Литература

1. ГОСТ 7.32-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

4. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ.

5. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Анодина, Н. Н. – М. : Издательство «Омега-Л», 2009. – 173 с.

6. Байкова, И. Ю. Настольная книга секретаря-референта / Байкова, И.Ю. – М. : Издательство «Эксмо-Пресс», 2009. – 352 с.

7. Белов, А.Н., Белов, А.А. Настольная книга специалиста службы делопроизводства : с учетом нового законодательства / Белов, А.Н., Белов, А.А. – М : Издательство «Эксмо-Пресс», 2009

8. Еремина, Н. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение / Еремина, Н. – Новосибирск : Издательство «Сибирское университетское издательство», 2009. – 192 с.

9. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение : Учебник / Кушнаренко, Н.Н.. – М.: Знания, 2006. – 459 с.

10. Охотников, А., Булавина, Е. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / Охотников, А., Булавина, Е. – М. : МарТ, 2004. – 288 с.

11. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству / Стенюков, М.В. – М. : Издательство «ПРИОР», 2007. – 190 с.

12. Труханович, Л.В., Щур, Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству / Труханович, Л.В., Щур, Д.Л. – М. : Издательство «Дело и сервис»,2007. – 608 с.

13. Хмельницкая, О. Секретарь – лицо компании / Хмельницкая, О. – Новосибирск : Издательство «Сибирское университетское издательство», 2009. – 127 с.

14. Хмельницкая, О. Секретарь со знанием английского : телефонные переговоры, деловая переписка, прием посетителей / Хмельницкая, О. – Новосибирск : Издательство «Сибирское университетское издательство», 2009. – 147 с.

Приложение А

Примерный перечень видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности

Акт – документ, фиксирующий состояние объекта и при необходимости рекомендации комиссии.

Анкета – форма представления унифицированного текста (документ), в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.

График – план работ с точными показателями сроков и объемов выполнения.

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами (предложениями) составителя.

Должностная инструкция – документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Извещение о заседании, собрании, конференции – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

Инструкция – правовой акт, издаваемый учреждением (утверждаемый его руководителем или руководителем вышестоящей организации) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения (его подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят правила, рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. Целесообразно объединить все перечисленные акты в инструкцию.

Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

Обзор – документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работе в той или иной областях или о деятельности группы учреждений в определенный период.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, присланной на рассмотрение.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении задания или работы, о подготовке мероприятий, поручений и проведении тех или иных мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных едиными правилами составления и оформления.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), конкретных исполнителей и контролеров.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм.

Правила – свод норм и требований, обязательных для выполнения.

Представление – а) документ, рекомендующий адресату осуществление действий (мероприятий), касающихся личного состава организации (перемещение, назначение, поощрение и т.п.) или ее деятельности; б) документ, содержащий информацию о фактах нарушения законности и представляемый прокурором в соответствующие инстанции.

Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Протокол – документ, фиксирующий процесс обсуждения и решения (постановления), принятые коллегиальным органом.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), в целях решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону).

Указание – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанными с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящего органа управления.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Приложение Б

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, предприятий и т. д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; материальной ответственности и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.).

Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.).

Положения (о структурном подразделении; премировании и т. д.).

Программы (проведения работ, мероприятий и т. д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на капитальное строительство и т. д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технических условий).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы (предприятий, объединений и т. д.).

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение В

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, о производстве работ и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Заключения и отзывы.

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; платежные и т. д.).

Положения о министерствах, ведомствах и т. д.

Протоколы (согласования планов поставок; перевыборного собрания и т. д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений).

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций, предприятий, фирм и т. д.

Штатные расписания и изменения к ним.