Федеральные законы
Вопросы документирования в большей или меньшей степени нашли отражение и во всех кодексах РФ.
Гражданский Кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов
Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе Российской Федерации (далее - ГК РФ, Кодекс), регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемые в процессе этих правоотношений. Например, ст. 47 ГК РФ, касающаяся актов гражданского состояния, перечисляет разновидности актов (свидетельств): рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти - и определяет порядок их регистрации, исправления и изменения записи актов.
Статья 52 ГК РФ целиком посвящена учредительным документам. В ней названы виды документов - устав, учредительный договор, указано что «юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида», также определен порядок придания таким документам юридической силы. «Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное в соответствии с настоящим Кодексом одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем». Здесь же устанавливается и содержание текста (состав информации) учредительных документов: «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица».
Статья 185 ГК РФ дает определение доверенности, указывает разновидности этого документа и требования к порядку удостоверения.
Так, «доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена... Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации».
Главы 27 и 28 Кодекса целиком посвящены наиболее часто встречающемуся виду документа - договору и его разновидностям. В Гражданском кодексе РФ целый ряд статей посвящен порядку использования электронных каналов связи при обмене документами и электронной цифровой подписи (ст. 160, 434, 149, 142 ГК РФ).
Заметное место компьютерным технологиям отведено в подписанной 18 декабря 2006 г. части четвертой ГК РФ. Здесь дано определение баз данных (ст. 1260 ГК РФ), указано, кто считается их изготовителем (ст. 1333 ГК РФ), а также установлен порядок использования баз данных (ст. 1334).
Не меньше указаний на порядок документирования и виды документов содержит Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ, Кодекс).
В Кодексе перечислены законодательные и иные нормативные и правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения (ст. 5 ТК РФ).
Большой раздел ТК РФ (разд. III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, — трудовому договору, требования к которому расписаны детально: даны его определение (ст. 56), содержание (вся обязательная информация - ст. 57 ТК РФ), форма (ст. 67 ТК РФ), срок действия документа (ст. 58), порядок заключения (гл. 11), внесения изменений (гл. 12). Трудно назвать какой-либо другой вид документа, требования к составлению и оформлению которого были бы так тщательно рассмотрены в законодательстве.
В ст. 66 Кодекса содержатся указания о еще одном важнейшем виде документа - трудовой книжке. В частности, в ней перечисляются основные сведения, вносимые в этот документ. Кодекс перечисляет виды документов, представляемых при заключении трудового договора, и виды документов, создаваемых службой кадров при оформлении трудовых взаимоотношений (трудовой договор, приказ). При этом законом определены сроки составления и оформления этих документов. Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок и сроки выдачи копий документов (названы их виды), связанных с работой.
В целом значительная часть Кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.
Специальная глава ТК РФ (гл. 14) посвящена вопросу защиты персональных данных работника. В ней мы находим определения терминов «персональные данные» и «обработка персональных данных», общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных. Более детально вопросы защиты персональных данных раскрыты в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Закон также начинается с определения терминов «персональные данные» и «обработка персональных данных», однако их сопоставление показывает, что они не совпадают.
Поскольку мы коснулись вопросов охраны информации и, соответственно, документов, ее содержащих, следует назвать целую группу законодательных актов, ограничивающих доступ к документам. Это, прежде всего:
• Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и Указ Президента РФ от 30.1 1.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;
• Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут содержать коммерческую тайну»;
• Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».
Перечисление актов показывает, что вопросы доступа к документам, содержащим информацию ограниченного доступа, рассмотрены в законодательстве достаточно полно. Помимо названных актов, целиком посвященных защите информации, вопросы охраны информации и ограничения доступа к ней затронуты и в Конституции РФ (ст. 23, 24), Гражданском кодексе (ст. 139, 727, 857), Кодексе об административных правонарушениях, Уголовном (ст. 135, 155), Уголовно-процессуальном, Таможенном, Налоговом кодексах и в целом ряде законов (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации» и др.).
Внедрение компьютерных технологий породило новый вид носителя информации - электронный документ, что потребовало его признания на законодательном уровне. Порядок работы с электронными документами регламентирован в целом ряде законов. Целиком электронного документа касается Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В нем дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи.
27 июля 2006 г. вышел Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», заменивший ранее действовавший Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
В Законе установлены принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, четко определены обладатель информационных ресурсов, его права и обязанности.
Процесс создания и оформления документов определен также в ряде федеральных законов, использование которых обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовой основы. Сюда относятся законы о государственном языке: Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон РФ от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», в которых специальные статьи посвящены языку делопроизводства, т.е. языку служебных документов. Статья 16 Закона «О языках народов Российской Федерации» так и называется - «Использование языков в официальном делопроизводстве». В соответствии с этой статьей делопроизводство в республике РФ ведется на государственном языке, а также на государственном языке данной республики. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованием государственных органов, организаций, предприятий, учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов, определяемых законодательством республик, на территории которых они проживают.
Особо следует остановиться на оформлении документов, касающихся личности граждан РФ. В Законе «О государственном языке Российской Федерации» еще раз подтверждено, что государственный язык является обязательным «при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации... изготовление бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформлении документов об образовании, выдаваемых имеющими государственную аккредитацию образовательными учреждениями» (ст. 3). Все эти документы в соответствии со ст. 16 Закона «О языках народов Российской Федерации» «оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики».
Порядок работы с обращениями населения установлен в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Именно на базе этого Закона и строится сегодня организация работы с этой категорией документов в любой организации.
Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Прежде всего, это Федеральный закон от 01.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав. Важнейшими являются статьи, разграничивающие право собственности на документы: документы, относящиеся к государственной собственности (ст. 7); муниципальной собственности (ст. 8); частной собственности (ст. 9). Статья 12 Закона посвящена праву собственности на архивные документы.
Положение не ограничивается только сроками хранения документов, но затрагивает также вопросы организации их хранения. В основном в нем повторены общие принципы организации и хранения документов в любых организациях, как государственных, коммерческих, так и других форм собственности, отраженные в нормативно-методических актах Федеральной архивной службы России.
Вопросам сохранности документов по личному составу посвящены и распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников».
При оформлении документов, подлежащих отправке, руководствуются постановлениями Правительства РФ от 12.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» и № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи». В правилах указан порядок адресования писем, телеграмм и оформления различных видов отправлений.
Кроме того, вопросы документирования находят отражение и в законодательных актах, касающихся определенных видов деятельности. Так, в Законе «Об акционерных обществах» и Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» перечисляются виды документов, необходимые при их создании, требования к уставу, протоколам собраний, бюллетеням для голосования. Во многих законах затрагиваются вопросы подписания документов и т.д.
Как показывает обзор, в законодательных и правовых нормативных документах затронуты различные стороны документирования и работы с документами:
названы виды документов; обязательность оформления того или иного действия определенным видом документа; излагаются требования к тексту отдельных видов документов; даются определения понятий; определяются основные стороны работы с документами, сроки и порядок их хранения и уничтожения.