ЛЕКЦІЇ 8-10.

Тема 6. Організація договірно-правової роботи на підприємствах, в установах, організаціях.

1. Поняття і зміст договірної роботи.

2. Етапи договірно-правової роботи.

3. Нормативні акти, що регулюють майнові договори.

4. Загальний порядок виконання договірної роботи.

5. Облік договорів і контроль за їх виконанням.

6. Правове забезпечення планової і договірної дисципліни.

7. Відповідальність за невиконання договірних зобов'язань.

ПИТАННЯ 1.

Особливе місце в діяльності юридичних служб посідає договірно-правова робота, позаяк кінцевою метою діяльності будь-якого підприємства є виконання виробничої програми з найменшими витратами необхідних ресурсів і отримання максимального прибутку. А це прямо залежить від виконання договірних зобов'язань перед контрагентами.

Договір повинен бути основним документом, що визначає права та обов'язки його суб'єктів (або сторін) з урахуванням конкретних особливостей господарських відносин для кожного випадку, взаємних економічних та інших інтересів сторін, вирішенням усіх питань, що входять до компетенції сторін. Недотримання зазначених вимог призводить до виникнення господарських спорів і майнової відповідальності підприємства.

Основним документом, який використовується у господарській сфері, є договір. Професійно складений договір багато в чому визначає не тільки успіх угоди, а й відшкодування збитків у разі порушення його умов.

Питанням організації та ведення договірної роботи суб’єктами господарювання приділяли увагу вчені юристи та практики О. Беляневич, О. Вінник, В. Гайворонський, М. Галянтич, О. Грудницька, А. Долгополов, С. Домбровський, В. Жушман, Н. Саніахметова, Є. Харитонов та ін. Разом із тим вчені розглядали у своїх працях в основному теоретичні аспекти.

Робота з виявлення та встановлення найбільш раціональних договірних зв’язків, опрацювання правових методів впливу щодо недобросовісних контрагентів покладена на юрисконсульта. Договір має не лише відповідати закону. Важливо, щоб керівник підприємства міг використати його як ефективний важіль для поліпшення показників роботи підприємства. Тому юрисконсульт здійснює організаційну роботу з проведення договірної компанії з іншими структурними підрозділами.

Питання 2.

Не секрет, що грамотно побудована договірна робота на підприємстві - не запорука майбутнього успіху фірми в дозволі питань дебіторської й кредиторської заборгованості, що виникають у процес господарської діяльності. Не рідко, новий юрист або керівник юридичного відділу зіштовхується з питаннями реорганізації вже сформованої на підприємстві практики укладення договорів, іноді викликаючи бурю невдоволення як з боку бухгалтерії або фінансового відділу на підприємстві, так і з боку «виконавців договорів» - менеджерів, ведучих конкретного клієнта або їхню групу. Це природно, оскільки старе положення справ їх цілком влаштовувало, звільняючи від якої-небудь відповідальності за укладений договір і надаючи можливість передати вирішення сформованої головоломки по ньому безпосередньо юристові, якому через дефекти самого договору не завжди, до речі, вдається її вирішити.

Також, необхідно розуміти, що договір, укладений на підприємстві - це результат сукупних злагоджених дій у першу чергу менеджера і юриста. не потрібно, звичайно зменшувати роль бухгалтери та фінансового відділу в даному питанні тому що в деяких моментах вона може зіграти просто ключову роль під час підписання договору, наприклад: узгодження фінансовим відділом ціни контракту або визначення бухгалтером першої події в угоді для цілей податкового планування

Отже, часи змінюються, новий юрист на підприємстві розуміє, що потрібно міняти стару систему, але впровадження нових реформ, ставить перед ним споконвічне питання: «Із чого почати?»

Насамперед, необхідно визначитися з типами договорів, які укладає підприємство. Умовно їх можна розділити на «типові договори (внутрішні)», підготовлені самим підприємством для зовнішнього використання з контрагентами й «нетипові (зовнішні договори)» - всі договори, які надходять на підприємство від сторонніх організацій.

Далі, необхідно визначитися з тим, хто має право підписання договорів в організації. Як правило, таким правом наділений керівник підприємства або вповноважена ним особа.

Ну й не зайвим, звичайно, буде для юриста уточнення процедур підписання договору менеджером з контрагентом, а також його подальшого зберігання на підприємстві. Упевнено, він зможе знайти для себе багато цікавих речей.

