Практическая работа № 2. Создание бд «Торговая фирма».
Цель работы: Научиться создавать таблицы БД, устанавливать между ними связи.
Создание электронной БД следует начать с подготовительного этапа. Надо решить, какие объекты будут описываться в БД, т.е. какие таблицы требуется сформировать, какие поля будут заданы в каждой таблице, и выбрать ключевое поле для однозначного определения записей. Затем необходимо установить связи между таблицами.
Задачей данной работы является создание БД фирмы, торгующей кондитерскими изделиями. Она должна содержать данные о клиентах фирмы, о продаваемом товаре, о сделанных заказах на товар. Для упрощения задачи будем считать, что каждый заказ может быть оформлен только на один вид товара.
Электронную БД можно создать двумя способами: с помощью Мастера БД с использованием имеющихся шаблонов или "с нуля" (вручную). Выберем второй способ.
Рис. 16
Рис. 17
Для запуска MsAccess из главного меню Windows нажмите кнопку Пуск и активизируйте строку Microsoft Access в меню Программы. В окне MsAccess (рис.16) выберите параметр Новая база данных и нажмите кнопку ОК.
В открывшемся окне предлагается задать имя создаваемой БД. В поле Имя файла введите Свою фамилию в качестве названия Вашей БД. Тип файла БД по умолчанию имеет расширение .mdb. Проследите, чтобы сохранение осуществлялось в Вашу директорию (проверьте запись в поле Папка и при необходимости укажите нужную). Нажмите кнопку Создать (рис.17).
На экране появится окно БД, состоящее из шести вкладок, которые пока пусты.
Работу следует начать с формирования таблиц. В нашем примере надо построить три таблицы: Клиенты, которая будет содержать данные по клиентам фирмы, Продукты, хранящую данные о товаре на складе, и Заказы, для оформления операций по продаже товара.
Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе разрабатывается структура таблицы: названия полей, последовательность их размещения в таблице, типы данных для каждого поля, размер полей и другие свойства, выбирается ключевое поле. На втором этапе таблица заполняется данными.
При разработке структуры таблицы рекомендуется предварительно составить вспомогательную таблицу на бумаге, в которой наметить наименования полей, их основные характеристики (тип данных, формат, значение по умолчанию и т.д.), выбрать ключевое поле. Например, для размещения информации о кондитерских изделиях, реализуемых фирмой, следует создать таблицу Продукты. Сведения о ее полях представлены во вспомогательной таблице 1.
Создание структуры таблицы можно осуществить вручную, в режиме Конструктора или с помощью Мастера.
Создадим электронную таблицу Продукты в режиме конструктора. Для этого следует выбрать вкладку Таблицы окна БД и нажать кнопку Создать. В окне Новая таблица (рис.18) надо выделить вариант Конструктор и нажать ОК. Появится окно режима конструктора. В верхней части окна находится бланк макета таблицы. Он предназначен для создания списка полей таблицы с указанием имени поля, типа данных поля (рис19) (выбирается из предложенного списка) и описания (необязательный параметр). В нижней части окна отображается бланк для ввода свойств выбранного поля. Они задаются после выбора типа данных поля. Следует учесть, что:
Рис. 18
каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя;
тип данных определяет вид информации в данном поле (предусмотрены восемь типов данных: текстовый, MEMO - текст большого размера, числовой, дата/время, денежный, счетчик - уникальное целое число, генерируемое при создании каждой новой записи для определения ключа таблицы, логический, поле объекта OLE - для хранения рисунков, диаграмм и других объектов);
Верхняя часть бланка.
Указываются названия столбцов и тип данных в каждом из столбцов
Нижняя часть бланка.
