Содержание:
Введение 3
1. Основные принципы «уважения ко времени» 4
2. Основные правила использования принципов «уважения ко времени» в компании 10
Заключение 18
Список литературы 20
Введение
Отношение ко времени в компании — обычаи, традиции, убеждения, неписаные нормы поведения, принятые в организации в области Уважение ко времени в компании — наличие в корпоративной культуре убеждений, традиций и «обычаев делового оборота», способствующих бережному отношению ко времени друг друга.
Корпоративная тайм-культура — совокупность присутствующих в системе управления компанией и в корпоративной культуре инструментов, убеждений и традиций, позволяющая использовать время как измеримый управляемый ресурс.
В любой компании так или иначе существует сложившаяся культура отношения ко времени. Насколько допустимо опаздывать на работу и на совещания; что подразумевается под словом «срочно»; можно ли вызвать подчиненного словами «зайди ко мне» или принято заранее планировать встречу на точное время — все это элементы культуры отношения ко времени в компании.
Когда в организации реализуется программа обучения таймменеджменту, частью корпоративной культуры становятся уважение ко времени — общая убежденность в его ценности, а также некоторые принципы и традиции, помогающие экономить время коллег.
Высший пилотаж развития отношения ко времени в компании мы называем ТМ-культурой.Она подразумевает, что время в компании приравнивается к деньгам не на словах, как в поговорке «время — деньги», а в реальных управленческих механизмах. В первую очередь — в системе учета рабочего времени и его экономической оценки.
Основные принципы «уважения ко времени»
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов1.
Принципы и правила планирования времени.
Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо прежде всего четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.
При планировании следует учитывать такие основные правила:
• при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие.
Система планирования времени
• необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о
затратах своего времени, может составлять план на будущее;
• для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
• основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
• для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.
Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и
подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.
Методы упорядочения планов рабочего времени
Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:
• упорядочение заданий;
• оценивание продолжительности действий;
• резервировании времени (в соотношении 60:40);
• принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
• контроль учета выполненного.
Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:
• наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
• важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
• менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.
Для использования анализа АБВ необходимо следовать таким правилам:
• составить список всех будущих задач;
• систематизировать их по важности и установить очередность;
• пронумеровать эти задачи;
• оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;
• задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
• задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;
• задачи категории В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.
Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач2. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:
1) срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
2) срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
3) менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
4) менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.
При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния — времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).
Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.
При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование.
На практике преобладает недооценка менеджерами значимости планирования своей деятельности и соответственно недостаточное выделение ими времени на осуществление планирования личного времени.
Можно выделить следующие основные правила планирования рабочего времени менеджера:
Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.
Осуществлять реалистичное планирование.
Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.
Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.
Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.
В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.
Планировать использование также личного времени.
Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.
Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.
Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.
При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.
Предусматривать в планах время на повышение квалификации.
Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.
В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.
При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.
Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.
Устанавливать точные сроки выполнения дел.
Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.
Обеспечивать гибкость планов.
Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.
Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.
Все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени.
Использовать для планирования времени специальный инструментарий.
В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые подразделяются на оперативные. При установлении времени для достижения профессиональных целей можно получить представление о наиболее предпочтительном его распределении и целесообразной очередности дел.
Планы реальны в том случае, если определяется еще так называемое свободно планируемое время, а также предусматриваются резервы времени для решения дополнительных и непредвиденных задач.
Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени.
Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы в голове легко отвергаются. Письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе3.
Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.
Все дела, выполняемые менеджером, могут различаться по следующим признакам:
по значимости;
по продолжительности выполнения;
по количеству участвующих в их выполнении;
по затратам нервно-эмоциональной энергии;
по характеру и т. д.