Запуск макроса

Запуск макроса можно осуществить следующими способами:

1. щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак);

2. задать команду Сервис >Макрос >Запуск макроса (имя макроса);

3. открыть вкладку Макросы, установить курсор на имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.

После запуска созданного ранее макроса «Размещение_на_экране» будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе объекты базы данных.

9. Обмен данными

Microsoft Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных Microsoft Access, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных Microsoft Access в другую.

9.1. Экспорт данных

Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в -базе данных при работе с другой программой:

1. В окне базы данных выбрать из списка таблицу, которую предполагается экспортировать;

2. Применить команду Файл►Сохранить как►Экспорт или команду Файл из контекстного меню;

3. В открывшемся окне Сохранение объектов выбрать опцию Во внешнем файле или базе данных;

4. Нажать ОК;

5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица в... указать тип файла, выбрать устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы;

6. Нажать кнопку Экспорт;

7. В открывшемся окне диалога указать необходимые опции;

8. После нажатия ОК таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.

9.2. Импорт данных

Microsoft Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных.

Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.

1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

2. Выбрать Импорт таблиц и нажать кнопку ОК.

3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выбрать тип импортируемых данных Microsoft Access, указать папку с БД Microsoft Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.

4. Выбрать файл и нажать кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.

5. Выделить одну или несколько таблиц для импорта.

10. Связь с таблицами

Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к Microsoft Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в Microsoft Access, так и во внешних приложениях.

Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.

1. В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

2. Выбрать Связь с таблицами и нажать кнопку ОК.

3. В открывшемся окне диалога указать тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.

4. Выбрать файл и нажать кнопку Связь. Microsoft Access запустит Мастер связывания таблиц.

11. Вывод на печать таблиц, запросов,

форм и отчетов