63-1

61

б) обоснование просьбы плюс изложение просьбы (В связи с ... прошу разрешить мне ...). Если к заявлению прилагаются документы, они перечисляются в тексте отдельным абзацем (после слов: К заявлению прилагаются...). В конце заявления указывается дата подачи заявления (слева) и подпись заявителя (справа).

Образец заявления:

Ректору ЮУрГУ Шестакову А.Л.

студента группы АС 323 ОБ Сергиенко Александра Викторовича

заявление.

Прошу восстановить студенческий билет (зачетную книжку) взамен утерянного.

Дата

Подпись

Директору ОАО «Информсвязь» Иванову Леониду Викторовичу мастера участка № 3 Петрова Игоря Николаевича

заявление.

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию с 17 декабря 2013 года.

11 декабря 2013 г. Подпись

В тех случаях, когда обращение в определенное учреждение или организацию требует более сложного по форме и содержанию заявления, используются особые бланки, отпечатанные типографским способом. В них запрашиваются та или иная специфическая информация, дополнительные

62

сведения о чем-либо. Так, на специальных бланках пишутся заявления о получении или обмене паспорта, о предоставлении загранпаспорта, о регистрации брака, о допуске к вступительным испытаниям в вузе, о праве на наследование, о постановке автомобиля на учет, о приватизации жилья, об объявлении в газету и др. Написание подобных заявлений сводится к заполнению соответствующих граф документа по имеющимся образцам.

Докладная записка

Докладная записка – это обращение сотрудника к руководителю учреждения, предприятия. В ней содержится информация о каких-либо фактах, нуждах, обосновываются те или иные предложения.

Оформление вступительной и заключительной части докладной записки сходно с оформлением заявления. Информационная часть начинается со слов: «Довожу до вашего сведения...».

Объяснительная записка

В названии деловой бумаги точно отражается ее назначение. Она должна содержать следующие реквизиты:

•Наименование адресата (должностного лица) в дательном падеже.

•Название документа.

•Сообщение о факте (месте и времени события), который подлежит объяснению.

•Объяснение причин происшедшего.

•Дата и подпись.

Например:

Главному врачу ИЛПУ «Городская больница № 5» И. Ф. Веткину

докладная записка.

Довожу до вашего сведения, что 14 августа 2014 года медицинская сестра терапевтического отделения Н.С. Палкина присутствовала в больнице в состоянии алкогольного опьянения. Прошу наложить на Н.С. Палкину дисциплинарное взыскание в соответствии с ТК РФ.

63

Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма Стафеевой А.О. генерального директора ООО «Южное» И.И. Александрова

объяснительная записка.

Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артема о несвоевременной сдаче отчётов поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное» в октябре 2010 г. вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно. Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом с уведомлением в почтовом отделении № 3 г. Артём 20 октября 2013 года, что не противоречит существующему законодательству. Сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта виноваты работники почты.

К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых

Отчет о проделанной работе

Вобщем виде в содержании отчета должно быть отражено следующее.

Взаголовке указывается, кто отчитывается, о чем, за какой период (отчет

кого о чем). В небольшой вступительной части перечисляются задачи, поставленные на данный период по плану работы. Основная часть должна содержать точное описание проделанной работы с указанием положительных и отрицательных моментов, конкретных лиц, фактов, цифр и т. п., а также указание методов работы, того, что ей содействовало и препятствовало.

В заключении делаются выводы, предложения, а также указываются перспективы дальнейшей работы. Ставится подпись отчитывающегося лица и дата составления документа. Для отчета о работе, проделанной в командировке, в некоторых учреждениях есть специальные бланки. В этом случае начало документа регламентируется формой, а основная часть содержит перечисление фактически выполненной работы.

64

Доверенность

Если возникает необходимость доверить кому-либо ведение дела, получение денег или ценных предметов, оборудования и т. п., то на имя этого лица выдается доверенность. В ней указывается:

•Кто доверяет (фамилия, имя, отчество в им. падеже).

•Кому доверяет (фамилия, имя, отчество в дат. падеже). Если доверяется крупная сумма денег, то надо указать серию и номер паспорта.

