Тема 3. Влияние качества информации на оценку величины риска в строительстве.

Понятие информации, требования и классификация. Информация (от латинского informatio — разъяснение, изложение) означает сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.п.), которые снижают неопределенность в интересующей сфере.

С середины XX века информация является общенаучным поняти­ем, включающим в себя обмен сведениями между людьми, коллекти­вами людей, человеком и машиной (автоматом), машиной и маши­ной. Информация — одно из основных понятий кибернетики — науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки ин­формации. Без получения первоначальной (входной) информации, переработки ее в выходную информацию невозможен процесс управ­ления производством. Понятие информации можно трактовать и как знания, принятые, понятые и признанные полезными (в том числе и негативные) для решения задач управления.

При работе с информацией люди сталкиваются с техническими, семантическими и прагматическими проблемами. Технические про­блемы направлены на изучение надежности, точности и скорости по­лучения, переработки и передачи информации (синтактика). Семан­тические проблемы направлены на изучение способов передачи информации с помощью кодов (семантика), прагматические — изуче­нию эффективности воздействия информации на потребителя инфор­мации (прагматика).

К информации предъявляются следующие требования:

- целенаправ­ленность и полезность;

-своевременность и достоверность;

- надежность и удобство представления.

Целенаправленность означает, что информация должна иметь определенное назначение. Например, данные о выполненных объемах строительно-­монтажных работ используются для оценки выполнения плановых за­даний, планирования работ на следующий период, списания ресурсов, начисления заработной платы, определения уровня производительнос­ти труда (выработки) и др.

Полезность означает, что уменьшается неопределенность в оценке состояния объекта управления. Так, данные о фактической себестои­мости работ позволяют прогнозировать уровень рентабельности про­изводства.

Своевременность и достоверность информации являются важней­шими требованиями, которые позволяют вмешиваться в производст­венный или технологический процесс для предотвращения сбоя и не­гативных последствий.

Желательно, чтобы информация поступала в назначенное время. Это организует работу аппарата управления. Для принятия решения должно оставаться время. Достоверность информа­ции может снижаться из-за намеренного ее искажения, низкого качест­ва отражения или передачи.

Информация о будущем носит вероятностный характер, поэтому принимаемые на ее основе решения содержат элементы риска.

Инфор­мация должна быть достаточной для принятия рациональных реше­ний. Избыточность информации уменьшает ее доступность и своевре­менность.

Передачу информации в управляющий орган необходимо органи­зовывать с высокой степенью надежности. Форма представления ин­формации должна быть удобной для пользователя, позволять ее ма­шинную обработку и возможность проводить необходимый анализ состояния объекта управления.

Информация используется на всех уровнях управления при подго­товке, принятии и реализации решений. По мере повышения уровня управления информация агрегируется, как бы "сжимается", поскольку сведения суммируются, обобщаются по нескольким объектам управле­ния. При движении информации сверху вниз она дополняется, расши­ряется, включая в себя учет особенностей объектов управления.

Информация классифицируется:

• по отраслям хозяйства (информа­ция о строительстве, промышленности, транспорте и т.п.)

• по отражае­мым объектам (экономическая информация, социальная, о ресурсах, продукции и т.д.)

• по степени систематизации:

- регламенти­рованная (по показателям, адресам, формам, срокам)

- нерегламентированная (несистематизированная, поступающая эпизодически)

• по степени документирования:

- документированная (в виде приказа, плана, протокола, справки, отчета)

- недокументированная, переданная в устной форме, по телефону и т.п.)

• по отношению к системе управ­ления (информация внешняя — входная, выходная и внутренняя)

• по на­правлению (информация по горизонтали между органами управления одного уровня и по вертикали с органами разных уровней управле­ния — нисходящая и восходящая)

• по функциям управления (информация плановая, нормативная, учетная)

• по типу связей системы и среды (ин­формация, поступающая по каналам прямой и обратной связи, причем для связей управляющей системы со своим объектом управления все выходные связи являются прямыми, а входные — обратными, для свя­зей с вышестоящим уровнем — наоборот)

• по преобразованию (первич­ная и производная информация, полученная после первичной об­работки)

• по стабильности (оперативная, перспективная информация)

• по процедурам управления (информация задающего блока и блока регу­лирования).

Информационные системы. Информационные системы на предприятиях необходимы и служат для поступления информации о ходе работ на объек­тах управления, своевременной и качественной ее об­работки для принятия управленческих решений. Поскольку некоторая информация носит характер многоразового использования, ее необходимо сохранять в течение длительного периода времени, из­влекая в каждый нужный момент. Поэтому правильнее рассматривать информационно-поисковые системы, которые представляют собой со­вокупность средств для получения, хранения, поиска и выдачи по за­просу нужной информации.

