2. Бд «Технологии геологической разведки»
2.1 Создание таблиц
Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапе описывается её структура на основании разработанной инфологической модели: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т. е. формируются записи.
Таблица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Запись – это строка таблицы, состоит из набора разных полей и содержит информацию об отдельном объекте (человеке, предмете, организации).
Поле – элемент записи, содержащий определенное данное. В режиме «Таблицы» термин «Поле» используется, как для конкретной ячейки записи, так и для всего столбца.
Создавать таблицы можно тремя способами:
1) С помощью мастера (если при создании таблицы требуются подсказки об элементах, которые следует в нее включать);
2) В режиме конструктора (если вы точно знаете, какие параметры полей вам нужны). В отличие от мастера, этот способ не предполагает пошагового процесса и требует больше усилий по отладке таблицы;
3) Посредством ввода данных и определения полей в режиме таблицы. Этот способ применяется при необходимости настроить простую таблицу и быстро ввести данные. Однако в отличие от работы с мастером или в режиме конструктора при этом нельзя задать многие параметры таблицы.
Во вкладке БД Таблицы создаются пустые таблицы, для начала нужно определить их структуру: описать каждое поле записи.
Для таблицы «Месторождения» необходимо описать поля согласно разработанной модели. Нужно заполнить ячейки с именами полей, учитывая, что имя поля заполняется при помощи клавиатуры, а тип данных выбирается из выпадающего списка в конкретной ячейке. Вид таблицы «Месторождения» в конструкторе (Рисунок 1).
Рисунок 1 – Окно Конструктора для таблицы Месторождения
В правой части окна Конструктора указываются свойства полей. Типы полей имеют разные свойства. Основным свойством любого поля является его длина, выражаемая в символах или знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нём может поместиться.
Подобным образом создаются остальные таблицы БД.
Были использованы типы данных: логический, числовой, текстовый, вложения.
Создаются следующие таблицы:
Месторождения – [код месторождения, название, местоположение, код разведки, код прибора, код руководителя, численность рабочих, содержание месторождения, ведутся работы];
Виды разведки – [код разведки, вид разведки];
Приборы – [код прибора, название прибора, фото прибора, назначение]
Руководитель месторождения – [код руководителя, фамилия, имя, отчество, фото, образование, стаж]
Следующий этап работы с таблицами – заполнение данными. Чтобы облегчить заполнение таблиц по возможности используются подстановки. Для этого нужно зайти в конструктор таблицы «Месторождения», перейти на графу «Свойства поля» и выбирать поле в котором можно использовать подстановку. Затем нажать подстановку (Рисунок 2) и выбрать для строки «Тип элемента управления» - поле со списком. Далее в строке «Источник строк» выбрать поле, которое необходимо для подстановки. На этом можно закончить, но при подстановке отображается только 1 столбец, то есть цифры, что делает заполнение весьма неудобным. Для того чтобы отображались и другие столбцы, нужно при настройке подстановки поменять число столбцов на нужное нам количество.
Рисунок 2 – Свойства поля – Подстановка
2.2 Создание схемы данных
Установка связи начинается с открытия окна «Схема данных» и выбора таблиц, между которыми следует установить связь. Все таблицы добавляются в окно схемы данных, и для ключевых полей производится определение связей соответственно разработанной инфологической модели БД. Например, выбрав ключевое поле «Код разведки» в таблице «Виды разведки», не отпуская кнопки мыши, необходимо переместить его на поле «Код разведки» таблицы «Месторождения». На экране появится диалоговое окно связи. Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок «Обеспечение целостности данных» (дополнительно следует установить флажки каскадного обновления связанных полей и удаления связанных записей). В окне выводится тип связи Один-ко-многим. Нажать кнопку «Создать». Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей.
Вид схемы данных после установления требуемых связей (Рисунок 3).
Рисунок 3 – Схема данных разрабатываемой БД
2.3 Создание запросов
Запрос – это объект Microsoft Access, который производит отбор данных из базы данных (БД). Запрос определяет, из каких таблиц, какие поля и записи базы данных следует извлечь и как представить их на экране для просмотра. Запрос собирает данные в результирующую таблицу (РТ).
РТ – это временная таблица и она не организуется во вкладке Таблицы базы данных.
С помощью запросов можно сделать выборку полей и записей, выполнить поиск нужных данных, задав условие отбора, применить формулы для расчёта, суммировать данные по полям, выполнять группировку данных, использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов и других запросов.
Построение запросов осуществляется при помощи конструктора.
Бланк запроса по образцу состоит из двух панелей: верхней (в ней отображаются таблицы со связями) и нижней.
Строки нижней панели определяют структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы. Вы видите следующие строки: «Поле», «Имя таблицы», «Сортировка», «Вывод на экран», «Условие отбора» (Рисунок 4).
Рисунок 4 – Схема данных разрабатываемой БД
После того, как добавлены таблицы, необходимо выбрать поля, по которым делается запрос, и задать необходимые условия отбора.
По каждому полю можно задать свое условие отбора. Условие можно задавать в одном или нескольких полях. Условия отбора вводятся как выражения. Они могут содержать операторы сравнения, арифметические операторы, ссылки на поля, символы шаблона (?, *) и т.д. Выражения можно ввести вручную или с помощью «Построителя выражений».
Для создания запросов, когда требуется посмотреть данные для определенного пункта назначения в столбце «Вид разведки» нужно задать параметр для ввода вида разведки в квадратных скобках Like [Ведите номер вид разведки (виды разведки)] (Рисунок 5). В этом случае при открытии запроса программа попросит ввести нужный вид разведки.
