2. Определение квалификационно-должностного состава работников внутри структурного подразделения

Разработка рациональных соотношений численности раз­личных должностных и квалификационных групп работни­ков (руководителей, инженеров, техников и вспомогатель­но-технического персонала) имеет большое значение, ибо только при этом условии возможно рациональное использо­вание управленческого персонала в соответствии с должно­стью и квалификацией работников, их творческого потенци­ала.

В процессе разработки оптимального квалификационно-должностного состава работников практически выявляются недостатки сложившегося в том или ином структурном под­разделении разделения труда.

Как уже отмечалось, названные соотношения могут быть установлены на основе отраслевых или межотраслевых нор­мативов. Но их применение на современном этапе экономи­ческого развития не всегда возможно. При переходе к ры­ночным отношениям все явственнее проявляется нетипичность условий работы, меняются цели, задачи структурных подразделений, поручаемые им функции. Меняется и содер­жание должностных обязанностей работников различных квалификационно-должностных групп.

В таких ситуациях следует разрабатывать рациональные соотношения применительно к специфическим условиям конкретного предприятия.

Для получения качественных результатов очень важно правильно выбрать методику проведения исследования и со­ответствующих расчетов, Наиболее апробированной являет­ся методика НИИ труда, используемая для определения нормативов [7]. Согласно этой методике, критерием оптималь­ности служит соответствие численности работников различ­ных должностных групп объемам работ, свойственных каж­дой группе, выраженным в затратах времени,

Рассматриваемый подход требует проведения специаль­ных наблюдений и расчетов, содержание и последователь­ность которых отражены на рис. 3.

Рис. 3. Последовательность разработки оптимальных соотношений численности различных квалификационно-должностных групп служащих

Последовательность расчетов

Исследование начинается с изучения затрат рабочего вре­мени одним из известных методов (СФРД, ФРД, метод моментных наблюдений), на основе которых определяется объ­ем работ, выполняемый работниками различных должност­ных групп (выраженный в часах), выявляются потери рабо­чего времени, а также время перерывов на отдых и личные надобности. Репрезентативность данных будет обеспечена, если изучение затрат рабочего времени проводить в различ­ные дни месяца, приходящиеся на его начало, середину и конец, а количество наблюдений по каждому работнику будет не менее десяти. При редкой повторяемости работ число дней наблюдений целесообразно увеличить, чтобы с наиболь­шей полнотой отразить все виды работ по каждой должнос­ти. Выборка по численности наблюдаемых устанавливается с учетом рекомендаций, приведенных в 2.3.

Если для исследования затрат рабочего времени выбран метод самофотографии, то параллельно с целью выявления более объективных данных о потерях рабочего времени и тру­дозатратах на наиболее типичные и трудоемкие виды работ необходимо провести контрольные целевые фотографии ра­бочего дня. По их данным при проведении дальнейших рас­четов можно скорректировать затраты, зафиксированные в самофотографиях (пример расчета см. далее). Целевые фото­графии проводятся и течение 2—3 дней и только по интере­сующим исследователя видам затрат рабочего времени.

Одновременно с проведением наблюдений изучается су­ществующая организация труда. Цель такого изучения — оп­ределить направления ее совершенствования и сокращения на этой основе затрат труда на выполнение отдельных видов работ. При оценке возможного снижения затрат труда могут применяться: расчеты, заимствованные из планов оргтехмероприятий, специально проведенные замеры затрат време­ни, а также экспертная оценка.

Для определения свойственных и несвойственных работ по каждой должностной группе производительные затраты времени, в соответствии с методикой НИИ труда, разбива­ются на три группы:

А - время на выполнение работ, требующих квалифика­ции инженера;

Б - время на выполнение работ, требующих квалифика­ции техника;

В - время на выполнение работ вспомогательно-техниче­ского характера.

Нормативным материалом для группировки затрат времени служат квалификационные характеристики различных должностей, приводимых в квалификационном справочнике и типовых должностных инструкциях. Можно также проне­сти беседу с руководителем исследуемого подразделения.

По результатам такого анализа составляется фактический баланс рабочего времени (табл. 4), где, помимо производительных затрат времени (А, 6, В), отражается величина выявлен­ных потерь рабочего времени и времени на отдых и личные надобности.

Таблица 4

Комплексный баланс затрат времени работников планового отдела (пример)

Виды затрат рабочего времени	Наименование квалификационно-должностных групп и их численность
	Руководители и инженеры (8 чел.)			Техники (0 чел.)			Вспомогательно-технический персонал (1 чел.)
	Балансы затрат рабочего в ре глени
	Фактичес­кий		Проек­тиру­емый	Фактичес­кий		Проек­тиру­емый	Фактичес­кий		Проек­тиру­емый
	%	ч	ч	%	ч	ч	%	ч	ч
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
А. Затраты времени на выполнение работ, свойственных инженеру	54,6	739,0	615,1
Б. Затраты времени на выполнение ра­бот, свойственных технику	31,8	430,0				348.9
В. Затраты времени на выполнение ра-бот, свойственных ВТП	5,6	75,8					93,0	157,4	173,8
Г. Потери времени	5,0	67,8					5,0	8,5
Д. Время на отдых и личные надобнос­ти	3,0	40,6	36,9			20,9	2,0	3,3	10,4
Итого затрат времени	100,0	1353,0	652,0			369,8	100,0	169,2	184,2
Месячный полезный фонд рабочего времени			169,2			169,2			169,2
Необходимая чис­ленность работни­ков			4 чел.			2 чел.			1 чел.

Перераспределение работ между работниками по призна­ку свойственности для той или иной должностной группы, требует построения проектных балансов (см. табл. 4) затрат рабочего времени для каждой группы работников. При этом из фактических затрат рабочего времени исключаются поте­ри рабочего времени и непроизводительные его затраты. В проектируемые затраты времени включается только время, затрачиваемое на выполнение работ, соответствующих долж­ностным обязанностям данной группы, с учетом корректи­ровки на коэффициенты, учитывающие завышение факти­ческих затрат (см. пример расчета).

Если на первом этапе при изучении фактических затрат времени были выявлены виды работ, фактически не выпол­нявшиеся, в проектируемых балансах они должны быть учте­ны. Определить затраты времени на эти работы можно либо по результатам специальных целевых фотографий, либо экс­пертным путем. С включением дополнительных видов работ проектируемые затраты времени на выполнение работ, свой­ственных той или иной должностной группе (инженерам, техникам), могут возрасти по сравнению с затратами, отра­женными в фактическом балансе. Однако в проектируемых' балансах затрат времени по каждой должностной группе должно найти отражение снижение трудоемкости работ в ре­зультате мероприятий по совершенствованию организации труда.

Поэтому при построении проектируемого баланса рабо­чего времени следует исходить из необходимых затрат време­ни на выполнение полного состава работ, свойственных должностной квалификации работников при использовании рациональных методов их выполнения и совершенствования других сторон организации труда.

Пример расчета

Проведение расчетов по перераспределению работ и оп­ределению оптимального соотношения численности между различными должностными группами рассмотрим на при­мере исследования, выполненного по плановому отделу од- ' ногр из заводов. В период исследования в отделе работали девять человек, в том числе руководитель отдела, семь инже­неров различных квалификационных категорий и секретарь-машинистка (ВТП), техников в отделе нет. Это весьма ти­пичная ситуация. Для изучения затрат рабочего времени и отделе было проведено выборочное обследование методом самофотографии (охвачено шесть инженеров, включая руко­водителя, и секретарь-машинистка), а также проведены кон­трольные целевые ФРД для уточнения величин потерь рабо­чего времени и трудозатрат на выполнение наиболее типич­ных для отдела работ.

Сопоставление результатов этих двух видов наблюдений показало, что потери у инженеров отдела и секретаря-маши­нистки поданным ФРД составляют 5% от фонда рабочего вре­мени, тогда как по данным СФРД - 3 и 2% соответственно.

Следуя методике, в фактическом балансе отражается скор­ректированная структура затрат рабочего времени: величина потерь берется по данным контрольных фотографий (и на­шем примере 5%), соответственно уменьшается время на вы­полнение работ, свойственных инженерам (в нашем примере на 2%), а у секретаря-машинистки время работы, свойствен­ной ее должности (в нашем примере на 3%), по сравнению с данными СФРД (см. графы 2 и 8 в табл. 4). Поскольку при проведении СФРД обследование было выборочным и не от­ражает трудозатрат всех работников отдела, для построения фактического и проектируемого балансов необходимо пере­вести структуру затрат времени, выраженную в процентах, в часы. Для этого поданным планового бюджета рабочего вре­мени предприятия рассчитывается среднемесячный полезный фонд рабочего времени одного работника (в нашем примере он равен 169,2 ч), 22 рабочих дня в месяц умножим на 7,69 (среднюю продолжительность рабочего дня) и умно­жим на количество работников каждой должностной груп­пы. Затем полученный общий полезный фонд распределил по группам затрат времени в соответствии со структурой, отраженной в фактическом балансе. Так, общий полезный фонд по группе инженеров (включая руководителя отдела) составляет 169,2 * 8 = 1353,6 ч, вспомогательно-техническо­го персонала — 169,2 ч.

Распределение времени между группами затрат будет вы­глядеть следующим образом (в часах):

по инженерам:

А= 1353,6*0,546 = 739;

Б= 1353,6*0.318 = 430,4;

В = 1353,6*0,056 = 75,8;

потери рабочего времени = 1353,6 * 0,05 = 67,8;

время на отдых = 1353,6 * 0,03 = 40,6;

по ВТП:

А и Б отсутствуют;

В= 169,2*О,93 = 157,4;

потери рабочего времени = 169,2 * 0,05 = 8,5;

время на отдых = 169,2 * 0,02 = 3,3.