Ця початкова стадія організації договірно-правової роботи на підприємстві необхідна в першу чергу для розуміння специфіки вже сформованих договірних відносин в організації й підготовки нового Положення про договірну роботу з методичними рекомендаціями для всіх учасників даного процесу. Починаючи з «виконавця договору» і закінчуючи безпосередньо директором підприємства й архіваріусом, відповідальним за систематизацію й схоронність всіх договорів на фірмі.

Яка мета нового Положення про договірну роботу на підприємстві й що необхідно передбачити в ньому до моменту його затвердження?

Метою нового Положення повинне стати створення єдиної системи організації. планування й контролю над договорами, що укладаються та виконуються, оптимізація та уніфікація процедур підготовки, узгодження, реєстрації й підписання всіх договірних документів, що укладають підприємством зі сторонніми організаціями

Далі, доцільним буде прописати основні поняття, використовувані в ньому, починаючи з визначення самого договору як угоди двох або більше осіб про встановлення, зміну або припинення взаємних прав й обов'язків і закінчуючи визначенням додаткової угоди до договору не зайвим буде впровадження й наступні терміни:

«Узгодження договору» - обов'язкове надання всіх договорів, доповнень і змін до договору в юридичний відділ, бухгалтерію й фінансовий відділ на узгодження

«Реєстрація договору» - обов'язкова процедура, проведена відповідальною посадовою особою з організацією зберігання й обліку підписаних договорів й аркушів погоджень.

«Аркуш узгодження» - бланк для внесення зауважень і пропозицій по тексту договору вповноваженими посадовими особами підприємства

Зупинимося більш детально на цьому внутрішньому документі організації. Практика показала, що поряд 2 ефективним використанням виправлень в електронному документі, до сих пір діючим залишається й старий, «дідівський» спосіб складання зауважень до договору «від руки». При цьому вже може мати ряд своїх переваг: завжди наприклад зручніше читати роздрукований документ, чим документ із монітора або електронний варіант вам ще не надіслали, а узгодження договору необхідно проводити вже зараз, плюс, особа, що погодила договір, ставить свій підпис під складеними зауваженнями до договору або відсутністю таких: Саме для таких цілей, може служити Аркуш узгодження договору або доповнення до нього, нерідко до речі, його впровадження показувало, що деякі відділи на підприємстві, а найчастіше «менеджери-виконавці договору», зовсім не піклуються змістом договору й намагаються якомога швидше «проштовхнути» такий договір через відділи, з єдиною метою - скоріше його укласти й показати виконання плану. Така позиція принципово є неправильною та неприпустимою і не рідко «менеджер - виконавець» або «ініціатор договору» потім сам стає заручником казусної ситуації, доводячи, що він зовсім не про це домовлявся з контрагентом під час підписання договору Для таких цілей Аркуш узгодження договору повинен містити наступні реквізити.

Предмет узгодження (договір і додаткова угода до нього, рідко - протоколи розбіжностей, протоколи про наміри й т.п.);

Найменування контрагента, країну й місто його перебування або реєстрації.

Відповідальний співробітник від підприємства (відділ, ініціатор договору, його внутрішній телефон, підпис начальника відділу, що обізнаний про підписання такого договору);

Дата заповнення Аркуша узгодження.

Дати передачі договору на узгодження в конкретні відділи, а також строки, надані Положенням про договірну роботу кожному з відділів.

Дата повернення договору виконавцеві;

Місця для підпису начальників відповідальних відділів за узгодженням договорів.

Далі, у Положенні про договірну роботу варто прописати процедуру складання й узгодження типових договорів на підприємстві, як невід'ємної частини договірного бізнесу-процесу в організації. Тут не мало важливим буде наявність такого документа як Технічне завдання на договір, на підставі якого Юридичний відділ зможе скласти той або інший проект типового договору для підприємства. Технічне завдання повинне містити всі істотні умови, які необхідно відобразити в підготовлюваному договорі, а також вказівка на відповідального співробітника, що може уточнити виниклі при підготовці договору питання.