Указываются свойства выделенного поля
Рис. 19
размер поля задает максимальную длину строки или диапазон чисел, сохраняемых в поле;
формат поля используется для задания формата представления данных при выводе на экран или печать;
индексируются поля, по которым часто проводится поиск или сортировка информации. Ключевое поле индексируется автоматически (вариант ответа - "да, совпадения не допускаются", т.е. не может быть одинаковых значений в данном столбце таблицы;
для числовых данных указывается число десятичных знаков после запятой;
можно установить маску ввода, которая является подсказкой при вводе данных в таблицу;
подпись - более содержательное имя поля, выводимое в формах и отчетах вместо названия поля;
значение по умолчанию будет автоматически устанавливаться в поле новой записи;
условие на значение - условие, которое должно соблюдаться при вводе данных в поле;
сообщение об ошибке - это текст, который появится на экране при нарушении условия на значение;
обязательное поле указывает, обязателен ли ввод данных в это поле.
Используя данные вспомогательной Таблицы 1 заполните бланк:
Таблица 1
Продукты
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Маска
Условие на значение
Индексированное поле
Ключевое поле
Код продукта
Числовой
Целое
>0
Да (совпадения не допускаются)
Да
Наименование
Текст
30
Нет
Цена
Денежный
Да (совпадения допускаются)
Нет
Кол-во на складе
Числовой
Целое
>0
Да (совпадения допускаются)
Нет
Чтобы указать ключевое поле таблицы надо установить курсор на название поля и нажать кнопку
Ключевое
поле панели
инструментов. Сохраните таблицу под
именем Продукты
и закройте ее.Для создания таблицы Клиенты воспользуйтесь Мастером таблиц. Мастер дает возможность выбора из списка уже готовых таблиц, после чего можно произвести необходимые настройки. Во вкладке Таблицы окна БД нажмите кнопку Создать. В окне Новая таблица надо выделить вариант Мастер таблиц и нажать ОК.
На первом шаге Мастер позволяет выбрать образец таблицы и определить, какие поля будут входить в создаваемую таблицу (рис.20). Установите параметр Деловое применение. Укажите как образец таблицу Клиенты. Все поля, которые могут присутствовать в данной таблице, представлены в списке Образцы полей в центре окна. Чтобы включить эти поля в создаваемую таблицу, надо переместить их в список справа. Выделите из списка образцов поле КодКлиента и нажмите кнопку > . Будет сформировано поле новой таблицы. Кнопка >> служит для перемещения из списка образцов сразу всех полей. Кнопка < позволяет вернуть выделенное поле из списка полей новой таблицы в образцы, а кнопка << - переместить сразу все поля. В соответствии с созданной в п. 10 вспомогательной таблице следующим полем должно быть поле Наименование. Подходящим можно считать поле-образец НазваниеКомпании. Переместим его в список полей новой таблицы. Чтобы изменить имя нового поля, следует его выделить, нажать кнопку Переименовать поле и задать другое имя (Наименование). Переместите все нужные поля таблицы. Нажмите кнопку Далее.
Рис. 20
Второй шаг Мастера позволяет ввести название таблицы - Клиенты, и выбрать способ создания ключевого поля (автоматически при помощи MsAccess или самостоятельно). Выберите самостоятельный способ создания ключа. Нажмите кнопку Далее.
На третьем шаге требуется выбрать из имеющихся имя ключевого поля и вид данных, которые будут в нем содержаться. Выберите параметр Последовательные числа… Нажмите кнопку Далее.
Четвертый шаг позволяет установить связи между таблицами. Пока они не определяются. Поэтому просто нажмите кнопку Далее.
На последнем шаге укажите, что следующим действием будет Изменение структуры таблицы и нажмите кнопку Готово. Созданная таблица Клиенты откроется в режиме Конструктора.
Внесите изменения в структуру таблицы в соответствии со вспомогательной таблицей 2.
Таблица 2
Клиенты
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Маска
Условие на значение
Индексированное поле
Ключевое поле
Код клиента
Счетчик
Длинное целое
Да (совпадения не допускаются)
Да
Наименование
Текст
30
Нет
Адрес
Текст
50
Нет
Создайте структуру таблицы Заказы любым из рассмотренных способов, данные можно взять из вспомогательной таблицы 3.
