movement or trend which happened in the past and is now finished.

Signal words for the past simple are last month / year, in January, from 1997 - 2001, during the oil crisis, etc.

In April the rate of unemployment rose to 5 million. Between May and July our export business almost doubled. In 2003 alone China’s car production increased by 85%.

We use the Present Perfect to talk about a movement or trend which started in the past but is not yet finished.

Signal words are since (since August), for (for five years), this month / year or expressions with over (over the past six months).

The number of German investors has declined since 1998. (It is still declining). The US economy has grown rapidly over the past four months. (It is still growing).

Note the difference between rise and raise. to rise (without an object)

Petrol prices rose again in May.

The number of tourists has risen to 2.6 million. to raise sth (with an object)

The oil industry raised prices last year.

The European Central Bank has raised interest rates.

Using your voice effectively

How you say something is often just as important as what you say. You can use your voice and the way you stress words or make pauses in sentences to make your presentation more interesting and easier for the audience to follow.

Stressing words

By emphasizing particular words or parts of words you create certain effects. Notice how you can change the meaning of a sentence by putting the stress on a different word.

60

ажд

We all know that this is an extremely difficult market. (It’s more than just difficult).

We all know that this is an extremely difficult market. (You and I agree on this). We all know that this is an extremely difficult market. (But they don’t).

Making pauses

You can use pauses to slow your pace down and make your sentences easier to understand. Group words into phrases according to their meaning and make pauses between the phrases.

In my opinion we should go into other markets.

In my opinion // we should go // into other markets.

On the other hand, the figures prove that we are on the right track. On the other hand, // the figures prove // that we are on the right track.

Dealing with questions

Asking for clarification. If you do not understand the question, politely ask the person to repeat or explain it.

I’m sorry. Could you repeat your question, please? I’m afraid I didn’t quite catch that.

I’m afraid I don’t quite understand your question.

Avoiding giving an answer. Sometimes you may not want to answer a question, perhaps because it’s the wrong time for it or the question is irrelevant. When avoiding giving an answer, make sure that your tone of voice is friendly and your reply is polite.

If you don’t mind, I’d prefer not to discuss that today.

Perhaps we could deal with this after the presentation/at some other time. I’m afraid that’s not really what we’re here to discuss today.

Admitting you don’t know the answer. If you don’t know the answer to a question, be honest and say so. Offer to find out or name a person who can answer the question.

Sorry, that’s not my field. But I’m sure Peter Bott from Sales could answer your question.

I’m afraid I don’t know the answer to your question, but I’ll try to find out for you.

61

ажд

I’m afraid I’m not in a position to answer that. Perhaps Maria could help.

Conclusion

Indicating the end of your talk

I’m now approaching/nearing the end of my presentation. Well, this brings me to the end of my presentation.

That covers just about everything I wanted to say about… OK, I think that’s everything I wanted to say about…

As a final point, I’d like to…

Finally, I’d like to highlight one key issue.

Summarizing points

Before I stop, let me go over the key issues again. Just to summarize the main points of my talk… I’d like to run through my main points again… To conclude / In conclusion, I’d like to…

To sum up (then), we…

Making recommendations

We’d suggest…

We therefore (strongly) recommend that… In my opinion, we should…

Based on the figures we have, I’m quite certain that…

Inviting questions

Are there any questions?

We just have time for a few questions.

And now I’ll be happy to answer any questions you may have.

Practice Drills

1.What is an easy way to organize any presentation, oral or written?

2.Give an example of how you could open an oral presentation.

3.How might you close a presentation?

4.Give an expression of contrast.

5.Give a short presentation related to your own business, using the guidelines in

62

ажд

this chapter.

6.Give two connectors used for comparison.

7.What expression could you use to emphasize something?

8.In the narrative «The Power of Language», does the author conclude with a summary an opinion, or a new idea?

9.In «Culture Shock», describe the organization of ideas.

The Power of Language

There is a debate going on in some colleges and universities today about the importance of a foreign language requirement. At some of these institutions, students may choose between a second language and mathematics – or some other discipline.

Of course, knowledge of a foreign language is helpful but not necessary for survival. From some students' point of view, learning foreign words or dialogues to take a trip abroad hardly merits a big investment in time and effort.

It is important, therefore, to define the benefits of learning a foreign language. In the first place, students should be made aware that learning French enables one to communicate in parts of Europe, Canada, and Africa. In the U.S. alone, over 30% of the population is Spanish-speaking or of Hispanic origin. Chinese and Arabic covers over half the people in the world!

Second, learning a foreign language leads to a better understanding of cultures and mentalities different from one's own. The important thing is the thinking and questioning process that should lead to a better understanding of one's own culture as well as those of others.

Third, learning a language opens the door to great literatures and philosophies, which can have a tremendous impact on one's life. Reading literature in the language written is truly "living" the author's creation, in a way not possible through translation – no matter how great the translator.

Finally, we do business in a global economy; the better we communicate with associates around the world, the greater success we will achieve.

63