Технічне завдання готується на ім'я керівника підприємства на бланку встановленої форми з рекомендаційною оцінкою про дату підготовки документа юридичним відділом і коротким поясненням необхідності розробки даного договору. Після узгодження всіма відділами, розробленого типового договору він передається на затвердження керівникові підприємства. Затверджений текст договору повинен бути внесений відповідальним співробітником в електронний архів, наприклад у розділ «Типові договори» для подальшого використання в діяльності підприємства.

Технічне завдання на договір може містити наступні реквізити:

Вид договору (надання послуг, комісія, оренда і т.д.);

Банківські реквізити підприємства.

Підписант договору і його повноваження (реквізити доручення і т.п.); Предмет договору.

Загальна сума договору, валюта ціни й порядок розрахунків;

Обов'язки та права підприємств за договором;

Обов'язки та права контрагента за договором;

Строк виконання своїх обов'язків;

Строк виконання своїх обов'язків контрагентом;

Місце виконання своїх обов'язків підприємством;

Місце виконання своїх обов'язків контрагентом;

Спосіб виконання своїх обов'язків підприємством (порядок дій, їхня послідовність, строки);

Спосіб виконання своїх обов'язків контрагентом (порядок дій, їхня послідовність, строки);

Відповідальність сторін.

Термін дії договору;

Інші, додаткові умови.

Зрозуміла справа, що визначити вид і предмет договору іноді не під силу простим менеджерам й у цілому це є більше прерогативою юриста. Однак не варто забувати, що підготовка договору повинна містити в собі спільні дії й виконавця і юриста. Такий тандем дозволить максимально швидко визначити предмет угоди й підготувати договір у найкоротший термін. Можливо, хтось буде не згодний з додатковим навантаженням менеджера по заповненню Технічного завдання на договір, але як показує практика, таке навантаження не рідко надає переваги менеджерові в процесі ведення переговорів з контрагентом, особливо в частині поінформованості зі змістом типового договору підприємства.

Слід зазначити, що технічні завдання на складання типового договору, успішно може застосовуватися й для складання інших, більше індивідуальних і нестандартних договорів для певного виду правовідносин з контрагентом.

Після підготовки й затвердження на підприємстві Типового договору, такий договір при його підписанні більше не вимагає ніяких подальших погоджень і може вільно використатися менеджерами при виконанні своїх обов'язків. Однак у цьому випадку підприємство повинне запровадити певні міри безпеки при передачі контрагентові типового договору на узгодження й підписання, з метою усунути самостійну зміну тексту в договорі. У цьому випадку може бути розглянуто кілька варіантів, наприклад: встановлення паролів на електронний документ, створення шаблонових електронних документів із графами для заповнення, надання документа тільки для його роздруківки й заповнення від руки, у форматі, що виключає його редагування й т.п.

Поряд з вищевказаними поясненнями, у Положенні про договірну роботу на підприємстві також можуть бути прописані процедури узгодження тексту договорів усередині підприємства, із вказівкою строків і відповідальних відділів, процедура узгодження договору при його підписанні зі сторонньої організацій, із вказівкою яким чином контрагент може внести свої зауваження в договір, процедура безпосередньо підписання договору й перевірки повноважень контрагента при такому підписанні, процедура реєстрації вже підписаного договору на підприємстві і його зберігання, порядок виконання підписаного договору й акцептації первинних документів контрагента, процедура розірвання договору й інших способів припинення зобов'язань за договором, відповідальність осіб, що беруть участь у договірно-правовій роботі на підприємстві.

Окремо хотілося б зупинитися на Методичних рекомендаціях для співробітників підприємства, як на внутрішньому нормативному документі, що містить правову основу роботи з контрагентами при висновку договорів Даний документ може бути як додатком до Положення про договірну роботу так і частиною самого положення й повинен містити в собі підготовчі заходи, які менеджер повинен провести перед підписанням договору.

До таких заходів варто віднести в першу чергу перевірку повноважень контрагента на укладання договору. Так, відповідальна особа зобов'язана впевнитися в наявності юридичних повноважень або законних прав на підписання договору в представника контрагента - особи, що буде підписувати договір. Звичайно договір підписує директор або інший керівник. Варто пам'ятати, що основна процедура надання права підпису договорів на підприємстві закріплена в його Статуті (право підпису певних договорів може бути закріплене за різними посадовими особами, а їхні повноваження обмежені розміром суми укладеного договору). Для цього необхідно ознайомитися з оригіналами установчих документів контрагента:

- Статут підприємства контрагента. На першій сторінці проставляються всі відмітки про внесені в нього зміни, які потрібно брати до уваги;

- Протокол про обрання керівника підприємства або наказ про його призначення на дану посаду;

- Паспорт представника або будь-яке інше офіційне посвідчення його особистості (з фотографією).

