Формирование дел.

Формирование дел- это группировка исполненных документов в дела. Правильно формирование дел способствует оперативному поиску документов, в постоянно растущем документном массиве. Формирование дел в организации проводит как правило секретарь-референт или специально назначенное лицо из службы делопроизводства, под непосредственным контролем руководителя организации. Формирование дел осуществляется в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел. К формированию дел предъявляются следующие требование:1)в дело должен быть подшит документ, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТа ;2)в дело подшивается только один экземпляр документа;3)документы в деле располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;4)документы разных сроков хранения формируются в разные дела;5)документы с грифом ограничения доступа формируются в самостоятельные дела;6)документы общественных организаций формируются в дела той организации, при которой они созданы;7)в дело как правило помещают документы одного года;8)личные дела сотрудников располагают в деле в алфавитном порядке сотрудников предприятия;9)устав предприятия формируется в самостоятельное дело ; 10)положение о структурном подразделении, формируется в самостоятельное дело.

Правила составления и оформления номенклатуры дел.

После того, как в управленческой деятельности была использована информация, изложенная в документе, она становится памятью, хранителем информации необходимость в которой может возникнуть через определенное время. В целях правильного формирования дел обеспечивающего быстрый поиск документов, как по содержанию, так и по видам производится классификация документов в текущей работе, классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел- систематизированный список наименований дел, с указанием срока хранения.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере использования помещают только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.

Индивидуальная номенклатура на предприятии должна составляться независимо от форм собственности.

Номенклатуры дел структурного подразделения составляет и подписывает секретарь структурного подразделения, утверждает руководитель структурного подразделения. Сводная номенклатура дел разрабатывается секретарем – референдумом, подписывается заведующим канцелярии и утверждается руководителем организации.

Оформление дел

Экспертиза научной и практической ценности документов определяет значение документов в целях их отбора на хранение или уничтожения и устанавливает сроки хранения. На предприятии создается экспертная комиссия в составе 3,5,7 человек под председательством одного из заместителей руководителя организации. Комиссия работает по плану, утвержденному руководителем организации. Свои заседания комиссия проводит не реже 2х раз в год. Заседания оформляются протоколами, а протоколы подписывает председатель и избранный из состава этой комиссии секретарь. Оформление дел включает брошюровку, описания на обложках, нумерацию листов в деле, составление описи и заверительной надписи. Нумерацию листов в деле проставляем в правом верхнем углу , в случае пропуска при нумерации листов к листу после которого начинается пропуск необходимо добавить литерную букву.