ЛЕКЦИЯ №2
Раздел 2. Синтетические теории управления
Тема 1. Системный подход
2.1. Сущность и основные понятия системного подхода
Системный подход как мировоззренческая концепция начал формироваться в работах философов XIX в. Свое современное звучание – особого научного приема, он получил благодаря появлению кибернетики, изучающей управление как массовое явление реального мира. Центральным понятием этого подхода является понятие системы.
Система это совокупность элементов, взаимосвязанных между собой и потому способных взаимодействовать как единое целое для достижения общих целей. Это определение не является классическим. Оно может звучать иначе. Главные его составляющие следующие. Любая система состоит из элементов, то есть каких-то самостоятельных частей. Для того чтобы стать системой эти элементы должны быть объединены связями. Это позволяет элементам взаимодействовать как целое на общую цель. Такое, казалось бы, весьма общее определение позволяет использовать понятие системы в любой сфере деятельности: технической, биологической или социальной. Все экономические системы являются социальными.
Связи – это материальные, информационные или стоимостные потоки между элементами системы. Благодаря связям возникает структура системы. Структура – это состав и соподчинение элементов внутри системы. Структура очень важна для системы потому, что она предопределяет возможности системы к выживанию.
Для описания системы часто используют модели. Модель – это словесное, графическое или математическое описание характера взаимосвязей между элементами системы. Модели делают объекты исследования наглядными и позволяют использовать научный прием сравнения.
Другим важным понятием системного подхода является понятие внешней среды. Внешняя среда – это все, что находится за пределами системы, но влияет на неё. Использование этого понятия позволяет все разнообразие реального мира, находящееся за пределами системы обозначать одним термином.
В целом, системный подход является особым научным приемом, который позволяет, с одной стороны четко обозначить объект исследования, через использование понятия система, а, с другой стороны, учитывать объективную сложность и многообразие окружающего нас мира, через использование понятий внешняя среда, надсистема и подсистема, взаимодействующих по принципу матрешки.
При системном подходе любая организация рассматривается как система, которая в свою очередь является элементом системы более высокого порядка. Являясь составляющей надсистемы, организация должна подчиняться требованиям надсистемы, а не своим. Наглядно эти соотношения иллюстрирует модель, получившая название «Черный ящик» (Рис 2.1). Она показывает, что первичными для поведения организации являются требования внешней среды.
Греки заложили основы науки социального управления, которую уместнее всего называть кибернетикой. Дело в том, что греческое слово «гиберно» (или «киберно») означает административную единицу, населенную людьми. Таким образом, «гибернет» − это тот, кто управляет такой административной единицей и людьми. Слово «гиберно», или «киберно», имеет и более общее значение – объект управления, содержащий людей. Например, воинская часть – «гиберно», корабль с пассажирами и командой – «гиберно», а корабль, судно, как техническая система не «гиберно», механик корабля, лоцман не «гиберно».
Кибернетика использует понятия открытых и закрытых систем. Открытые системы не могут существовать без связи с внешней средой, закрытые – могут, но ограниченное время. Например, часы являются закрытой технической системой, поскольку функционируют без связи с внешней средой от завода до завода (до смены батарейки).
Модель «Черный ящик» показывает, что любая реальная организация является системой открытой. Из этого важного вывода вытекает ряд следствий.
Во-первых, цель существования любой организации находится не внутри неё, а за её пределами, во внешней среде и связана она с удовлетворением какой-то конкретной потребности общества.
Во-вторых, изменение потребностей с течением времени требует изменения организации. Поэтому система управления организацией не может быть отлажена раз и навсегда, а должна меняться.
Рис. 2.1 «Модель «Черный ящик».
В-третьих, если организационные изменения не осуществляются своевременно, то надсистема «включает» механизм отторжения устаревшего элемента и происходит банкротство.
Таким образом, система управления организацией должна «уметь» не только отлаживать производственную, сбытовую и финансовую подсистемы, но своевременно изменять их, чтобы не допускать гибели организации.
Системный подход к управлению организацией относится к числу так называемых «синтетических» подходов, для которых характерен взгляд на управление как многоплановое, комплексное и изменяющееся явление, связанное множеством связей с внутренним и внешним окружением.
