19. Субд ms Access. Понятие субд. Назначение программы ms Access. Проектирование базы данных в ms Access. Основные объекты базы данных.

Рассмотрим все этапы создания и принципы работы с базами данных на примере СУБД Microsoft Access.

Системы управления базами данных

База данных предполагает наличие комплекса программных средств, обслуживающих эту базу данных и позволяющих использовать содержащуюся в ней информацию. Такой комплекс программ называется СУБД. Это программная среда система, поддерживающая наполнение и манипулирование данными, представляющими интерес для пользователей при решении прикладных задач. СУБД является интерфейсом между базой данных и прикладными задачами.

Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Функции СУБД

1.Определение данных – определить, какая именно информация будет храниться в БД, задать свойства данных, их тип (например, число цифр или символов), а также указать, как эти данные связаны между собой. В некоторых случаях есть возможность задавать форматы и критерии проверки данных.

2.Обработка данных – данные могут обрабатываться самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой, связанной с ними, информацией и вычислять итоговые значения.

3.Управление данными – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно также определять правила коллективного доступа.5.

Структура простейшей базы данных. Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть — это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Этапы проектирования базы данных Access

Работа по созданию базы данных начинается с проектирования структуры базы данных.

1.Определение цели создания данных. Нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

2. Определение количества и структуры таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

1) Информация в таблице не должна дублироваться.

2) Не должно быть повторений и между таблицами.

3) Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

3. Определение необходимых в таблице полей. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

- Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

- Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

- В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

- Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

· Задание индивидуального значения каждому полю.

4. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для просмотра связей в базе данных:

- откройте файл с необходимой базой данных. (*.mdbx).

- выбрать команду «Схема данных» данных на вкладке «Работа с базами данных». Появится окно с установленными связями, но только в том случае если до этого они уже были созданы и сохранены.

Объектами базы данных является:

Таблица–это основная категория объектов в реляционной СУБД. Каждая таблица состоит из записей и из полей. Работа с таблицей выполняется в двух основных таблицах в режиме конструктора и в режиме таблицы.

Запросы–эти объекты служат для получения данных из одной или нескольких таблиц отбор нужных сведениях производится на основе формулируемых критерий. С помощью запросов создаются новые таблицы, в которых используются данные уже из существующих таблиц. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах.

Формы – этот тип объектов используется в основном для удобного ввода данных. Форма представляет как бланк, который следует заполнить. С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных.

Отчёты–предназначенные для отображения данных в виде удобном для просмотра на основе отчета может быть создан документ, который будет распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных.

Макросы–это макро команды которые запускаются простым нажатием нескольких клавиш, а могут выполнять такие действия как открытие таблицы и форм, выполнения опций меню, управление окнами и д.р. Можно создавать и свои макросы для последовательности часто применяемых операций. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Модули – этот тип объектов представляет собой программные модули. Написанные на языке UBK. Модули это обычна процедура для обработки событий ил выполнения вычисления. Разбиение на модули облегчает процесс составления программ. Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной.