2.2 Анализ деятельности руководителя

Должностной регламент (далее – Регламент) разработан в соответствии с Федеральными законами от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Регламентом Федерального казначейства, утвержденным приказом Федерального казначейства от 10 апреля 2006 г. № 5н, Регламентом Управления Федерального казначейства по Омской области (далее – Управление), Положением об Управлении, Положением об отделе.

Замещаемая должность «начальник отдела» относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы категории «руководители».

Начальник отдела назначается на должность и освобождается от нее приказом Управления.

Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителю Управления (заместителю руководителя Управления, координирующему и контролирующему работу отдела).

Согласно Положению Департамента по делам молодежи, физической культуры и спорта директор департамента имеет право:

Начальник отдела имеет право на:

4.1. реализацию в пределах своей компетенции полномочий и прав, определяемых федеральными законами, Регламентом Управления, Положением об Управлении, Положением об отделе, технологическими регламентами и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации;

4.2. принятие решений в рамках своей компетенции, представление Управления по вопросам, относящимся к его компетенции;

4.3. переписку с государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также предприятиями, учреждениями и организациями Российской Федерации;

4.4. делегирование в установленном порядке предоставленных ему полномочий подчиненным должностным лицам отдела;

4.5. обеспечение надлежащими организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения должностных обязанностей;

4.6. ознакомление с настоящим Регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности государственной гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;

4.7. получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений по совершенствованию деятельности Управления;

4.8. отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;

4.9. оплату труда и другие выплаты в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и со служебным контрактом;

4.10. доступ в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей связано с использованием таких сведений;

4.11. ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;

4.12. защиту сведений о себе;

4.13. должностной рост на конкурсной основе;

4.14. профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

4.15. членство в профессиональном союзе;

4.16. проведение по его заявлению служебной проверки;

4.17. защиту своих прав и законных интересов, в том числе в суде, при прохождении государственной гражданской службы;

4.18. рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе Российской Федерации.

Фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Таблица 1

Индексы Наименование групп и категорий затрат рабочего времени Индексы

1 2

Подготовительно-заключительное время ПЗ

Оперативное время ОП

Время обслуживания рабочего места ОМ

Время организационного обслуживания ОРГ

Время перерывов в работе П

Время регламентированных перерывов на отдых и личные надобности ОТЛ

Активное наблюдение ВАН

Таблица 2

Понедельник: № операции Наименование (содержание) операций Время, час,мин. Продолжительность, мин. Удельн.вес, % Индекс затрат рабочего времени

1 Приход на рабочее место 8:35 5 0,9% ПЗ

2 Подготовка рабочего места 8:45 10 1,9% ОМ

3 Получение и ознакомление с эл. почтой 9:15 30 5,6% ОП

4 Рассылка поручений по отделам 9:35 20 3,7% ОП

5 Телефонный разговор 10:00 25 4,6% ОП

6 Совещание у заместителя мэра 13:00 180 33,3% ОП

7 Обед 14:00 60 11,1% ОТЛ

8 Уход по личным надобностям 14:10 10 1,9% П

9 Составление распоряжения по департаменту 14:20 10 1,9% ОРГ

10 Разговор с заместителем 14:40 20 3,7% ОРГ

11 Телефонный разговор 15:00 20 3,7% ОП

12 Перерыв 15:15 15 2,8% П

13 Встреча с руководством НП ФК "Иртыш-1946" 16:50 95 17,6% ОП

14 Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним 17:15 25 4,6% ВАН

15 Составление плана на следующий день 17:25 10 1,9% ПЗ

16 Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте 17:28 3 0,6% ОМ

17 Уход с работы 17:30 2 0,4% ПЗ

ИТОГО 540

Вывод: больше всего времени у руководителя ушло на встречу, а также совещание у руководства. Ему следует лучше организовывать процесс встреч. Заранее прорабатывать перечень рассматриваемых вопросов.

Таблица 3

Вторник:№ операции Наименование (содержание) операций Время, час,мин. Продолжительность, мин. Удельн.вес, % Индекс затрат рабочего времени

1 Приход на рабочее место 8:35 5 0,93% ПЗ

2 Подготовка рабочего места 8:45 10 1,85% ОМ

3 Поручение секретарю вызвать начальников структурных подразделений на совещание 8:49 4 0,74% ОРГ

4 Совещание 10:00 71 13,15% ОП

5 Телефонный разговор 10:22 22 4,07% ОП

6 Составление внутреннего приказа 10:30 8 1,48% ОРГ

7 Получение и ознакомление с эл. почтой 11:00 30 5,56% ОП

8 Разговор с гл. бухгалтером 11:35 35 6,48% ОРГ

9 Разговор с заместителем 12:05 30 5,56% ОРГ

10 Перерыв 12:20 15 2,78% П

11 Деловая встреча 13:00 40 8,70% ОП

12 Обед 14:00 60 9,81% ОТЛ

13 Уход по личным надобностям 14:20 20 3,70% П

14 Ознакомление и подпись документов 15:00 40 7,41% ВАН

15 Перерыв 15:15 15 2,78% П

16 Пресс конференция 16:10 55 10,19% ОП

17 Телефонный разговор 16:30 20 3,70% ОП

18 Открытие спортивного мероприятия 17:15 45 8,33% ОП

19 Составление плана на следующий день 17:24 9 1,67% ПЗ

20 Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте 17:29 5 0,93% ОМ

21 Уход с работы 17:30 1 0,19% ПЗ

ИТОГО 540

Вывод: довольно много времени уходит на работу с документами. Необходимо перераспределить эту обязанность среди подчиненных.

Таблица 4

Среда:№ операции Наименование (содержание) операций Время, час,мин. Продолжительность, мин. Удельн.вес, % Индекс затрат рабочего времени

1 Приход на рабочее место 8:35 5 0,93% ПЗ

2 Подготовка рабочего места 8:45 10 1,85% ОМ

3 Получение и ознакомление с эл. почтой 9:15 30 5,56% ОП

4 Совещание с заместителями 9:55 40 7,41% ОП

5 Перерыв 10:10 15 2,78% П

6 Ознакомление и подпись документов 11:00 50 9,26% ВАН

7 Телефонный разговор 11:27 27 5,00% ОП

8 Деловая встреча 13:00 93 17,22% ОП

9 Обед 14:00 60 11,11% ОТЛ

10 Уход по личным надобностям 14:15 15 2,78% П

11 Выезд на строительство спортивного объекта 16:20 125 23,15% ВАН

12 Перерыв 16:35 15 2,78% П

13 Телефонный разговор 17:00 25 4,63% ОП

14 Разговор с гл. бухгалтером 17:15 15 2,78% ОРГ

15 Составление плана на следующий день 17:25 10 1,85% ПЗ

16 Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте 17:29 4 0,74% ОМ

17 Уход с работы 17:30 1 0,19% ПЗ

ИТОГО 540

Вывод: необходимо снизить количество времени на телефонные переговоры. Секретарь должен проводить фильтрацию звонков.

Таблица 5

Четверг:№ операции Наименование (содержание) операций Время, час,мин. Продолжительность, мин. Удельн.вес, % Индекс затрат рабочего времени

1 Рабочая поездка в район 15:45 435 80,56% ВАН

2 Подготовка отчета о поездке 16:25 40 7,41% ОРГ

3 Разговор с заместителем 16:50 25 4,63% ОРГ

4 Телефонный разговор 17:13 23 4,26% ОП

5 Составление плана на следующий день 17:23 10 1,85% ПЗ

6 Наведение порядка на рабочем месте 17:28 5 0,93% ОМ

7 Уход с рабочего места 17:30 2 0,37% ПЗ

ИТОГО 540

Вывод: как видно из таблицы и диаграммы почти весь день руководитель провел в рабочей поездке. Хотелось бы отметить, что за это время были рассмотрены и приняты решения по всем вопросам, возникшим в процессе визита.

Таблица 6

Пятница:№ операции Наименование (содержание) операций Время, час,мин. Продолжительность, мин. Удельн.вес, % Индекс затрат рабочего времени

1 Приход на работу 8:35 5 0,93% ПЗ

2 Подготовка рабочего места 8:45 10 1,85% ОМ

3 Получение и ознакомление с эл. почтой 9:15 30 5,56% ОП

4 Совещание 10:05 50 9,26% ОП

5 Телефонный разговор 10:35 30 5,56% ОП

6 Разговор с заместителем 11:05 30 5,56% ОРГ

7 Разработка приказа по департаменту 11:25 20 3,70% ОРГ

8 Ознакомление и подпись документов 12:15 50 9,26% ВАН

9 Телефонный разговор 12:45 30 5,56% ОП

10 Уход по личным надобностям 13:00 15 2,78% П

11 Обед 14:00 60 11,11% ОТЛ

12 Просмотр отчетов по отделам 15:10 70 12,96% ОП

13 Телефонный разговор 15:40 30 5,56% ОП

14 Разговор с бухгалтером 16:15 35 6,48% ОРГ

15 Совещание у руководства 17:15 60 11,11% ОП

16 Уход по личным надобностям 17:22 7 1,30% П

17 Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте 17:28 6 1,11% ОМ

18 Уход с работы 17:30 2 0,37% ПЗ

ИТОГО 540

Вывод: как видно из данных таблицы и диаграммы, руководитель работал над отчетом руководству, много времени ушло именно на это.

Хотелось бы сделать общий вывод затрат рабочего времени руководителя за неделю: вышло 2700 минут рабочего времени за неделю, однако за вычетом времени на обеды выходит 2460 минут.

Из них:

1. ОРГ: 272 минуты. Уд. вес = 272/2460´100% = 11,1%

2. ОП: 1178 минуты. Уд. вес = 1191/2460´100% = 48,4%

3. ОМ: 40 минут. Уд. вес = 63/2460´100% = 2,6%

4. ПЗ: 90 минут. Уд. вес = 67/2460´100% = 2,7%

5. ВАН: 725 минут. Уд. вес = 725/2460´100% = 29,5%

6. П: 127 минут. Уд. вес = 142/2460´100% = 5,7%

Рассчитаем коэффициенты: Котл, Кэ.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные надобности Котл:

, (1) где Тотл – время, затрачиваемое на отдых и личные надобности (регламентированный перерыв), Тф – фактический фонд рабочего времени.

Котл = 240 / 2460´100% = 9,8%

Поскольку регламентированные перерывы по нормативу составляют 15%, значит, нарушается режим труда и отдыха.

Коэффициент экстенсивности Кэ показывает степень результативности использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Тп) / Ф = 1 – Тп / Ф

, (2)

Где ТП - время перерывов (регламентированных и нет), Тф - фактический фонд рабочего времени.

ТП = 240 + 142 = 382 минуты

Кэ = 1- 382/ 2460 = 0,85 – данная величина соответствует нормативу.