Размещение (поиск) информации в инфор­мационно-поисковых системах осуществляется ручным или машин­ным способом в соответствии с принятым информационным языком по определенным правилам (алгоритму).

Информационно-поисковые системы бывают простые (например, библиотечный каталог) и сложные.

В простых системах качество ин­формации не меняется на входе и выходе.

В сложных же системах ин­формация формируется в производном, преобразованном виде.

В же­лезнодорожном строительстве применяются следующие типы сложных информационно-поисковых систем управления:

• системы, где всякая ин­формация предприятия обрабатывается человеком с помощью средств механизации, в том числе и ЭВМ;

• системы, где вся информация пред­приятия обрабатывается автоматически с выдачей вариантов решений (собственно автоматизированные системы управления — АСУ), и уп­равленческое решение принимает руководитель предприятия;

• системы информации в управлении технологическими процессами, в которых управление осуществляют ЭВМ и другие устройства с использованием преобразованной информации и алгоритмов в памяти ЭВМ.

Автоматизированная обработка информации (с выдачей и не­выдачей вариантов решений) повышает качество управления про­изводством, так как сокращаются затраты ручного труда и времени на обработку информации, упраздняются промежуточные уровни (звенья) управления (уменьшается аппарат управления), расширяется диапазон контролируемых сведений (улучшается аналитическая ра­бота).

Оценить информационно-поисковую систему можно по критериям:

- недостаточности (избыточности) информации,

- недостоверности,

- за­паздывания данных,

- переполнения каналов системы (превышение про­пускной способности органов управления).

Информационные системы должны учитывать характер информа­ции и направления ее использования. Так, информация оперативного управления конкретна по функциональным задачам, возникает чаще, требует большей детализации. Время для принятия решения при опе­ративном управлении ограничено и является лимитирующим.

Совершенствование информационных систем начинают с оценки существующей системы информации на предприятии. При этом необ­ходимо учитывать:

- консервативность системы изменения характерис­тик информационных потоков,

- дублирование и недостаточность ин­формации в реальных условиях и руководствоваться принципами сис­темности развития и эффективности.

Принцип системности заключается в разработке различных частей системы информации во взаимосвязи с изменением задач управления, методов их решения и организационной структуры.

Принцип развития означает, что изменения в информационных системах должны быть глубокими, но осуществляться поэтапно, по­степенно.

Принцип эффективности заключается в том, что изменения в информационных системах должны быть экономически оправданы.

Роль информации в управлении. Таким образом, информация — сообщение, уменьшающее неопределен­ность в той области, к которой оно относится.

Для осуществления какого-либо управляющего воздействия необходимо точно знать все параметры системы на момент принятия решения, т.е. необхо­димо иметь точную информацию о данной системе. Процесс управления за­ключается в последовательном применении управляющих воздействий. Поэто­му информация является основой управления и связующим звеном между объ­ектом и субъектом управления.

Таким образом, вводится понятие величины цикла обращения информации , под которым подразумевается время, которое затрачивается в системе управления от момента передачи управляющего воздействия (управляющей информации) до получения ответного сигнала о результате действия (от­четной информации) , Это время складывается из времени прохождения информации по цепи прямой и обратной связи, т.е.

= +

Величина цикла может измениться в весьма широких пределах от бесконеч­ности в случае разомкнутой цепи связи до долей секунд в современных сложных контурах управления, работающих в реальном масштабе времени. В строительном производстве в зависимости от величины этого цикла различаются различные ре­жимы планирования: часовое, суточное, недельное и т.д. Величиной цикла обращения характеризуется оперативность управления.

Информация в течение определенного времени сохраняет свое значение. Величина этого времени характеризуется степенью постоянства информации. По этому признаку информация бывает постоянная, условно-постоянная, пере­менная.

Постоянная информация не изменяет своего значения в течение дли­тельного периода времени (наименование предприятия или учреждения, на­именование и шифр изделий, деталей, документов);

условно-постоянная - со­храняет свое значение на определенный период времени (цены, нормативы и т.п.);

переменная - характеризуется случайностью своего возникновения во времени (количество изготовленной продукции, количество отпущенных мате­риалов и т.д.).

Величина, или плотность потока информации характеризуется объемом информации G, передаваемым в единицу времени t. Объем информации может выражаться в битах, байтах, числе знаков, числе документов и других величинах:

I_n = G/t.

Плотность потока в большинстве случаев нестабильна и изменяется, обра­зуя «периоды пик».

Изучение потоков информации имеет большое значение для рациональной организации управления. Системы управления являются человеко-машинными, главную роль в которых играет человек, имеющий ограниченную способность переработки информации (не более 25 бит информации в 1 с). Объем сведений, периодичность их представления, плотность и режим потоков информации, определяющих состояние объекта, должны быть согласованы с возможностью вмешательства управляющего звена в контролируемый процесс. Избыточный объем и излишняя частота сведений могут перегрузить управляющее звено. В то же время недостаток данных не позволяет объективно оценить состояние дел и принять правильное решение.

Для оценки объема и эффективности получаемой информации может служить отношение используемых данных к общему объему полученных сообщений.

Упорядоченное во времени и пространстве движение информации назы­вают потоком информации. Любая строительная организация представляет собой очень сложную систему, внутри и вне которой в разных направлениях перемещается масса разного рода сообщений, образующих потоки информа­ции. Записи, устные сообщения - это лишь одна из форм информации; проек­ты, сметы, ППР - другая форма. Практически любые данные об операциях в сфере управления, обеспечения и в других смежных областях, которые можно наблюдать и регистрировать, составляют потенциальную информацию.

Классификация потоков информации осуществляется в зависимости от на­значения, направления, содержания и плотности.

Документация и делопроизводство в железнодорожном строительстве. Документ (от латинского documentum — свидетельство) — матери­альный носитель записи в любой форме с зафиксированной на нем информа­цией, предназначенный для ее хранения и передачи во времени и про­странстве, имеющий юридическую силу. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.п. В узком смысле документ — это деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

Необходимость документирования управленческих действий, уста­новленная действующим законодательством, влечет за собой наличие многочисленных форм документов учетного характера, расчетно-де­нежного, финансового, отчетно-статистического, организационно­-распорядительного и др.

Среди управленческих документов выделяют организационно-распорядительную документацию (ОРД), так как она используется при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления предприятия, организации, учреж­дения.

Организационно-распорядительная документация включает в себя:

- организационные документы (устав предприятия, структуру и штатное расписание, правила внутреннего распорядка или положение о персонале, должностную инструкцию работнику, положение о структурном подразделении и др.),

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, инструкцию и др.),

- информационно-­справочные документы (протокол, акт, докладную, объяснительную записку, справку, телеграмму, телефонограмму, письмо и др.).

Организационно-распорядительные документы оформляются, как правило, на бланках предприятия. Установлены два вида бланков: для писем и общий для других видов ОРД форматов А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм). Организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный по­рядок их расположения. В перечень реквизитов ОРД входят: Госу­дарственный герб, эмблема предприятия, изображения правительствен­ных наград, код организации по общегосударственному классификато­ру предприятий и организаций (код ОКПО), код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (код ОКУД), наименования Министерства (ведомства) и предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телетайпа (абонентского теле­графа), телефона, факса, счета в банке, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составле­ния или издания, гриф ограничения доступа к документу (для служебно­го пользования, секретно и т.д.), адресат, гриф утверждения, резолю­ция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заве­рении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметки об исполнении документа и направлении его в дело (архив), о переносе данных на машинный носитель, поступлении.

Если документ составляется на нескольких языках, то реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Содержание документа должно быть кратким, ясным, юридически обоснованным и иметь однозначное толкование.

Поступающие на предприятие документы проходят следующие этапы движения:

- первичная обработка проводится специальной службой документационного обеспечения управления — ДОУ, которая представлена самостоятельным структурным подразделением — канцелярией, общим отделом, секретариатом или секретарем-референтом. При этом к обработке принимаются только пра­вильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и при­сланные в полном комплекте. В противном случае документы возвра­щаются автору с сопроводительным письмом, в котором указываются причины возврата);

- предварительное рассмотрение проводится работником ДОУ для направления документа на рассмотрение руководителю предприятия или непосредственно в структурное подразделение или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются доку­менты, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельнос­ти предприятия;

- регистрация (фиксация факта поступления документа указанием на нем индекса с последующей записью сведений о документе в регистра­ционных формах. Регистрация должна быть однократной в день по­ступления. Служба ДОУ не регистрирует документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.), которые регистрируются в соответствующих функ­циональных подразделениях;

- рассмотрение руководством (для принятия решения по документу).

Последовательное прохождение документов с момента их состав­ления (поступления) до обработки, использования и сдачи в архив образует движение документов или документооборот. Анализ доку­ментооборота позволяет сократить его объем, избегая излишней пере­писки, не несущей полезной информации, а также ускорить прохожде­ние документов благодаря механизации и автоматизации работ с до­кументами.

Для обеспечения своевременного и качественного исполнения до­кументов на предприятии организуется контроль, который осущест­вляют руководители предприятия, служба ДОУ и ответственные ис­полнители с использованием контрольных карточек, которые систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов и др.

Для обеспечения правильного формирования и учета документов на предприятии составляется номенклатура дел. Делопроизводство предполагает отбор документов для длительного их хранения или уничтожения по истечении определенного срока в результате проведения экспертизы ценности документов.