2. Методика анализа оптимальности затрат на персонал

Анализ расходов на сотрудников предприятия является важным инструментом для управления эффективностью организации и человеческими ресурсами.

Анализ расходов на персонал проводится для определения состава, расчета изменений, отклонений показателей по статьям, выявления резервов для создания необходимых ресурсов роста и совершенствования затрат работников, обеспечения систематического контроля за мерой труда и потребления.

Основные задачи, которые используются в организации:

- проверка применяемых форм и системы оплаты труда;

- определение размеров и динамики средней заработной платы разных категорий и профессий работников;

- выявление отклонений численности работников, а также средней заработной платы на расход фонда оплаты труда;

- изучение эффективности применяемых систем премирования;

- исследование темпов роста заработной платы, их соотношений с темпами роста объема производства и реализации продукции;

- выявление и мобилизация резервов повышения эффективности использования фонда оплаты труда.

Анализ расходов на работников на предприятии начинают с определения суммы превышения или снижения расходов на оплату труда по сравнению с показателями, установленными планом, изучают причины отклонений, разрабатывают эффективные решения по устранению данных отклонений.

Любое отклонение от установленного плана рассчитывают как разность между фактически использованными расходами на персонал и плановым значением в целом по предприятию, структурными подразделениями и категориями работников.

В данной ситуации рассчитывается:

- абсолютное отклонение;

- относительное отклонение.

Абсолютное отклонение определяется без учета степени выполнения плана по производству продукции. По данному отклонению нельзя судить об экономии или перерасходе расходов на работников.

Относительное отклонение расходов на работников рассчитывается как разность между фактически начисленной суммой расходов и плановыми показателями. При расчете данного отклонения расходов на работников организации, следует иметь в виду, что можно корректировать только переменную часть заработной платы, которая изменяется пропорционально объему производства продукции.

Сюда входит зарплата рабочих по сдельным расценкам, премии рабочим и управленческому персоналу за производственные результаты и суммы отпускных.

Постоянная часть расходов не изменяется при увеличении или спаде производства (зарплата рабочих по тарифным ставкам, зарплата служащих по окладам, все виды доплат).

В продолжении дальнейшего анализа расходов необходимо определить факторы абсолютного и относительного отклонения по фонду заработной платы.

Переменная часть заработной платы зависит от численности работников, количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год, средней продолжительности рабочего дня и среднечасовой заработной платы.

Большое и важное значение при анализе расходов на работников предприятия имеет изучение данных о среднем заработке работников, его изменении, а также о факторах, определяющих их уровень. Поэтому в дальнейшем должны быть проанализированы причины изменения средней заработной платы работников организации, по конкретным подразделениям, категориям и профессиям.

В процессе анализа следует также установить соответствие между темпами роста заработной платы и производительности труда.

Для расширенного воспроизводства, получения необходимой прибыли и рентабельности важно, чтобы темпы роста производительности труда опережали темпы роста оплаты. Если данный принцип не соблюдается, то происходит перерасход заработной платы, повышение себестоимости продукции (товара) и уменьшение суммы прибыли.

Экономия расходов на заработную плату достигается прежде всего в результате снижения трудоемкости производственного процесса, пересмотра устаревших норм выработки и расценок, проведения других мероприятий, обеспечивающих повышение производительности труда, а также вследствие устранения непроизводственных выплат и ликвидации неоправданного увеличения заработной платы отдельных работников.

Для проведения целенаправленной аналитической работы по изучению расходов на персонал следует выявить применить методику затрат по различным признакам [13], приведенная в таблице 2

