Введение

Организации местного самоуправления, представляется как система внешних взаимоотношений – между органами государственной власти и органами местного самоуправления и внутренних – между представительными и исполнительными органами местного самоуправления. Об этом свидетельствует одновременно как наличие необходимого законодательного закрепления, так и нарабатываемая практика фактической реализации местного самоуправления. В настоящий период времени создана необходимая нормативно-правовая база для регулирования вопроса организации и функционирования местного самоуправления. В соответствии с ст. 72 Конституции РФ «установление общих принципов организации … местного самоуправления» отнесено к вопросам совместного ведения РФ и субъектов РФ. Очевиден результат – принятие Федерального Закона РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», выступающего как основной нормативно – правовой акт, регламентирующий организационную структуру местного самоуправления с точки зрения определенных базовых принципов.

Местное самоуправление в ЦААТ Минообразования Чувашии – форма осуществления народом своей власти, обеспечивающая в пределах, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, - Законами Чувашской Республики, самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно и (или) через органы местного самоуправления Цивильского района вопросов местного значения исходя из интересов населения, с учетом исторических и иных местных традиций.

Местное самоуправление Цивильского района ЧР осуществляет переданные им отдельные государственные полномочия в соответствии с законами Российской Федерации и Чувашской Республики. Органы местного самоуправления Цивильского района ЧР обязаны исполнить письменные предписания уполномоченных государственных органов по устранению нарушений законодательства, регулирующего осуществление отдельных государственных полномочий органами местного самоуправления.

Целью прохождения производственной практики является закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в процессе обучения в Чувашском государственном университете им. И.Н. Ульянова, оценка своих возможностей в новых условиях труда, а также выработка навыков и овладение профессиональными знаниями, необходимыми документоведу.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

- определить структуру, изучить нормативно - правовые акты, регулирующие деятельность Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии;

- изучить документооборот и делопроизводство Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии;

- изучить особенности управления и организацию деятельности отдела информатизации.

Глава 1.Нормативные документы, регламентирующие деятельность серетаря учебной части заочного отделения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии.

Положение о структурном подразделении.

Службой кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии занимается секретарь.

Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации – директором, в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.

Служба кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии выполняет и контролирует заведующий заочным отделением ЦААТ.

В подчинении заведующего заочным отделением техникума входит секретарь учебной части, заведующие лабораториями и мастерами, который является структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, и образован постановлением Минообразования Чувашии в установленном порядке в соответствии с законами РФ, ЧР и Уставом Цивильского аграрно-технологического техникума. Который был образован для повышения эффективности деятельности и организации делопроизводства, контроль за функционированием структурных подразделений техникума в заочном отделении техникума, оказания правовой помощи отделам и студентам техникума, материально-технического и хозяйственного обслуживания ЦААТ Минобразования Чувашии¹.

Непосредственное руководство службой кадров ЦААТ Минообразования Чувашии осуществляет директор ЦААТ Минообразования Чувашии, а в его отсутствие – заместитель директора. Отдел, являясь структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями техникума.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией ЧР, законами РФ и ЧР, указами Президентов РФ и ЧР, Уставом ЦААТ Минообразования Чувашии, решениями Цивильского районного Собрания депутатов, постановлениями, распоряжениями и указаниями директора ЦААТ Минообразования Чувашии с соответствующими органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями ЧР и Цивильского района².

Основными функциями секретаря учебной части заочного отделения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии является:

1.Ведение делопроизводства на отделении.

2.Представление установленной отчетности.

3.Организует и ведет делопроизводство на отделении:

- готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессий;

- ведет личные дела обучающихся за весь период обучения;

- оформляет сводную ведомость оценок обучающихся, необходимую для оформления дипломов установленной формы;

- ведет поименную книгу (очнопе отделение);

- ведет шифровальную, алфавитную книгу (заочное отделение);

- составляет списки обучающихся по группам;

- оформляет студенческие билеты, билеты учащихся и зачетные книжки и ведет книгу их учета;

- обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году;

- готовит, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок бывшим обучающимся, отчисленным с отделения;

- оформляет и осуществляет выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивает сохранность до выдачи;

