Типовой формуляр справки включает следующие реквизиты:
- «наименование организации» (автора, выдавшего справку);
- «наименование вида документа» (справка);
- «дата»;
- «регистрационный номер»;
- «место составления»;
- «адресат»;
- «заголовок к тексту»;
- «текст»;
- «подпись»;
- «оттиск печати».
Датой справки служит дата ее подписания. Регистрационным номером считается порядковый номер документа, он оформляется одновременно с датой.
Заголовок справки может включать указание на период времени, на который приходится сообщение. Внешние справки подписываются, как правило, руководителем учреждения или его заместителем. Внутренние справки подписывают руководители структурных подразделений. Справки, содержащие финансовую информацию, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. Оттиск печати заверяет подписи на справках, содержащих финансовую информацию. Печатью заверяются также справки, подтверждающие факты из жизни и деятельности граждан.
Акты
Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).
Административный акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.
Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов.
Акты по содержанию и назначению делятся на акты:
- ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.);
- обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий, новых изделий, оборудования);
- дегустации;
- ревизий;
- уничтожения дел, испорченных товаров списания;
- инвентаризации;
- расследования несчастных случаев, аварий и т.д.
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме (рис. 5.12.), как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: «наименование организации» (включая наименование структурного подразделения), «названия вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись». Дата и место составления акта должны соответствовать дате события и месту его составления. Заголовок начинается либо с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольного существительного (О приеме/передаче оборудования, Об уничтожении дел и т.п.), либо с помощью существительного в родительном падеже, например: ревизии кассы.
Рис. 5.12. Образец оформления акта.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Он может быть представлен в форме связанного текста, таблицы или сочетания этих форм.
Во введении указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер – основание для издания акта (чаще всего это распорядительный документ), например, Основание: приказ директора предприятия №2 от 02.01.2014. Далее идет список фамилий лиц, составивших акт. Они перечисляются в следующей последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке) с указанием должности: например:
Составлен комиссией: Председатель – зам. директора В.Т. Трофимов Члены комиссии – гл. инженер В.З. Зиновьев ст. мастер Н.Б. Кривошев механик А.Т. Морозов |
В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В текст включаются сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.
В конце теста указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресата, которым он направлен, например:
Составлен в 3-х экз.: 1-й экз. – директору предприятия 2-й экз. – в бухгалтерию 3-й экз. – в дело №12/14 |
Подписи лиц располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии во вводной части, но без указания должности (указываются председатель и члены комиссии), например:
Председатель Члены комиссии |
Подпись Подпись Подпись Подпись |
В.Т. Трофимов В.З. Зиновьев Н.Б. Кривошев А.Т. Морозов |
Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но при этом излагает суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
4. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протоколы составляют и с целью документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол ведется секретарем, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует все выступления на заседании (за исключением текстов основных докладов: они могут быть подготовлены заранее и после заседания передаются секретарю). В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования отдельно по каждой кандидатуре. К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия и виде копии самого протокола, выписки из протокола или в виде других распорядительных документов.
Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.
Полный протокол (рис. 5.13) включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, которые передают содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания. Полный протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего органа, названия учреждения, вид документа (протокол), дата, индекс документа, место его составления, заголовок к тексту, текст, подписи председателя и секретаря.
Датой протокола считается дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось насколько дней, то дата протокола включает дату начала и окончания, например: 21-24.10.2014.
Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протокола ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок протокола состоит из названия вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия коллегиального органа в родительном падеже, например: заседания совета, собрания директоров и т.д.
Текст протокола включает вводную и основную части.