Инвентаризация кассы

Инвентаризацию проводят: ревизионные комиссии предприятий, в сроки, установленные руководителем, вышестоящие организации (при их наличии) на подведомственных предприятиях, аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с подписанными договорами и во время документальных ревизий. Проверку соблюдения порядка ведения операций с наличностью проводят органы государственной налоговой службы Украины, государственной контрольно-ревизионной службы Украины, Министерство внутренних дел Украины, финансовые органы и учреждения коммерческих банков.

При любой ин­вентаризации руководитель издает приказ. Проводит инвентаризацию или постоянно действующая, или рабочая инвентаризационная комиссия. Желательно, чтобы в ее состав входили работники, осведомленные в вопросах кассовой дисциплины и первичного учета (например, экономист, бух­галтер). До начала инвентаризации материально ответ­ственные лица, которые отвечают за сохранность ценнос­тей, дают расписку о том, что все приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию, все денежные средства оприходованы. Но перед тем кассир должен составить отчет кассира за текущий день и приложить к нему все первичные кассовые документы.

Инвентаризация кассы включает проверку:

1. денежных средств (отдельно в национальной и иностранной валюте)

2. денежных документов (почтовых марок, проездных билетов, путевок и т. п.)

3. бланков строгой отчетности (векселя – не заполненные, трудовые книжки и вкладыши к ним; чековые, сберегательные, депозитные книжки, полисы страхования и др.)

4. ценных бумаг (векселей, акций, инвестиционных сер­тификатов);

Наличные пересчитываются покупюрно, подсчитанный остаток сверяют с дан­ными учета по кассовой книге. Если на предприятии есть РРО, сумму на месте проведения расчетов, сверяют с суммой в Х-отчете РРО. Проверяется:

- кассовая дисциплина (пра­вильность и полнота заполнения приходных и расходных до­кументов, соответствие записей в кассовой книге и первичных документах)

- своевременность и полнота оприходования наличности в кассе

- законность списания наличности

- соблюдение лимита кассы

- в условиях автоматизированного ведения кассовой книги - правильность работы программных средств обработки информации.

Денежные документы и бланки строгой отчетности проверяют так же как и наличные. Количество и стоимость знаков почтовой оплаты по номиналам должна совпадать с данными аналитического учета. (Например, должно быть 100 марок номиналом 1грн. При этом если выявлено, что в кассе 99 марок номиналом 1грн. и 2 марки номиналом 0,50грн. – это нарушение). Проверяется фактическое наличие проездных документов (в кассе или у конкретного лица) с данными учета и обоснованность их использования. Проверяется наличие, правильность оформления и использование бланков строго учета: сверяется данные аналитического учета с приходно-расходными документами, обоснованность списания бланков, наличие испорченных бланков. Проверяется ведутся ли журналы регистрации поступления и выбытия.

Ценные бумаги проверяется: их фактическое наличие, правильность их оформления, реальность стоимо­сти отражения в балансе предприятия, полноту и свое­временность записей в бухгалтерском учете дохода по финансовым инвестициям. Инвентаризацию ценных бу­маг проводят по отдельным эмитентам с указанием на­звания, серии, номера, номинальной и балансовой сто­имости, сроков их погашения. Если ценные бумаги предприятие передало на хране­ние специальным организациям (депозитарий, банк), то их инвентаризация заключается в сверке остатков, зафик­сированных на соответствующих счетах бухгалтерского учета предприятия, с данными выписок специальных организаций.

Вместе с инвентаризацией активов в кассе также осуществляется инвентаризация безналичных средств. Для этого устанавливают состояние всех счетов (активный или заблокированный), сравнивают остаток по учетным данным с выписками банка

Результаты инвентаризации денежных средств и ценнос­тей, которые хранятся в кассе предприятия, комиссия от­ражает в Акте о результатах инвентаризации наличных средств. Его составляют в 2-х экземплярах и подписыва­ют члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Один — передают в бухгалтерию, вто­рой — остается у материально ответственного лица. При изменении материально ответственных лиц - 3 эк­земпляра. Руководитель принимает решение по результатам проверки.

В результате инвентаризации может быть обнаружен излишек или недостача Излишком считают наличность, которая:

- хранится в кассе предприятия, но не подтверждена приходными кассовыми ордерами;

- оприходована в ящике РРО в сумме, большей, чем зафиксировано в Х-отчете.

Излишек оприходуют в кассу, выписав приходный кас­совый ордер или пробив через РРО, и засчитывают в до­ход предприятия 719 «Прочие доходы от операционной деятельности».

При недостаче (первичные документы есть, а на­личности нет) необходимо выяснить обстоятельства ее возникновения и найти виновное лицо, которое и возместит недостающую сумму (почти всегда это кассир, с которым обязательно заключен договор полной материальной ответственности). Сумма недостачи отражается по дебету счета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов 30, 33. Одновременно, до обнаружения виновного лица сумма недостачи учитывается на за балансовом счете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей». При выявлении виновного лица производится уменьшение суммы невозмещенных недостач на счете 072 и одновременно отражается задолженность виновного лица – дебет 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и кредит 716 «Возмещение ранее списанных активов.

При недостаче иностранной валюты, а также ЦБ и денежных документов и иностранной валюте ущерб рассчитывается в тройном размере (сумма в иностранной валюте рассчитывается с применением курса НБУ на день обнаружения недостачи) (ЗУ «Об определении убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей) недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 № 217/95-ВР)

Содержание хозяйственной операции	Дт	Кт
Если выявлен излишек наличности
Признаны доходом предприятия излишки наличности, выявленные при инвентаризации кассы	301	719
Определен финансовый результат	719	791
Если выявлена недостача наличности
Списана на расходы предприятия недостача наличности, выявленная при инвентаризации кассы	947	301
Отражена сумма убытков, которую должно возместить материально ответственное (виновное) лицо	375 716	716 791
Возмещена лицом сумма недостающих денег	301	375
Отражена кража ДС (денежных документов) или их порча в связи со чрезвычайными событиями	99	30,33