Цель запроса – отобразить месторождения с определённым видом разведки.
Рисунок 5 – Окно ввода параметра запроса «Вид разведки»
Итогом выполнения запроса «Вид разведки», как и любого другого запроса, является результирующая таблица (Рисунок 6).
Рисунок 6 – Результирующая таблица запроса «Вид разведки» с критерием поля вид разведки – сейсморазведка
Второй запрос, созданный в этой БД – запрос «Руководитель». В этом запросе используются сразу два условия отбора. Первое условие взято из первого запроса и при открытии выдает такое же окно ввода, что и у запроса «Вид разведки». Второе условие отбора применяется в случае необходимости определения общей численности рабочих на месторождении.
На рисунке запрос представлен в режиме конструктора (Рисунок 7).
Рисунок 7 – Создание запроса «Численность рабочих» в режиме конструктора
Для этого необходимо указать выражение Between [Укажите минимальное число рабочих] And [Укажите максимальное число рабочих] (Рисунок 8) и (Рисунок 9). Целью этого запроса является отображение информации о численности рабочих на определённом виде разведки месторождения.
Рисунок 8 – Окно ввода параметра запроса «Численность рабочих, минимальное»
Рисунок 9 – Окно ввода параметра запроса «Численность рабочих, максимальное»
Итогом выполнения запроса «Численность рабочих» является результирующая таблица следующего вида (Рисунок 10).
Рисунок 10 – Результирующая таблица запроса «Численность рабочих»
Последним запросом БД является «Руководитель» (Рисунок 11).
Рисунок 11 – Создание запроса «Руководитель» в режиме конструктора
Этот запрос предназначен для того, чтобы найти руководителя месторождения по стажу. Для этого необходимо указать выражение Between [Укажите минимальный стаж] And [Укажите максимальный стаж] (Рисунок 12) и (Рисунок 13).
Рисунок 12 – Окно ввода параметра запроса «Стаж, минимальный»
Рисунок 13 – Окно ввода параметра запроса «Стаж, максимальный»
Итогом выполнения запроса «Руководитель» является результирующая таблица следующего вида (Рисунок 14).
Рисунок 14 – Окно ввода параметра запроса «Стаж, максимальный»
2.4 Создание форм
Форма – объект базы данных, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Обычно в этом режиме выводятся данные из записей, а текстовые поля, управляющие кнопки, картинки и прочие служебные объекты облегчают просмотр и обработку данных. Другое преимущество форм перед режимом таблицы — возможность отображать в одной форме данные из нескольких таблиц.
Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму.
Для работы с БД «Технологии геологической разведки» создана форма «Месторождения» (Рисунок 15).
Рисунок 15 – Экранный вид формы «Месторождения»
Далее необходимо создать подчиненную форму. Для этого нужно взять поля из таблиц: «Руководитель месторождения» – [код руководителя, фамилия, имя, отчество, фото, образование, стаж] и «Месторождения» – [код месторождения, название, местоположение, код разведки, код прибора, код руководителя, численность рабочих, содержание месторождения, ведутся работы]. Зайти в мастер форм, отметить данные поля, выбрать вид данных-подчинённый. Затем выбрать ленточный внешний вид формы, так как в таблице у нас содержатся картинки (Рисунок 16).
Рисунок 16 – Экранный вид формы «Руководитель месторождения1»
Таким же образом создать и связанный вид данных формы (Рисунок 17).
Рисунок 17 – Экранный вид формы «Руководитель месторождения2»
2.5 Создание отчётов
Отчеты предназначены для вывода данных, содержащихся в таблицах и запросах в оформленном виде, для создания итоговых строк с группировкой по каждой смысловой группе.
В зависимости от «Группировки», «Вида макета» и «Стиля внешнего вида», отчёт по одним и тем же данным может иметь разный вид.
Создав отчет, можно сохранить данные в этом формате, при этом каждый раз при печати его структура будет сохраняться, даже если данные были изменены.
В данной работе было создано четыре отчета:
«Руководитель» (Рисунок 18) был создан на основе запроса «Руководитель» поэтому имеет окно ввода параметра минимального и максимального значений (Рисунок 19 и Рисунок 20).
Рисунок 18 – Вид отчета «Руководитель»
Рисунок 19 – Окно ввода параметра отчёта «Стаж, минимальный»
Рисунок 20 – Окно ввода параметра отчёта «Стаж, максимальный»
«Вид разведки» (Рисунок 21) был создан на основе запроса «Вид разведки» поэтому имеет окно ввода параметра (Рисунок 22).
Рисунок 21 – Вид отчета «Вид разведки - сейсморазведка»
Рисунок 22 – Окно ввода параметра отчета «Введите вид разведки»
«Численность рабочих» (Рисунок 23) был создан, так же как и 1 отчёт и поэтому имеет аналогичное окно ввода параметра минимального и максимального значений (Рисунок 24 и Рисунок 25).
Рисунок 23 – Вид отчета «Численность рабочих»
Рисунок 24 – Окно ввода параметра отчёта «Численность рабочих, минимальное»
Рисунок 25 – Окно ввода параметра отчёта «Численность рабочих, максимальное»
«Месторождения» (Рисунок 26) выводит: название, местоположение, содержание месторождения, численность рабочих, ведутся работы.
Рисунок 26 – Вид отчёта «Месторождения»