Задание 2 Сортировка и фильтрация данных а. Сортировка данных

Сортировка- процесс упорядочивания данных в таблице по возрастанию или убыванию значений какого-либо поля. Сортировка может выполняться по одному или двум полям, однако последнее не всегда имеет смысл. Сортировка полей текстового типа равнозначна сортировке по алфавиту.

Для правильной сортировки русских имен необходимо установить в меню: <Сервис / Параметры / На вкладке Общие установить порядок сортировки БД -Русский>.

1. Запустить Accessи открыть БДPrimer.mdb. В окне БД на вкладкеТаблицавыделить таблицуПервый курс и открыть ее.

2. Выполнить сортировку по полю ФИО. Для этого нужно встать на это поле в любой записи и далее: <Записи / Сортировка / Выбрать опцию По возрастаниюилиПо убыванию>иликнопками "По возрастанию" и "По убыванию".

Отсортировать записи по убыванию значений поля Инф, затем по возрастанию значений поля Дата рождения.

3. Выполнить сортировку по двум полям Пол и ФИО. Для этого выполнить:

0. расположить поле Пол, которое сортируется первым, левее поля ФИО, которое сортируется вторым. Для этого нужно выделить полеПол, захватить мышью его заголовок, так, чтобы внизу указателя мыши появился прямоугольник, и переместить это поле левее поля ФИО;

1. выделить оба сортируемых поля. Это делается либо мышью, передвигая указатель по заголовкам полей, либо нужно выделить одно из них и, держа нажатой клавишу <Shift>, выделить второе поле.

В результате сортировки сначала будут выведены записи всех женщин, фамилии которых будут отсортированы по алфавиту, далее записи всех мужчин, фамилии которых также будут отсортированы по алфавиту.

4. Результаты сортировки показать преподавателю.

Примечание.Сортировка по двум полям не всегда возможна. Например, если ее выполнять по полям ФИО иПол, т.е. наоборот, то результат будет лишен смысла.

Б. Фильтрация данных

Под фильтрациейпонимают процесс временного сокрытия тех данных таблицы, которые в настоящий момент не нужны для работы. Эти данные не удаляются, а только делаются невидимыми на экране и их в любой момент можно снова показать, удалив установленный фильтр.

Имеется несколько способов установки фильтров. Рассмотрим некоторые из них.

1. Фильтр по выделенному.В поле таблицы выделяются данные и после фильтрации становятся доступными только те записи, в соответствующих полях которых имеется аналогичные данные. В качестве примера отфильтруем записи студентов группы 21-11, имеющих отличные оценки по Инфладному программированию. Для этого следует выполнить:

0. в поле Группалюбой записи выделить группу 21-11 и выполнить в меню <Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному>или нажать кнопку "Фильтр по выделенному";

1. аналогично добавить к установленному фильтру еще один, фильтрующий записи с отличными оценками по Инфладному программированию. Результаты показать преподавателю.

Удалить фильтр можно кнопкой "Удалить фильтр"илииз меню <Записи / Фильтр / Удалить фильтр>.

2. Изменить фильтр.Это более мощное средство по сравнению с фильтром по выделенному. В нем можно устанавливать сложные критерии отбора с использованием операций И (AND), ИЛИ (OR), а также использовать выражения.

Для задания критериев фильтрации нужно нажать кнопку "Изменить фильтр"иливыполнить в меню <Записи / Фильтр / Изменить фильтр>. В результате открывается окно диалога в виде одной пустой строки записи.

Выполнить фильтрацию:

а) Записей мужского пола с оценкой по Инфладному программированию  4.Здесь мы имеем два условия, связанные между собой операциейИ. Фильтрация выполняется следующим образом:

0. установить указатель мыши в поле Пол, появится кнопка раскрытия списка. Раскрыть список значений поля и выбрать М (мужской пол);

1. установить указатель мыши в поле Инфи набрать на клавиатуре >= 4;

2. нажать на кнопку "Применить фильтр"иливыполнить из меню: <Записи / Применить фильтр>. Результаты показать преподавателю.

б) Записей мужского пола из групп 21-11 и 23-11. Это сложное условие можно представить так: ((Группа = 21-11)И(Пол=М))ИЛИ((Группа = 23-11)И(Пол=М)).

Фильтрация выполняется следующим образом:

0. установить указатель мыши в поле Поли выбрать М;

1. установить указатель мыши в поле Группаи выбрать 21-11;

2. нажать ярлык ИЛИ в нижней строке окна. На экране отобразится новая чистая страница фильтра, в которой следует установить в поле Пол значение М, а в поле Группа значение 23-11;

3. Вывести отфильтрованные записи на экран.

Результаты показать преподавателю.

Примечания.1) Отфильтрованных записей должно быть не менее одной. Если таковых не оказалось, следует скорректировать нужным образом данные в таблицеПервый курс.

2) Сложные условия для одного поля можно записать с использованием функций И (AND), ИЛИ (OR) и НЕ (NOT). Например, для выбора записей с оценками >=3 и <=4 следует набрать в соответствующем поле: >=3AND<=4.

3. Расширенный фильтр.Он кроме фильтрации позволяет одновременно выполнить сортировку по нескольким полям. Этот фильтр вызывается кнопкой "Расширенный фильтр" или из меню <Записи / Фильтр / Расширенный фильтр> и содержит два окна: вверху - окно таблицыПервый курсс перечнем полей и внизу - пустой бланк таблицы фильтрации.

Из верхнего окна в нижнее нужно перенести поля, по которым выполняется фильтрация. Это делается либо 2ЩЛКМ по полю, либо путем его перетаскивания мышью. После этого в строке Сортировкауказать способ сортировки, а в строкахУсловие отбораиИЛИ указать условия фильтрации, как это показано ранее.

С помощью расширенного фильтравыполнить фильтрацию в соответствии с заданиями по вариантам в табл. 3 и убедиться в правильности работы фильтра. Установить сортировку по алфавиту поля ФИО. Показать результат преподавателю.

Варианты заданий Таблица 3
Вариант	Условие фильтрации
1	Женщины группы 21-11 со стипендией 100 р
2	Мужчины с оценками 2 по Инфладному программированию или Математике
3	Группа 23-11, родившихся в 1980 году и нуждающихся в общежитии
4	Группа 22-11 с оценкой по Инфладному программированию = 4 и с телефоном
5	Оценка по Инфладному программированию >= 4, без телефона и родившихся осенью 1979 года
6	Группа 23-11 женского пола и получает стипендию
7	Группа 21-11 и 22-11, нет телефона и оценка по Математике = 3
8	Фамилия начинается на К, группа 23-11 и живет не в общежитии
9	Женщин, родившихся летом 1979 года со стипендией >=100 р.
10	Мужчин с неудовлетворительными оценками по одному из предметов
11	Родившихся в 1980 году, с отличными оценками и с телефоном
12	Мужчин, родившихся зимой 1980 года без телефона
13	Мужчин из группы 21-11 с удовлетворительными оценками по Инфладному программированию
14	Группа 21-11 и 23-11, есть телефон и живет в общежитии
15	Группа 22-11, с телефоном и родившихся осенью 1979 года

Примечания.1) Выбор записей студентов с телефоном можно выполнить как "?*", где ? означает любой символ, а * - любое число любых символов; выбор записей без телефона можно выполнить как "", что означает пустую строку.

2) Фильтр можно сохранить вместе с таблицей: <Файл / Сохранить>. Он будет действовать при следующем открытии БД.