Документационное обеспечение делового общения - Коробейникова Л.С
..pdf
|
|
|
П рием |
|
|
|
|
Регистрац ия |
|
|
|
О тправка |
||||
|
|
входящ ихдокументов |
|
|
|
|
документов |
|
|
|
исходящ их |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
документов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Составление |
|
|
Согласование |
|
|
|
|
|
|
П одписание |
|
|
|
|
||
проектов |
|
|
проектов |
|
|
|
|
|
документовру- |
|
|
|
|
|||
документов |
|
|
документов |
|
|
|
|
|
|
ководителем |
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Н аправление |
|
|
|
|
|
К онтроль |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
И сполнение |
|
|
|
Ф ормирова- |
|
|
||||||
|
|
документов |
|
|
|
|
исполнения |
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
документов |
|
|
|
ние |
|
|
|||||||
|
|
наисполнение |
|
|
|
|
документов |
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
документовв |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
дела |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
П ередачавархив |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
Д аль ней шееисполь зование |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
И споль зованиедокументовв |
||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
О пределение сроков |
|
|
|
|
|
справочно-инф ормац ионной |
||||
|
|
У ничтож ениедокументов |
|
|
|
|
хранениядокументов |
|
|
|
|
|
работе |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис.6. С хемаорганизацииработы с документамихозя йствую щ егосубъекта
|
Заданиядляконтролязнаний потеме« О рганизац ияработы с |
|
документами» |
1. |
В ка ком сл уча е кон ве р т ы от пост упа ющ их д окуме н т ов ост а вл я ют |
н а |
пр е д пр ия т ии? |
|
qтолькоеслинаконверте естьпометка"лично"; |
|
qв лю бом случае, независимоот видапоступаю щ егодокумента; |
|
qкогда только по конверту мож но определить адрес отправителя , |
|
время отправкиидату получения документов. |
2. |
К а к пост упа ют с д окуме н т а ми, пр исл а н н ы ми в ор га н иза цию, н о |
оф ор мл е н н ы ми в н е пол н ом компл е кт е ?
qвозвращ аю тся автору с соответствую щ им сопроводительны м письмом, где указы ваю тся причины возврата;
qавтору вы сы лается сопроводительное письмо с просьбой вы слать недостаю щ ие документы ;
qпринимаю тся напредварительное рассмотрение.
3. С ка кой це л ью пр овод ит ся пр е д ва р ит е л ьн ое р а ссмот р е н ие д окуме н - т ов р а бот н иком сл уж бы ДОУ?
qс целью передачинарассмотрение руководителю организации;
qс целью распределения по направления м рассмотрения (руководителю иликонкретному исполнителю );
qс целью вы деления документов, содерж ащ ихинф ормацию по наиболее важ ны м вопросам дея тельностихозя йствую щ егосубъекта.
4. К а к р е гист р ир уют ся вн ут р е н н ие д окуме н т ы ?
qотдельноот входя щ ихиисходя щ ихдокументов, деля тся нагруппы повидам документов, каж дая из которы хрегистрируется отдельно;
qне подлеж ат регистрации;
qмогут регистрироваться вместе с входя щ ими документами по видам документов.
5.Буд ут л и сл уж бой ДОУ р е гист р ир ова т ься пост упивш ие ф ор мы ст а - т ист иче ской от че т н ост и:
qда, какипрочая входя щ ая инф ормация ;
qда, данная документация подлеж ит обя зательной регистрации как учетностатистическая ;
qнет, данны й документ не подлеж ит регистрациив указанной служ - бе.
6. Чт о вкл юча е т в се бя р е гист р а цион н ы й ин д е кс исход я щ их д окуме н - т ов?
qпоря дковы й номер в пределах регистрируемого массивадокументов;
qсостоит из двухчастей: номердела, в которое будет подш итакопия исходя щ егодокумента; поря дковы й регистрационны й номер;
qсостоит из двух частей: поря дковы й регистрационны й номер; код видадокумента.
7. В ка ком сл уча е вка че ст ве р е гист р а цион н ой ф ор мы испол ьзуют ся р е - гист р а цион н ы е ж ур н а л ы ?
qпри сравнительно небольш ом количестве регистрируемы х документов;
qприосущ ествленииконтроля заисполнением документов; qв случая хвторичной регистрациидокументов.
8.К а к осущ е ст вл я е т ся р е гист р а ция д окуме н т овот ве т ов?
qв регистрационноконтрольны х карточках, объединенны х по корреспондентскому признаку;
qнарегистрационны хф ормахинициативны хдокументов;
qв регистрационном ж урнале, используемом для регистрации исходя щ ей документации.
