- •«Введение в субд microsoft access»
- •1.Основные понятия системы управления базами данных Microsoft Access
- •2.Описание и анализ экономической задачи, построение информационно-логической модели предметной области
- •3.Технология работы с субд Access
- •3.1.Создание новой базы данных
- •3.1.1.Разработка структуры таблиц базы данных
- •Имена и свойства полей таблицы «Каталог»
- •Имена и свойства полей таблицы «Продажи за год»
- •3.1.2.Создание схемы данных
- •3.2.Технология работы с формами
- •3.2.1.Создание простой формы.
- •3.2.2.Создание сложной формы
- •3.3.Технология организации запросов
- •3.3.1.Конструирование запроса на выборку
- •3.3.2.Конструирование перекрестного запроса
- •3.3.3.Конструирование запросов на изменение (обновление, добавление, удаление, создание)
- •Конструирование запроса на обновление
- •Конструирование запроса на создание таблицы
- •Конструирование запроса на добавление
- •3.4.Технология разработки отчетов
- •Создание отчета.
- •Расчет прибыли, получаемой агентом до конца 10 месяца.
- •3.5.Технология создания макросов
- •3.6.Технология создания пользовательского меню
- •1. Основные понятия системы управления базами данных Microsoft Access 3
- •2. Описание и анализ экономической задачи, построение информационно-логической модели предметной области 5
- •3. Технология работы с субд Access 8
Министерство общего и профессионального образования Российской федерации
санкт-петербургский государственный университет экономики и финансов
кафедра экономической информатики и асу
учебное пособие
«Введение в субд microsoft access»
издательство Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов
2 000
Утверждены Методическим советом университета
Учебное пособие «Введение в СУБД Microsoft Access» - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2000. – 43 стр.
Автор: канд.экон.наук, доц. Т.Е.Каминская
Рецензент: д-р экон. наук Чернов В.П.
© Издательство
Санкт-Петербургского
Государственного
университета
экономики и финансов,
2000
1.Основные понятия системы управления базами данных Microsoft Access
Система управления базами данных (СУБД) является универсальным программным средством, предназначенным для создания и ведения (обслуживания) баз данных (БД) на внешних запоминающих устройствах, а также доступа к данным и их обработки.
СУБД обеспечивает многоцелевой характер использования базы данных, защиту и восстановление данных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов высокого уровня делает СУБД Access удобным средством для конечного пользователя.
База данных – это совокупность данных, организованных на машинном носителе средствами СУБД. В базе данных обеспечивается интеграция логически связанных данных, отражающих конкретную предметную область, при минимальном дублировании хранимых данных.
База данных организуется в соответствии с определенной моделью данных. В СУБД Access поддерживается реляционная модель данных.
Реляционная база данных - представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одном объекте (процессе, событии, явлении) предметной области.
Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей.
Поле – столбец в таблице, содержит один определенный тип информации, отражающий одну характеристику объекта предметной области.
Запись – аналог строки в таблице, содержащей информацию об определенном экземпляре объекта предметной области.
Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.
Ключевое поле – значения этого поля служат для однозначного определения записи в таблице.
Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.
Схема данных – наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность базы данных.
Связи между таблицами в реляционной базе данных могут быть типа: один – к – одному (1:1) или один – ко – многим (1:М).
Таблица со стороны связи «один» называется главной таблицей, а со стороны связи «много» – подчиненной таблицей. Целостность данных – это набор правил, которые защищают нашу информацию от случайных изменений или удалений с помощью механизма, поддерживающего корректность связей между связанными таблицами.
Объекты базы данных – к ним относятся таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Все объекты одной базы данных размещаются в одном файле на диске.
Запрос – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенных пользователем критериев. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.
В Access существует несколько типов запросов. Запрос может формироваться с помощью «запросов по образцу» и с помощью языка структурированных запросов.
Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.
Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.
Макрос – макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций.
Модуль – совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем.
Пользователь осуществляет работу с объектами базы данных, используя команды меню и кнопки панелей инструментов.
СУБД Access имеет развитые диалоговые средства для решения конкретных задач конечного пользователя.
С этими инструментами вы познакомитесь подробно при поэтапном выполнении заданий методических указаний. Здесь дадим понятие двум важнейшим из них.
Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта – бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.
Мастер – программа, нацеленная на решение определенной узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения.
Для удобства работы Мастера состоят из нескольких этапов или шагов. Пользователь при необходимости может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный.
Цель работы – достаточно глубоко ознакомиться с технологией работы пользователя с базами данных в среде СУБД Access.
При этом вы приобретете навыки по:
созданию и использованию различных объектов базы данных (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов);
применению данного пакета для решения практических задач;
самостоятельному выбору того или иного средства в конкретных реальных ситуациях.