- •Воронеж – 2008
- •Методическое пособие
- •Воронеж – 2008
- •1.1. Общие сведения
- •1.2. Запуск программы
- •1.3. Главное окно Microsoft Access
- •Р ис. 1. Главное окно базы данных
- •1.4.Окно базы данных
- •1.5. Завершение работы ms Access
- •2. Разработка баз данных
- •2.1. Этапы проектирования базы данных
- •2.2. Создание новой (пустой) базы данных
- •2.3. Создание таблицы
- •2 Создание таблицы при помощи мастера таблиц
- •3. Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
- •4. Автоматическое создание таблиц по имеющимся данным
- •2.4. Определение структуры таблицы
- •Р ис. 3. Таблица в режиме Конструктора
- •2.5. Присвоение имен полям и выбор типа данных
- •2.6. Установка первичного ключа
- •2.7. Установка характеристик поля
- •Назначение свойств полей таблицы
- •2.8. Добавление, удаление и перемещение полей
- •2.9. Сохранение структуры таблицы
- •3. Работа с таблицами
- •3.1. Ввод записей
- •3.2. Переход на нужное поле или запись
- •3.3. Быстрый путь ввода данных
- •3.4. Сохранение данных
- •3.5. Добавление и удаление записей
- •3.6. Вставка в запись рисунка или объекта
- •3.7. Установление связей между таблицами
- •4. Работа с данными таблицы
- •4.1. Просмотр данных таблицы в виде формы
- •4.2. Добавление записей в таблицу с помощью формы
- •4.3. Поиск и замена данных в таблице
- •4.4. Сортировка данных
- •4.5. Фильтрация данных
- •Р ис. 4. Использование расширенного фильтра
- •4.5.1. Использование условий отбора в запросах или расширенных фильтрах для получения определенных записей
- •4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей
- •4.6. Удаление с экрана лишних данных
- •4.7. Фиксация столбцов
- •4.8. Создание простого отчета
- •5. Создание запросов
- •5.1. Создание и открытие запроса
- •Бланк запроса
- •5.2. Запрос на выборку
- •5.3. Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра
- •5.4. Запрос с параметром (параметрический запрос)
- •5.5. Вычисляемые поля в запросах
- •5.6. Итоговые запросы
- •Статистические функции для итоговых вычислений
- •5.7. Перекрестный запрос
- •5.8. Запрос на создание таблицы
- •5.9. Запрос на обновление
- •5. 10. Запрос на добавление записей
- •5.11. Запрос на удаление записей
- •5.12. Редактирование запросов
- •5.12.1. Добавление в запрос таблицы или запроса
- •5.12.2. Удаление таблицы или запроса из запроса
- •5.12.3. Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе
- •Добавление полей в бланк запроса или расширенного фильтра
- •Удаление поля из бланка запроса или расширенного фильтра
- •Перемещение поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.7. Вставка поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.8. Изменение имени поля в запросе
- •6. Создание форм и отчетов
- •6.1. Создание формы
- •6.1.1. Создание пустой формы и выбор источника записей
- •6.1.2. Создание формы с помощью автоформы
- •6.1.3. Создание формы с помощью мастера
- •6.1.4. Создание формы самостоятельно без помощи Мастера форм
- •6.2. Создание разделов формы
- •6.2.1.Добавление и удаление заголовка, примечания и колонтитулов формы
- •6.2.2. Изменение размеров заголовка, примечаний и других разделов в форме или отчете
- •Изменение ширины или высоты.
