Проверка данных при вводе

Excel позволяет установить ограничения на характер информации в ячейках. Для этого надо выделить ячейки, в которых нужно проверять данные при вводе или редактировании, выбрать п. Данные → Проверка и задать ограничения:

Рис. 2. Диалоговое окно параметров проверки ввода данных

С помощью команды Формат → Условное форматирование можно автоматически визуально отметить (шрифтом, заливкой) ячейки, содержимое которых соответствует заданному условию, например, выделить красным цветом пятерки в графе «Оценка» (рис. 3).

Рис. 3. Условное форматирование

Автозаполнение

Для упрощения и ускорения ввода и уменьшения количества ошибок в Excel предусмотрены режимы автозаполнения, которое можно выполнить разными способами.

Способ 1:

1) ввести начальное значение в ячейку;

2) выделить ячейки, которые надо заполнить;

3) Правка – Заполнить – Прогрессия.

Способ 2 (с помощью мыши):

Ввести начальное значение в ячейку, установить указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки); когда указатель примет вид черного крестика ₊, протащить до нужного положения (в этом случае произойдет автозаполнение по умолчанию: либо повтор данных начальной ячейки, либо месяцы, дни недели и т.п.).

Для заполнения данных с арифметической прогрессией нужно ввести значения в первую и вторую ячейки, выделить обе ячейки, установить УМ на маркер автозаполнения и протащить мышь аналогично предыдущему способу.

При автозаполнении с помощью мыши нужно следить за всплывающей подсказкой, отражающей содержимое каждой ячейки.

Рассмотрим элементарные приемы работы в Excel.

Составим ведомость на получение стипендии (ПРИМЕР 1) (рис. 4).

Рис. 4. Стипендиальная ведомость (ПРИМЕР 1)

1) Выделить ячейки А1-F1, объединить их кнопкой на панели инструментов Форматирование.

2) Ввести текст “Стипендиальная ведомость” в ячейке А1 и “ФИО” в А2.

3) Ввести в В2 текст “Январь”. В С2-Е2 можно вручную ввести названия месяцев, но лучше воспользоваться автозаполнением: протащить маркер заполнения до нужного столбца, в результате чего названия месяцев появятся в ячейках автоматически. В F2 набрать “Всего”.

4) Ввести фамилии, затем в A6 – “Всего”.

5) Ввести в В3 число 100.

6) Для дальнейшего ввода данных использовать автозаполнение различными способами (по строкам, по столбцам, с прогрессией).

4. Ввод формул. Встроенные функции

Все значения, которые получаются расчетом, нужно вводить только в виде формулы, а не готовыми числами! Только в этом случае при изменении данных в любой ячейке автоматически будет выполнен пересчет результата.

Ввод формулы:

1) установить УМ в ячейку, где требуется получить результат расчета (например, в ячейку C2);

2) ввести знак = ;

3) в строке формул ввести формулу, например, =В1+В5 (в результате в ячейке C2 будет отображаться сумма чисел, находящихся в ячейках B1 и B5).

4) нажать Enter.

При этом в процессе набора формулы для ввода ссылок на ячейки удобно щелкать левой кнопкой мыши на нужных ячейках (можно вводить адреса ячеек и вручную с клавиатуры).

Для одновременного просмотра всех формул, введенных на листе Excel, можно включить специальный режим в меню Сервис – Зависимости формул – Режим проверки формул (или задать в п. «Параметры»).

В Ex2010: Формулы → Зависимости формул → Показать формулы.

Ввод стандартных функций выполняется с помощью мастера функций.

Способы запуска мастера функций.

1. Щелкнуть в строке формул.

2. Щелкнуть на панели инструментов Стандартная.

3. Выбрать в меню Вставка пункт Функция.

В открывшемся меню выбрать соответствующую категорию (лучше «Полный алфавитный перечень»), а затем – нужную функцию.

Самый удобный способ: установить курсор в ячейку результата, нажать = , затем из списка функций в поле адреса выбрать нужную функцию (там 10 последних, внизу есть п. Другие функции → Полный алфавитный перечень). Затем откроется окно нужной функции для ввода ее аргументов. При ручном вводе функций следует помнить, что аргументы функции вводятся в круглых скобках сразу после имени функции, аргументы в списке разделяются точкой с запятой.

Для ввода в качестве аргументов функций значений ячеек удобно временно убрать с экрана диалоговое окно мастера, нажав кнопку для выхода на рабочий лист. При этом диалоговое окно мастера сворачивается до размера строки для ввода соответствующих данных и частично перекрывает панели инструментов. Затем на рабочем листе следует выделить нужные ячейки и для возврата в окно мастера щелкнуть кнопку (рис. 5).

Рис. 5. Пример диалогового окна мастера функций

В Excel имеются специальные средства для быстрого ввода наиболее часто используемых функций. Для этого служит кнопка «Автосумма» на панели инструментов «Стандартная» (в отличие от обычного ввода формулы при использовании этой кнопки знак «=» в начале формулы вводить не нужно).

Если результат нужен в ячейке, продолжающей ряд исходных данных, то:

1) выделить исходные данные;

2) кнопкой выбрать нужную функцию (для суммирования данных достаточно просто щелкнуть кнопку ).

Функция Число определяет количество значений и соответствует функции СЧЕТ.

Если ячейка результата не является смежной с исходными данными, то:

1) сначала нужно установить курсор в ячейку результата;

2) кнопкой выбрать нужную функцию;

3) выделить ячейки с исходными данными (ячейки, расположенные в хаотичном порядке, выделяются щелчком мыши при нажатой клавише Ctrl);

4) нажать клавишу Enter.

В нашем примере 1 для автосуммирования (получения итогов по строкам и столбцам, то есть для заполнения строки 6 и столбца F) нужно выделить все ячейки с числовыми данными, включая пустые строку 6 и столбец F, и щелкнуть кнопку .

Для редактирования формулы необходимо произвести два щелчка на ячейке с формулой или один щелчок и нажать клавишу F2, при этом ячейки, входящие в формулу, выделяются разными цветами соответственно ссылкам на них, что очень удобно.

Если расчет по формуле не получился, то зачастую причина ошибки заключается в том, что в начале формулы отсутствует знак “=”.

В формулах указываются адреса ячеек, которые могут быть абсолютными и относительными.