6.1. Структура и содержание кадровой документации

Весь комплекс кадровых документов можно систематизировать по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две группы кадровых документов:

• документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.), включенные в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

• документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

По типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

• документация по приему на работу (заявление о приеме на работу, служебный контракт о назначении на должность, приказ о приеме на работу, протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу);

• документация по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу);

• документация по увольнению с работы (заявление об увольнении, приказ об увольнении, протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении);

• документация по оформлению отпусков (график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска);

• документация по оформлению поощрений (представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении);

• документация по оформлению дисциплинарных взысканий (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания).

По видам используемых в кадровом делопроизводстве документов всю кадровую документацию можно разделить на три группы:

• организационно-кадровые документы (структура и штатная численность персонала, штатное расписание, положение о кадровой службе, правила внутреннего распорядка, положение о персонале);

• организационно-распорядительные документы (изменения штатного расписания, распоряжение, график отпусков, должностная инструкция/служебный контракт);

• документы по трудоустройству, учету и͙ работе с кадрами (трудовой договор/служебный контракт, документы кадрового планирования, приказы по личному составу, приказы по кадровым вопросам, трудовая книжка, личная карточка работника, личное дело, лицевой счет по заработной плате, справки персоналу организаций по линии кадровых служб)

По порядку принятия кадровые документы делят на группы:

• требующие согласования с первичным профсоюзным органом (по условиям коллективного договора);

• требующие учета мнения первичного профсоюзного органа (график отпусков);

• требующие учета мнения представительного органа работников (локальный акт по оплате труда);

• требующие согласования с должностными лицами в соответствии с внутренними регламентами