32. Обеспечение юридически значимого электронного документооборота.

В настоящее время в целях повышения эффективности деятельности организаций осуществляется активное внедрение систем электронного документооборота. При этом особое внимание уделяется обеспечению юридической значимости электронных документов. Поэтому проблема создания системы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) является актуальной для многих современных компаний.

Решение этой проблемы требует комплексного подхода. Для реализации ЮЗЭДО необходимо подготовить определенную техническую, технологическую, организационно-распорядительную и нормативную базу, соответствующую требованиям законодательства, современному уровню развития информационных технологий и отвечающую потребностям бизнеса организации.

Правовые аспекты реализации ЮЗЭДО

В соответствии с Федеральным законом от 26 июля 1995г. N 24-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» для подтверждения юридической силы документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных систем может быть использована электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Именно применение ЭЦП позволяет признать электронный документ равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью[1].

Таким образом, можно определить ЮЗЭДО — как документооборот, при котором участники системы совершают действия по принятию к исполнению электронных документов, удостоверенных ЭЦП, и при этом несут ответственность за совершение, либо не совершение этих действий.

В основе юридической значимости электронного документооборота лежит возможность обеспечить:

подлинность - возможность однозначной идентификации отправителя;

контроль целостности электронного документа, в частности, от несанкционированного создания, изменения или уничтожения данных;

неотрекаемость - невозможность отказа автора от факта подписания электронного документа и получателя от факта его принятия.

Использование в системе ЮЗЭДО средств ЭЦП позволяет обеспечить все необходимые составляющие юридической значимости электронных документов, обеспечивающих их гражданско-правовую защиту.

Правовой базой для создания ЮЗЭДО служит вступивший в силу 10 января 2002 года Закон №1_ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который разрешает использование электронных документов наравне с документами на бумаге, заверенными собственноручными подписями и печатями организаций [2].

Условия равнозначности электронного документа, заверенного ЭЦП, и документа на бумаге, заверенного собственноручными подписями и печатями, оговоренные в Законе об ЭЦП[2], заключаются в том, что:

ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи;

подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

сертификат ключа подписи данного документа действуют на момент подписания или на момент проверки подписи. То есть ключ ЭЦП не скомпрометирован, не передавался другому лицу, сертификат не аннулирован. При этом необходимо наличие доказательств, определяющих момент подписания.

Безусловно, при реализации системы ЮЗЭДО необходимо обратить внимание на обеспечение конфиденциальности электронного документа. Однако важно понимать, что ЭЦП не решает эту задачу, поэтому при реализации ЮЗЭДО необходимо предусмотреть возможность шифрования электронных документов.

Таким образом, в соответствии с существующей нормативно-правовой базой, использование ЭЦП должно являться основой при реализации систем ЮЗЭДО. При этом необходимо соблюдать обязательные условия, позволяющие признавать ЭЦП равнозначной собственноручной подписи.

Организационные аспекты реализации ЮЗЭДО