Системный подход – это общенаучный подход к решению сложных проблем, которые возникают в процессе деятельности организации (предприятия, фирмы). Сущность системного подхода позволяет понять, что система – это сумма взаимосвязанных составляющих ее элементов. С позиций системного подхода социально-экономическая система рассматривается как взаимодействие трех основных подсистем: технологической, определяющей последовательность работ, использование технических средств (оборудования, машин, приборов и др.); управленческой, включающей организационную структуру, методы принятия решений, другие элементы управленческой деятельности; человеческой, включающей культуру, ценности, мотивы поведения работников организации.
При рассмотрении любого объекта в качестве системы учитываются и изучаются связи между элементами, их взаимовлияние, взаимодействие системы с внешней средой, т.е. с экономическими, демографическими, социальными, политическими техническими, культурными условиями деятельности предприятий и организаций. Иными словами, системный подход позволяет держать в центре внимания всю систему в целом (например, завода как цельного организма) при одновременном анализе составных элементов системы (трудового коллектива, бухгалтерии, столовой и т.п.).
Характерным для системного подхода является поиск оптимального решения проблемы, определения и упорядочения целей системы, при функционировании которой возникла данная проблема. При этом устанавливается соответствие между целями, путями решения проблемы и наличием необходимых для этого ресурсов.
Цель системного подхода (системного анализа) – выработка практических рекомендаций при выборе наилучшего варианта решений. При этом должно рассматриваться значительное количество альтернативных вариантов решений, возможность анализа условий, ограничивающих выполнение разработанных решений, последствий принимаемых решений для организации, ее отдельных подразделений, каждого работника. Естественно, что этому должны пр5едшествовать полная и всесторонняя проверка различных вариантов действий, включая сопоставление затраченных ресурсов с получаемыми результатами.
Важнейшие принципы системного подхода:
Процесс принятия решения должен начинаться с точного всестороннего, взвешенного выявления и четкого формулирования конкретных целей.
Необходимо рассматривать всю проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного решения.
Необходимы выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения целей.
Цели отдельных подсистем (например, производственного отдела фабрики) не должны вступать в конфликт с целями всей системы (всей фабрики). Руководитель должен добиваться максимально возможного взаимодействия подсистем (управлений, отделов и др.) в реализации их целей. Если взаимодействие между ними недостаточно четко обусловлено общими целями, их связи друг с другом ослабевают, и организация может распасться.
Управление на основе системного подхода включает следующие последовательные этапы:
определение сферы, уточнение области и масштабов деятельности, информационных потребностей;
проведение необходимых исследований (системный анализ);
разработка альтернативных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального варианта (метод экспертных оценок). При этом объект изучается как путем его разложения на отдельные элементы (например, при анализе работы школы изучается работа коллектива, библиотеки, учителей начальных классов и др.), так и путем рассмотрения составных элементов с точки зрения соответствия их деятельности достижению общей цели организации (школы). При системном подходе общая проблема раскладывается на более мелкие задачи, которые легко поддаются решению. Это помогает найти оптимальное решение проблемы в целом.
На основе системного подхода может быть построена организационная структура предприятия. Для этого определяются цель предприятия и задачи каждого его подразделения, их функции (содержание деятельности), уровни управления, способы взаимодействия подразделений друг с другом, каналы информации от вышестоящих звеньев управления к низшим и обратно.
Таким образом, системный подход помогает выработать правильное представление о процессе управления, внутренних и вешних факторах, оказывающих влияние на деятельность предприятия, дает возможность определить функции подсистем и сложных больших систем, в пределах которых приходиться работать руководителю, помогает ему уяснить сущность сложных проблем и принимать решения на основе четкого представления об обстановке на предприятии и вне его.
Управление на основе системного подхода призвано обеспечивать и совершенствовать структурное и функциональное единство системы, вскрывать и устранять препятствия на пути к цели. В этом, прежде всего, проявляется принцип системного подхода в управлении. В деловой практике он означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях. В социальных системах это принцип предполагает тесную увязку решений экономических, социально-политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач.