Физическая модель. Создание базы данных в субд Access

При запуске MS Access предлагает создать новую БД, запустить мастеров или открыть готовую БД.

При выборе пункта Новая база данных система предлагает определить папку и имя файла новой БД.

В процессе дальнейшей работы с БД все созданные объекты будут сохраняться в этом файле.

Создание таблиц данных

Для создания таблицы необходимо выбрать объект Таблицы и открыть окно Новая таблица (командой меню Вставка/Таблица или кнопкой Создать в окне базы данных).

Создание таблицы предусмотрено в режимах таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц.

В режиме таблицы пользователь сразу вводит имена полей и данные, но не может задать типы и свойства полей – они задаются по умолчанию исходя из вводимых значений.

С помощью мастера таблиц дается возможность выбрать вид таблицы из нескольких стандартных и затем произвести нужные настройки.

Импорт таблиц предусматривает введение в текущую базу данных таблицы, созданной в другой БД или в другом приложении (например, в табличном процессоре Excel). Этот способ будет рассмотрен позднее.

Наиболее детальным является режим конструктора (рис. 4). Здесь пользователь сам осуществляет процесс определения структуры таблицы: задает имена и типы полей, их свойства (в нижней части экрана). В необязательном столбце Описание можно внести краткие сведения о данных. Эти сведения отображаются потом в строке состояния при выделении поля в таблице.

Примечание 1. При определении полей, содержащих значения строго определенного формата (например, телефонные номера), можно применить подходящий шаблон в свойстве Маска ввода (для шестизначного телефонного номера, например: 00-00-00, где 0 обозначает любую цифру).

Примечание 2. Если значения поля будут выбираться из заранее известного и не слишком большого множества значений, удобно создать поле со списком, из которого при заполнении таблицы можно будет выбрать нужное значение. Для этого в разделе свойств поля на вкладке Подстановка нужно установить следующие значения параметров: Тип элемента управления – «Поле со списком» или «Список»; Тип источника строк – «Список значений», в параметре Источник строк перечислить все необходимые значения в кавычках через точку с запятой. Например, для поля Пол можно задать список из двух значений: «ж»; «м».

Возможно также в качестве источника строк использовать другую таблицу (Тип источника строк – «Таблица или запрос»). В этом случае значения не надо перечислять – достаточно указать имя таблицы, из которой они будут взяты (это обычно делают для внешних ключей). Например, для поля Группа таблицы Студент будут использоваться коды групп из таблицы Группа.

После того, как введены все имена полей, их типы и свойства, назначается первичный ключ. Для этого поля, которые войдут в состав первичного ключа, нужно выделить и определить их в качестве первичного ключа командой меню Правка/Ключевое поле, аналогичной командой в контекстном меню или соответствующей кнопкой на панели инструментов.

Для сохранения структуры таблицы можно применить команду меню Файл/Сохранить или просто закрыть окно конструктора, подтвердив сохранение.

Задание 1.2. Создайте все таблицы базы данных ФАКУЛЬТЕТ, самостоятельно определив и задав типы полей, а также задав свойства полей согласно описанию. Не забудьте определить для всех таблиц первичные ключи.

Рекомендации по выполнению задания 1.2:

1. В таблице Студент:

‑ для поля Пол организуйте ввод значений через перечисление «Ж»; «М» (см. рис. 5);

‑ для поля ДатаРождения в свойстве Условие на значение задайте условие Year([ДатаРождения])>1900 And [ДатаРождения]<Date(). Здесь функция Year(<дата>) возвращает год из указанной даты, а функция Date() возвращает текущую дату;

‑ для поля Адрес в соответствующем свойстве поля задайте значение по умолчанию «неизвестно»;

‑  для поля СотовыйТелефон задайте маску ввода для сотового телефона: 8(000)000-00-00;

‑ для реализации связи 1:М не забудьте добавить внешний ключ (Группа), ссылающийся на первичный ключ таблицы Группа. Для этого поля организуйте ввод значений через ссылку на таблицу Группа (см. рис. 5).

‑ для поля ПроживаетВОбщежитии

2. В таблице Преподаватель:

‑ для поля Кафедра организуйте ввод значений через перечисление (например, ИТ и методики обучения информатике, прикладной математики и информатики, высшей математики);

‑ для поля Должность организуйте ввод значений через перечисление (ассистент, старший преподаватель, доцент или профессор);

‑ для поля УченаяСтепень организуйте ввод значений через перечисление (кандидат наук или доктор наук);

‑ для поля ДатаПринятияНаРаботу в свойствах поля задайте значение по умолчанию – текущая дата, и условие на значение (дата принятия на работу не может быть больше текущей даты).

3. В таблице Занятие:

‑ для поля Группа организуйте ввод значений через ссылку на таблицу Группа;

‑ для поля Дисциплина организуйте ввод значений через ссылку на таблицу Дисциплина;

‑ для поля ВидЗанятия организуйте ввод значений через перечисление (лекция, семинар или лабораторное занятие);

‑ для поля Преподаватель организуйте ввод значений через ссылку на таблицу Преподаватель;

‑ обратите внимание на то, что первичный ключ должен быть составной (включающий поля Группа, Дисциплина и ВидЗанятия).