- •6.3. Подчиненные формы
- •6.3.1. Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую форму
- •6.3.2. Одновременное создание формы и подчиненной формы
- •6.4. Создание отчета
- •6.4.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •6.4.2. Создание отчета самостоятельно без помощи Мастер отчетов
- •6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
- •6.6. Создание почтовых наклеек
- •7. Элементы управления
- •7.1 Создание элементов формы или отчета
- •Р ис. 4. Панель элементов
- •7.2. Создание надписи
- •7.3. Создание кнопки с помощью мастера
- •7.4. Создание кнопки без помощи мастера
- •7.5. Выделение текста в текстовом поле или другом элементе управления
- •7.6. Перемещение текстового поля или другого элемента управления вместе с подписью
- •7.7. Изменение размера текстового поля или другого элемента управления
- •7.8. Взаимное выравнивание текстовых полей и других элементов управления в форме или отчете
- •8. Макросы
- •8.1 Создание макросов
- •8.2. Выполнение макросов
- •Создание макроса
- •Запуск макроса
- •9. Обмен данными
- •9.1. Экспорт данных
- •9.2. Импорт данных
- •10. Связь с таблицами
- •11.1. Предварительный просмотр
- •Пример Разработка базы данных учета и отпуска товаров в Microsoft access
- •1.1. Разработка логической структуры базы данных
- •1.2. Создание таблиц новой базы данных
- •1.3. Установление связей между таблицами
- •2. Ведение базы данных
- •2.1 Создание экранных форм
- •2.2 Использование экранных форм
- •Технология выборки данных из бд и создания отчетов
- •3.1. Создание запросов
- •3.2 Создание отчетов
- •Вопросы для самоконтроля
- •Упражнения
- •Этап 1. Проектирование согласованных таблиц
6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и отчеты:
Открыть форму (отчет) в режиме Конструктора.
Выбрать команду Вид►Панель элементов.
3. Выбрать пиктограмму Поле панели элементов.
4.Выбрать мышью пустое место в любой области формы или отчета, в которое следует поместить вычисляемое поле, (например, область примечаний или колонтитулов).
5.Поместить курсор в поле и ввести выражение, вычисляющее значение.
После выбора поля нажать кнопку Свойства на панели инструментов или выполнить команду Вид►Свойства, чтобы открыть окно его свойств, и ввести в ячейку свойства Данные (ControlSource), начиная со знака "=", нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, "=DATE()" — системная дата), так и любое действие над В базе данных для использования построителя выражений при создании выражения, нажать кнопку построителя рядом с ячейкой свойства Данные (ControlSource). Для свойства «Формат поля» выбрать из списка тип вычисляемых данных.
В случае необходимости вставить рядом c полем элемент Надпись и заполнить его нужным текстом.
6. Перейти в режим формы (отчета).
Примечания
Если при вводе выражения в ячейку Данные (ControlSource) потребуется больше места, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.
Если форма основана на запросе, можно поместить выражение в запрос, а не в вычисляемый элемент управления.
6.6. Создание почтовых наклеек
Для переписки, как правило, используются почтовые наклейки и стандартные письма, обычно называемые составными документами рассылки. В Access почтовые наклейки создаются с помощью отчетов. Подобно любому другому отчету, отчет для создания наклеек состоит из элементов управления. Для создания наклеек лучше всего использовать Мастер наклеек. Изменение макета наклейки следует производить в режиме Конструктора. В режиме Конструктора можно проверить перед печатью все параметры в окне Макет страницы, которое вызывается по команде Файл►Макет страницы.
Печатать почтовые наклейки можно непосредственно из окна предварительного просмотра.
7. Элементы управления
Все сведения формы или отчета содержатся в элементах управления. На страницах доступа к данным сведения содержатся в элементах управления точно так же, как и в формах и отчетах. Однако сведения могут быть также введены непосредственно на страницу доступа к данным. Элементы управления представляют собой объекты в формах, отчетах или на страницах доступа к данным, используемые для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений. Например, можно использовать поле в форме, отчете или на странице доступа к данным для отображения данных, кнопку в форме для открытия другой формы или отчета, линию или прямоугольник для разделения и группировки элементов управления, делающей более понятным их назначение.
В Microsoft Access используются следующие типы элементов управления, все доступные через панель инструментов в режиме конструктора, режиме конструктора отчета или режиме конструктора страниц доступа к данным: поле, надпись, группа параметров, переключатель, флажок, список, кнопка, рисунок, линия, прямоугольник и дополнительные элементы ActiveX. Для форм и отчетов существуют дополнительные элементы управления: выключатель, поле со списком, присоединенная рамка объекта, свободная рамка объекта, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, разрыв страницы. Страницы доступа к данным дополнительно включают следующие компоненты: раскрывающийся список, гиперссылка, бегущая строка и сводный список, электронная таблица и диаграмма.
Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. На приведенном ниже рисунке показаны примеры связанного, свободного и вычисляемого элементов управления. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета.