Добавил:

Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И.Носова

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

архив.ч1.doc

Скачиваний:

Добавлен:

09.11.2019

Размер:

11.58 Mб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 56 / 136 7 8 9 10 11 12 13 > Следующая >>>

Электронные документы и архивы

Под электронным документом (ЭД) или документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Электронный архив – это архивы электронных документов. Они обеспечивают сохранение значительной части документов, которые изначально создаются в машиночитаемом виде: базы данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», все виды статистики (экономической, демографической, медицинской и др.), данные социологических опросов (рис. 11).

Рис. 11. Сотрудник Г. Вишневская на рабочем месте в Госархиве г. Магнитогорска

Организация архивного дела за рубежом

Национальные архивы стран-членов Совета Европы

Национальные архивы западноевропейских стран выполняют идентичные российским архивам функции, а именно: хранят своё национальное архивное наследие, делают его доступным для граждан, желающим изучать архивную информацию, и организуют работу с современными текущими правительственными документами. В тоже время эти архивы значительно отличаются друг от друга в силу своих исторических и национальных особенностей и традиций, финансовых и человеческих ресурсов, архивных законов. Например, правовой статус архивов не одинаков и не распространяется на все правительственные администрации и ведомства. К тому же некоторые страны имеют централизованное административное управление, другие – децентрализованное, поэтому и ответственность национальных архивных учреждений за сохранность документов центральных, региональных и местных органов власти различна. Роль национальных архивных служб в организации работы текущих и промежуточных архивов также разнообразна.

Будучи созданными в различные времена и эпохи, национальные архивы исторически оказались подчинёнными различным правительственным ведомствам, как правило, министерствам науки, культуры образования или религии: в Бельгии-Министерству науки, в Дании, Испании – Министерству культуры, во Франции – Министерству национального образования и культуры, в Нидерландах – Министерству благосостояния, здравоохранения и культуры, в Германии, в зависимости от федерального устройства её земель, – Министерству внутренних дел или даже федеральному канцлеру или бундестагу, в Португалии – Президенту совета министров, в Англии – лорд-канцлеру.

Доступ к архивной информации

Право доступа к информации, содержащейся в архивах, известно с начала XIX в. в большинстве государств мира. Однако его практическое применение широко варьируется в каждой отдельной стране. Например, в отношении ограничительных дат – периода времени, в течение которого документ (или отдельные из них) не выдаются в пользование публике. По-разному трактуются и юридические принципы (иногда противоречивые), определяющее правило доступа к документам, его ограничения.

С момента создания Совета Европы (СЕ) существует общее соглашение: устанавливать ограничительные даты в 30 лет, поэтому архивные законы государств-членов СЕ о праве доступа к архивным документам содержат один и тот же срок – 30 лет, кроме Нидерландов, которые сократили эту цифру до 20 лет. Во всех странах СЕ право на доступ к информации, содержащейся в архивной документах, гарантированно законом.

Пять государств-членов СЕ в течение последних 15 лет приняли законы о свободе информации, аналогичные американскому (Закон о свободе информации, 1966 г.): Дания в 1985 г., Греция в 1986 г., Франция в 1979 г., Италия в 1990 г., Нидерланды в 1978 г. и 1991 г. Конституция Испании (ст. 105В) гарантирует гражданам право доступа к архивным документам. Законы о свободе информации открывают гражданам свободный доступ к архивным документам, независимо от даты их создания, при условии, что не будет нанесен вред ни личной жизни отдельных граждан, ни интересам государства.

Почти все страны имеют законы, обеспечивающие охрану государственных тайн и безопасности, а также частных и семейных тайн и гарантирующие гражданам неразглашение информации, касающейся их личной жизни. В этом отношении все национальные законодательства и постановления определяют три категории документов, доступ к которым закрыт.

К первой категории относятся документы по защите частной тайны граждан: Бельгия установила 100 лет с момента создания документов; Дания – 80 лет; Германия – 30 лет после смерти человека или, если дата смерти неизвестна, то 110 лет после даты рождения; Испания – 25 и 50 лет соответственно; Италия – 70 лет после даты создания документов; Великобритания от 50 до 100 лет в зависимости от вида документов.

Вторую категорию составляют документы, которые защищают интересы и безопасность государства: во Франции – 60 лет после даты создания документов, в Италии – 50 лет, Великобритании от 50 до 100 лет.

Третья категория – это документы, охраняющие экономические интересы граждан и предприятий в западноевропейских странах СЕ. Зашита данных документов длится в среднем от 30 до 60 лет, в Германии – 80 лет.

Задания для самостоятельной работы

1. Используя журнал «Отечественные архивы» за 2003 г. №1-3, подготовьте сообщение по одной из следующих тем:

1) Архивное дело в Англии.

2) Архивное дело в Германии.

3) Архивное дело во Франции.

2. Подготовьте сообщение об электронных архивах и технологиях, неиспользуемых в архивном деле.

Тест для самоконтроля к УЭ № 3

Выберите правильный ответ.

1. Цели информатизации архивного дела.

а) избавление труда архивиста от рутинных операций;

б) повышение точности и оперативности учета;

в) пополнение АФ РФ;

г) проведение ЭЦ документов;

д) обеспечение сохранности документов. Р=5

2. Выберите технологии, которые используются в архивном деле.

а) базы данных;

б) оцифрования;

в) электронного документооборота;

г) сетевые технологии. Р=4

3. Какие документы хранятся в электронных архивах?

а) на бумажных носителях;

б) кинофотодокументы;

в) научно-техническая документация;

г) машиночитаемые документы. Р=4

Дайте определение.

4. Электронный документ – это … .

а) изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

б) документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

в) документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами необходимыми для признания его действительным.

Р=3

5. Перечислите функции, которые выполняют зарубежные архивы.

а) сохранность документов архива;

б) создание документов управления;

в) получение информации по документам архива;

г) контроль исполнения документов. Р=4

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В.Алексеева и др. – М.: ПрофОбрИздание, 2002. – С 244-262.

2. Архивная реформа: проблемы, пути развития. // Отечественные архивы. – 1992. – № 3.

МБ № 2. Организация документов и дел Архивного фонда РФ

α	β	γ	K_τ	V
1-2	1-2	2	0,5-0,6	40

После изучения МБ № 2 Вы будете:

знать:

– понятия «архив», «архивный документ», «архивный фонд», термины и определения;

– основные нормативно-методические документы по архивному делу;

– состав и классификацию документов АФРФ;

уметь:

– применять нормативно-методические документы по архивному делу в профессиональной деятельности.

УЭ № 4. Архивный фонд РФ. Уровни организации.

α	β	γ	K_τ	V
2	2	2	0,6	10

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

– состав и классификацию документов АФ РФ;

– государственные и негосударственные части АФ РФ;

уметь:

– классифицировать документы АФ РФ.

Входной тест к УЭ № 4

Назовите год образования ЕГАФ (Единый государственный архивный фонд).

Р=1

Перечислите документы, которые были включены в ГАФ СССР (1941 г.).

а) … ;

б) … ;

в) … . Р=3

3. Назовите цель создания архивных учреждений.

Р=1

4. Укажите закон 1976 г., в соответствии с которым все архивные документы отнесены к историческим памятникам.

Р=1

5. Укажите классификацию документов по срокам хранения.

Р=3

Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов отражающих материальную и духовную жизнь народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

В состав АФ РФ включены все документы, представляющие ценность для общества, независимо от формы собственности, вида носителя, места хранения, времени создания.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организаций документов АФ РФ. От рациональной организации документов АФРФ зависит успех поиска документов.

Организация документов и дел – это единство двух процессов: классификации и систематизации документов.

Классификация – это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Организация документов и дел АФ РФ осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Классификация архивных документов

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

Схема 1. Классификация архивных документов до 1991 г.

В начале 90-х годов XX в., после распада СССР возникло новое государство – Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются все формы собственности.

Изменения, произошедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Организация документов и дел АФ РФ осуществляется по следующим признакам:

1. По форме собственности:

2. По видам носителей, способам и технике закрепления информации:

а) архивные документы на бумажных носителях;

б) КФФД, ЭД, видеофонограммы.

3. По срокам хранения:

а) постоянное хранение документов в архиве;

б) временное хранение в течение установленных сроков;

в) депозитарное (временное хранение по договору) хранение документов.

Основные виды документов, образующих фонд

Задание для практической работы

Заполните таблицу.

Состав АФ РФ

Государственная часть	Негосударственная часть

Тест для самоконтроля к УЭ № 4

Закончите предложение.

1. Архивный фонд – это … .

Р=1

2. Классификация документов АФ РФ необходима для … .

Р=1

3. Перечислите уровни организации архивных документов.

а) … ;

б) … ;

в) … . Р=3

4. Перечислите признаки классификации АФ РФ.

а) … ;

б) … ;

в) … . Р=3

Ответьте на вопрос.

5. Почему ГАФ был переименован в АФ РФ? Р=1

Закончите предложение.

6. В состав АФ РФ входят документы независимо от … .

Р=4

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В.Алексеева– М.: ПрофОбрИздание, 2002. – С. 55-66.

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. // Общественные архивы. – 1994. – № 3.

УЭ № 5. Органы управления архивным делом и их функции.

α	β	γ	K_τ	V
1	1	2	0,5	2

Форма организации учебного занятия: модульный урок.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

– структуру организации архивного дела в РФ;

– задачи и функции Федеральной архивной службы России.

Входной тест к УЭ № 5

Выберите правильный вариант ответа.

1. Архивное законодательство появилось в России с … .

а) 1918 г.; б) 1941 г.; в) 1993 г. Р=3

2. Выберите документ, который был принят в 1994 году.

а) Основы законодательства РФ об АФ РФ и архивах;

б) Положение об Архивном фонде РФ;

в) Этический кодекс архивиста. Р=3

3. Выберите учреждение, которое занимается исследованием в области архивоведения и документоведения.

а) ЦЭПК;

б) ВНИИДАД;

в) центр документации. Р=3

Государственное управление архивным делом осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ. В республиках, краях, областях, являющихся субъектами Федерации, управление архивным делом осуществляется администрацией, которой предоставлено право самостоятельно создавать органы управления архивным делом.

Большие права получили региональные администрации в создании законодательных и правовых актов по вопросам архивного дела на своих территориях. Исключение составляют лишь вопросы, входящие в компетенцию органов государственной власти и управления РФ.

Контроль за соблюдением законодательства об АФ РФ и архивах осуществляется органами власти и прокуратурой.

Ведомственный контроль за соблюдением законодательства поручен соответствующим административным и муниципальным органам и Росархиву.

Ведение архивного дела на территории РФ возлагается на Федеральную архивную службу России и ее систему.

В систему Росархива входят:

Государственные органы управления архивным делом региональных администраций;

2. Архивные учреждения: федеральные госархивы и центры хранения документации, ЦГА и центры хранения документации республик в составе РФ, госархивы и центры хранения документации краев, областей, автономных областей и округов, городов и районов.

3. Научно-исследовательские учреждения (ВНИИДАД, НИЦКД).

Задания для самостоятельной работы

Пользуясь положением о Федеральной архивном агентстве России, перечислите задачи и функции Росархива.

Задачи:

1. ______________________________________________________________.

2. ______________________________________________________________.

3. ______________________________________________________________.

4. ______________________________________________________________.

5. ______________________________________________________________.

6. ______________________________________________________________.

7. ______________________________________________________________.

8. ______________________________________________________________.

Функции:

________________________________________________________________

________________________________________________________________,

Тест для самоконтроля к УЭ № 5

Выберите правильный вариант ответа.

1. Кем осуществляется государственное управление архивным делом?

а) Государственной думой;

б) Президентом РФ и Правительством РФ;

в) Министерствами и ведомствами. Р=3

2. Организацию архивного дела в стране осуществляет … .

а) СДОУ; б) РОСАРХИВ; в) ГАУ. Р=3

3. Укажите основные функции Росархива.

а) комплектование и учет документов;

б) обеспечение сохранности;

в) повышение квалификации сотрудников;

г) сотрудничество с зарубежными странами. Р=4

Закончите предложение.

4. В систему Росархива входят … .

а) архивные учреждения; в) ЭК;

б) МСА; г) научно-исследовательские учреждения.

Р=4

Литература

1. Крайская З.В. Архивоведение / З.В.Крайская, Э.В.Челлини– М.: Изд-во НОРМА, 1996. – С. 40-47.

2. Положение о государственной архивной службе России // Отечественные архивы. – 1999. – №1.

УЭ № 6. Государственные архивы и их функции.

α	β	γ	К_	V
2	2	2	0,6	10

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

виды, задачи государственных архивов;
функции государственных архивов;
основные правила работы государственных архивов;

уметь:

– применять нормативно-методические документы, регулирующие деятельность государственных архивов, на практике.

Входной тест к УЭ № 6

Закончите предложение.

1. Архив – это … . Р=1

2. Установите соответствие видов документов и сроков их хранения в ведомственном архиве.

а) документы по личному составу;

25 лет;

б) конструкторская документация;

75 лет;

в) проектно-сметная документация по капитальному строительству.

15 лет;

3 года. Р=4

Перечислите задачи архивного учреждения.

Р=2

Архивы в зависимости от их функций и подчиненности можно разделить на государственные и ведомственные.

Государственные архивы – это архивы, подчинённые какому-либо органу управления архивным делом или местной администрации. Это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и использование архивных документов. Государственные архивы хранят постоянно (вечно) наиболее ценные документы. Главная задача государственных архивов – служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Все государственные архивы (ГА) делятся на две группы:

ГА с постоянным составом документов.
ГА с переменным составов документов.

ГА и первой, и второй группы находятся в подчинении Росархива и соответствующих органов управления архивным делом.

ГА с постоянным составом документов являются:

1. Федеральные государственные архивы России (РГА), хранящие комплекты документов общероссийского значения. Таких архивов 17. Они расположены в г. Москве, Санкт-Петербурге, Владивостоке, Самаре.

Например:

1) Государственный архив РФ (ГАРФ) г. Москва. Образован на базе Центрального Государственного архива Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) г. Москва.

2) Российский Государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва (рис. 15). Хранит документы с XI века по 1801 год: рукописные книги, летописи, грамоты удельных и великих князей, старинные своды законов – «Русская правда» XI в., судебники XV в. и XVI вв., Соборное уложение 1649 и многие другие исторические документы (рис. 12-14).

Рис. 13. Так начинается описание путешествия купца Афанасия Никитина в Индию (полуустав)

Рис. 12. Русская правда

Рис. 14. «Столбцы» – свитки документов конца XVII в., написанных скорописью

Рис. 15. Архивохранилище РГАДА.

РГАДА – крупнейший архив мира. Более 1,5 млн. единиц хранения.

3) Российский Государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург. Образован на базе центрального государственного исторического архива (ЦГИА СССР) г. Ленинграда. Хранит документы условно с 1801 по 1917 годы.

4) Российский Государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва. Хранит рукописи, переписку, ценные документы писателей, художников, артистов, композиторов (рис. 16).

Рис. 16. Здание РГАЛИ в г. Москва.

ЦГА республик, входящих в РФ, их филиалы хранят документы разных эпох, находятся в подчинении архивных управлений (отделов) республик;
ГА краев и областей и их филиалы, национальных областей и округов;
Государственные архивы с постоянным составом документов городского масштаба.

ГА с переменным составом документов – это районные архивы и та часть городских архивов, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов.

Функции государственных архивов

I. Обеспечение сохранности документов:

Комплектование архива документами в соответствии с профилем.
Учет документов, хранящихся в архиве, проведение проверки наличия и состояния документов, учет документов в учреждениях – источниках комплектования.
Экспертиза ценности хранящихся в архиве документов.
Создание оптимальных условий для хранения. Размещение, топографирование, реставрация архивных документов. Порядок выдачи документов из архива.
Создание страхового фонда на ОЦД.

II. Обеспечение использования документов:

Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива. Переработка описей.
Организация при архивах читальных залов для работы исследователей.
Публикация архивных документов в СМИ.
Организация выставок, изготовление тематических подборок, подготовка передач по радио и телевидению, лекции перед общественностью.
Выполнение запросов по различным темам, выдача копий и выписок из документов.

Задания для самостоятельной работы

1. Подготовьте сообщение о государственном архиве г. Магнитогорска по следующему плану.

а) Когда возник архив? Где располагается? Сколько работало в архиве сотрудников?

б) Сколько фондов в настоящее время хранится в архиве? Каков состав документов?

в) Личные фонды, каких известных деятелей, живущих и работающих в Магнитогорске, хранятся в архиве?

Задание для практической работы

Используя Приложения № 3,4, расскажите об организационно-правовых документах архива.