- готовит и обрабатывает приказы по обучающимся отделения и обеспечивает их сохранность;

- грамотно организует размещение и хранение документации на ПК, знает требования к оформлению документов, обеспечивает сохранность информации, путём периодического его архивирования;

- готовит необходимую документацию к заседаниям государственной аттестационной комиссии;

- оформляет протоколы заседаний стипендиальной комиссии, экзаменационных комиссий по курсам дополнительного профессионального образования и профессиональной подготовке;

- оформляет дипломы: заполняет, регистрирует в книге выдачи дипломов и собирает подписи выпускников при получении диплома;

- готовит справки об обучении в техникуме;

- ведет воинский учёт обучающихся (очное отделение);

- осуществляет подготовку приказов по зачислению, отчислению, восстановлению обучающихся, назначению им стипендии;

- готовит приказы об утверждении тем и руководителей дипломных проектов (работ), о переводе и выпуске студентов;

- следит за состоянием учебных журналов, обеспечивает их сохранность в течении года и передачи в архив;

- оформляет текстовые документы;

- обеспечивает сохранность документации;

- обеспечивает подготовку и передачу документации в архив;

- участвует в работе приемной комиссии.

- представляет установленную отчетность: готовит материалы для отчетной документации и статистических форм по отделению, составляет отчеты по различным вопросам учебно-воспитательной работы на отделении согласно установленной периодичности, ведет учет и отчетность отделения.

Для выполнения задач и возложенных функций секретарь учебной части наделен функциональными правами³:

- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

- осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений техникума, преподавателями и производственного обучения, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию;

Трудовыми правами:

- требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

- проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации;

- пользоваться услугами библиотек, столовых и здравпункта техникума.

За невыполнение своих функций секретарь учебной части в лице директора несет установленную ответственность.

Решение проблем кадрового делопроизводства в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников. Их работа должна быть хорошо организована.

Изучив задачи и функции службы кадров техникума, надо отметить, все работники службы ДОУ техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3 лет, и управляющие имеют стаж работы свыше 5 лет, все сотрудники имеют высшее образование.

Служба кадров заочного отделения ЦААТ Минобразования Чувашии представлена:

Секретарь учебной части. В численном составе служба кадров ЦААТ Минообразования Чувашии составляет 1 сотрудник:

- 1 специалист 1 категории.

К должности секретаря учебной части устанавливаются следующие квалификационные требования:

1.К уровню профессионального образования: средне профессиональное образование в области делопроизводства или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы.

2.Требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей.

Секретарь учебной части должен знать:

1)Конвенцию ООН о правах ребенка;

2)Конституции Российской Федерации, Чувашской Республики;

3)основные нормативно-правовые акты, регламентирующие работу секретаря учебной части:

- законы Российской Федерации и Чувашской Республики « Об образовании»;

- Типовые положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении);

- Типовое положение об образовательном учреждении начального профессионального образования;

4)иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные правовые акты Чувашской Республики применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

5)локальные нормативные акты техникума применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

6)Устав техникума;

7)Правила внутреннего трудового распорядка;

8)правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

9)положения и инструкции по ведению делопроизводства;

Навыки:

- эффективного планирования рабочего времени;

- разработки проектов локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем, относящихся к учебной воспитательной работе;

- владение компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением;

- работы со служебной информацией;

- делового общения;

- работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи.

Изучив функции и численный состав сотрудников службы кадров техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3-х лет, все сотрудники отдела имеют высшее образование.⁴

Задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения данного структурного подразделения закреплены в Должностной инструкции секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 №78-ОД. Квалификация работников соответствует установленным требованиям.

Глава 2. Назначение и оформление организационно-правовых и распорядительных документов.

2.1.Назначение и оформление организационно-правовых документов.

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающих статус организации, ее подразделений и работников, их обязательности, права ответственность; и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительные документы организации;

- положение об организации;

- положение о структурном подразделении;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству);

- должностные инструкции.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, директором ЦААТ Минообразования России, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действует до их отмены или утверждения новых.

В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет.

