Лабораторная работа №2. Разработка структуры главного и вложенного документов

Цель работы:

1. Изучить особенности разработки большого документа с использованием опций Структура документа и Стили и форматирование;

2. научиться создавать главный и вложенные документы;

3. ознакомиться с практическими приемами разработки большого документа.

Теоретические сведения

Word предоставляет в распоряжение пользователя такие инструменты, как Структура, главный документ, которые в комплексе с инструментами опции Стили и форматирование позволяют значительно упростить процесс разработки большого документа.

Структура документа, создание структуры документа

Каждый документ имеет свою структуру, которая отображается иерархической последовательностью заголовков и абзацев. Так в документе можно выделить несколько уровней заголовков (последний уровень - это абзац):

первый уровень – глава, имеет нумерацию 1, 2, 3,…;

второй уровень – параграф, имеет нумерацию 1.1, 1.2, 1. 3, … , 2.1, 2,2, ;

третий уровень раздел параграфа. Имеет нумерацию 1.1.1, 1.1.2 ……;

…………………………………………………………………………….

девятый уровень – абзац текста.

Word поддерживает девять уровней структуры.

Текст каждого уровня имеет свой формат (отступы от края страницы, шрифт, размер, шрифта, цвет шрифта и т.д.) и во всем документе тексты одного уровня имеют одно форматирование.

Следовательно, если проанализировать документ, который необходимо разработать, в нем можно выделить уровни заголовков, если теперь в окне Стили и форматирования отформатировать заголовки каждого уровня в соответствии с принятыми в организации требованиями к оформлению документов, то этот формат будет использоваться во всем тексте. Кроме того, сохранив этот формат, его можно использовать во всех последующих документах. Эти возможности Word и составляют основу способа разработки большого документа.

Символы структуры отображаются слева от заголовков документа в режиме структуры. С помощью этих символов можно свернуть и развернуть подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ. При перетаскивании знаков на экране отображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня.

Организовав документ нужным образом, перейдите в обычный режим или режим разметки и наберите в соответствующих промежутках между заголовками текст абзацев, устанавливая перед этим в окне Стиль стиль абзаца.

Созданную структуру документа можно просмотреть, включив в меню Вид режим Схема документа. В этом режиме упорядочить текст можно также путем перетаскивания символов структуры и для заголовков и основного текста вверх или вниз, влево или вправо. При перетаскивании символа заголовка подзаголовки и основной текст тоже перемещаются или изменяется их уровень.

Главный и вложенный документы, создание главного и вложенных документов

Главный документ представляет собой контейнер, объединяющий несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно настраивать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы. В главном документе можно просматривать, реорганизовывать, форматировать, редактировать и печатать вложенные документы как один документ, а также составлять для них общее оглавление.

С главным документом можно работать как индивидуально, так и группой, поместив его в сетевой каталог и предоставив всем сотрудникам возможность работать с ним одновременно.

Главные документы применяются для обработки длинных документов. При этом длинный документ разбивается на несколько вложенных документов.

В режиме главного документа можно без особого труда создавать перекрестные ссылки, оглавление и предметный указатель по всем вложенным документам. Он также позволяет напечатать несколько вложенных документов, не открывая их по отдельности. Порядок расположения вложенных документов можно менять посредством перетаскивания специальных значков.

Режим главного документа используется для просмотра структуры длинных документов или открытия одного из вложенных документов.

Чтобы внести изменения во вложенный документ, перейдите в обычный режим. В обычном режиме вложенные документы отображаются как разделы главного документа. Чтобы создать вложенные документы, выделяют заголовки в режиме Главного документа / структура, а затем нажимают кнопку Создать вложенный документ. (Если кнопка Создать вложенный документ недоступна, нажимают сначала кнопку Свернуть вложенные документы.) Каждый вложенный документ будет изображен в рамке.

При открытии главного документа все вложенные документы по умолчанию изображаются свернутыми. Чтобы развернуть или свернуть вложенные документы, нажимают кнопку Свернуть / развернуть (- или +) на панели инструментов Главный документ.

В главном документе можно развернуть, изменить или напечатать любой вложенный документ. Чтобы открыть вложенный документ в режиме главного документа, щелкните текст вложенного документа, если вложенные документы свернуты, или щелкните дважды значок вложенного документа, если вложенные документы развернуты. Члены рабочей группы могут разделить большой документ на персональные участки и работать над главным документом одновременно. Если вложенный документ удаляется или переименовывается, эти изменения необходимо отразить и в главном документе.

Задание 2.1. Последовательное создание структуры документа.

1. Проанализируйте документ, который будет отрабатываться, и определите иерархию заголовков.

2. Для заголовков каждого уровня, в том числе и для абзаца, создайте с помощью инструментов опции Стили и форматирование свой стиль. Как рассматривалось в лабораторной работе 1, при этом желательно каждому стилю дать уникальное название, отличающее его от встроенных стилей и стилей, использующихся в документах другого типа. Например, глава, параграф, раздел параграфа, абзац и т.д.

3. Включите режим Структура (Вид / Структура). Режим структуры - режим, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа. В режиме Структура введите заголовки для документа. После каждого заголовка необходимо нажимать клавишу ENTER.

4. Присвойте стиль каждому из заголовков (например, для главы - стиль «Глава», а для параграфов — стиль «Параграф»). Эту операцию можно выполнить, перетаскивая структурные символы заголовков или значки + и – . Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее. Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее.

Чтобы присвоить заголовку другой уровень и придать ему соответствующий стиль форматирования, поместите на него курсор, а затем на панели инструментов Структура нажимайте кнопку Повысить или Понизить, пока заголовок не достигнет необходимого уровня.

Чтобы переместить заголовок на новое место, поместите курсор на заголовок, а затем на панели инструментов Структура нажимайте кнопку Вверх или Вниз, пока заголовок не будет перемещен в нужное место. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.