•Что доверяет сделать и где («получить откуда» и т. п.).

•На каком основании (указывается, если доверенность выдается учреждением).

•Дата выдачи.

•Подпись того, кто выдал доверенность.

•Заверение подписи каким-либо ответственным лицом (его подпись

суказанием в скобках фамилии и инициалов, печать соответствующего учреждения).

Образец:

Доверенность

Город Екатеринбург Свердловской области Тридцатого марта две тысячи десятого года

Я, Мироненко Анастасия Егоровна (паспорт серии Ш-АИ, № 605849, выдан ОВД Чкаловского РИК г. Свердловска 20.02.74 г.), 17.01.1958 г. рождения, проживающая в г. Екатеринбурге, по ул. Ленина, в доме № 18, кв. 91, настоящей доверенностью уполномочиваю Смышляева Валентина Николаевича (паспорт серии ХХХП-АИ, № 834115, выдан ОВД Октябрьского района г. Екатеринбурга 22.11.96 г.), 12.08.1960 г. рождения, проживающего в г. Екатеринбурге, по ул. Шмидта, в доме № 44, кв. № 32, получить в комиссионном магазине «Аметист» деньги в сумме 15 145 (Пятнадцать тысяч сто сорок пять) рублей, причитающиеся мне за реализованные вещи согласно квитанции 11-А № 004356 от 12 марта 2010 г. В получении за меня расписываться и выполнять все прочие действия, связанные с настоящим поручением.

Доверенность выдана сроком на один год. Подпись

65

Расписка

Пишется в подтверждение получения ценных предметов (денег, вещей) тем, кто их подучил. Содержит:

•Наименование документа.

•Наименование автора документа (фамилия, имя, отчество, должность).

•Обозначение действия (получил, получено) и условий его осуществления (на какой срок).

•Наименование передающего (организации или лица с полным указанием фамилии, инициалов, должности).

•Наименование полученного с указанием его точного количества.

•На основании какого документа (распоряжения) получена ценность.

•Подпись получателя. Если получена большая сумма денег, то указывается адрес, серия и номер паспорта.

•Дата.

Образец:

Расписка

Я, Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: 614000 Россия, Московская обл., г. Москва, ул. Братьев Игнатовых, д. 555, кв. 555, паспорт серии 7777 номер 444777, выдан УФМС г. Москвы от 01.01.2000 г., получил пятого мая 2012 года от Петрова Петра Петровича, проживающего по адресу: 614000 Россия, Московская обл., г. Москва, ул. Братьев Игнатовых, д. 555, кв. 557, паспорт серии 7777 номер 222555, выдан УФМС г. Москвы от 01.01.1998 г., 500 000 (Пятьсот тысяч) рублей. Обязуюсь вернуть деньги своевременно до пятого мая 2013 года. В случае просрочки обязуюсь выплатить пеню в размере один процент от суммы за каждый день просрочки.

05.05.2012 подпись / Иванов И.И. подпись / Петров П.П.

Задание 1. Ответьте на вопросы.

Какие деловые документы составляются от руки? Чем отличается автобиография от характеристики? В каких случаях составляется характеристика?

Кем составляется характеристика? А кем – автобиография? Чем докладная записка отличается от заявления?

66

Объясните, в каких случаях составляется объяснительная записка.

Вкаких случаях выдается доверенность?

Вкаких документах подпись составителя заверяется ответственным лицом? В каких не заверяется?

Как обозначается количество (денег, ценных предметов) в денежных документах?

Задание 2.

Напишите автобиографию.

Задание 3.

Напишите доверенность вашему другу (подруге) на получение денег.

Задание 4.

Напишите заявление:

а) о принятии вас на работу (решите, где бы вы хотели работать); б) об оказании вам материальной помощи (в связи с чем?); в) о предоставлении академического отпуска по состоянию здоровья.

Задание 5.

Напишите расписку, что вы взяли в долг определенную сумму денег у конкретного лица и обязуетесь вернуть их в определенный срок.

Задание 6.

Определите по содержанию и оформлению нижеприведенного документа его наименование.