Таблица 3
Заказы
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Маска
Условие на значение
Индексированное поле
Ключевое поле
Номер заказа
Счетчик
Длинное целое
Да (совпадения не допускаются)
Да
Код клиента
Числовой
Длинное целое
Да (совпадения допускаются)
Нет
Код продукта
Числовой
Целое
>0
Да (совпадения допускаются)
Нет
Кол-во
Числовой
Целое
>0
Да (совпадения допускаются)
Нет
Дата поставки
Дата/время
Краткий
99/99/00;0;_
Да (совпадения допускаются)
Нет
После формирования структуры всех таблиц создадим связи между ними. Это позволит избежать некоторых ошибок при вводе данных. Откройте окно Схемы данных. Для этого выполните команду Сервис/Схема данных или нажмите соответствующую кнопку
в панели инструментов. Поверх Схемы
данных
откроется окно Добавить
таблицу (кнопка
).
Поочередно выбирайте таблицы и нажимайте
кнопку Добавить.
Затем закройте окно добавления таблиц.
В нашей задаче таблица Заказы связана с таблицей Клиенты связью один - ко - многим (рис.21) (один клиент может оформить несколько заказов, но один заказ принадлежит единственному клиенту). Так же связаны таблицы Заказы и Продукты.
Рис. 21
Рис. 22
Чтобы создать связь между таблицами Заказы и Клиенты, следует установить указатель мыши на поле КодКлиента таблицы Клиенты, и не отпуская левой кнопки мыши, перетащить его на поле КодКлиента таблицы Заказы. Отпустите кнопку мыши. На экране появится окно Связи (рис.22). Установите все флажки Обеспечения целостности данных. Нажмите кнопку ОК. Обратите внимание, что связь не может быть установлена, если типы или размеры данных связующих полей разные.
Аналогично установите связь между таблицами Продукты и Заказы по полю КодПродукта. Соединение устанавливается от таблицы со стороны "один" связи один-ко-многим.
Введите данные в таблицы Клиенты (табл.4), Продукты (табл.5) и Заказы (табл.6). Начинают ввод данных с таблиц, которые участвуют в связи со стороны "один", т.е. с таблиц Клиенты или Продукты. Для этого следует выбрать имя таблицы во вкладке Таблицы окна БД и нажать кнопку Открыть. Заполнение осуществляется построчно. Сохранение выполняется при закрытии таблицы.
Таблица 4 |
||
Клиенты |
||
Код клиента |
Наименование |
Адрес |
1 |
Васин |
Москва, ул. Тихая, 5. |
2 |
Петров |
Ростов, пр. Правды, 7. |
3 |
Кафе "Любава" |
Киев, ул. Крещатик, 11 |
4 |
Михайлова |
Рига, ул. Вольная, 12/9 |
5 |
Кафе "Аленка" |
Москва, ул. Звонкая, 52. |
6 |
Сергеев |
Ростов, ул. Мирная, 66а |
7 |
Ресторан "Юг" |
Москва, пр. Левый, 13. |
Таблица 5 |
|||
Продукты |
|||
Код продукта |
Наименование |
Цена |
Кол-во на складе |
111 |
Торт песочный |
25 |
3000 |
112 |
Кекс "Ура!" |
12 |
2000 |
113 |
Сушки |
15 |
2000 |
114 |
Торт вафельный |
20 |
1000 |
115 |
Вафли |
20 |
2000 |
116 |
Пряники |
25 |
1000 |
117 |
Баранки |
15 |
3000 |
Таблица 6 |
||||
Заказы |
||||
Номер заказа |
Код клиента |
Код продукта |
Кол-во |
Дата поставки |
1 |
1 |
111 |
500 |
12.10.01 |
2 |
1 |
112 |
1000 |
16.09.01 |
3 |
2 |
111 |
2000 |
16.09.01 |
4 |
3 |
112 |
500 |
22.09.01 |
5 |
2 |
113 |
100 |
17.10.01 |
6 |
5 |
117 |
1000 |
01.10.01 |
7 |
4 |
116 |
500 |
17.09.01 |
Завершите работу с БД. Сохраните ее и закройте.
Предъявите преподавателю:
таблицы Клиенты, Продукты, Заказы; схему Вашей базы данных.