Таблица 2. Методика классификация затрат организации на персонал

Классификационные признаки	Виды затрат на персонал организации
1.Фазы процесса воспроизводства рабочей силы	На производство рабочей силы. На распределение рабочей силы. На потребление (использование) рабочей силы
2.Степень активности (способность приносить в будущем доход)	Первоначальные. Восстановительные
3.Уровень подхода	С позиций государства. С позиций организации. С позиций работника
4. Целевое назначение	На приобретение работников. На оплату труда и материальное вознаграждение. На развитие персонала. На подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников. На услуги социально-бытового назначения. На социальную защиту и социальное страхование. На улучшение условий труда, медицинское обслуживание
5.Источники финансирования	Фонды общественных организаций. Государство: госбюджет, внебюджетные источники. Организация: себестоимость продукции, услуг, прибыль. Работник
6. Характер затрат	Прямые. Косвенные
7. Время возмещения	Долговременные. Текущие
8.Обязательность затрат	Обязательные. Необязательные
9.Отношение к целесообразности сокращения затрат	Резервообразующие. Нерезервообразующие
10.Место возникновения затрат	Для каждого учетного участка (подразделения организации)

Оценка затрат на персонал с точки зрения его ценности для организации производится по двум группам затрат: первоначальные и восстановительные [14]. Первоначальные затраты (издержки приобретения) включают затраты на поиск, приобретение и предварительное обучение работников. Конкретный состав затрат зависит от целей оценки и доступности данных.

Как мы помним цель любого предприятия – получение суммы прибыли от своей деятельности. Выполнение работ, оказание услуг осуществляются людьми, которые нанимаются предприятием для достижения ее основной цели. Персонал является главным трудовым ресурсом организации, создающим ее материальный капитал.

Если рассматривать управление персоналом как процесс, который обеспечивает деятельность компании, то можно выделить следующие основные направления:

- подбор и отбор;

- обучение и развитие;

- оценка деятельности;

- стимулирование и мотивация труда персонала.

Также отдельно можно выделить направление «кадрового администрирования», которое включает в себя ведение кадрового документооборота, разработку и утверждение внутренних нормативных документов и иных процедур, которые предусмотрены Трудовым кодексом и законодательством о труде.

Управление персоналом

Подбор и отбор

Обучение и развитие

Оценка деятельности

Стимулирование и мотивация

Кадровое администрирование

Рисунок 1 – Направления кадрового администрирования

Всего существует четыре направлений по оценке показателей эффективности:

Подбор и отбор – рассматривают как процесс привлечения кандидатов, отбора и подбора персонала, адаптации вновь принятых сотрудников. Основные затраты в дан–м процессе: на рекламу о вакансиях, на агентство по подбору персонала и т.д.

Для того, чтобы оценить такой процесс применяют показатели текучести кадров, прироста укомплектованности персонала, которые прямо связаны с затратами на обеспечение процесса подбора и отбора персонала.

Динамика таких показателей позволяет измерять свои доходы и расходы по обеспечению себя персоналом требуемой специальности.

Обучение и развитие персонала – это такой процесс, который включает в себя такую деятельность, как обучение персонала различными знаниями и навыкам, необходимыми для выполнения работ с максимальной отдачей.

Результат, который получают от обучения персонала посчитать тяжело. Хотя, можно выделить показатели, такие как: сумму на одного специалиста компании, сумму организации обучения.

Для того, чтобы правильно распределять ресурсы по выплате заработной платы необходимо проводить стимулирование работников.

Каждое предприятие должны регулярно следить чтобы затраты на персонал не превышали показателя 25-30%. Если расходы на оплату труда выше запланированных, нужно обратить внимание на стоимость специалистов на внешнем рынке.

Динамика затрат свидетельствует об увеличении затрат на развитие персонала в 2017г. по сравнению с 2016г в нашей компании. Это обусловлено рядом причин: во-первых, увеличением объемов услуг, во-вторых, увеличением численности работников. Наибольший процент мероприятий по развитию персонала приходится на оценку и обучение персонала. Это говорит о том, что организация заинтересована в развитие персонала и проводит соответствующие мероприятия по повышению квалификации и опыта сотрудников.Целевое развитие персонала в предполагает использование, прежде всего, активных методов обучения, максимальное внедрение в процессе обучения компьютерных и информационных технологий.

Можно проанализировать сокращение затрат на содержание персонала в кризисной ситуации, в которой сейчас оказались многие компании.