В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. При реорганизации учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Организационно-правовые документы разрабатываются директором техникума или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих свою работу управления как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке с обязательным нанесением всех реквизитов: название учреждения или подразделения, вид документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных по пунктам.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Устав - юридический акт, определяющий образование Техникума и определяющим его структуру, функции и правовое положение.

Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех работников техникума. Обязательность ряда положений Устава может распространяться и на третьих лиц, например на те организации или тех граждан, с которыми данная организация находится в договорных отношениях. Подготовка нового Устава требуется в случаях реорганизации предприятия, организации техникума.

Общие положения о порядке составления и оформления Устава содержится в первой части Гражданского кодекса РФ. Следует отметить, что Устав составляется в письменной форме, в виде единого документа.

Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению титульного листа Устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование организации, гриф утверждения Устава учредителями (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации.

Положение – это правовой акт, регламентирующий, порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, функции структурных подразделений Техникума.

Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются директором. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата.

Положениями определяется правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.

Структура и содержание уставов и положений, как правило, определяются учреждениями-разработчиками. Положение о структурных подразделениях (службах) можно разделить:

- Положения о структурных подразделениях;

- Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура Положения о подразделениях нормативно не закреплена, но на практике выработана следующая структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Дополнительно могут быть включены разделы «Руководство» (управление); «Организация работы».

В разделе «Общие положения» указываются:

- полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

- дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение;

- какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;

- порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

- кем утверждаются структура и штаты подразделения;

- наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы решаемые подразделением определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должны выполнять подразделение для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения возложенных на подразделение функций. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать какие-либо действия, а также предпринимать определенные действия: издавать отдельные документы (например , распорядительные), вести переписку; давать подчиненным указания; представительствовать в соответствующих органах от имени подразделения; а также другие выполняемые подразделением действия для реализации своих функций.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы. Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т.п. Своевременность выполнения определяется соответствием конкретных сроков завершения работ со сроками, которые установлены плановыми, распорядительными или иными документами. Объем планируемой работы устанавливается в соответствии с действующими нормами и нормативами, а также конкретными заданиями.

Основное внимание в этом разделе следует уделить видам ответственности за невыполнение или некачественное выполнение установленных функций. В зависимости от характера деятельности подразделения могут быть предусмотрены различные виды материальной, административной или уголовной ответственности.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Инструкция относится к категориям документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течении продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе.

Инструкция утверждается приказом или непосредственно директором. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируется все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в сявязи с выходом инструкции.

Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки.

Инструкция оформляется на общем бланке. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок ведения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок ведения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношений с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.

В последние годы все более широкое распространение получает новая разновидность документов – описание рабочего места, которая по сути представляет должностную инструкцию работника.

В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии документа и структуре текста.

Для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов – должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных (также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) – функциональные обязанности.

Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблюдаются общие требования. Должностные инструкции работников в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о подразделении, они составляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные рабочие места; они пересматриваются в едином порядке в соответствии с изменением структуры и штатной численности организации, а также после проведения аттестации.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными;

- четко определить функциональные связи работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- объективно применять меры воздействия;

- повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

- повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

- организовать равномерную загрузку работников;

- ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации;

- повысить мотивацию к работе и доверие к организации, помочь новичку избежать многих непониманий и ошибок;

- снизить вероятность случайного ухода работника из организации;

- планировать продвижение работника по служебной лестнице;

- повысить престиж организации.

Должностные инструкции обычно пересматриваются один раз в пять лет (или один раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения.

Первый лист должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка организации, т.е. на нем есть логотип организации, указание его полного наименования и организационно-правовой формы. Документ разрабатывается в структурном подразделении, утверждается директором. Обязательным для должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта организации или соответствующего управления, а при необходимости – визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которым осуществляется сотрудничество.

На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, ежегодно проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями.

Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала.

Как и в случае с Положением о подразделении, типовая схема построения должностной инструкции из тех, что выработаны практикой . Должностная инструкция может включать следующие разделы;

- общие положения;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения, связь по должности;

- условия оплаты труда;

- показатели оценки работы.

Дополнительными разделами в структуре должностной инструкции могут быть:

- организация работы ( если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовать и планировать свой рабочий день);

- порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления организацией, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т.п.)

- контроль проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт должен быть обязательно).