(5) Справочно-аналитическая документация.

Справочно-аналитические документы представлены в форме акта, справки, сводки и др.

Акт - документ, составленный для подтверждения фактов, событий, действий.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки; обследования, испытаний, ревизии, инвентаризации и др.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Во вводной части акта указывается основание для его составления, а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основой деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения, название вида документа (СПРАВКА), дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

В первой части справки излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления; во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Сводка - документ, содержащий сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.д.).

(6.) Отчетная документация.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, о выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения организации или вышестоящему органу.

Обязательными реквизитами отчета являются: наименование организации, наименование подразделения, название вида документа (ОТЧЕТ), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.

III. Служебно-деловая переписка

Деловая переписка регистрируется и хранится в организациях как исходящая и входящая документация.

Деловое письмо представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, но имеющий юридическую значимость.

В деловой переписке можно выделить официальные и частные письма.

Структура официального письма: служебная часть (приветствие; обращение к адресату; лид - абзац) - информационная часть (текст письма) - служебная часть (заключительная формула вежливости; подпись отправителя; постскриптум).

Приветствие. Под приветствием подразумевается начальная (вводная) формула вежливости, выражающая уважение адресату.

Стандартные формулировки:

Здравствуйте...

Добрый день...

Приветствую Вас...

Рад приветствовать Вас...

Воздействие приветствия может быть усилено, если последующее обращение содержит и некий эпитет, подчеркивающий почтение к адресату со стороны автора письма.

Обращение к адресату помещается непосредственно за приветствием.

Специфической особенностью обращения является использование в конце восклицательного знака:

Евгений Петрович!

Господин Чрезвычайный и Полномочный посол!

Ваше высокопреосвященство!

Если приветствие отсутствует, то обращение целесообразно дополнить прилагательным, наиболее подходящим соответствующему случаю письменного обращения («уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые», «почтеннейшие» , ....)

Лид-абзац - первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения. Его значение выражается в пояснении мотивов и темы послания, а также в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания (Обращаюсь к Вам в связи с ... (далее кратко излагается причина обращения)).

Текст письма (инф. часть) включает в себя вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося 2-4 предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма. Затем, просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. Заключительное предложение выражает характер ожиданий автора послания.

Заключительная формула вежливости выполняет функцию аналогичную функции устного прощания.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи.

Стандартные формулировки:

С уважением...

С глубоким почтением...

С благодарностью и уважением...

Искренне Ваш...

Остаюсь искренне Ваш...

Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение - двойное. Подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.

Стилистически деловое письмо должно быть оформлено деловито, точно, кратко.

Письмо с первых и до последних строк должно производить на адресата впечатление искренности.

Общий тон послания, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен нести отпечаток доброжелательности и уважения по отношению к адресату.