Полученные данные заносятся в фактический баланс (гр. 3, 9 табл. 4).

Построение проектного баланса основывается на анализе фактического. Сопоставление данных СФРД и контрольных ФРД показало, что зафиксированные трудозатраты в СФРД на выполнение работ, свойственных квалификации инжене­ра, выше, чем по контрольным ФРД, на 10,1%, свойствен­ных технику - на 5% и свойственных ВТП - на 4%. Поэтому при расчете проектируемых затрат времени фактические дан­ные необходимо скорректировать на коэффициенты, учиты­вающие это завышение. Необходимо также учесть возмож­ное снижение трудоемкости работ за счет мероприятий по совершенствованию организации труда. По рассматриваемо­му отделу планом оргтехмероприятий завода намечено об­новление вычислительной техники, совмещение должностей, замена механической пишущей машинки на электрическую, типизация документов и др. Осуществление этих мероприя­тий позволит сократить среднемесячные трудозатраты по вы­полнению инженерных работ на 50 ч, работ техника - на 60 и секретаря-машинистки — на 50 ч.

Таким образом, проектируемые затраты времени инжене­ров на выполнение свойственных им работ составят

(739*0,89) -50 = 615,1 ч.

Потери при построении проектного баланса исключают­ся, время на отдых и личные надобности планируется в соот­ветствии с действующим нормативом (6% от времени рабо­ты), т. е. 36,9 ч. Итак, общие проектируемые затраты време­ни составляют

615,1 + 36,9 = 652 ч.

Проектируемые затраты времени на работы, свойствен­ные технику (они передаются от инженера), рассчитываются следующим образом:

(430,4 * 0,95) — 60 = 348,9 ч; время на отдых составит 20,9%, и общая величина затрат будет равна 348,9 + 20,9 = 369,8 ч.

Аналогично определяются проектируемые затраты време­ни на выполнение работ, свойственных ВТП (ч): (157.4 + 75,8) * 0,96 - 50 = 173,8, где 157,4 и 75,8 - время, фактически затрачиваемое на работы, свойственные ВТП, самим вспомогательным персоналом и инженерами соответственно (если бы в отделе были техники и известны их затраты вре­мени на выполнение работ, свойственных ВТП, они также учитывались бы здесь); 0,96 - коэффициент, учитывающий завышение затрат времени в фактическом балансе; 50 - сни­жение трудозатрат за счет совершенствования организации труда.

Бремя на отдых и личные надобности составит 10,4 ч, а общая величина затрат — 173,8 + 10,4 = 184,2 ч.

Исходя из проектируемых затрат времени определяется необходимая численность работников отдела:

инженеров (включая руководителя)

652,0 : 169,2 = 3.85 = 4 чел.;

техников

369,8 : 169,2 = 2,18 = 2 чел.;

вспомогательно-технического персонала

184.2 : 169,2 = 1,08 = 1 чел.

Соотношение между указанными группами можно подста­вить в виде цепочки: инженеры — техники — ВТП =4:2:1, т. е. один техник на двух инженеров и 1 человек ВТП на 6 специалистов (инженеров и техников).

Следует отметить, что рассмотренная методика определе­ния необходимой численности различных квалификацион­но-должностных групп работников исходит из условия, что все работники выполняют работы, свойственные только их должности. На практике достичь такого положения, обеспе­чив при этом их полную загрузку, удается далеко не всегда. Дело в том, что кратность трудоемкости работ, свойственных той или иной группе, фонду времени одного работника ред­ко достижима (см. приведенный выше расчет). Поэтому, рас­считывая численность, надо выбрать наиболее рациональный вариант, учитывающий некоторую дозагрузку отдельных ра­ботников функциями, несвойственными той или иной долж­ности. Отметим основные критерии, на которые следует ори­ентироваться при выборе варианта:

наиболее полное использование работников в соответст­вии с их квалификацией;

минимум общих затрат на выполнение всех работ;

эффективность совершенствования должностной структу­ры (экономия на заработной плате).

При распределении объема работ, не свойственных той или и ной должностной группе, между исполнителями внутри груп­пы следует исходить из их квалификационной категории. На­пример, если должностную группу инженеров приходится до­гружать работами техников, эти работы стоит вменить в обя­занность инженеру третьей категории или без категории, для дозагрузки техника работами ВТП выбираются работы, более близкие к его должностным обязанностям.

Минимума затрат времени на выполнение всех работ мож­но достичь, если, как рекомендует НИИ труда, перераспре­делить работы между отдельными исполнителями, используя методы линейного программирования [7].