9. К а к изме н я ют ся т иповы е ср оки испол н е н ия д окуме н т ов? qтолькопоуказанию руководителя с приня тием новогоакта;
|
qтолькопоуказанию руководителя , которы й ихустановил; |
|
|
qпо просьбе исполнителя , мотивированной наличием уваж ительны х |
|
причин без резолю ций руководителя . |
|
|
10. |
П р ове р ка ход а испол н е н ия за д а н ия посл е д ующ ихме ся це в т е кущ е го |
|
год а |
осущ е ст вл я е т ся н а все х эт а па х д о ист е че н ия |
ср ока в сл е д ующ е м |
пор я д ке : |
|
|
|
qв начале иконце периодаисполнения задания ; |
|
|
qне реж е одногоразав меся ц; |
|
|
qкаж ды е деся тьдней, изапя тьдней доистечения срокаисполнения . |
|
11. |
К а к р а спол а га ют ся за гол овки д е л вн ут р и р а зд е л ов и под р а зд е л ов |
|
н оме н кл а т ур ы д е л ? |
|
|
|
qпоалф авитному поря дку; |
|
|
qповременному поря дку; |
|
|
qповаж ностидокументов, входя щ ихв дело. |
|
12. И т огова я за пись к н оме н кл а т ур е д е л сод е р ж ит |
ин ф ор ма цию: |
qозаголовкахзаведенны хдел в течение календарногопериодас указанием сроков иххранения ;
qо количестве заведенны х дел отдельно постоя нного и временного сроков хранения ;
qоколичестве законченны хдел в течение календарногогода.
13. М ож н о л и пр и ф ор мир ова н ии д е л гр уппир ова т ь вме ст е д окуме н т и вы писку из д окуме н т а ?
qнет, подлинникиотделя ю т от копий;
qмож но, если вы пискасделанане с этого ж е документа, т.к. в дело мож новклю чатьтолькопоодному экземпля ру каж догодокумента;
qмож но, еслиониотнося тся кодному сроку хранения .
14. За пр е щ а е т ся под ш ива т ь в д е л о: qнеисполненны е документы ; qпроекты документов;
qдокументы временногосрокахранения .
15. К огд а могут бы т ь ун ичт ож е н ы д е л а , вы д е л е н н ы е в а кт обун ич- т ож е н ии?
qкогдаакт будет составлен, подписанизарегистрирован;
qкогдауказанны е делапройдут полную процедуру подготовкидел; qтолько после того, какописи наделапостоя нного хранения засоответствую щ ий периодутверж дены ипереданы в ведомственны й архив
хозя йствую щ егосубъекта.
16. Н уж н о л и в н е бол ьш их по ст р укт ур е и ш т а т н ой числ е н н ост и ф ир ма химе т ь спе циа л ьн ое под р а зд е л е н ие - ве д омст ве н н ы й а р хив:
qда, этоподразделение долж нобы тьсоздано;
qнет, указанное подразделение не я вля ется обя зательны м в случае небольш ой численностиперсонала;
qнет, обя занностиархивариусасовмещ ает секретарьреф ерент.
17. М ож н о л и вы д е л ит ь к ун ичт ож е н июбухга л т е р ские д окуме н т ы ? qнет, ониподлеж ат долговременному архивному хранению ;
qда, еслисрокиххранения истек;
qнет, если они не прош ли ревизию , даж е если срокиххранения истек.
18. Ука ж ит е ма ксима л ьн ы й ср ок хр а н е н ия д окуме н т ов по л ичн ому сост а ву?
q15 лет после ликвидациипредприя тия ;
q75 лет;
q10 лет после увольнения сотрудника.
19. К д окуме н т а м ка кого ср ока хр а н е н ия сл е д уе т от н е ст и уст а в и уч- р е д ит е л ьн ы й д оговор хозя йст вующ е го субъе кт а , пе р е д а ва е мы е ва р хив?
qкдокументам временногосрокахранения более 10 лет; qкдокументам долговременногохранения ;
qкдокументам, подлеж ащ им уничтож ению .
КоробейниковаЛ арисаС ергеевна
Учебно-методическое пособие «Д окументационное обеспечение деловогообщ ения » рекомендовано
для студентов дневного, вечернего изаочногоотделений, обучаю щ ихся поспециальности
060500 «Бухгалтерский учет иаудит»
Редактор Б унинаТ .Д .
К омпью терная версткаКо р о бейнико во й Л .С . З аказ 233 от 14 мая 2003 г. Тираж 50 экз.
Отпечатанонамнож ительной технике
Экономический ф акультет В Г У
Воронеж ский государственны й университет
394068, В оронеж , Х ользунова, 40