Один из таких показателей – показатель текучести кадров. Сотрудники, обычно при сокращении борются за свои места. Обычно уходят специалисты зарабатывающих подразделений, и компания на их места не нанимает новых сотрудников, стоит сокращать обслуживающий персонал. Данная мера увеличит текучесть кадров по отношению ко второй категории персонала, но эта мера позволит компании выжить в трудных условиях.

В итоге, оценивая затраты на персонал, особенно в динамике, можно эффективно распределять затраты на различные программы по работе с персоналом, повышать конкурентные преимущества, за счет команды профессионалов, повышать конкурентные преимущества, за счет команды профессионалов, приносящих прибыль компании и которые увеличивают ее стоимость.

Для того, чтобы уровень специалистов был высоким нельзя экономить на обучении и оплате труда персонала.

Исходя из этого, основным инструментом сокращения издержек на персонал является не уменьшение финансирования, а оптимизация расходов на персонал и трудовой процесс (система оплаты труда, организация рабочего времени, структуры штатного расписания).

Уменьшение хозяйственных расходов. Снижение расходов на персонал до 30 % можно осуществить за счет организации мобильных рабочих мест, введение посменного графика работы, отказа от лишнего сервиса. Самой сложное в такой ситуации – это научить сотрудников сознательно экономить на таких мелочах.

Оптимизация организационной структуры. Такая экономия может привести к снижению затрат на 40 %, что предполагает уменьшение лишних кадров, избавление от одинаковых функций, упразднение тех видов деятельности, которые не создают добавленной стоимости.

В данное направление можно отнести метод выведения персонала за штат.

Изменение заработной платы. За счет реализации данного мероприятия можно достичь уменьшения затрат на персонал на 20-30%. Доход любого сотрудника должен максимум зависеть от результата проведенной работы.

Тщательный отбор персонала. Реализация данного направления может привести к снижению затрат на 20 %. Для осуществления данного мероприятия нужны кадры с высокой квалификации.

Рассмотрим подходы при оптимизации расходов на персонал:

1. Аутсорсинг

Чтобы уменьшить расходы на персонал, можно передать определенную работу партнеру. Все проведенные мероприятия при таком подходе обходятся дешевле, чем, если бы предприятие несли сами данные расходы.

2. Совмещение функций

Штатным работникам необходимо производить доплаты за совмещение должностных обязанностей. Хотя можно и экономить на данном мероприятии, если один из специалистов, который будет производить совмещение по данной специальности и тогда он также может совмещать функций своего коллеги без доплаты.

3. Привлечение студентов

При реализации данного подхода по уменьшению затрат на персонал гораздо эффективнее будет заинтересовывать на работу студентов. Уровень знаний, который они получают в вузе позволит работать в организации без получения диплома специалиста. До момента выпуска студенты будут работать по срочному трудовому договору. Если выполняемая работа специалиста устроит, то его можно устроит в соответствии со штатным расписанием.

4. Дистанционная работа

На место тех сотрудниц, которые шли в отпуск по беременности и родам можно не принимать никого. Для реализации данного мероприятия специалист может выполнять свою работ на дому параллельно с отпуском по уходу за ребенком.

Работая в банковской сфере, нельзя уменьшать расходы на обучение и повышении квалификации сотрудников, особенно тех, которые занимают на предприятии руководящие должности: главного бухгалтера.

Уменьшить расходы на персонал можно стабильным организациям. Перед успешно развивающимися предприятиями стоят несколько другие задачи.

С такими планами развития, какие стоят перед нами, урезать расходы на персонал означает перекрыть себе кислород. Поэтому такого понятия, как «сокращение расходов на содержание персонала», нет.

Выводы по первой главе:

Изучение данных литературы подтверждает, что затраты на персонал играют важнейшую роль в структуре издержек современных предприятий, имеют устойчивую тенденцию к росту в общем объеме затрат, в то же время являясь ключевым ресурсом.

В настоящее время особенно важным становится вопрос снижения потерь, нерациональных затрат на персонал, повышения эффективности инвестиций в человеческий капитал, совершенствование планирования и бюджетирования затрат на персонал.