Ректору Липецкого педагогического университета П. В. Романову директора библиотеки М. Р. Тен

Довожу до вашего сведения, что в связи с аварийным состоянием читальный зал общежития № 5 закрыт с 10 ноября 2014 г. Несмотря на Ваше распоряжение, ремонтные работы в нем до настоящего времени не начинались. В виду приближения зимней сессии сложившаяся ситуация беспокоит работников библиотеки, а также студентов и преподавателей.

Прошу Вас принять меры по ускорению ремонта данного читального

зала.

М.Р. Тен

10 декабря

67

СРЕДСТВА КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОМ БИЗНЕСЕ

Разговор по сотовому телефону

Переговорить с партнером или клиентом очно удается не всегда. Поэтому очень часто нам приходится обращаться к телефону. Подсчитано, что деловые люди тратят на телефонные переговоры от 4 до 25 % своего рабочего времени. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость ехать в другое учреждение, на предприятие или фирму и т. д.

Сегодня сотовый телефон стал важной составляющей нашей повседневной жизни. Чтобы он не стал вдруг помехой в культурной и социальной сферах, необходимо соблюдать основные правила мобильного этикета.

Находясь в общественном месте, следует устанавливать минимальную громкость звукового сигнала мобильного телефона. Если у вас достаточно хороший слух, можно вообще обойтись вибросигналом. Кроме того, мобильный этикет требует включения беззвучного набора кнопок в общественных местах. Набор текста СМС, сопровождающийся звуковыми сигналами, крайне негативно сказывается на нервной системе находящихся рядом людей и, соответственно, на их отношении к вам.

Согласно правилам хорошего тона, не стоит класть сотовый телефон на стол в ресторане или кафе. Вы услышите звонок мобильного телефона, если он останется в кармане или сумке.

Этикет запрещает использовать рингтоны, содержащие нецензурную лексику, нетолерантные выражения и прочие высказывания, способные оказаться обидными и оскорбительными для определённых слоёв населения.

В некоторых ситуациях необходимо выключать мобильный телефон или переводить его в беззвучный режим. В частности, следует выключать звуковой сигнал сотового телефона, когда вы находитесь на деловых переговорах, совещаниях и т. п. Если дело, по которому вам звонят, не терпит отлагательств, объясните это коллегам, извинитесь перед ними и выйдите поговорить в коридор. Кстати, о том, что вам должны позвонить по важному делу, лучше предупредить присутствующих ещё до начала переговоров. Чтобы поговорить по мобильному телефону, надо отойти от других людей на расстояние не менее пяти метров. Если нет такой возможности, лучше перезвонить позже.

68

Не следует беседовать по сотовому телефону в переполненном транспорте, подземном переходе, тоннеле. Согласно правилам хорошего тона вы можете поднять трубку в переполненном помещении, но начинать разговор со звонящим рекомендуется только при выходе из людного места. Но оптимальный вариант в том случае, когда вы не можете ответить на звонок, это написание СМС, содержащего объяснение причины пропуска звонка и обещание перезвонить позже. Если обстоятельства позволяют побеседовать по телефону в каком-либо людном месте, старайтесь говорить вполголоса, так, чтобы не привлекать к себе внимания и не беспокоить окружающих.

В будние дни на мобильный телефон, впрочем, так же, как и на домашний, можно звонить с 8 часов утра и до 10 часов вечера. Этикет не запрещает, но все же не рекомендуется звонить до 12.00 в понедельник и после 16.00 в пятницу. Также не стоит звонить человеку во время обеденного перерыва. Не забывайте учитывать разницу во времени, если звоните в другую страну.

Согласно правилам хорошего тона, ждать ответа на звонок следует не более пяти гудков. Если на ваш звонок не ответили, не спешите звонить повторно. Тот, кому пытались дозвониться, должен заметить пропущенный вызов на своём сотовом телефоне и перезвонить вам в течение двух часов. Возможно, он не сможет ответить или перезвонить сразу же. В том случае если вам не перезвонили, спустя два часа мобильный этикет позволяет совершить повторную попытку дозвониться.