У випадку укладання договору через довірену особу {як правило, у великих компаніях перша особа, що володіє правом підпису договорів, не в змозі укладати всі угоди, через що договори підписуються іншими фахівцями), недостатньо засвідчити по паспорту особистість представника - необхідно одержати від нього доручення, що гарантує повну юридичну чинність його підпису.

Обов'язковими реквізитами доручення є:

назва підприємства;

точний опис прав і повноважень повіреного.

прізвище, ім’я, по батькові й підпис керівника, що завірив доручення; кругла печатка організації, що містить номер ЄДРПОУ;

дата доручення.

З оригіналу доручення рекомендуємо зняти копію й завірити її (завірення копії проводиться за допомогою проставлення на ній дати, посади що завіряє, печатки підприємства й вказівки на те, що це копія документа). Копію доручення необхідно залишити при вашому екземплярі договору. Це пов'язане з тим, що згодом несумлінний контрагент може заявити про те, що ніякого доручення в природі не існувало, а належним чином завірена ксерокопія документа, буде мати юридичну чинність. Слід зазначити, що доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, навіть, складене на бланку суворої звітності, не дає право на укладення договорів.

Під час підписання договору до нього прикладаються наступні документи:

- Копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або СПД (приватного підприємця) - фізичної особи;

- Копія довідки Статуправління про внесення даної юридичної особи в єдиний державний реєстр підприємств й організацій України (оскільки приватне підприємство й дочірнє підприємство є самостійними юридичними особами, то вони повинні бути внесені в Єдиний державний реєстр підприємств й організацій України, із присвоєння їм відповідно коду ЄДРПОУ й видачі свідоцтва про державну реєстрацію);

- Копія свідоцтва про реєстрації юридичної особи як платника ПДВ, єдиного податку.

Звісно, описані вище рекомендації з організації договірної роботи на підприємстві підійдуть не для всіх підприємств. Швидше за все, вони будуть корисні великим організаціям, де впровадження різних положень і методичних рекомендацій з усією бюрократизацією процесу укладання договору все-таки носить у цілому характер необхідної контрольної функції за дотриманням інтересів компанії.

Таким чином, договірна робота складається з укладення, зміни, припинення, обліку, збереження, виконання і контролю за своєчасним та якісним виконанням договорів. Вона спрямована на забезпечення своєчасного оформлення договірних відносин на постачання продукції і товарів, підряду на капітальне будівництво, перевезення вантажів, організації комплексного постачання на електро-, газо-, водо- та теплозабезпечення, підвищення якості продукції, що виготовляється, і виконання робіт, додержання термінів виконання прийнятих зобов'язань, зміцнення планової і договірної дисципліни, господарського розрахунку, підвищення відповідальності за виконання договірних зобов'язань.

Важливість першого етапу договірно-правової роботи — укладення договорів — полягає в тому, що завдяки договорам формуються замовлення, визначається структура плану діяльності підприємства; від умов їх реалізації залежать кінцеві результати фінансово-господарської діяльності підприємства.

Процес виконання договірної роботи регламентується наказом або іншим внутрішнім нормативним актом підприємства, що визначає конкретні підрозділи, які відповідають за оформлення, реєстрацію, облік та збереження господарських договорів. Позаяк договірну роботу виконує підрозділ, який безпосередньо вирішує питання виконання конкретного виду договорів (веде облік цих договорів, підтримує безпосередні контакти з контрагентами, зберігає договори, забезпечує зміну положень договору у визначених законом випадках та ін.), а юридична та інші служби тільки беруть безпосередню участь в укладенні договорів, то в наказі  підприємства має визначатись, які служби здійснюють заходи щодо врегулювання розбіжностей у проектах договорів, порядок оформлення та узгодження протоколів розбіжностей, контролюють виконання договірних зобов'язань. Це особливо важливо, якщо на підприємстві немає юридичної служби; якщо ж така служба на підприємстві є, вона безпосередньо бере участь у роботі з укладення договорів, розв'язання переддоговірних спорів і забезпечує контроль за виконанням роботи, пов'язаної з договорами.