Мобильный этикет запрещает также звонить с чужого номера без согласия на то его владельца. Нельзя давать кому-либо номера чужих мобильных телефонов без разрешения их владельцев. Нельзя фотографировать или снимать людей на камеру мобильного телефона без их согласия.

Когда вы звоните кому-либо на мобильный телефон, после взаимных приветствий обязательно поинтересуйтесь, удобно ли абоненту сейчас разговаривать с вами.

Если собеседник не может с в данный момент поговорить с вами, узнайте, через какое время ему можно будет перезвонить. Мобильный этикет гласит, что почётное право перезвонить и закончить разговор принадлежит позвонившему лицу. Впрочем, если тот, кому Вы звоните, обещает сам перезвонить, как только освободится, следует передать инициативу в его руки.

69

Если абонент может с вами побеседовать в данный момент, но не знает, что у вас к нему длинный разговор, следует узнать, сколько времени он сможет уделить сейчас общению с вами по мобильному телефону.

В завершение общения мобильный этикет советует звонящему выразить благодарность собеседнику за то, что тот смог уделить ему время и предоставил важные сведения, и закончить разговор. Разговаривая по сотовому телефону, вам не следует выказывать свою усталость или недовольство.

Этикет запрещает совмещать разговор по мобильному телефону с какими-либо другими делами. Когда собеседник произносит длинный монолог, вам следует как-то реагировать на его слова, демонстрировать свою заинтересованность в разговоре.

Деловой звонок по мобильному телефону обычно длится от трёх до семи минут. В начале разговора звонящий представляется, называя своё имя и фамилию или имя-отчество и фамилию. В продолжение делового разговора по мобильному телефону собеседники должны успеть несколько раз обратиться друг к другу по имени или имени-отчеству.

За короткое время делового общения следует ясно изложить цель своего звонка и обсудить основную тему. Говорить стоит только по делу. Мобильный этикет запрещает далеко отклоняться от темы делового звонка, резко перескакивать с одной темы на другую.

Задание 1. Ответьте на вопросы.

Каковы правила пользования мобильной связью в общественных местах?

Вкаких случаях необходимо переводить мобильный телефон на беззвучный режим?

Как правильно поступить, если вы ждете важный звонок по сотовому телефону во время переговоров?

Как следует поступить, если телефонный звонок застал вас при движении

вобщественном транспорте?

Вкакое время рабочего дня не рекомендуется звонить на сотовый телефон? Почему?

Каковы особенности делового разговора по мобильному телефону?

70

Задание 2. Проанализируйте приводимые ниже приемы отказа от вступления в телефонный разговор. Оцените их этикетность и допустимость. Если есть нарушения, исправьте.

–Здравствуйте, Виктор Николаевич!

–Простите, но мне некогда с вами разговаривать.

–Я не могу сейчас разговаривать.

–Простите, я занят сейчас.

–Вы не могли бы оставить свой телефон, я перезвоню вам.

–Простите, вы позвонили во время совещания, мне надо его продолжить.

–У нас перерыв.

–Яужеухожу, не могу с вами поговорить,

–Вы позвонили в очень неудачное время. Я уже собрался уходить на совещание.

–Не могли бы вы перезвонить завтра с утра?

Задание 3. Замените недопустимые в деловом общении по телефону выражения на другие.

–Я не знаю.

–Мы этого не можем сделать.

–Позвоните завтра. Это не моя обязанность.

–Мне некогда сейчас с вами разговаривать.

Задание 4. Выполните тест «Правильно ли вы общаетесь по телефону?». Выберите правильный ответ из предложенных ниже.

1.Во всех случаях, звоня по телефону, вы приветствуете человека ответившего на звонок?

а) Нет; б) Да.

2.Всегда ли стараетесь держать трубку так, чтобы расстояние до микрофона было оптимальным?

а) Нет; б) Да.

3.Вы отвлекаетесь на какие-нибудь посторонние дела во время разговора?

а) Да; б) Нет.

4.Иной раз вам не хватает терпения внимательно выслушать человека, с которым ведете беседу?

а) Да; б) Нет.